Checklisten in Projekten Sinnvolle Ergänzung für den Projektalltag

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
In Pro­jek­ten wer­den häu­fig Check­lis­ten ver­wen­det, um schnell zu über­prü­fen, ob etwas “rich­tig” gemacht wur­de. Hier­über kann der Sta­tus eines Pro­jekts ermit­telt wer­den.
Es wer­den in die­sem Bei­trag Check­lis­ten und deren Ein­satz in Pro­jek­ten vorgestellt.

Die Check­lis­ten in die­sem Bei­trag bezie­hen sich immer auf Pro­jek­te und auf das → Pro­jekt­ma­nage­ment.

1. Einleitung und Grundlagen

Check­lis­ten kön­nen in bestimm­ten Situa­tio­nen eines Pro­jekts hel­fen, den Stand des Pro­jekts zu ermit­teln und wei­te­re Schrit­te ein­zu­lei­ten. Die­se Situa­tio­nen sind in der Regel an eine zeit­li­che oder logi­sche Rei­hen­fol­ge von Pro­jekt­pro­zes­sen gekop­pelt, die sich einem Pha­sen­mo­dell ori­en­tie­ren. In die­sem Bei­trag wird das sechs­stu­fi­ge Pha­sen­mo­dell, wel­ches in allen Bei­trä­gen auf die­ser Web­site genutzt wird, als Basis ver­wen­det (Abbil­dung 1.1).

Abbil­dung 1.1: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Rücksprung)

Es ist hilf­reich, ins­be­son­de­re als → Pro­jekt­ma­na­ger, wenn man schon zu Beginn eines Pro­jekts alle rele­van­ten Check­lis­ten kennt, da in den Check­lis­ten oft­mals Din­ge abge­fragt wer­den, die schon vor → Pro­jekt­start um­gesetzt wer­den müs­sen; typi­sche Fra­gen haben dann die Form “Haben Sie schon zu Beginn dar­an gedacht und ent­spre­chen­de Din­ge umgesetzt?”.

Check­lis­ten gehen in der Pro­jekt­rea­li­tät ein­her mit Pro­jekt­do­ku­men­ten und ent­spre­chen­den → Vor­la­gen sowie Pro­jekt­be­rich­ten und Pro­jekt­sit­zun­gen. Die­se sind hier nicht wie­der­ge­ge­ben, da der Fokus hier bewusst auf ein­fa­chen, schnell benutz­ba­ren Check­lis­ten liegt. Die­se Check­lis­ten kön­nen “uni­ver­sell”, ohne wei­te­re Anpas­sun­gen, ein­ge­setzt werden.

Gene­rell wird zwi­schen zwei Arten von Check­lis­ten unterschieden:

• Weg­werf-Check­lis­ten: Die­se die­nen der Auf­nah­me von Sach­ver­hal­ten, müs­sen aber nicht auf­be­wahrt wer­den. Als Bei­spiel kön­nen hier Moment-Stim­mungs­be­rich­te genannt werden
• Wei­ter­ver­wen­dungs-Check­lis­ten: Die­se die­nen eben­falls der Auf­nah­me von Sach­ver­hal­ten, müs­sen aber nicht auf­be­wahrt. Typi­sche Grün­de sind recht­li­che Aspek­te wie Qualitätsnachweise

Abbil­dung 1.2: Arten von Check­lis­ten (im Projektkontext)

1.1 Definitionen

Die Wiki­pe­dia /#Wiki-Checkliste‑d/ lie­fert fol­gen­de Defi­ni­ti­on für einen Fra­gen­ka­ta­log (Check­lis­te wird auf Fra­gen­ka­ta­log umge­lei­tet):
“Ein Fra­gen­ka­ta­log ist eine Samm­lung von Fra­gen zu einem bestimm­ten The­ma mit dem Ziel, durch die Befra­gung von Per­so­nen den Ist­zu­stand einer Situa­ti­on zu ermitteln.”

In die­sem Bei­trag wird der Begriff etwas enger gefasst als in der Wiki­pe­dia, indem nur geschlos­se­ne Fra­gen mit bestimm­ten Ant­wort­ka­te­go­rien zuge­las­sen wer­den (sie­he Abschnitt 1.3).

