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Stakeholdermanagement in Projekten Betroffene Personen professionell erkennen und managen

Das Erkennen, Einordnen und Bewerten von Gruppen oder Personen, den sogenannten Stakeholdern, bei Vorhaben und Projekten ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagers und des Requirements Engineers. Lässt man die Stake­holder außer Acht, so kann es zu Fehlentwicklungen und zu Akzeptanz­problemen (in Projekten) kommen.

Aus diesem Grund ist eine systematische Herangehensweise bei der Betrachtung und Behandlung der Stakeholder von enormer Bedeutung für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten.

Die Kurzdarstellung auf dieser Webseite basiert im Wesentlichen auf meiner Übersichtspräsentation, die hier heruntergeladen werden kann:

InhaltTyp
Stakeholdermanagement – Eine Übersicht pdf (pdf)

Zudem wird in der Grafik des Monats Oktober 2014 die „→ Stakeholder-Matrix (Stakeholder-Portfolio)“ vorgestellt.

Kleine Einblicke in das Stakeholdermanagement (in Projekten)

Hier werden zunächst einige (einfache) Grundelemente des Stakeholdermanagement beschrieben (Abschnitt 1. Basis-Know-how) und anschließend ein Prozess zur Stakeholdermanagement vorgestellt  (Abschnitt 2. Der Stakeholdermanagement-Prozess). Der  Abschnitt 3 (Identifikation und Analyse der Stakeholder) beschreibt, wie mit dem in Abschnitt 2 vorgestellten Prozess Stakeholder identifiziert und analysiert werden können. In Abschnitt 4 (Behandlung und Überprüfung der Stakeholder) werden Maßnahmen für den Umgang mit Stakeholdern vorgestellt. Abschließend liefert Abschnitt 5 einige Fragen und Antworten zum Thema Stakeholdermanagement.

Folgende Kurzbeschreibungen finden Sie hier:

Achtung – Schreibweise:
Stakeholdermanagement wird (hier) immer zusammen geschrieben, die Schreibweisen „Stakeholder Management“ oder „Stakeholder-Management“ finden keine Verwendung.


1. Basis-Know-how

Das Online-Verwaltungslexikon definiert Stakeholder folgendermaßen:
„Person(en) oder Gruppe(n), deren Belange betroffen und/oder die in der Lage ist/sind, Einfluss zu nehmen.“
Die deutsche Übersetzung „Betroffene“ ist weniger gebräuchlich.
„to have stake in = Interesse haben an“

Generell wird zwischen internen (d.h. in dem Unternehmen oder der Organisation arbeitenden) und externen (= außerhalb des Unternehmens oder der Organisation agierenden) Stakeholdern unterschieden.

Stakeholder: Ziele, Betroffenheit, Macht, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2017

Abbildung 1.1: Stakeholder: Ziele, Betroffenheit, Macht

In einem Projekt gibt es immer ein Stakeholderumfeld. In der Abbildung 1.2 ist der Grad der Betroffenheit wiedergegeben.

Stakeholderumfeld, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2017

Abbildung 1.2: Stakeholderumfeld

In einem Projekt gibt es immer ein Stakeholderumfeld. In der Abbildung 1.2 ist der Grad der Betroffenheit wiedergegeben.

Stakeholdermanagement und andere Disziplinen, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2017

Abbildung 1.3: Stakeholdermanagement und andere Disziplinen des Projektmanagements

Auf Basis des Stakeholderumfelds kann bereits eine erste, einfach Analyse vorgenommen werden, indem pro (wichtigem) Stakeholder ein Hauptziel notiert wird (Abbildung 1.4).

Stakeholderidentifikation und Gliederung, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2017

Abbildung 1.4: Stakeholderidentifikation und Gliederung


2. Der Stakeholdermanagement-Prozess

Das Stakeholdermanagement kann als Abfolge von einzelnen Prozessschritten durchgeführt werden, wobei der erste Schritt (die Stakeholdermanagement­planung) nur einmal zu Beginn, die anderen vier Schritte auch fortlaufend umgesetzt werden sollten. Dieser Stakeholdermanagement-Prozess ist hier dargestellt.

