Rollen in Projekten Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kompetenzen benennen und überprüfen

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Die Beschrei­bung von Ver­ant­wort­lich­kei­ten, Auf­ga­ben und Kom­pe­ten­zen in Pro­jek­ten geschieht über Rol­len, die ent­we­der im Vor­hin­ein fest­ge­legt sind oder bei → Pro­jekt­start bestimmt wer­den.
Es wer­den in die­sem Bei­trag Rol­len in Pro­jek­ten und deren Beschrei­bung und Ein­satz vorgestellt.

Über Rol­len wer­den Ver­ant­wort­lich­kei­ten, Auf­ga­ben und Kom­pe­ten­zen für bestimm­te Tätig­kei­ten in Pro­jek­ten defi­niert. Die Pro­jekt­rol­len sind ent­we­der im Vor­hin­ein fest­ge­legt oder wer­den bei Pro­jekt­start bestimmt. Rol­len wer­den mit Pro­jekt­start den Pro­jekt­be­tei­lig­ten zugewiesen.

Über Rol­len wer­den die gene­rel­len Tätig­kei­ten im Pro­jekt den Mit­ar­bei­tern zuge­wie­sen. Eine Rol­len­de­fi­ni­ti­on/-beschrei­bung regelt die Ver­ant­wort­lich­kei­ten, schafft Klar­heit und Sicher­heit. → Rol­len­be­schrei­bun­gen soll­ten vor Pro­jekt­be­ginn, zumin­dest für die wich­tigs­ten schrift­lich fixiert wer­den. Ein Pro­jekt­mit­ar­bei­ter kann meh­re­re Rol­len gleich­zei­tig haben, jedoch soll­te dar­auf geach­tet wer­den, dass sich die­se nicht widersprechen.

Obwohl die Bedeu­tung der Rol­len in Pro­jek­ten unbe­strit­ten ist – in vie­len Unter­su­chun­gen wer­den sie als wesent­lich für den Pro­jekt­er­folg her­aus­ge­stellt – wird in der Pra­xis häu­fig auf die expli­zi­te Beschrei­bung ver­zich­tet. Dies kann im Pro­jekt­ver­lauf ins­be­son­de­re dann zu Schwie­rig­kei­ten füh­ren, wenn es kri­tisch wird, da unkla­re Ver­ant­wort­lich­kei­ten die Behe­bung von Pro­ble­men erschweren.

1. Einleitung und Grundlagen

In die­sem Kapi­tel wer­den Defi­ni­tio­nen und grund­le­gen­de Beschrei­bun­gen geliefert.

1.1 Definitionen

Das → PMI defi­niert die Rol­le /PBG17‑d/:
“Rol­le / Role. Eine defi­nier­te Funk­ti­on, die von einem Pro­jekt­team­mit­glied aus­zu­füh­ren ist, wie Tes­ten, Archi­vie­ren, Inspi­zie­ren, Kodieren.”

1.2 Ein Schema für die Rollenbeschreibung

Ein typi­sches Sche­ma zur Beschrei­bung von Rol­len in Pro­jek­ten umfasst fol­gen­den fünf Attribute:

  1. Ver­ant­wort­lich­kei­ten: Wel­che Berei­che soll der Rol­len­in­ha­ber verantworten?
  2. Auf­ga­ben: Wel­che Auf­ga­ben soll der Rol­len­in­ha­ber im Detail umsetzen?
  3. Orga­ni­sa­to­ri­sche Ein­bin­dung: Wie ist der Rol­len­in­ha­ber in die Pro­jekt- und Unter­neh­mens­or­ga­ni­sa­ti­on eingebunden?
  4. Kom­pe­ten­zen: Wel­che Befug­nis­se hat der Rolleninhaber?
  5. Vor­aus­set­zun­gen: Was sind die Vor­aus­set­zun­gen zur Erfül­lung der Rolle?
Rollenbeschreibungen in Projekten: Typische Kategorien, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 1.1: Rol­len­be­schrei­bun­gen in Pro­jek­ten: Typi­sche Kategorien

1.3 Die Rollenklärung

Eine ein­ma­li­ge Beschrei­bung der Rol­len reicht nicht für “das → Pro­jekt­ma­nage­ment” aus – Rol­len in Pro­jek­ten soll­ten für das jewei­li­ge Ein­zel­pro­jekt “pas­send” geklärt, ange­passt und beschrie­ben sein.