Check­lis­ten in Pro­jek­ten wer­den übli­cher­wei­se vor Pro­jekt­start zusam­men­ge­stellt. Ist ein → PMO (→ Pro­ject Manage­ment Office) im Unter­neh­men eta­bliert, so lie­fert die­ses eine Samm­lung von “pas­sen­den” Check­lis­ten. Ohne PMO ist es die Auf­ga­be des Pro­jekt­ma­na­gers, die rich­ti­gen Check­lis­ten (mit den rich­ti­gen Fra­gen) für das jewei­li­ge Pro­jekt beim Pro­jekt­start zusammenzutragen.

1.2 Die vier Muss-Checklisten in Projekten

In jedem Pro­jekt müs­sen — nach Mei­nung des Autors — min­des­tens vier Check­lis­ten zum Ein­satz kom­men. Dies sind:

1. Die Check­lis­te zum → Stake­hol­der­ma­nage­ment. Die über­ge­ord­ne­te Fra­ge lau­tet: “Sind die → Stake­hol­der für das Pro­jekt pas­send erfasst?”
2. Die Check­lis­te für die → Pro­jekt­zie­le. Die über­ge­ord­ne­te Fra­ge lau­tet: “Sind die → Pro­jekt­zie­le für den Pro­jekt­start pas­send ermittelt?”
3. Die Check­lis­te zum → Pro­jekt­start. Die über­ge­ord­ne­te Fra­ge lau­tet: “Kann das Pro­jekt gestar­tet werden?”
4. Die Check­lis­te zum → Pro­jekt­ab­schluss. Die über­ge­ord­ne­te Fra­ge lau­tet: “Kann das Pro­jekt abge­schlos­sen werden?”

In Abbil­dung 1.4 sind die vier Muss-Check­lis­ten — im Pha­sen­mo­dell ein­ge­ord­net — dargestellt.

Abbil­dung 1.3: Die vier Muss-Checklisten

Bei die­ser Betrach­tung fällt auf, dass drei der vier Muss-Check­lis­ten spä­tes­tens mit Pro­jekt­start ein­ge­setzt wer­den müs­sen. Die vier­te Muss-Check­lis­te fin­det erst bei → Pro­jekt­ab­schluss Ver­wen­dung. Für drei Haupt­pha­sen (Pla­nung, Aus­füh­rung und Steue­rung) gibt es kei­ne Muss-Checklisten.

1.3 Aufbau der Checklisten

Alle hier auf­ge­führ­ten Check­lis­ten haben den glei­chen Auf­bau (sie­he Abbil­dung 1.4):

1. Es wird zunächst eine über­ge­ord­ne­te Check­lis­ten-Fra­ge gestellt, die durch die Check­lis­te beant­wor­tet wer­den soll, so bei­spiels­wei­se “Kann das Pro­jekt gestar­tet werden?”
2. Dann folgt die eigent­li­che Check­lis­te mit meh­re­ren Fra­ge­zei­len und jeweils einer Fra­ge pro Zei­le. Jede Fra­ge­zei­le ent­hält 5 Spal­ten zur Erfas­sung der Antwort

Wur­den alle Fra­gen der Check­lis­te mit “Ja” beant­wor­tet und jedes Kreuz­chen in dem ent­spre­chen­den Ja-Feld gesetzt, so ist die Check­lis­ten-Fra­ge mit Ja beant­wor­tet. Fehlt auch nur Ja, so erhält die Check­lis­ten-Fra­ge stan­dard­mä­ßig auto­ma­tisch ein Nein.

Abbil­dung 1.4: Auf­bau der Checklisten

Die Fra­ge­zei­len der Check­lis­ten haben fol­gen­den Aufbau:

• Es wird eine geschlos­se­ne Fra­ge (Spal­te 1) gestellt, die immer mit Ja oder Nein beant­wor­tet wer­den sollte
• Die Ant­wort wird in Spal­te 2–4 ange­kreuzt; nur eine Ant­wort ist möglich
• Ist die Ant­wort “Ja”, so kann zur nächs­ten Fra­ge über­ge­gan­gen werden
• Nur bei “Nein” oder “Offen” müs­sen eine oder meh­re­re Maß­nah­men benannt wer­den (ggf. mit Datum und Ver­ant­wort­li­chen), um die Fra­ge (im Nach­hin­ein) noch posi­tiv beant­wor­ten zu kön­nen. Die Maß­nah­me wird in der 5ten Spal­te eingetragen