Der Stakeholdermanagement-Prozess, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2017

Abbildung 2.1: Der Stakeholdermanagement-Prozess

Im einzelnen werden folgende Schritte beim Stakeholdermanagement-Prozess durchlaufen:

  1. Stakeholdermanagement­planung: Festlegung, was im (konkreten) Projekt an Stakeholdermanagement durchgeführt werden soll
  2. Die Stakeholderidentifikation: Benennung der Stakeholder
  3. Die Stakeholderanalyse: Gewichtung der Stakeholder
  4. Die Stakeholderbehandlung: (Aktives) Zugehen auf die Stakeholder, um so den Projekterfolg abzusichern
  5. Die Stakeholdersteuerung: Überprüfen der Wirkung der Maßnahmen der Stakeholderbehandlung

Die nachfolgende Tabelle (Abbildung 2.2) fasst alle Schritte des Stakeholdermanagement-Prozesses zusammen.

Der Stakeholdermanagement-Prozess (als Tabelle), (C) Peterjohann Consulting, 2016-2017

Abbildung 2.2: Der Stakeholdermanagement-Prozess (als Tabelle)

In einem Stakeholder-Workshop (auch: Stakeholderklausur, oder Stakeholderanalyse-Workshop) können noch vor Projektstart die ersten Schritte des Stakeholdermanagements vorgenommen werden.
In Abbildung 2.3 ist die Agenda eines internen Stakeholder-Workshops wiedergegeben, bei dem nur Teammitglieder, nicht jedoch die Stakeholder selbst, teilnehmen. Ein solcher Ganztages-Workshop bietet sich bei größeren Projekten oder Projekten mit (personal-)kritischem Charakter (wie Change-Projekte) an.

Stakeholder-Workshop, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2017

Abbildung 2.3: Der Stakeholder-Workshop


3. Identifikation und Analyse der Stakeholder

Die Identifikation der Stakeholder erfolgt über Betrachtung des (Projekt-)Umfelds. Ziel der Identifikation ist es, möglichst viele mögliche Stakeholder zu benennen und einer zentralen Liste – der Stakeholderliste (Abbildung 3.1) – zu erfassen.
Es werden folgende Inhalte eingetragen:

  • Wer ist der Stakeholder?
  • Was ist seine Erwartung an das Projekt?
  • Wie ist seine Einstellung zum Projekt?
  • Wie ist sein (potenzieller) Einfluss auf das Projekt?

Die Stakeholderliste - Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2017

Abbildung 3.1: Die Stakeholderliste – Formular

In der Abbildung 3.2 ist eine ausgefüllte Stakeholderliste beispielhaft dargestellt.

Die Stakeholderliste - Beispiel, (C) Peterjohann Consulting, 2014-2017

Abbildung 3.2: Die Stakeholderliste – Beispiel

Die Erstellung der Stakeholderliste wird mit dem gleichzeitigen Erstellen einer grafischen Repräsentation als Kraftfeldanalyse bezeichnet. Hierzu wird pro Stakeholderlisteneintrag eine Ellipse in ein xy-Diagramm eingezeichnet. Dies kann folgendermaßen aussehen:

Die Kraftfeldanalyse, (C) Peterjohann Consulting, 2014-2015

Abbildung 3.3: Die Kraftfeldanalyse

Setzt man die (grafische Darstellung der) Kraftfeldanalyse in eine 2×2-Matrix mit vier Quadranten um, so erhält man folgende Darstellung, die als Stakeholder-Matrix (oder auch Stakeholder-Portfolio, seltener Stakeholder-Einfluss-Matrix) bezeichnet wird:

Die Stakeholder-Matrix, (C) Peterjohann Consulting, 2014-2017

Abbildung 3.4: Die Stakeholder-Matrix (Stakeholder-Portfolio)

Möchte man die Beziehungen zwischen den Stakeholdern verdeutlichen, so kann eine die Stakeholderlandkarte (Abbildung 3.5) erstellt werden, die jedoch schnell unübersichtlich wird.

Die Stakeholderlandkarte, (C) Peterjohann Consulting, 2014-2017

Abbildung 3.5: Die Stakeholderlandkarte

Auch wenn die Identifikation und Analyse bereits zu oder vor Beginn es Projekts erfolgt ist, so müssen dennoch fortlaufend Überprüfung stattfinden, in denen die Abschätzungen und Eintragungen hinterfragt werden sollten.


4. Behandlung und Überprüfung der Stakeholder

Auf die Stakeholder muss nach den Analyse-Schritten im Laufe des Projekts aktiv zugegangen werden. Dies ist eine der Hauptaufgaben und eine der Hauptverantwortlichkeiten des Projektmanagers.

