Projektaudits Die Qualität des Vorgehens in Projekten bewerten

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Das Pro­jekt­au­dit (engl. Pro­ject → Audit) dient dazu, das Vor­ge­hen im Pro­jekt zu über­prü­fen, um Schwach­stel­len und Ver­bes­se­rungs­po­ten­zia­le zu erken­nen. Es wer­den dabei gül­ti­ge Stan­dards als Basis her­an­ge­zo­gen und Abwei­chun­gen auf­ge­zeigt.
In die­sem Bei­trag wird eine Kurz­dar­stel­lung zum Pro­jekt­au­dit geliefert.

Unter Audits in Pro­jek­ten wer­den gene­rell zwei unter­schied­li­che Aus­rich­tun­gen ver­stan­den (Abbil­dung 0.1):

  • Das Pro­jekt­au­dit, wel­ches das Vor­ge­hen im Pro­jekt über­prüft. Es wer­den dabei die ver­wen­de­ten Nor­men und Stan­dards mit dem eige­nen Vor­ge­hen verglichen
  • Das “Audit des Pro­jekt­pro­dukts”, bei dem das im Pro­jekt ent­ste­hen­de Pro­dukt / die ent­ste­hen­de Dienst­leis­tung über­prüft wird; ein “gutes” Pro­dukt kann auch mit schlech­tem Pro­jekt­vor­ge­hen entstehen
Audits in Projekten: Unterteilung, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 0.1: Audits in Pro­jek­ten: Unterteilung

1. Einleitung und Grundlagen

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia wird das Audit (all­ge­mein) wie folgt defi­niert /#Wiki-Audit/:

“Ein Audit unter­sucht, ob Pro­zes­se, Anfor­de­run­gen und Richt­li­ni­en die gefor­der­ten Stan­dards erfül­len. Ein sol­ches Unter­su­chungs­ver­fah­ren erfolgt häu­fig im Rah­men eines Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Audits wer­den von einem spe­zi­ell hier­für geschul­ten Audi­tor durchgeführt.”

Die Defi­ni­ti­on zum Pro­jekt­au­dit in der Wiki­pe­dia /#Wiki-Projektaudit/ ist lei­der falsch und daher unbrauch­bar (Stand: Mai 2022).

1.2 Zeitpunkte für das Projektaudit

Das Pro­jekt­au­dit kann ent­we­der ein­ma­lig oder regel­mä­ßig durch­ge­führt wer­den (Abbil­dung 1.1).

Projektaudits: Einsatzplanung, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1.1: Pro­jekt­au­dits: Einsatzplanung

Die typi­schen Zeit­punk­te für die Durch­füh­rung von Pro­jekt­au­dits sind in Abbil­dung 1.2 dar­ge­stellt. Die blau­en Rau­ten mar­kie­ren die jewei­li­gen Pro­jekt­au­dits — dies sind:

Projektaudits: Typische Zeitpunkte im Projektverlauf, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1.2: Pro­jekt­au­dits: Typi­sche Zeit­punk­te im Projektverlauf

1.3 Begriffe rund um das Audit

“Ähn­li­che” Begrif­fe sind:

  • Test: Bei einem Test wer­den die Inhal­te mit einer Vor­ga­be verglichen
  • → Review: Bei einem Review wird das Pro­dukt bewertet
  • Retro­spek­ti­ve: Dies ist die Betrach­tung der (orga­ni­sa­to­ri­schen) Abläu­fe / Pro­zes­se im agi­len Kontext
  • Assess­ment: Gesamt­be­wer­tung eines Sach­ver­halts oder Systems
  • Pro­jekt­ana­ly­se, Pro­jekt­prü­fung, Pro­jekt­re­vi­si­on, Pro­jekt­über­prü­fung: Die Begrif­fe kön­nen sowohl ein Pro­jekt­re­view wie auch Pro­jekt­au­dit bezeichnen

2. Das Projektaudit im Einsatz

Das Pro­jekt­au­dit kann für zwei ver­schie­de­ne Ziel­grup­pen zum Ein­satz kom­men (Abbil­dung 2.1): Zum einen sind dies “Inter­es­sier­te Drit­te”, die die Leis­tungs­fä­hig­keit des Pro­jekt­ma­nage­ments (und auch des Pro­jekt­ma­na­gers) bewer­ten und beur­tei­len möch­ten. Zum ande­ren ist dies das → Pro­jekt­team mit dem → Pro­jekt­ma­na­ger selbst, um Schwach­stel­len im Vor­ge­hen zu erken­nen und zu beheben.

Projektaudits: Zielgruppen, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 2.1: Pro­jekt­au­dits: Zielgruppen

2.1 Was wird auditiert?

Es kann (in Pro­jek­ten) audi­tiert werden:

  • Pro­zes­se / Vor­ge­hen: Das ist das eigent­li­che Auditieren
  • Team: Das Team-Audit wird häu­fig ver­ges­sen / unter­las­sen; hier­bei wird die Team­zu­frie­den­heit und die Team­per­for­mance abge­fragt oder gemessen
  • Risi­ko: Unter Risi­ko­au­dit wird all­ge­mein das Erfas­sen und Bewer­ten von Risi­ken verstanden
  • → Qua­li­tät: Es wird die Qua­li­tät des Pro­jekt­pro­dukts mit den Vor­ga­ben des Unter­neh­mens oder des Kun­den verglichen
  • Rech­nun­gen: Nach Erhalt einer Rech­nung wird die­se auf for­ma­le Rich­tig­keit (“Sind alle for­ma­len Anga­ben ent­hal­ten?”) und Stim­mig­keit (“Stim­men die ein­zel­nen Rech­nungs­po­si­tio­nen?”) überprüft

2.2 Dokumente zum Projektaudit

In der Regel wer­den in einem Pro­jekt­au­dit Doku­men­te erstellt, die zum Abschluss des Pro­jekt­au­dits dann als Bericht(e) an den Auf­trag­ge­ber gehen. 

3. Häufige Fragen und Antworten zum Projektaudit

Eini­ge Fra­gen zum Pro­jekt­au­dit wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Müs­sen in jedem Pro­jekt ein oder meh­re Pro­jekt­au­dits durch­ge­führt wer­den?
    A: Nein. Bei sehr klei­nen Pro­jek­ten kann dar­auf ver­zich­tet wer­den — wenn es “gut läuft”. In eini­gen Fir­men / Orga­ni­sa­tio­nen ist ein Pro­jekttau­dit (zumin­dest zu Beginn des Pro­jekts) Pflicht, um die Ein­hal­tung der Orga­ni­sa­ti­ons­stan­dards zum → Pro­jekt­ma­nage­ment zu gewährleisten.
  • F: Wer zahlt das Pro­jekt­au­dit?
    A: Ent­we­der es wird von vor­ne­her­ein im Pro­jekt ein­ge­plant (als → Arbeits­pa­ket) und durch das Pro­jekt bezahlt oder es wird als Manage­ment-Auf­ga­be zur Über­prü­fung ver­stan­den und auch vom Manage­ment bezahlt.
  • F: Was ist der Unter­schied von einem Pro­jekt­au­dit und einem Health Check?
    A: Der Health Check kann ein Pro­jekt­au­dit ent­hal­ten, ist aber in der Regel umfas­sen­der, wobei der Begriff nicht genau defi­niert / ein­ge­schränkt ist.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Präsentationen

  • -

A.2 Literatur

  • /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website