Die Ampeldarstellung Bedeutung und Verwendung

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Zur Visua­li­sie­rung von Zustän­den / Sta­tus wird häu­fig eine Ampel­dar­stel­lung ver­wen­det.
Es wer­den in die­sem Bei­trag Ampel­dar­stel­lun­gen, deren Bedeu­tung und deren Ein­satz vor­ge­stellt.

Die Ampel­dar­stel­lun­gen bezie­hen sich hier auch auf Pro­jek­te. Die all­ge­mei­ne Beschrei­bung zum → Pro­jekt­ma­nage­ment fin­det sich
hier


1. Einleitung und Grundlagen

Zu Ver­deut­li­chung von Sach­ver­hal­ten und Wie­der­ga­be eines Zustands / Sta­tus wer­den häu­fig Ampel­dar­stel­lun­gen ein­ge­setzt. Wie bei einer Ver­kehrs­am­pel wer­den dabei die Far­ben rot, gelb und grün ver­wen­det. Es wer­den in der Regel ein­zel­ne Grö­ßen wie Kos­ten / Auf­wän­de oder Zei­ten / Ter­mi­ne über­wacht, d.h. regel­mä­ßig über­prüft und die Soll­wer­te mit den Ist­wer­ten ver­gli­chen. Die über­wach­ten Grö­ßen wer­den auch als Ziel­grö­ßen bezeich­net.

Die Far­ben bedeu­ten dann (Abbil­dung 1.1):

  • Rot: Die über­wach­te Grö­ße ist kri­tisch, d.h. der ermit­tel­te Ist­wert weicht sehr stark von der Soll­vor­ga­be ab
  • Gelb: Die über­wach­te Grö­ße ist teil­wei­se kri­tisch, d.h. der ermit­tel­te Ist­wert ist zwar außer­halb der Tole­ranz­gren­zen, aber noch nicht kri­tisch
  • Grün: Die über­wach­te Grö­ße ist unkri­tisch, da der ermit­tel­te Ist­wert inner­halb der Tole­ranz­gren­zen liegt

Die Bedeutung der Farben in der Ampeldarstellung, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 1.1: Die Bedeu­tung der Far­ben in der Ampel­dar­stel­lung

In Abhän­gig­keit des Sta­tus / der Ampel­far­be kön­nen dann Kor­rek­tur­maß­nah­men not­wen­dig sein, um die Ist­wer­te wie­der auf die Soll­wer­te zu brin­gen. Es gilt für die Not­wen­dig­keit von Maß­nah­men (Abbil­dung 1.1):

  • Rot: Es sind unbe­dingt Maß­nah­men erfor­der­lich, deren Umset­zung durch eine über­ge­ord­ne­te Stel­le über­prüft und geneh­migt wer­den müs­sen
  • Gelb: Es sind Maß­nah­men erfor­der­lich, die aber direkt von der aus­füh­ren­den Stel­le umge­setzt wer­den kön­nen
  • Grün: Es sind kei­ne Maß­nah­men erfor­der­lich und auch nicht erwünscht

Um eine Zuord­nung der Abwei­chung vor­neh­men zu kön­nen, wer­den häu­fig Ska­len ein­ge­setzt. Dabei wer­den Schwel­len über pro­zen­tua­le Schwel­len defi­niert (Abbil­dung 1.2).

Eine Skala zur Bestimmung der Ampelfarben, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 1.2: Eine Ska­la zur Bestim­mung der Ampel­far­ben

Bei­spiel zur Abbil­dung 1.2 — die Ziel­grö­ße sind die Kos­ten:
Es sol­len Befes­ti­gungs­ele­men­te für ein Gebäu­de besorgt wer­den. Der Kos­ten­rah­men beträgt 1.000 €. Wer­den bis 1.149 € aus­ge­ge­ben, so ist dies nach Abbil­dung 1.2 noch unkri­tisch, denn bis zu 15 % Abwei­chung sind erlaubt.

