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Projektmanagementsystem Umfassend mit 14 Elementen

Ein Projektmanagementsystem (kurz auch: PM-System, seltener PMS) beschreibt auf abstrakter Ebene die Elemente, die zur Umsetzung von Projekten notwendig sind. Werden Elemente vergessen und Teilaspekte außer Acht gelassen, so führt dies häufig zu mangelhaften Projektergebnissen.

Management-Zusammenfassung zu diesem Beitrag:
Ein Projektmanagementsystem beschreibt alle (notwendigen) Elemente, um Projekte umzusetzen.
In diesem Beitrag werden die Elemente eines Projektmanagementsystems benannt.

In der nachfolgenden Grafik sind die 14 Elemente aufgeführt, die beachtet werden müssen, wenn Projektmanagement professionell betrieben werden soll.

Die Elemente eines Projektmanagementsystems, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 1: Die Elemente eines Projektmanagementsystems

Die Elemente haben folgende Bedeutung:

Nr.ElementErläuterung
1.PhasenEin Projekt sollte in Phasen, d.h. zeitlich aufeinanderfolgende, abgeschlossene Abschnitte unterteilt sein
2.MeilensteineMeilensteine sind (vor Projektstart) festgelegte Zeitpunkte, an denen „etwas erreicht werden“ soll
3.Quality GatesÜber Quality Gates (QGs) werden Inhalte des Projekts geprüft. Üblicherweise sind diese Prüfungen an Phasenübergänge im Projekt gekoppelt: Nur wenn die Prüfung positiv ausfällt, wird die nächste Phase begonnen
4.ChecklistenMit Checklisten können Überprüfungen vorgenommen werden, ob „irgendetwas“ erreicht oder umgesetzt wurde
5.Werkzeuge und MethodenWerkzeuge und Methoden beschreiben Vorgehensschritte, um „etwas“ von einem Zustand in einen anderen Zustand zu transformieren
6.ProzesseProzesse transformieren einen Zustand in einen anderen. Ein Projekt ist typischerweise eine Abfolge von Prozessen. Prozesse werden häufig Phasen zugeordnet
7.ProjektorganigrammEin Projektorganigramm beschreibt den (statischen) Aufbau der Projektorganisation. Typischerweise werden Gremien und Rollen sowie deren Abhängigkeiten beschrieben
8.RollenRollen definieren (abstrakt) Aufgaben und Zuständigkeiten von Projektbeteiligten
9.MeetingsMeetings sind allgemeine Treffen mit mehreren Personen. Im Projektmanagement gibt es eine Reihe von vorgegebenen Meetings
10.WorkshopsWorkshops dienen dazu, Ergebnisse mit mehreren Personen zu erarbeiten. Im Vergleich zu den Meetings ist es wesentlich, dass die Workshop-Teilnehmer ein verwendbares Know-how miteinbringen
11.SchnittstellenÜber Schnittstellen werden Informationen zu anderen Systemen, Prozessen oder Projekten außerhalb des eigenen Projekts definiert
12.DokumenteÜber Dokumente werden in Projekten Ergebnisse und Abläufe festgehalten. Dokumente müssen nicht in gedruckter Form vorliegen, sondern können auch Teil von Informationssystemen sein
13.Formulare und VorlagenFormulare und Vorlagen dienen der vordefinierten Erfassung von Sachverhalten (in Dokumenten)
14.BerichteBerichte sind Übersichten / Zusammenstellungen von Ergebnissen, meistens zu bestimmten Zeitpunkten

Anmerkung:
Diese Übersicht kann auch als Checkliste verwendet werden, um die Projektmanagementqualität zu beurteilen: Nur wenn alle Elemente bedacht worden sind, kann ein Projekt professionell durchgeführt werden.