1.4 Auswertung der Checklisten

Ist eine Check­lis­te durch­ge­ar­bei­tet, indem alle Fra­gen beant­wor­tet wur­den und die­se bei nicht-posi­ti­ven Ant­wor­ten mit Maß­nah­men ver­se­hen wor­den sind, so muss ent­schie­den wer­den, wie im Pro­jekt wei­ter fort­ge­schrit­ten wird.
Fol­gen­des Sche­ma ist mög­lich (Abbil­dung 1.5):

1. Sind alle Fra­gen mit “Ja” beant­wor­tet wor­den, so kann im Pro­jekt wei­ter fort­ge­schrit­ten wer­den, denn die über­ge­ord­ne­te Fra­ge­stel­lung ist damit direkt auch mit “Ja” beantwortet
2. Sind eini­ge Fra­gen mit “Nein” beant­wor­tet wor­den, so muss über­prüft werden 
   • Sind es vie­le Nein-Ant­wor­ten, die Fra­gen zudem noch kri­tisch und es wur­den kei­ne wirk­sa­men Maß­nah­men benannt, so muss das Pro­jekt abge­bro­chen werden
   • Sind es vie­le Maß­nah­men, die umge­setzt wer­den müs­sen, so wird das Pro­jekt gestoppt. Eine Auf­he­bung des Stopps erfolgt erst nach erfolg­rei­cher Umset­zung aller Maßnahmen
   • Sind es weni­ge Maß­nah­men, die umge­setzt wer­den müs­sen, so kann das Pro­jekt fort­ge­führt wer­den. Die Maß­nah­men wer­den jedoch nach und nach umge­setzt und die Umset­zung überprüft 

Abbil­dung 1.5: Aus­wer­tung einer Check­lis­te nach der Bearbeitung

Anmer­kun­gen:

• Die Wer­te für “zu vie­le” (offe­ne Punk­te) oder “vie­le” (Maß­nah­men) soll­ten vor­ab fest­ge­legt wer­den, um so den Inter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum zu verringern
• Eine Gewich­tung der Fra­gen in den Check­lis­ten könn­te vor­ge­nom­men werden

1.5 Kaskadierende Checklisten

Es kön­nen in Check­lis­ten Fra­gen auf­tau­chen, die sich wie­der­um auf ande­re Check­lis­ten bezie­hen. So wer­den bei­spiels­wei­se in der Check­lis­te zum Pro­jekt­start Fra­gen zu den Stake­hol­dern und Zie­len gestellt, die wie­der­um die Ver­wen­dung der ent­spre­chen­den Check­lis­ten voraussetzen.

2. Checklisten im Projekteinsatz

Hier sind exem­pla­risch eini­ge Check­lis­ten für das → Pro­jekt­ma­nage­ment wie­der­ge­ge­ben. Im Pro­jekt­all­tag kön­nen vie­le unter­schied­li­che Check­lis­ten zum Ein­satz kommen.

2.1 Checkliste zum Workshop-Start

Zur Absi­che­rung eines → Work­shop-Starts kann fol­gen­de Check­lis­te die­nen, die die Fra­ge beant­wor­tet “Kann der Work­shop gestar­tet wer­den?”. Nur wenn alle Fra­gen mit Ja beant­wor­tet wer­den, ist ein Start möglich.

Abbil­dung 2.1: Check­lis­te: Kann der Work­shop gestar­tet werden?

2.2 Checklisten zum Stakeholdermanagement

Vor dem eigent­li­chen Pro­jekt­start soll­te über­prüft wer­den, ob das (not­wen­di­ge) → Stake­hol­der­ma­nage­ment durch­ge­führt wer­den kann.

Abbil­dung 2.2: Check­lis­te: Ist das Stake­hol­der­ma­nage­ment etabliert?

Wenn die Check­lis­te “Ist das Stake­hol­der­ma­nage­ment eta­bliert?” ein posi­ti­ves Bild ergibt, so kann über­prüft wer­den, ob die Stake­hol­der (des Pro­jekts) pas­send erfasst wor­den sind.

Abbil­dung 2.3: Check­lis­te: Sind die Stake­hol­der pas­send erfasst?

2.3 Checkliste zur Zielermittlung und Zielauswahl

Die Pro­jekt­zie­le wer­den sehr früh­zei­tig, schon zu Beginn des Vor­pro­jekts, ermit­telt. Ob die → Zie­le pas­send ermit­telt wor­den sind, kann mit nach­fol­gen­der Check­lis­te über­prüft werden.