1.1 Die Übergänge in der Ampeldarstellung

Um zu ver­deut­li­chen, ob sich der Sta­tus der über­wach­ten Grö­ße ver­än­dert hat, kön­nen der Ampel gerich­te­te Pfei­le hin­zu­ge­fügt wer­den. Dabei wer­den ver­wen­det (Abbil­dung 1.3):

  • Pfeil nach oben: Der Sta­tus hat sich ver­bes­sert
  • Pfeil nach rechts: Der Sta­tus ist gleich geblie­ben
  • Pfeil nach unten: Der Sta­tus hat sich ver­schlech­tert

Die Veränderung des Ampelstatus, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 1.3: Die Ver­än­de­rung des Ampel­sta­tus

Es sind nicht alle Ampel­far­ben und Sta­tus­über­gän­ge mög­lich: Ist eine Ampel rot, so kann die vor­he­ri­ge Ampel zwar auch rot gewe­sen sein, aber eine Ver­bes­se­rung des Sta­tus kann damit nicht ver­bun­den sein. Ähn­li­ches gilt für eine grü­ne Ampel: Die­se kann nicht auf­grund einer Ver­schlech­te­rung des Sta­tus erreicht wor­den sein. Alle sie­ben mög­li­chen Über­gän­ge und die zwei nicht-mög­li­chen Über­gän­ge sind in Abbil­dung 1.4 dar­ge­stellt.

Mögliche Übergänge beim Ampelstatus, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 1.4: Mög­li­che Über­gän­ge beim Ampel­sta­tus

1.2 Spielregeln bei der Verwendung der Ampeldarstellung

Um die Ampel­dar­stel­lung nut­zen zu kön­nen, soll­ten vor­ab Regeln defi­niert wer­den. Die­se sind dann für den jewei­li­gen Kon­text ver­bind­lich.

Die Regeln kön­nen sein:

  • Jede gel­be und jede rote Ampel muss doku­men­tiert wer­den
  • Für jede gel­be und für jede rote Ampel müs­sen Maß­nah­men defi­niert wer­den
  • Alle bis­he­ri­gen Maß­nah­men müs­sen über­prüft und kom­men­tiert wer­den
  • Jede Sta­tus­än­de­rung muss doku­men­tiert wer­den
  • Ein Sta­tus­über­gang von rot nach grün oder umge­kehrt ist erlaubt; gelb darf somit über­sprun­gen wer­den
  • Lee­re Ampeln sind nicht erlaubt; falls kon­kre­te Wer­te für die Ziel­grö­ße feh­len, so wird die Ampel aus­ge­graut (Abbil­dung 1.5)
  • Die Ampel kann immer nur eine Far­be zei­gen (Abbil­dung 1.5)
  • Inner­halb einer Far­be gibt es kei­ne Abstu­fun­gen (wie “hell­gelb” oder “dun­kel­rot”)
  • Die Farb­rei­hen­fol­ge ist von oben nach unten: Rot — Gelb — Grün

Einige Regeln für die Ampeldarstellung, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 1.5: Eini­ge Regeln für die Ampel­dar­stel­lung

1.3 Alternative Visualisierungen bei der Ampeldarstellung

Anstel­le der (rei­nen) Ampel­dar­stel­lung kön­nen auch For­men, Ver­kehrs­schil­der, Smi­leys oder ande­re Visua­li­sie­run­gen genutzt wer­den (Abbil­dung 1.6). Aller­dings sind die­se nicht unbe­dingt nicht immer so ein­fach zu erfas­sen wie die rei­ne Ampel­dar­stel­lung.

Alternativen zur reinen Ampeldarstellung, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 1.6: Alter­na­ti­ven zur rei­nen Ampel­dar­stel­lung


2. Die Ampeldarstellung in Projekten

Ampel­dar­stel­lun­gen wer­den oft­mals in Pro­jek­ten ver­wen­det. Ins­be­son­de­re das Pro­jekt­con­trol­ling und das Pro­jekt­be­richts­we­sen benut­zen Ampel­dar­stel­lun­gen.

