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Lastenheft und Pflichtenheft Unterscheidungen und Einsatz

Ein Dauerthema in der deutschsprachigen PM-Gemeinschaft ist der Gebrauch von Lastenheft und Pflichtenheft.

Management-Zusammenfassung:
Lastenheft und Pflichtenheft werden im deutschsprachigen Projektmanagement-Umfeld häufig benutzt.
Dennoch ist die Bedeutung und der Einsatz nicht immer klar und führt häufig zur Verwirrung.
Hier werden die Begriffe „Lastenheft und Pflichtenheft“ beschrieben und eine Klärung der Unterschiede vorgenommen.


1. Einleitung und Grundlagen

Lastenheft und Pflichtenheft – diese Aufteilung ist in Deutschland fest im Projektleben verankert, außerhalb des deutschsprachigen Raums jedoch kaum bekannt. Das Lastenheft enthält (grob gesprochen) das „was gemacht“ werden muss, das Pflichtenheft das „wie etwas umgesetzt“ wurde oder wird.

Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 1.1: Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft

Das Lastenheft wird nach gängiger Sicht vor Projektstart durch den Auftraggeber (Kunden) erstellt und an den Auftragnehmer gegeben, der auf dieser Basis ein Angebot abgeben kann, welches wiederum in einen Vertrag mündet. Nach Vertragsunterzeichnung und Projektbeginn wird dann das Pflichtenheft durch den Auftragnehmer erstellt oder vervollständigt.

Erstellung von Lastenheft, Pflichtenheft und Kundenvertrag, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 1.2: Erstellung von Lastenheft, Pflichtenheft und Kundenvertrag

Legende zu Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 1.3: Legende zu Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft

1.1 Definitionen

In der deutschsprachigen Literatur zum Projektmanagement wird häufig auf Lasten- und Pflichtenhefte eingegangen, die Literatur zum Anforderungsmanagement (Requirements Engineering, Business Analysis) vermeidet diese Begriffe eher (und verwendet stattdessen den allgemeineren Begriff Spezifikationen).

So definiert beispielsweise Jakoby /Jakoby15/:

  1. „Lastenheft: Ein Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers die Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Projekts. Vor allem in der Baubranche wird es auch als Leistungsverzeichnis bezeichnet
  2. Pflichtenheft: Das Pflichtenheft beschreibt aus Sicht des Auftragnehmers Art und Umfang der Lieferungen und Leistungen, zu denen er sich verpflichtet“

In der Wikipedia /Wiki-d/ finden sich zwei Eintragungen für Lastenheft (Product Requirements Document) und Pflichtenheft (Functional Specification).
Dort heißt es:

  1. „Das Lastenheft (teils auch Anforderungsspezifikation, Anforderungskatalog, Produktskizze, Kundenspezifikation oder englisch Requirements Specification genannt) beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Es ist z.B. im Software-Bereich das Ergebnis einer Anforderungsanalyse und damit ein Teil des Anforderungsmanagements.“ /#Wiki-Lastenheft/
  2. „Das Pflichtenheft beschreibt in konkreter Form, wie der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers zu lösen gedenkt – das sogenannte wie und womit. Der Auftraggeber beschreibt vorher im Lastenheft möglichst präzise die Gesamtheit der Forderungen – was er entwickelt oder produziert haben möchte. Erst wenn der Auftraggeber das Pflichtenheft akzeptiert, sollte die eigentliche Umsetzungsarbeit beim Auftragnehmer beginnen.“ /#Wiki-Pflichtenheft/

1.2 Synonyme

Für das Lastenheft („Was und Wofür“) sind unter Anderem auch folgende Begriffe zu finden:

  • Anforderungsspezifikation
  • Leistungsverzeichnis
  • Anforderungskatalog
  • Produktskizze
  • Kundenspezifikation
  • engl. Customer Requirements Specification (CRS)
  • engl. User Specification
  • engl. Statement of Work (SOW)
  • engl. Requirements Specification
  • engl. Product Requirements Document
  • engl. Terms of Reference

Statt Pflichtenheft („Wie und Womit“) werden auch folgende Begriffe verwendet:

  • Systemspezifikation
  • Fachspezifikation
  • Fachliche Spezifikation
  • Fachfeinkonzept
  • Sollkonzept
  • Funktionelle Spezifikation
  • Gesamtsystemspezifikation
  • Implementierungsspezifikation
  • engl. Project Scope Statement
  • engl. System Requirements Specification (SRS)
  • engl. Feature Specification
  • engl. Functional Specification
  • engl. Solution Concept
  • engl. Design Specification
  • engl. Technical Specification