Abbil­dung 2.4: Check­lis­te: Sind die Pro­jekt­zie­le für den Pro­jekt­start pas­send ermittelt?

2.4 Checkliste zum Qualitätsmanagement

Vor dem eigent­li­chen Pro­jekt­start soll­te über­prüft wer­den, ob das (not­wen­di­ge) → Qua­li­täts­ma­nage­ment im Pro­jekt durch­ge­führt wer­den kann.

Abbil­dung 2.5: Check­lis­te: Ist das Qua­li­täts­ma­nage­ment etabliert?

2.5 Checkliste zum Projektstart

Beim Start eines Pro­jekts muss über­prüft wer­den, ob das Pro­jekt über­haupt gestar­tet wer­den kann. Hier­zu kann fol­gen­de Check­lis­te her­an­ge­zo­gen werden:

Abbil­dung 2.6: Check­lis­te: Kann das Pro­jekt (for­mal) gestar­tet werden?

2.6 Checkliste zum Beschaffungsmanagement

Ist es not­wen­dig in einem Pro­jekt mit exter­nen Drit­ten einen Beschaf­fungs­ver­trag abzu­schlie­ßen, so soll­te die­ser eini­ge Mini­mal­an­ga­ben enthalten.

Abbil­dung 2.7: Check­lis­te: Ent­hält der Ver­trag die Minimalangaben?

2.7 Checkliste zum Projektabschluss

Zum Abschluss eines Pro­jekts muss über­prüft wer­den, ob das Pro­jekt über­haupt abge­schlos­sen wer­den kann.

Abbil­dung 2.8: Check­lis­te: Kann das Pro­jekt abge­schlos­sen werden?

2.8 Checkliste für Checklisten

Gene­rell soll­te — zeit­gleich mit dem eigent­li­chen Pro­jekt­start — über­prüft wer­den, ob Check­lis­ten in der Orga­ni­sa­ti­on funktionieren.

Abbil­dung 2.9: Check­lis­te: Funk­tio­nie­ren Check­lis­ten in der Organisation?

3. Stärken und Schwächen von Checklisten

Grund­sätz­lich kann man sich die Fra­ge stel­len, ob der Ein­satz von Check­lis­ten im eige­nen Pro­jekt not­wen­dig und sinn­voll ist.
In fol­gen­den Fäl­len wer­den Check­lis­ten falsch eingesetzt:

• Die Check­lis­ten wer­den nur als läs­ti­ge Pflicht­übung gese­hen und die “Kreuz­chen” wer­den fast von selbst immer an die “rich­ti­ge” Stel­le gesetzt, um mög­lichst schnell durchzukommen
• Die Ergeb­nis­se, d.h. die aus­ge­füll­ten Check­lis­ten, wer­den im wei­te­ren Ver­lauf nicht betrach­tet oder sogar nach dem Aus­fül­len weggeworfen
• Check­lis­ten wer­den “nach­ge­bes­sert”, um ein schö­ne­res Bild abzu­ge­ben. Dies geschieht oft “von Geis­ter­hand” nach dem eigent­li­chen Bespre­chen und Aus­fül­len (durch die “Ver­ant­wort­li­chen”)

Als gene­rel­le Stär­ken und Schwä­chen des Ein­sat­zes von Check­lis­ten im Pro­jekt­ma­nage­ment kön­nen genannt werden:

Stär­ken:

• Der Ein­satz von (vor­ge­fer­tig­ten) Check­lis­ten geht schnell (und unkompliziert)
• Es wer­den kei­ne (not­wen­di­gen) Fra­gen vergessen
• Check­lis­ten unter­stüt­zen das Arbei­ten nach Pha­sen-/Vor­ge­hens­mo­del­len
• Die Check­lis­ten bil­den ein Gerüst für Pro­jekt­sit­zun­gen (aller Art)

Schwä­chen:

• Check­lis­ten ver­mit­teln ein Gefühl der Sicher­heit, wel­ches aber ggf. die tat­säch­li­chen Pro­ble­me verdeckt
• Das Pro­jekt­ma­nage­ment wird auf die (Erfül­lung der) Check­lis­ten aus­gerichtet und Pro­jek­te erfah­ren dadurch evtl. eine Fokus-Verschiebung
• Ein “Über-die-Check­lis­ten-Hin­aus­den­ken” wird nicht geför­dert. Durch die Aus­rich­tung auf Check­lis­ten wer­den ande­re Inhal­te vernachlässigt
• Län­ge­re Beschrei­bun­gen kön­nen nicht erfasst werden

4. Fragen und Antworten (FAQ) zu den Checklisten

Eini­ge Fra­gen zu den Check­lis­ten wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wiedergegeben.

