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Prozessmanagement Geschäftsprozesse erfassen und umsetzen

Arbeitsbereiche Peterjohann Consulting, (C) Peterjohann Consulting, 2017-2019

Die sys­te­ma­ti­sche Erfas­sung und Model­lie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen gehört zu den Basis­ak­ti­vi­tä­ten des Soft­ware­ent­wick­lers aber auch des Requi­re­ments Engi­neers oder des Sys­tem­in­ge­nieurs. Um rich­tig model­lie­ren zu kön­nen, müs­sen Basis­be­grif­fe rund um das Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment (kurz: GPM; eng­lisch: Busi­ness Pro­cess Manage­mentBPM auch Pro­zess­ma­nage­ment) bekannt sein.


1. Einleitung und Grundlagen

Es fin­den sich fol­gen­de zen­tra­le Begrif­fe rund um das Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment:

  • Geschäfts­pro­zes­se
  • Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment
  • Work­flows

Die­se wer­den hier (in kur­zer Form) defi­niert.

1.1 Geschäftsprozesse

Ein Geschäfts­pro­zess oder Geschäfts­pro­zes­se …

  • “sind eine Men­ge von Akti­vi­tä­ten, für die eine oder meh­re­re unter­schied­li­che Inputs benö­tigt wer­den und die für den Kun­den ein Ergeb­nis mit Wert erzeu­gen.” (Hammer/Champy 1994)
  • “ist der Ablauf eines für die Wert­schöp­fung einer Orga­ni­sa­ti­on wich­ti­gen Vor­gangs von sei­ner Ent­ste­hung bis zu sei­ner Been­di­gung.” (Scheer/Zimmermann 1996)
  • “ist eine ziel­ge­rich­te­te, zeit­lich-logi­sche Abfol­ge von Auf­ga­ben, die arbeits­tei­lig von meh­re­ren Orga­ni­sa­tio­nen oder Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten unter Nut­zung der Infor­ma­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gi­en aus­ge­führt wer­den kön­nen.” /Gadatsch12/

Die Abgren­zung des Begriffs “Pro­zess” vom Begriff “Geschäfts­pro­zess” wird von Schmel­zer /Schmelzer13/ fol­gen­der­ma­ßen vor­ge­nom­men:

  • “Ein Pro­zess besteht aus einer Fol­ge von Akti­vi­tä­ten, die aus defi­nier­ten Inputs defi­nier­te Out­puts erzeu­gen.”
  • “Ein Geschäfts­pro­zess besteht aus der funk­ti­ons- und orga­ni­sa­ti­ons­über­schrei­ten­den Fol­ge wert­schöp­fen­der Akti­vi­tä­ten, die von Kun­den erwar­te­te Leis­tun­gen erzeu­gen und die aus der Geschäfts­stra­te­gie und den Geschäfts­zie­len abge­lei­te­ten Pro­zess­zie­le erfül­len.”

Prozesse vs. GPs, (C) Peterjohann Consulting, 2006-2019

Abbil­dung 1.1: Abgren­zung Pro­zess und Geschäfts­pro­zess /Schmelzer13/

1.2 Geschäftsprozessmanagement

Die nach­fol­gen­de Defi­ni­ti­on beschreibt den Begriff Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment recht umfas­send:

  • “Unter Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment (oder auch Pro­zess­ma­nage­ment) wird ein inte­grier­tes Kon­zept von Füh­rung, Orga­ni­sa­ti­on und Con­trol­ling ver­stan­den, das eine ziel­ge­rich­te­te Steue­rung der Geschäfts­pro­zes­se ermög­licht. Es ist auf die Erfül­lung der Bedürf­nis­se der Kun­den und ande­rer Inter­es­sen­grup­pen (Mit­ar­bei­ter, Kapi­tal­ge­ber, Eigen­tü­mer, Lie­fe­ran­ten, Part­ner, Gesell­schaft) aus­ge­rich­tet und trägt wesent­lich dazu bei, die stra­te­gi­schen und ope­ra­ti­ven Zie­le des Unter­neh­mens zu errei­chen. Ziel­set­zung des Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ments ist es, die Effek­ti­vi­tät und Effi­zi­enz des Unter­neh­mens zu erhö­hen und damit den Wert des Unter­neh­mens zu stei­gern.” /Schmelzer13/

Wesent­lich ist hier, dass den Bedürf­nis­se des Kun­den eine zen­tra­le Rol­le zukommt: Die­se Kun­den­zen­trie­rung fin­det sich auch im Qua­li­täts­ma­nage­ment wie­der.