Fol­gen­de Schrit­te soll­ten zur Rol­len­klä­rung durch­ge­führt werden:

  1. Iden­ti­fi­ka­ti­on der Rol­len (Rol­len­fin­dung), bei­spiels­wei­se anhand des Projektorganigramms
  2. Beschrei­bung der Rol­len, bei­spiels­wei­se in einer Tabel­le (mit Standard-Vorgaben)
  3. Über­prü­fung / Abgleich mit dem aktu­el­len Pro­jekt: Pas­sen die Rollenbeschreibungen?
  4. Zuwei­sung der Rol­len zu Per­so­nen oder Grup­pen: Sind alle Rol­len zuge­wie­sen / Haben alle Betei­lig­ten eine Rolle?

Es wird im All­ge­mei­nen zwi­schen Indi­vi­du­al- und Grup­pen­rol­len unterschieden.

Individual- und Gruppenrollen, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 1.2: Indi­vi­du­al- und Gruppenrollen

In Pro­jek­ten ist die Rol­le des Pro­jekt­ma­na­gers immer eine Indi­vi­du­al­rol­le, eben­so die Rol­le des Pro­jekt­spon­sors. Das → Pro­jekt­team ist eine Gruppenrolle.

Anmer­kung:
In die­sem Bei­trag wer­den nur funk­tio­na­le / ope­ra­tio­nel­le und kei­ne sozia­len Rol­len betrachtet.

2. Typische Rollenbeschreibungen in Projekten

In jedem Pro­jekt gibt es min­des­tens vier Rol­len — die “Mini­mal­rol­len” (Abbil­dung 2.1):

Die vier Minimalrollen in Projekten, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 2.1: Die vier Mini­mal­rol­len in Projekten

Für jedes Pro­jekt soll­ten zumin­dest die Beschrei­bun­gen der vier Mini­mal­rol­len bei Pro­jekt­start vor­han­den sein. Es bie­tet sich an, die­se bereits “vor­ge­fer­tigt” vor­lie­gen zu haben, da sie dann als Dis­kus­si­ons­grund­la­ge oder Mus­ter für ande­re Rol­len­be­schrei­bun­gen ver­wen­det wer­den können.

Ins­be­son­de­re die Rol­len­be­schrei­bung des Pro­jekt­ma­na­gers (Abbil­dung 2.2) ist wich­tig für das Pro­jekt: Nur wenn die­se Rol­len­be­schrei­bung rich­tig und pas­send für das jewei­li­ge Pro­jekt ist, kann der Pro­jekt­ma­na­ger erfolg­reich agieren.

Rollenbeschreibung des Projektmanagers, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 2.2: Rol­len­be­schrei­bung des Projektmanagers

Der Pro­jekt­spon­sor hat eben­falls eine wich­ti­ge Funk­ti­on im Pro­jekt. Die ent­spre­chen­de Rol­len­be­schrei­bung ist hier (Abbil­dung 2.3) wiedergegeben.

Rollenbeschreibung des Projektsponsors, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 2.3: Rol­len­be­schrei­bung des Projektsponsors

Auch für den Len­kungs­aus­schuss muss es Rol­len­be­schrei­bung (Abbil­dung 2.4) gegeben.

Rollenbeschreibung des Lenkungsausschusses, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 2.4: Rol­len­be­schrei­bung des Lenkungsausschusses

Das Pro­jekt­team hat eben­falls eine Rol­len­be­schrei­bung (Abbil­dung 2.5). Die­se soll­te bei → Kick-off-→ Mee­ting bespro­chen werden.

Rollenbeschreibung des Projektteams, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 2.5: Rol­len­be­schrei­bung des Projektteams

3. Überprüfung und Anpassung der Rollenbeschreibungen

Die Rol­len­be­schrei­bun­gen geben vor, was von der Rol­le im Pro­jekt erwar­tet wird. Die Rol­len­be­schrei­bun­gen soll­ten regel­mä­ßig über­prüft wer­den, um fest­zu­stel­len, ob die­se noch zu dem Pro­jekt pas­sen und ob die jewei­li­gen Rol­len­in­ha­ber auch die Rol­len wie in der Beschrei­bung vor­ge­ge­ben ausfüllen.

Hier­zu kön­nen die ursprüng­li­chen Rol­len­be­schrei­bun­gen her­an­ge­zo­gen und das tat­säch­lich geleb­te dem gewünsch­ten Ver­hal­ten (aus Sicht des Rol­len­in­ha­bers oder des Ver­ant­wort­li­chen) gegen­über­ge­stellt wer­den. Eine Tabel­le kann hier­für ver­wen­det wer­den (Abbil­dung 3.1); die­se dient als Diskussionsgrundlage.