• F: Kann man auf Check­lis­ten in der Pro­jekt-Pra­xis ver­zich­ten?
  A: Eigent­lich kaum. Check­lis­ten geben Sicher­heit bei der Umset­zung von Projekten.
• F: Wie vie­le Check­lis­ten benö­tigt man typi­scher­wei­se in Pro­jek­ten?
  A: Es gibt weder eine mini­ma­le noch eine maxi­ma­le Anzahl. Übli­cher­wei­se gibt es jedoch zumin­dest zu jedem Mei­len­stein eine Checkliste.
• F: Wie über­prüft man die → Qua­li­tät der Check­lis­ten-Vor­la­gen (in einem Pro­jekt)?
  A: Die Check­lis­ten müs­sen mit dem Pro­jekt­vor­ge­hen / Pro­jekt­pro­zes­sen abge­gli­chen wer­den. Zu jedem wich­ti­gen Sach­ver­halt soll­te es dann eine Check­lis­te geben, die den Sach­ver­halt mit dem gewünsch­ten Ergeb­nis ver­gleicht. Die Über­prü­fung von Check­lis­ten ist nicht tri­vi­al und soll­te daher von Exper­ten vor­ge­nom­men werden.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Checklisten in Projekten

Mei­ne Prä­sen­ta­ti­on zu den Check­lis­ten in Pro­jek­ten ist in Tei­len deckungs­gleich mit der Dar­stel­lung auf die­ser Web­site und kann für eine “Schnell­dar­stel­lung” genutzt werden.

Inhalt	Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Check­lis­ten – Eine Sammlung

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die das The­ma Check­lis­ten in Pro­jek­ten etwas inten­si­ver beleuchten.

1. /Andler15/ Nico­lai And­ler: Tools für Pro­jekt­ma­nage­ment, Work­shops und Con­sul­ting: Kom­pen­di­um der wich­tigs­ten Tech­ni­ken und Metho­den, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 6. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
2. /Boy13/ Jac­ques Boy, Hans G. Heunisch, Lin­da Leh­mann, Harald Wink­ler: Check­lis­ten Pro­jekt­ma­nage­ment. Ein Weg­wei­ser zur Vor­be­rei­tung und Durch­füh­rung von Pro­jek­ten, TÜV Media, Köln 6. Auf­la­ge 2013, ISBN 978–3‑8249–1738‑9
3. /Burghardt12/ Man­fred Burg­hardt: Pro­jekt­ma­nage­ment. Leit­fa­den für die Pla­nung, Über­wa­chung und Steue­rung von Ent­wick­lungs­pro­jek­ten, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 9. Auf­la­ge 2012, ISBN 978–3‑89578–399‑9
4. /Drews10/ Gün­ter Drews, Nor­bert Hil­le­brand: Lexi­kon der Pro­jekt­ma­nage­ment-Metho­den, Hau­fe, Mün­chen 2. Auf­la­ge 2010, ISBN 978–3‑448–10224‑6
5. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
6. /Schels16/ Ignatz Schels, Uwe M. Sei­del: Pro­jekt­ma­nage­ment mit Excel. Pro­jek­te pla­nen, über­wa­chen und steu­ern. Für Excel 2010, 2013 und 2016, Han­ser, Mün­chen 2. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑446–44797‑4
7. /Sutorius17/ Rene Suto­ri­us: Pro­jekt­ma­nage­ment Check­book, Hau­fe-Lex­wa­re, Frei­burg 2. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑648–09669‑7

A.3 Weblinks

• /#Wiki-Checkliste‑d/ Check­lis­te in der deut­schen Wikipedia
• /#Wiki-Checkliste‑e/ Check­lis­te in der eng­li­schen Wikipedia
• /#Wiki-Meilenstein/ Mei­len­stein (engl. Mile­stone) in der deut­schen Wikipedia
• /#Wiki-→ Pro­jekt­pha­se/ Pro­jekt­pha­se in der deut­schen Wikipedia
• /#Wiki-Quality-Gate/ Qua­li­ty Gate in der deut­schen Wikipedia

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (all­ge­mein)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Ergän­zung zu einem Buch dient
/#/ Ver­weis auf ein ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website 

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