Die Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment hat viel­fach Über­schnei­dun­gen mit dem Pro­jekt­ma­nage­ment und dem Requi­re­ments Engi­nee­ring, so dass vie­le Vor­ge­hens­wei­sen der einen Dis­zi­plin auch in der ande­ren genutzt wer­den kön­nen. Das Qua­li­täts­ma­nage­ment ergänzt alle Dis­zi­pli­nen.

BPM-Einordnung, (C) Peterjohann Consulting, 2006-2019

Abbil­dung 1.2: Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment und ande­re Basis­dis­zi­pli­nen

1.3 Workflows

Oft­mals wer­den die Begrif­fe Geschäfts­pro­zes­se und Work­flows gleich­ge­setzt, was nicht ganz rich­tig ist. Ein Work­flow ist:

  • “ein for­mal beschrie­be­ner, ganz oder teil­wei­se auto­ma­ti­sier­ter Geschäfts­pro­zess. Er beinhal­tet die zeit­li­chen, fach­li­chen und res­sour­cen­be­zo­ge­nen Spe­zi­fi­ka­tio­nen, die für eine auto­ma­ti­sche Steue­rung des Arbeits­ab­laufs auf der ope­ra­ti­ven Ebe­ne erfor­der­lich sind.” /Gadatsch12/
  • “ein Pro­zess, des­sen Funk­ti­ons­über­gän­ge in der Kon­troll­sphä­re eines Anwen­dungs­sys­tems lie­gen.” /Becker05/
  • “eine tech­ni­sche Ver­fei­ne­rung des betriebs­wirt­schaft­li­chen Geschäfts­pro­zes­ses. Als Kri­te­ri­um für die Ver­fei­ne­rung dient hier­bei die Auto­ma­ti­sier­bar­keit.” (Galler/Scheer 1995)
  • “ein ganz oder teil­wei­se auto­ma­ti­sier­ba­rer Geschäfts­pro­zess in dem Doku­men­te, Infor­ma­tio­nen oder Auf­ga­ben von einem Teil­neh­mer an einen ande­ren zur Aus­füh­rung ent­spre­chend einer Men­ge von pro­ze­du­ra­len Regeln über­ge­ben wer­den.” (WfMC – Work­flow Manage­ment Coali­ti­on)

Die nach­fol­gen­de Abbil­dung stellt die Unter­schei­dun­gen zwi­schen Geschäfts­pro­zes­sen und Work­flows dar.

Geschäftsprozesse und Workflows, (C) Peterjohann Consulting, 2006-2019

Abbil­dung 1.3: Geschäfts­pro­zes­se und Work­flows /Schmelzer13/


2. Die Beschreibung von Geschäftsprozessen

Geschäfts­pro­zes­se kön­nen auf vie­ler­lei Arten beschrie­ben wer­den. Dabei haben sich Beschrei­bungs­for­men durch­ge­setzt, die eine Mischung aus

  • Tool­un­ter­stüt­zung,
  • Wei­ter­ver­wend­bar­keit (in ande­ren Dis­zi­pli­nen oder Sys­te­men),
  • Mäch­tig­keit der Spra­che und
  • ein­fa­cher Erlern­bar­keit

bie­ten.

Am ein­fachs­ten kann ein Geschäfts­pro­zess als Text (oder Tabel­le) beschrie­ben wer­den – die­se Dar­stel­lung ist jedoch nicht ein­fach nach­zu­voll­zie­hen. Daher wer­den im All­ge­mei­nen gra­fi­sche Reprä­sen­ta­tio­nen vor­ge­zo­gen, die unter­schied­lichs­te Nota­tio­nen nut­zen. Eine Norm zur Dar­stel­lung von Geschäfts­pro­zes­sen gibt es (noch) nicht.

Hier wer­den nur die ereig­nis­ge­steu­er­ten Pro­zess­ket­ten (EPKs) vor­ge­stellt, da die­se die größ­te Ver­brei­tung aller Nota­tio­nen (in Deutsch­land) haben.

2.1 Ereignisgesteuerte Prozessketten

Die ereig­nis­ge­steu­er­ten Pro­zess­ket­ten (EPKs) wur­den Anfang der 90er Jah­re (durch Scheer und ande­re) auf Basis der Petri-Net­ze ent­wi­ckelt. Sie haben sich in der Pra­xis als meist­ge­nutz­te Metho­de zur gra­fi­schen Dar­stel­lung von Geschäfts­pro­zes­sen durch­ge­setzt, da ins­be­son­de­re das Zusam­men­spiel mit dem ERP-Sys­tem SAP recht gut funk­tio­niert.

Die EPKs bestehen nur aus weni­gen Basis­ele­men­ten, die mit­ein­an­der kom­bi­niert wer­den; die­se Ele­men­te sind in der nach­fol­gen­den Abbil­dung wie­der­ge­ge­ben.