Die Beschrei­bung des Pro­jekt­con­trol­lings fin­det sich
hier

und die Beschrei­bung der → Berich­te in Pro­jek­ten
hier

In Pro­jek­ten wer­den zumin­dest die Pro­jekt­ziel­grö­ßen Leis­tung, Zeit und Auf­wand / Kos­ten des magi­schen Drei­ecks über­wacht, die dann in die Ampeln ein­ge­tra­gen wer­den (Abbil­dung 2.1).

Magisches Dreieck mit Ampeln, (C) Peterjohann Consulting, 2014-2015

Abbil­dung 2.1: Magi­sches Drei­eck mit Ampeln

In Abbil­dung 2.1 sind für alle drei Ziel­grö­ßen Ampeln ein­ge­tra­gen. Gene­rell soll­te ein Pro­jekt mit drei grü­nen Ampeln star­ten, daher ist hier eine Moment­auf­nah­me in einem lau­fen­den Pro­jekt wie­der­ge­ge­ben. Die rote Ampel bei der Leis­tung hier zeigt auf, dass der Zustand kri­tisch ist.

Die gene­rel­le Bedeu­tung der Ampel­far­ben im Pro­jek­ten ist in Abbil­dung 2.2 dar­ge­stellt. Es wird von einer ein­fa­chen Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­on mit Pro­jekt­ma­na­ger, Pro­jekt­team und Len­kungs­aus­schuss aus­ge­gan­gen.

Dabei gilt:

  • Bei roter Ampel ist eine mas­si­ve Abwei­chung des Ist vom Soll fest­zu­stel­len (“Pro­jekt­ziel­grö­ße wird nicht erreicht”)
  • Bei gel­ber Ampel gibt es rele­van­te Abwei­chun­gen vom Soll und Ist (“Das Errei­chen der Pro­jekt­ziel­grö­ße ist gefähr­det”)
  • Bei grü­ner Ampel ist die Pro­jekt­ziel­grö­ße im Soll­be­reich (“Pro­jekt­ziel­grö­ße wird nicht erreicht”)

Die Bedeutung der Farben der Ampeldarstellung in Projekten, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 2.2: Die Bedeu­tung der Far­ben der Ampel­dar­stel­lung in Pro­jek­ten

Häu­fig wer­den die Grö­ßen des magi­schen Drei­ecks durch wei­te­re Ziel­grö­ßen ergänzt. Fol­gen­de Pro­jekt­ziel­grö­ßen sind neben Leis­tung, Zeit und Auf­wand / Kos­ten anzu­tref­fen:

Ins­be­son­de­re Risi­ko und Qua­li­tät wer­den meis­tens mit­ver­wen­det.

Für die ein­zel­nen Ziel­grö­ßen gibt es unter­schied­li­che Ska­len zur Ein­ord­nung der Ampel­far­be. In Abbil­dung 2.3 sind bei­spiel­haft Ska­len für Leis­tung, Zeit, Auf­wand / Kos­ten, Risi­ko und Qua­li­tät wie­der­ge­ge­ben.

Eine Skala zur Bestimmung der Ampelfarben für fünf Projektzielgrößen, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 2.3: Eine Ska­la zur Bestim­mung der Ampel­far­ben für fünf Pro­jekt­ziel­grö­ßen

Ampel­dar­stel­lun­gen wer­den häu­fig in Sta­tus­be­rich­ten ver­wen­det — ins­be­son­de­re dann, wenn die­se für das Manage­ment / Len­kungs­aus­schuss als Ent­schei­dungs­grund­la­ge ver­wen­det wer­den. In Abbil­dung 2.4 ist exem­pla­risch der Kopf­be­reich eines Pro­jekt­sta­tus­be­richts wie­der­ge­ge­ben.