Entsprechend ihrer Einstellung zum Projekt und dem Einfluss auf das Projekt können die Stakeholder typisiert werden. Eine Variante wäre hierzu:

Die Stakeholder-Matrix mit Bezeichnungen und Handlungsempfehlungen

Abbildung 4.1: Die Stakeholder-Matrix mit Bezeichnungen und Handlungsempfehlungen (nach PMI /PBG12-d/)

Aus dieser Matrix lassen sich die grundsätzlichen Handlungsempfehlungen ablesen, die dann in konkrete Maßnahmen und Strategien umgesetzt werden können. Zumindest für die wichtigsten Stakeholder sollten entsprechende Maßnahmen vorbereitet sein, um den Projekterfolg abzusichern. Vielfach gehören die Maßnahmen zum Projektmarketing, da darüber ein Großteil der Kommunikation mit den Stakeholdern erfolgt.

Typische Maßnahmen sind häufig in vorgefertigten Listen zu finden, die jeweils für die einzelnen Stakeholdertypen unterschiedlich sind.

Im folgenden Beispiel (Abbildung 4.2) wird die Tendenz der Wirkung von Maßnahmen verdeutlicht: Während eigentlich die Maßnahmen darauf abzielten, die Einstellung des Vorstands zu verbessern (roter Pfeil, Plan) zeigt sich eher die Tendenz, dass der Einfluss des Vorstands zurückgeht (blauer Pfeil, Ist).

Die Stakeholder-Matrix mit Maßnahmen und Tendenzen

Abbildung 4.2: Die Stakeholder-Matrix mit Maßnahmen und Tendenzen


5. Häufige Fragen und Antworten zum Stakeholdermanagement

Einige (typische) Fragen und Antworten zum Stakeholdermanagement werden hier wiedergegeben.

  • F: Was ist Aufgabe des Projektleiters / Projektmanagers beim Stakeholdermanagement?
    A: Der Projektmanager ist für den Abwicklungserfolg eines Projekts und damit auch für das Stakeholdermanagement verantwortlich.
  • F: Ist es ratsam, für das Stakeholdermanagement einen (externen) Berater hinzuzuziehen?
    A: Bei größeren Projekten, bei denen auch ein Stakeholder-Workshop durchgeführt werden soll ja, da ansonsten häufig Stakeholder oder Maßnahmen „vergessen“ oder übersehen werden.
  • F: Wo ist der hier vorgestellte Stakeholdermanagement-Prozess in der Literatur zu finden?
    A: Dieser Prozess stammt von mir, bedient sicb aber in Teilen gängiger Projektmanagement-Bücher, so beispielsweise des /PBG12, PBG12-d/.
  • F: Wie baue ich eine Schulung für Stakeholdermanagement auf?
    A: Fragen Sie mich.

A. Ressourcen

A.1 Meine öffentlichen Präsentationen zum Stakeholdermanagement

Meine Übersicht zum „Stakeholdermanagement (in Projekten)“ finden Sie hier.

InhaltVersionStandSeitenGrößeTyp
Stakeholdermanagement – Eine Übersicht0.1003/20151381,0 MB pdf (pdf)

A.2 Literatur

Zum Stakeholdermanagement existieren nur wenige Bücher. Diese sind hier ebenso gelistet wie die Bücher zum Projektmanagement, die entsprechende Kapitel zu Stakeholder und zum Stakeholdermanagement vorweisen.