1.3 Ein idealtypische Ablauf bis zum Projektstart

Der Ablauf von der Erstellung des Lastenheft bis zum Projektstart (und der Erstellung des Pflichtenhefts) kann in folgenden Einzelschritten ablaufen (siehe nächste Grafik):

  1. Der Kunde (Auftraggeber, AG) erstellt das Lastenheft (LH)
  2. Der Kunde reicht das Lastenheft an den (potenziellen) Auftragnehmer (AN) weiter
  3. Der Auftragnehmer überprüft das Lastenheft und reicht es intern an den (potenziellen) Projektmanager weiter
  4. Der Projektmanager erstellt ein (vorläufiges) Pflichtenheft (PH) und einen Abnahmekatalog (AK). Sowohl Pflichtenheft wie auch Abnahmekatalog können an den Kunden gehen; das Pflichtenheft enthält verschiedene Abschätzungen (Aufwand, Dauer, Kosten)
  5. Auf der Basis der Angaben im Pflichtenheft wird ein Kundenvertrag erstellt
  6. Der Kundenvertrag wird an den Kunden weitergereicht
  7. Der Kundenvertrag wird vom Kunden geprüft, unterzeichnet und zurückgegeben
  8. Nach Freigabe des Kundenvertrag wird der interne Projektauftrag freigegeben und das Projekt kann starten

Vom Lastenheft zum Kundenvertrag, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 1.4: Vom Lastenheft zum Kundenvertrag

Bei diesem Ablauf sind Iterationen nicht erfasst, dennoch wird offensichtlich, dass es an vielen Stellen (an den Übergabepunkten) zu Schwierigkeiten kommen kann.

1.4 Lastenheft und Pflichtenheft im Projektverlauf

Betrachtet man einen sechsphasigen Projektverlauf und ordnet man dort Lastenheft und Pflichtenheft ein, so ergibt sich (vereinfacht) folgendes Bild:

Lastenheft und Pflichtenheft und die Projektphasen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 1.5: Lastenheft und Pflichtenheft und die Projektphasen

1.5 Schwierigkeiten in der Praxis

Generell tauchen bei dem Thema Lastenheft und Pflichtenheft häufig die immer gleichen Probleme auf. Hier werden einige gelistet.

  • Das Lastenheft des Kunden ist nicht „gut genug“, um daraus ein Pflichtenheft abzuleiten
  • Die Erstellung des (vorläufigen) Pflichtenhefts ist aufwendig und teuer: Kommt dann kein Auftrag zustande, sind die getätigten Investitionen wertlos
  • Das Pflichtenheft nimmt keinen Bezug zum Lastenheft: Ob alle Anforderungen des Lastenhefts im Pflichtenheft abgedeckt werden, bleibt unklar
  • Der Kunde versteht wesentliche Teile des Pflichtenhefts nicht, was dazu führt, dass der Abnahmekatalog keine Relevanz hat

2. Gegenüberstellungen Lastenheft und Pflichtenheft

Hier werden zur Unterscheidung Lastenheft und Pflichtenheft aus folgenden Sichten gegenübergestellt:

  1. Gesamtdarstellung
  2. Auftraggeber- und Auftragnehmer-Sicht
  3. Normen und Richtlinien
  4. Bezug zu den Spezifikationen

Gegenüberstellung Lastenheft und Pflichtenheft: Gesamtdarstellung, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 2.1: Gegenüberstellung Lastenheft und Pflichtenheft: Gesamtdarstellung

Gegenüberstellung Lastenheft und Pflichtenheft: Auftraggeber- und Auftragnehmer-Sicht, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 2.2: Gegenüberstellung Lastenheft und Pflichtenheft: Auftraggeber- und Auftragnehmer-Sicht nach /Doctima-15/

Gegenüberstellung Lastenheft und Pflichtenheft: Normen und Richtlinien, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 2.3: Gegenüberstellung Lastenheft und Pflichtenheft: Normen und Richtlinien

Gegenüberstellung Lastenheft und Pflichtenheft: Bezug zu den Spezifikationen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbildung 2.4: Gegenüberstellung Lastenheft und Pflichtenheft: Bezug zu den Spezifikationen


3. Einbettung in den Projektkontext

Mit der Erstellung eines Lastenhefts und eines Pflichtenhefts zu Projektstart entstehen auch weitere Dokumente, die für den weiteren Verlauf (bis zur Produktabnahme) relevant werden. Dies ist insbesondere der „Abhnahmekatalog“, der im Idealfall vor Vertragsunterzeichnung erstellt und durch den Kunden abgenommen wird.