Notation EPKs, (C) Peterjohann Consulting, 2006-2019

Abbil­dung 2.1: Nota­ti­ons­ele­men­te für EPKs

Die bei­den zen­tra­len Ele­men­te “Ereig­nis” und “Funk­ti­on” haben fol­gen­de Eigen­schaf­ten:

Das EPK-Element Ereignis, (C) Peterjohann Consulting, 2006-2019 Das EPK-Element Funktion, (C) Peterjohann Consulting, 2006-2019

Abb. 2.2: Das EPK-Ele­ment “Ereig­nis”

Abb. 2.3: Das EPK-Ele­ment “Funk­ti­on”

Mit die­sen Basis­ele­men­ten kön­nen Sie bereits (ein­fa­che) Geschäfts­pro­zes­se dar­stel­len. Nach­fol­gen­des Bei­spiel zeigt eine ein­fa­che EPK.

Beispiel EPK, (C) Peterjohann Consulting, 2006-2019

Abbil­dung 2.4: Bei­spiel einer EPK – Bestel­lung


A. Ressourcen

A.1 Meine öffentliche BPM-Präsentation

Es gibt inzwi­schen eine Viel­zahl guter Über­sich­ten und Bücher zum Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment, so dass gene­rell alle not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen dort gefun­den wer­den kön­nen. Für den schnel­len Ein­stieg bie­tet sich jedoch mei­ne Basis­prä­sen­ta­ti­on an.

InhaltVer­si­onStandSei­tenGrö­ßeTyp
Busi­ness Pro­cess Manage­ment – Eine Ein­füh­rung (BPM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)0.8606/2013660,4 MB pdf (pdf)

A.2 Literatur

Es gibt eine gro­ße Anzahl von Büchern zum Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment auf dem Markt; hier sind nur eini­ge (neue­re) Wer­ke auf­ge­führt.

  1. /Allweyer05/ Tho­mas All­wey­er: Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment, w3l, Bochum 2005, ISBN 978–3‑937137–11‑7
  2. /Becker12/ Jörg Becker, Mar­tin Kuge­ler, Micha­el Rose­mann: Pro­zess­ma­nage­ment – Ein Leit­fa­den zur pro­zess­ori­en­tier­ten Orga­ni­sa­ti­ons­ge­stal­tung, Sprin­ger, Ber­lin 7. Auf­la­ge 2012, ISBN 978–3‑642–33843‑4
  3. /Brocke14a/ Jan vom Bro­cke, Micha­el Rose­mann (Edi­tors): Hand­book on Busi­ness Pro­cess Manage­ment 1: Intro­duc­tion, Methods, and Infor­ma­ti­on Sys­tems, Sprin­ger Ber­lin, 2nd Edi­ti­on 2014, ISBN 978–3‑642–45099‑0
  4. /Brocke14b/ Jan vom Bro­cke, Micha­el Rose­mann (Edi­tors): Hand­book on Busi­ness Pro­cess Manage­ment 2: Stra­te­gic Align­ment, Gover­nan­ce, Peop­le and Cul­tu­re, Sprin­ger Ber­lin, 2nd Edi­ti­on 2014, ISBN 978–3‑642–45102‑7
  5. /Fischer13/ Gui­do Fischer­mann: Pra­xis­hand­buch Pro­zess­ma­nage­ment – Das Stan­dard­werk auf Basis des BPM Frame­work ibo-Pro­zess­fens­ter, Dr. Götz Schmidt, Wet­ten­berg 11. Auf­la­ge 2013, ISBN 978–3‑921313–89‑3
  6. /Füermann08/ Timo Füer­mann, Cars­ten Dam­masch: Pro­zess­ma­nage­ment. Anlei­tung zur stän­di­gen Pro­zess­ver­bes­se­rung, Han­ser Wirt­schaft, Mün­chen 3. Auf­la­ge 2008, ISBN 978–3‑446–41571‑3
  7. /Gadatsch12/ Andre­as Gadatsch: Grund­kurs Geschäfts­pro­zess-Manage­ment: Metho­den und Werk­zeu­ge für die IT-Pra­xis: Eine Ein­füh­rung für Stu­den­ten und Prak­ti­ker, View­eg, Wies­ba­den 7. Auf­la­ge 2012, ISBN 978–3‑8348–2427‑1
  8. /Gadatsch15/ Andre­as Gadatsch: Geschäfts­pro­zes­se ana­ly­sie­ren und opti­mie­ren: Pra­xis­tools zur Ana­ly­se, Opti­mie­rung und Con­trol­ling von Arbeits­ab­läu­fen, Sprin­ger View­eg, Wies­ba­den 2015, ISBN 978–3‑658–09109‑5
  9. /Kagermann07/ Hen­ning Kager­mann, Hubert Öster­le: Geschäfts­mo­del­le 2010: Wie CEOs Unter­neh­men trans­for­mie­ren, Frank­fur­ter All­ge­mei­ne Buch Ver­lag, Frank­furt 2. Auf­la­ge 2007, ISBN 978–3‑89981–114‑8
  10. /Knuppertz15/ Thi­lo Knup­pertz: Pro­zess­ma­nage­ment für Dum­mies, Wiley-VCH, Wein­heim 2. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑527–71117‑8
  11. /Rosenkranz05/ Fried­rich Rosen­kranz: Geschäfts­pro­zes­se – Modell- und com­pu­ter­ge­stütz­te Pla­nung, Sprin­ger, Hei­del­berg 2. Auf­la­ge 2005, ISBN 978–3‑540–28343‑0
  12. /Schmelzer13/ Her­mann J. Schmel­zer, Wolf­gang Ses­sel­mann: Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment in der Pra­xis: Kun­den zufrie­den stel­len – Pro­duk­ti­vi­tät stei­gern – Wert erhö­hen, Han­ser, Mün­chen 8. Auf­la­ge 2013, ISBN 978–3‑446–43460‑8
  13. /Wagner15/ Karl Wag­ner, Gerold Patzak: Per­for­mance Excel­lence – Der Pra­xis­leit­fa­den zum effek­ti­ven Pro­zess­ma­nage­ment, Han­ser, Mün­chen 2. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑446–43024‑2