  1. /Andler15/ Nicolai Andler: Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 6. Auflage 2015, ISBN 978-3-89578-453-8
  2. /BAPG15/ Project Management Institute: Business Analysis For Practitioners: A Practice Guide, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania 2015, ISBN 978-1-62825-069-5
  3. /Bourne09/ Lynda Bourne: Stakeholder Relationship Management: A Maturity Model for Organizational Implementation, Gower Publishing, Farnham, Great Britain 2009, ISBN 978-0-566-08864-3
  4. /Bourne10/ Lynda Bourne: Project Relationship Management and the Stakeholder Circle: A guide for developing stakeholder management maturity in organisations, LAP LAMBERT Academic Publishing, Saarbrücken 2010, ISBN 978-3-8383-9816-7
  5. /Bourne15/ Lynda Bourne: Making Projects Work: Effective Stakeholder and Communication Management, Auerbach, New York 2015, ISBN 978-1-4822-0666-1
  6. /Carroll14/ Archie B. Carroll, Ann K. Buchholtz: Business and Society: Ethics, Sustainability, and Stakeholder Management, Cengage Learning, Independence, Kentucky 9th Edition 2014, ISBN 978-1-285-73429-3
  7. /Drews10/ Günter Drews, Norbert Hillebrandt: Lexikon der Projektmanagement-Methoden, Haufe, 2. Auflage München 2010, ISBN 978-3-448-10224-6
  8. /DIN13/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 2. Auflage 2013, ISBN 978-3-410-23984-0
  9. /Eskerod13/ Pernille Eskerod, Anna Lund Jepsen: Project Stakeholder Management, Gower Publishing, Farnham, Great Britain 2013, ISBN 978-1-4094-0437-8
  10. /Friedman06/ Andrew L. Friedman, Samantha Miles: Stakeholders: Theory and Practice, Oxford University Press, Oxford 2006, ISBN 978-0-19-926987-7
  11. /Freeman07/ R. Edward Freeman, Jeffrey S. Harrison, Andrew C. Wicks: Managing for Stakeholders: Survival, Reputation, and Success, Yale University Press, New Haven, Connecticut 2007, ISBN 978-0-300-12528-3
  12. /Freeman10a/ R. Edward Freeman: Strategic Management – A Stakeholder Approach, Cambridge University Press, Cambridge, Massachusetts 2010, ISBN 978-0-521-15174-0
  13. /Freeman10b/ R. Edward Freeman, Jeffrey S. Harrison, Andrew C. Wicks, Bidhan L. Parmar: Stakeholder Theory: The State of the Art, Cambridge University Press, Cambridge, Massachusetts 2010, ISBN 978-0-521-13793-5
  14. /GPM15/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 7. Auflage 2015, ISBN 978-3-924841-40-9
  15. /Gerstbach15/ Ingrid Gerstbach, Peter Gerstbach: Basiswissen Business-Analyse: Probleme lösen, Chancen nutzen, Redline, München 2015, ISBN 978-3-86881-574-0
  16. /Höfler10/ Manfred Höfler, Dietmar Bodingbauer, Hubert Dolleschall, Franz Schwarenthorer: Abenteuer Change Management: Handfeste Tipps aus der Praxis für alle, die etwas bewegen wollen, Frankfurter Allgemeine Buch, Frankfurt 2010, ISBN 978-3-89981-242-8
  17. /Jenny14/ Bruno Jenny: Projektmanagement. Das Wissen für den Profi, Vdf Hochschulverlag, Zürich 3. Auflage 2014, ISBN 978-3-7281-3565-0
  18. /Nagel12/ Katja Nagel: Professionelle Projektkommunikation: Mit sechs Fallbeispielen aus unterschiedlichen Branchen, Linde, Wien 2012, ISBN 978-3-7143-0230-1
  19. /Patzak14/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 6. Auflage 2014, ISBN 978-3-7143-0266-0
  20. /PBG12/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Fifth Edition 2012, ISBN 978-1-935589-67-9
  21. /PBG12-d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Fünfte Ausgabe, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania 2012, ISBN 978-1-62825-003-9
  22. /Phillips10/ Robert A. Phillips, R. Edward Freeman: Stakeholder, Edward Elgar Publishing, Cheltenham, Great Britain 2010, ISBN 978-1-84844-780-6
  23. /Roeder13/ Tres Roeder: Managing Project Stakeholders: Building a Foundation to Achieve Project Goals, John Wiley & Sons, Hoboken, New Jersey 2013, ISBN 978-1-118-50427-7
  24. /Rupp14/ Chris Rupp: Requirements-Engineering und -Management. Aus der Praxis von klassisch bis agil, Hanser, München 6. Auflage 2014, ISBN 978-3-446-43893-4
  25. /Schelle08/ Heinz Schelle, Roland Ottmann, Astrid Pfeiffer: Projektmanager, GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 3. Auflage 2008, ISBN 978-3-9248-4126-3
  26. /SchuWi02/ Heinz Schulz-Wimmer: Projekte managen, Haufe, München 2002, ISBN 978-3-448-04786-8

Hier sind Weblinks zum Stakeholdermanagement (in Projekten) aufgeführt.

A.3.1 Allgemeine Informationen

A.3.2 Videos (online, kostenfrei)

Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (generell)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Buch-Ergänzung dient
/#/ Verweis auf einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website