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Projektmanagementsystem Umfassend mit 14 Elementen

Ein Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­tem (kurz auch: PM-Sys­tem, sel­te­ner PMS) beschreibt auf abs­trak­ter Ebe­ne die Ele­men­te, die zur Umset­zung von Pro­jek­ten not­wen­dig sind. Wer­den Ele­men­te ver­ges­sen und Teil­as­pek­te außer Acht gelas­sen, so führt dies häu­fig zu man­gel­haf­ten Pro­jekt­er­geb­nis­sen.

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Ein Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­tem beschreibt alle (not­wen­di­gen) Ele­men­te, um Pro­jek­te umzu­set­zen.
In die­sem Bei­trag wer­den die Ele­men­te eines Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­tems benannt.

In der nach­fol­gen­den Gra­fik sind die 14 Ele­men­te auf­ge­führt, die beach­tet wer­den müs­sen, wenn Pro­jekt­ma­nage­ment pro­fes­sio­nell betrie­ben wer­den soll.

Die Elemente eines Projektmanagementsystems, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1: Die Ele­men­te eines Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­tems

Die Ele­men­te haben fol­gen­de Bedeu­tung:

Nr.Ele­mentErläu­te­rung
1.Pha­senEin Pro­jekt soll­te in Pha­sen, d.h. zeit­lich auf­ein­an­der­fol­gen­de, abge­schlos­se­ne Abschnit­te unter­teilt sein
2.Mei­len­stei­neMei­len­stei­ne sind (vor Pro­jekt­start) fest­ge­leg­te Zeit­punk­te, an denen “etwas erreicht wer­den” soll
3.Qua­li­ty GatesÜber Qua­li­ty Gates (QGs) wer­den Inhal­te des Pro­jekts geprüft. Übli­cher­wei­se sind die­se Prü­fun­gen an Pha­sen­über­gän­ge im Pro­jekt gekop­pelt: Nur wenn die Prü­fung posi­tiv aus­fällt, wird die nächs­te Pha­se begon­nen
4.Check­lis­tenMit Check­lis­ten kön­nen Über­prü­fun­gen vor­ge­nom­men wer­den, ob “irgend­et­was” erreicht oder umge­setzt wur­de
5.Werk­zeu­ge und Metho­denWerk­zeu­ge und Metho­den beschrei­ben Vor­ge­hens­schrit­te, um “etwas” von einem Zustand in einen ande­ren Zustand zu trans­for­mie­ren
6.Pro­zes­sePro­zes­se trans­for­mie­ren einen Zustand in einen ande­ren. Ein Pro­jekt ist typi­scher­wei­se eine Abfol­ge von Pro­zes­sen. Pro­zes­se wer­den häu­fig Pha­sen zuge­ord­net
7.Pro­jekt­orga­ni­grammEin Pro­jekt­orga­ni­gramm beschreibt den (sta­ti­schen) Auf­bau der Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­on. Typi­scher­wei­se wer­den Gre­mi­en und Rol­len sowie deren Abhän­gig­kei­ten beschrie­ben
8.Rol­lenRol­len defi­nie­ren (abs­trakt) Auf­ga­ben und Zustän­dig­kei­ten von Pro­jekt­be­tei­lig­ten
9.Mee­tingsMee­tings sind all­ge­mei­ne Tref­fen mit meh­re­ren Per­so­nen. Im Pro­jekt­ma­nage­ment gibt es eine Rei­he von vor­ge­ge­be­nen Mee­tings
10.Work­shopsWork­shops die­nen dazu, Ergeb­nis­se mit meh­re­ren Per­so­nen zu erar­bei­ten. Im Ver­gleich zu den Mee­tings ist es wesent­lich, dass die Work­shop-Teil­neh­mer ein ver­wend­ba­res Know-how mit­ein­brin­gen
11.Schnitt­stel­lenÜber Schnitt­stel­len wer­den Infor­ma­tio­nen zu ande­ren Sys­te­men, Pro­zes­sen oder Pro­jek­ten außer­halb des eige­nen Pro­jekts defi­niert
12.Doku­men­teÜber Doku­men­te wer­den in Pro­jek­ten Ergeb­nis­se und Abläu­fe fest­ge­hal­ten. Doku­men­te müs­sen nicht in gedruck­ter Form vor­lie­gen, son­dern kön­nen auch Teil von Infor­ma­ti­ons­sys­te­men sein
13.For­mu­la­re und Vor­la­genFor­mu­la­re und Vor­la­gen die­nen der vor­de­fi­nier­ten Erfas­sung von Sach­ver­hal­ten (in Doku­men­ten)
14.Berich­teBerich­te sind Über­sich­ten / Zusam­men­stel­lun­gen von Ergeb­nis­sen, meis­tens zu bestimm­ten Zeit­punk­ten

Anmer­kung:
Die­se Über­sicht kann auch als Check­lis­te ver­wen­det wer­den, um die Pro­jekt­ma­nage­ment­qua­li­tät zu beur­tei­len: Nur wenn alle Ele­men­te bedacht wor­den sind, kann ein Pro­jekt pro­fes­sio­nell durch­ge­führt wer­den.