Die Ampeln im Projektstatusbericht, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 2.4: Die Ampeln im Pro­jekt­sta­tus­be­richt

In dem in Abbil­dung 2.4 dar­ge­stell­ten Fall kön­nen die fünf Ziel­grö­ßen und deren Sta­tus fol­gen­der­ma­ßen inter­pre­tiert wer­den:

  1. Leis­tung: Die Ampel zeigt gelb und einen Pfeil nach unten, d.h. zum letz­ten Berichts­zeit­punkt war der Ampel­sta­tus noch grün. Es muss (in die­sem Pro­jekt­sta­tus­be­richt) nun beschrie­ben wer­den, was der Grund für die Ver­schlech­te­rung ist (bei­spiels­wei­se: “Hoher Kran­ken­stand, daher konn­ten eini­ge Arbeits­pa­ke­te nicht umge­setzt wer­den”) und wel­che Maß­nah­men durch den Pro­jekt­ma­na­ger bereits initi­iert wur­den, um die­sen Miss­stand zu behe­ben (bei­spiels­wei­se: “Zusätz­li­che Mit­ar­bei­ter wer­den hin­zu­ge­nom­men”)
  2. Zeit: Die Ampel zeigt grün und einen Pfeil nach oben, d.h. zum letz­ten Berichts­zeit­punkt war der Ampel­sta­tus noch gelb. Auf­grund der Sta­tus­än­de­rung muss kom­men­tiert wer­den. Hier könn­te bei­spiels­wei­se ste­hen: “Auf­grund des redu­zier­ten Leis­tungs­um­fangs ist das Pro­jekt wie­der im zeit­li­chen Plan.” Maß­nah­men müs­sen kei­ne defi­niert wer­den
  3. Auf­wand / Kos­ten: Die Ampel zeigt grün und einen Pfeil nach rechts, d.h. zum letz­ten Berichts­zeit­punkt war der Ampel­sta­tus iden­tisch. Es muss nichts kom­men­tiert wer­den, Maß­nah­men sind weder erfor­der­lich noch erwünscht
  4. Risi­ko: Die Ampel zeigt rot und einen Pfeil nach unten, d.h. zum letz­ten Berichts­zeit­punkt war der Ampel­sta­tus noch gelb (oder grün). Es muss (in die­sem Pro­jekt­sta­tus­be­richt) nun beschrie­ben wer­den, was der Grund für die Ver­schlech­te­rung ist (bei­spiels­wei­se: “Das ver­wen­de­te Mate­ri­al für die Schar­nie­re erreicht nicht die gefor­der­te Fes­tig­keit”) und wel­che Maß­nah­men durch den Pro­jekt­ma­na­ger vor­ge­schla­gen wer­den, um die­sen Miss­stand zu behe­ben (bei­spiels­wei­se: “Prü­fung, ob ande­res Mate­ri­al die gefor­der­te Fes­tig­keit bringt, kann durch­ge­führt wer­den”). Die Maß­nah­me selbst soll­te noch nicht ein­ge­lei­tet wer­den, da der Len­kungs­aus­schuss bei Maß­nah­men zu roten Ampeln immer ent­schei­den muss, ob die ein­zel­nen Maß­nah­men durch­ge­führt wer­den sol­len
  5. Qua­li­tät: Die Ampel zeigt gelb und einen Pfeil nach rechts, d.h. zum letz­ten Berichts­zeit­punkt war der Ampel­sta­tus eben­falls gelb. Die beim letz­ten Berichts­zeit­punkt gewähl­ten Maß­nah­men haben also zu kei­ner Sta­tus­ver­bes­se­rung geführt. Dafür kann es meh­re­re Grün­de geben (sie­he nächs­ter Absatz). Da die Ampel gelb ist, muss der Sta­tus kom­men­tiert wer­den

Es gibt drei mög­li­che Grün­de, falls durch die ein­ge­lei­te­ten Maß­nah­men kei­ne Sta­tus­ver­bes­se­rung ein­ge­tre­ten ist:

  • Die gewähl­ten Maß­nah­men haben nicht wie gewünscht gewirkt
  • Die gewähl­ten Maß­nah­men waren / sind für einen län­ge­ren Zeit­raum aus­ge­legt, d.h. die Wir­kung wird erst zu spä­te­ren Berichts­zeit­punk­ten sicht­bar
  • Es sind zusätz­li­che, neue Pro­ble­me auf­ge­taucht, für die noch Maß­nah­men defi­niert wer­den müs­sen

Wenn die ein­ge­lei­te­ten Maß­nah­men zu kei­ner Sta­tus­ver­bes­se­rung geführt haben, so muss bei gel­ben und roten Ampel auch kom­men­tiert wer­den, war­um dies so ist (Abbil­dung 2.5).