Lastenheft und Pflichtenheft: Von der Erstellung zur Produktabnahme, (C) Peterjohann Consulting, 2019

Abbildung 3.1: Lastenheft und Pflichtenheft: Von der Erstellung zur Produktabnahme

In Abildung 3.1 wird dargestellt, wie mit dem Pflichtenheft (bei der Softwareerstellung) weiter verfahren wird: Aus dem Pflichtenheft wird der Abnahmekatalog erstellt, der festlegt, welche Punkte bei der Abnahme des Produkts berücksichtigt werden müssen. Im Idealfall ist der Abnahmekatalog in der Form einer Liste aufgebaut, die dann bei der Produktabnahme herangezogen werden kann.

Aus dem Pflichtenheft wird zudem eine Feinspezifikation erstellt, die dazu dient, den Entwicklern genauere Vorgaben zu machen, die es ermöglichen, Umsetzungen und Tests auf Arbeitspaket oder Funktionsebene vorzunehmen.


4. Häufige Fragen und Antworten zum Thema „Lastenheft und Pflichtenheft“

Einige Fragen zu Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben.

  • F: Ist die Unterscheidung von Lastenheft und Pflichtenheft „streng“?
    A: Ja und Nein. Die Übergänge und Inhalte von Lastenheft und Pflichtenheft können fließend sein. In einem Projekt
    sollte daher vorab geklärt werden, welche Bedeutung Lastenheft und Pflichtenheft haben.
  • F: Ist das Lastenheft „vertragsrelevant“?
    A: Ja. Das Lastenheft ist im Allgemeinen dem Kundenvertrag hinzuzufügen, da es die Basis des Kundennvertrags darstellt.
  • F: Ist das Pflichtenheft „vertragsrelevant“?
    A: Ja. Zumindest in der „Erst-“ oder vorläufigen Fassung.
  • F: Muss das Lastenheft durch den Auftraggeber (Kunden) oder durch den Auftragnehmer (Lieferanten) erstellt werden?
    A: Grundsätzlich muss der Kunde bei Beauftragung ein „valides“ Lastenheft vorlegen, denn nur so kann sichergestellt werden, dass ein Angebot auch die Kundenwünsche berücksichtigt.

A. Ressourcen

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu Lastenheft und Pflichtenheft

InhaltVersionStandSeitenGrößeTyp
Projektmanagement: Lastenheft und Pflichtenheft – Eine Übersicht  0.2001/2017320,4 MB pdf (pdf)

A.2 Literatur

  1. /Andler15/ Nicolai Andler: Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 6. Auflage 2015, ISBN 978-3-89578-430-9
  2. /DIN16/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 3. Auflage 2016, ISBN 978-3-410-27041-6
  3. /Drews10/ Günter Drews, Norbert Hillebrandt: Lexikon der Projektmanagement-Methoden, Haufe Verlag, München 2010, ISBN 978-3-448-10224-6
  4. /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 8. Auflage 2016, ISBN 978-3-924841-40-9
  5. /Grande14/ Marcus Grande: 100 Minuten für Anforderungsmanagement: Kompaktes Wissen nicht nur für Projektleiter und Entwickler, Springer Vieweg, Wiesbaden 2. Auflage 2014, ISBN 978-3-658-06434-1
  6. /IREB15/ Klaus Pohl, Chris Rupp: Basiswissen Requirements Engineering: Aus- und Weiterbildung nach IREB-Standard zum Certified Professional for Requirements Engineering Foundation Level, dpunkt, Heidelberg 4. Auflage 2015, ISBN 978-3-86490-283-3
  7. /Jacoby15/ Walter Jacoby: Projektmanagement für Ingenieure: Ein praxisnahes Lehrbuch für den systematischen Projekterfolg, Springer Vieweg, Wiesbaden 3. Auflage 2015, ISBN 978-3-658-02607-3
  8. /Kerzner08/ Harold Kerzner: Projektmanagement – Ein systemorientierter Ansatz zur Planung und Steuerung, mitp, Bonn 2. Auflage 2008, ISBN 978-3-8266-1666-2
  9. /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978-3-7143-0321-6
  10. /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978-1-62825-184-5
  11. /PBG17-d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978-1-62825-188-3
  12. /Pfingsten16/ Maik Pfingsten: Erfolgreich Lastenhefte schreiben. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung aus der Praxis eines Troubleshooters, Books on Demand, Norderstedt 2. Auflage 2016, ISBN 978-3-7392-4911-7
  13. /Schelle08/ Heinz Schelle, Roland Ottmann, Astrid Pfeiffer: Projektmanager, GPM – Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 3. Auflage 2008, ISBN 978-3-9248-4126-3
  14. /SchuWi02/ Heinz Schulz-Wimmer: Projekte managen, Haufe, München 2002, ISBN 978-3-448-04786-8

A.3 Weblinks

Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (generell)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Buch-Ergänzung dient
/#/ Verweis auf einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website