A.2.1 Ergänzende Literatur

  1. /Allweyer09/ Tho­mas All­wey­er: BPMN 2.0 – Busi­ness Pro­cess Model and Nota­ti­on: Ein­füh­rung in den Stan­dard für die Geschäfts­pro­zess­mo­del­lie­rung, Books on Demand, Nor­der­stedt 2. Auf­la­ge 2009, ISBN 978–3‑8391–2134‑4
  2. /Freud14/ Jakob Freud, Bernd Rücker: Pra­xis­hand­buch BPMN 2.0, Han­ser, Mün­chen, 4. Auf­la­ge 2014, ISBN 978–3‑446–44255‑9
  3. /Binner11/ Hart­mut F. Bin­ner: Hand­buch der pro­zess­ori­en­tier­ten Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on. REFA. Metho­den und Werk­zeu­ge zur Umset­zung, Han­ser, Mün­chen 4. Auf­la­ge 2011, ISBN 978–3‑446–42641‑2
  4. /Schwab13/ Josef Schwab: Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment mit Visio, ViF­low und MS Pro­ject. Pro­zess­op­ti­mie­rung als Pro­jekt, Han­ser, Mün­chen 3. Auf­la­ge 2013, ISBN 978–3‑446–43161‑4
  5. /Staud06/ Josef L. Staud: Geschäfts­pro­zess­ana­ly­se: Ereig­nis­ge­steu­er­te Pro­zess­ket­ten und objekt­ori­en­tier­te Geschäfts­pro­zess­mo­del­lie­rung für Betriebs­wirt­schaft­li­che Stan­dard­soft­ware, Sprin­ger, Hei­del­berg 3. Auf­la­ge 2006, ISBN 978–3‑540–24510‑0

A.2.2 Literatur zur Organisationslehre

  1. /Schreyögg15/ Georg Schrey­ögg, Dani­el Gei­ger: Orga­ni­sa­ti­on. Grund­la­gen moder­ner Orga­ni­sa­ti­ons­ge­stal­tung. Mit Fall­stu­di­en, Sprin­ger Fach­me­di­en, Wies­ba­den 6. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑8349–4484‑9
  2. /Schulte13/ Man­fred Schul­te-Zur­hau­sen: Orga­ni­sa­ti­on, Vah­len, Mün­chen 6. Auf­la­ge 2013, ISBN 978–3‑8006–4689‑0
  3. /Schmidt14/ Götz Schmidt: Orga­ni­sa­ti­on und Busi­ness Ana­ly­sis – Metho­den und Tech­ni­ken, Dr. Götz Schmidt, Wet­ten­berg 15. Auf­la­ge 2014, ISBN 978–3‑921313–93‑0
  4. /Vahs15/ Diet­mar Vahs: Orga­ni­sa­ti­on. Ein­füh­rung in die Orga­ni­sa­ti­ons­theo­rie und ‑pra­xis, Schäf­fer-Poeschel, Wies­ba­den 9. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑7910–3437‑9

A.3 Weblinks

Fol­gen­de Links lie­fern wei­te­re Infor­ma­tio­nen rund um die Geschäfts­pro­zes­se, deren Manage­ment und deren Model­lie­rung:

Legen­de zu den Web­links
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Web­site
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Web­site