Besonderheit der Kommentierung bei gleichbleibendem Status, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 2.5: Beson­der­heit der Kom­men­tie­rung bei gleich­blei­ben­dem Sta­tus

2.1 Die Projektampel für das Gesamtprojekt

Viel­fach wird eine Pro­jekt­am­pel für die Dar­stel­lung des Sta­tus des Gesamt­pro­jekts ver­wen­det. Die Ampel soll­te dann grün sein, wenn alle drei Pro­jekt­ziel­grö­ßen Leis­tung, Zeit und Auf­wand / Kos­ten (aus dem magi­schen Drei­eck) grün sind. Ansons­ten nimmt die Ampel die Far­be des schlech­tes­ten Sta­tus an (Abbil­dung 2.6).

Die Gesamtprojektampel, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 2.6: Die Gesamt­pro­jekt­am­pel

2.2 Checkliste für die Verwendung der Ampeldarstellung

Um vor­ab / bei Pro­jekt­start zu über­prü­fen, ob die Ampel­dar­stel­lung im Pro­jekt ein­ge­setzt wer­den kann, dient nach­fol­gen­de Check­lis­te (Abbil­dung 2.7).

Checkliste: Kann die Ampeldarstellung im Projekt eingesetzt werden?, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2020

Abbil­dung 2.7: Check­lis­te: Kann die Ampel­dar­stel­lung im Pro­jekt ein­ge­setzt wer­den?


3. Stärken und Schwächen des Einsatzes von Ampeldarstellungen

Als gene­rel­le Stär­ken und Schwä­chen des Ein­sat­zes von Ampel­dar­stel­lun­gen kön­nen genannt wer­den:

Stär­ken:

  • Der Ein­satz von Ampel­dar­stel­lun­gen ist ein­fach (und unkom­pli­ziert)
  • Es wer­den “intui­tiv” Sach­ver­hal­te ver­deut­licht
  • Die Ampel­dar­stel­lung ist vie­len Per­so­nen bekannt

Schwä­chen:

  • Die Far­ben sind für Per­so­nen mit Farb­schwä­che even­tu­ell schwer zu erken­nen
  • Ohne vor­ge­ge­be­ne Inter­pre­ta­ti­ons­be­schrei­bung kön­nen schnell Miss­ver­ständ­nis­se auf­tre­ten
  • Häu­fig wer­den sub­jek­ti­ve Kri­te­ri­en her­an­ge­zo­gen, die dann einen Inter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum las­sen

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation

Die Ampel­dar­stel­lung in Pro­jekt­be­rich­ten wird in mei­ner fol­gen­den Prä­sen­ta­ti­on genutzt.

InhaltVer­si­onStandSei­tenGrö­ßeTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment: Berich­te – Eine Über­sicht0.6002/2016400,3 MB pdf (pdf)

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die das The­ma Ampel­dar­stel­lun­gen (in Pro­jekt­be­rich­ten) beschrei­ben.

  1. /Burghardt18/ Man­fred Burg­hardt: Pro­jekt­ma­nage­ment. Leit­fa­den für die Pla­nung, Über­wa­chung und Steue­rung von Ent­wick­lungs­pro­jek­ten, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑89578–472‑9
  2. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  3. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  4. /Schels16/ Ignatz Schels, Uwe M. Sei­del: Pro­jekt­ma­nage­ment mit Excel. Pro­jek­te pla­nen, über­wa­chen und steu­ern. Für Excel 2010, 2013 und 2016, Han­ser, Mün­chen 2. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑446–44797‑4

A.3 Weblinks

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