Tabelle (Blanko) zum Soll-Ist-Vergleich bei der Rollenbeschreibung, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 3.1: Tabel­le (Blan­ko) zum Soll-Ist-Ver­gleich bei der Rollenbeschreibung

In den ein­zel­nen Spal­ten soll­te ein­ge­tra­gen werden:

  • Soll: Hier wer­den die Wer­te aus der “gül­ti­gen” Rol­len­be­schrei­bung eingetragen
  • Ist: In die­ser Spal­te wer­den die abwei­chen­den Wer­te aus Sicht des Rol­len­in­ha­bers oder des Rol­len­vor­ge­setz­ten eingetragen
  • Wunsch: Hier wer­den die­je­ni­gen Wer­te ein­ge­tra­gen, die sich nach der Anpas­sung des Rol­len­in­ha­bers oder des Rol­len­vor­ge­setz­ten erge­ben sollten
Vorgehen zum Soll-Ist-Vergleich bei der Rollenbeschreibung, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 3.2: Vor­ge­hen zum Soll-Ist-Ver­gleich bei der Rollenbeschreibung

Bei­spiel:
Im Lau­fe des Pro­jekts stellt sich her­aus, dass die Zeich­nungs­gren­ze, also die Sum­me, bis zu der der Pro­jekt­ma­na­ger Mate­ri­al oder Per­so­nal ohne wei­te­re Rück­spra­che ein­kau­fen darf, so klein gewählt wur­de, dass fast alle Beschaf­fungs­sum­men dar­über lagen. Hier­durch wur­de der orga­ni­sa­to­ri­sche → Auf­wand sehr groß und es kam zu (unnö­ti­gen) Ver­zö­ge­run­gen im Projekt.

Ach­tung:
Ände­run­gen an den Rol­len­be­schrei­bun­gen müs­sen (zumin­dest) durch den Pro­jekt­spon­sor geneh­migt und mit den Betei­lig­ten abge­spro­chen werden.

4. Häufige Fragen und Antworten zu den Rollen in Projekten

Eini­ge Fra­gen zu den Rol­len in Pro­jek­ten wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wiedergegeben.

  • F: Müs­sen Rol­len im Pro­jekt defi­niert sein?
    A: Ja. Ohne Rol­len­be­schrei­bun­gen wird es schwie­rig, die Ver­ant­wort­lich­kei­ten im Pro­jekt zu bestimmen.
  • F: Wer defi­niert die Rol­len in Pro­jek­ten?
    A: In der Regel wer­den Rol­len durch eine zen­tra­le Stel­le (wie das → PMO) in der Orga­ni­sa­ti­on / in Unter­neh­men defi­niert und bei Pro­jekt­start den Pro­jekt­team­mit­glie­dern zugeordnet.
  • F: Was sind häu­figs­ten Feh­ler­quel­len und Dis­kus­si­ons­punk­te bei der Rol­len­be­schrei­bung und dem Ein­satz der Rol­len?
    A: Spre­chen Sie mich an.
  • F: Müs­sen die Rol­len im Pro­jekt aus­drück­lich zuge­wie­sen wer­den, even­tu­ell sogar mit Unter­schrift?
    A: Bei den bei­den Indi­vi­du­al­rol­len Pro­jekt­ma­na­ger und Pro­jekt­spon­sor ist dies not­wen­dig: Die Betei­lig­te soll­ten sich vor Pro­jekt­start über die Rol­len und das Rol­len­ver­ständ­nis aus­tau­schen und dann gemein­sam die Rol­len­be­schrei­bun­gen bestätigen.
  • F: Benö­tigt man für exter­ne Kun­den eine Rol­len­be­schrei­bung?
    A: Ja und nein. Bei exter­nen Kun­den wer­den die eige­nen Ver­pflich­tun­gen wie Mit­wir­kungs­pflich­ten ver­trag­lich fest­ge­hal­ten. Einer Rol­len­be­schrei­bung ent­spricht das nicht unbe­dingt. Letzt­lich muss der Pro­jekt­spon­sor dann klä­ren, ob der → Pro­jekt­ver­trag aus­rei­chend für die Ver­tei­lung von Auf­ga­ben und Pflich­ten zwi­schen Kun­de und Pro­jekt ist.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine Präsentationen und Veröffentlichungen

Als Ergän­zung zu den The­men “Rol­len in Pro­jek­ten” kön­nen fol­gen­de Aus­ar­bei­tun­gen her­an­ge­zo­gen werden:

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Rol­len – Eine Übersicht

pdf

Pro­jekt­ma­nage­ment: Der Pro­jekt­ma­na­ger (Pro­jekt­lei­ter) – Eine Übersicht

pdf

A.2 Literatur

In fol­gen­den Büchern wer­den als Aspekt Rol­len in Pro­jek­ten behandelt:

  1. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg, 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  3. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  4. /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
  5. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  6. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  7. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  8. /PBG21/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) and The Stan­dard for Pro­ject Manage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Seventh Edi­ti­on 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
  9. /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website