Das Kick-off-Meeting Das Projekt mit einem guten Meeting beginnen

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Das Kick-off-Mee­ting ist das ers­te Mee­ting in einem Pro­jekt und mar­kiert den Über­gang von dem Vor­pro­jekt zu dem eigent­li­chen Pro­jekt.
In die­sem Bei­trag wird das Kick-off-Mee­ting beschrieben.

1. Beschreibung

Das Kick-off-Mee­ting wird zu Beginn des Pro­jekts durch­ge­führt und sym­bo­li­siert den eigent­li­chen → Pro­jekt­start (“Spa­ten­stich”) für das → Pro­jekt­team.

Die zeitliche Einordnung des Kick-off-Meetings, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1: Die zeit­li­che Ein­ord­nung des Kick-off-Meetings

Fol­gen­de Vor­aus­set­zun­gen soll­ten für die Durch­füh­rung des Kick-off-Mee­tings erfüllt sein:

  • Vor­ab sind die → Pro­jekt­zie­le defi­niert und der → Pro­jekt­auf­trag erteilt wor­den; damit sind auch der → Pro­jekt­ma­na­ger und das Pro­jekt­kern­team benannt
  • Zu die­sem Zeit­punkt sind eben­falls grob bekannt: Das Pha­sen­mo­dell mit den Mei­len­stei­nen, der Start- und End­ter­min und der Umfangs- und Kostenrahmen
  • Teil­neh­mer sind alle Pro­jekt­team­mit­glie­der (des Kern­teams) und gege­be­nen­falls aus­ge­wähl­te Lenkungsausschussmitglieder
  • (Grob-)Ziel des Kick-off-Mee­tings (intern): Ent­wick­lung eines gemein­sa­men Ver­ständ­nis­ses des Pro­jekts; damit kann direkt begon­nen werden
  • → Dau­er: Je nach Grö­ße des Pro­jekts und Pro­jekt­kul­tur zwei Stun­den bis zwei Tage

Ein Kick-off-Mee­ting könn­te fol­gen­de Agen­da haben:

Das Kick-off-Meeting: Agenda, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 2: Die Agen­da des Kick-off-Meetings

Detail­zie­le des Kick-off-Mee­tings für das Pro­jekt­team sind:

  • Jeder Teil­neh­mer muss das Pro­jekt als Gan­zes und sein Teil­pro­jekt ein­ord­nen können
  • Die zeit­li­chen Vor­ga­ben (inklu­si­ve der Mei­len­stei­ne) wer­den expli­zit angesprochen
  • Die Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren müs­sen allen Teil­neh­mer klar sein
  • Jeder muss das → Pro­jekt­hand­buch mit sei­nen Ein­zel­do­ku­men­ten verstehen
  • Wesent­li­che → Pro­jekt­merk­ma­le müs­sen geklärt sein (Bedeu­tung für das Unter­neh­men, Vertraulichkeit)
  • Die maß­geb­li­chen Regeln für die Pro­jekt­ar­beit wer­den vor­ge­stellt (Abstim­mung, Ver­ant­wort­lich­kei­ten, Arbeitsablauf)
  • Das Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment wird durch­ge­spro­chen (→ Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix, Bespre­chungs- und Berichtszyklen)

Häu­fig wird beim Kick-off-Mee­ting auch ein gro­ber → Zeit­plan für das Pro­jekt vor­ge­stellt und dann wei­ter ver­fei­nert. Eine voll­stän­di­ge Pla­nung (= Erstel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plans) muss nicht erfol­gen, kann aber zeit­nah ange­schlos­sen werden.

Beson­der­hei­ten des Kick-off-Meetings:

  • Es ist ver­pflich­tend für alle Projektteammitglieder
  • Es ist das ers­te Mee­ting für alle Projektteammitglieder
  • Es ist das ers­te Mee­ting nach der Benen­nung des Projektmanagers
  • Es wer­den die Grund­la­gen für das Pro­jekt und damit für den Pro­jekt­er­folg gelegt

Anmer­kun­gen:

  • Die hier ver­wen­de­te Schreib­wei­se “Kick-off-Mee­ting” ist häu­fig zu fin­den; sel­te­ner fin­det sich auch “Kick-Off-Mee­ting” oder Kickoff-Meeting
  • Ande­re Bezeich­nun­gen für das Kick-off-Mee­ting sind: Kick-off-Sit­zung, Kick-off-→ Work­shop, Kick-off-Ses­si­on, Kick-off-Ver­an­stal­tung. Die Kurz­form lau­tet schlicht “das Kick-off”
  • Das “Gegen­stück” zum Kick-off-Mee­ting ist das “Kick-out-Mee­ting”, wel­ches zum Abschluss des Pro­jekts statt­fin­den kann

2. Das Kick-off-Meeting bei den Fachverbänden

In der DIN 69901–5:2009 /DIN20/ wird sowohl das Kick-off-Mee­ting als auch der → Pro­jekt-Start-Work­shop definiert:

  • “Kick-Off-Mee­ting — kick-off-mee­ting: Offi­zi­el­le Ver­an­stal­tung nach erfolg­ter Pla­nung, die min­des­tens alle Mit­glie­der des Pro­jekt­teams und gege­be­nen­falls Ver­tre­ter der Auf­trag­ge­ber­sei­te ver­eint, um ihnen ein gemein­sa­mes Ver­ständ­nis bzgl. des Pro­jekts zu ver­mit­teln und die aus­zu­füh­ren­den Arbei­ten in Gang setzt”
  • “Pro­jekt-Start-Work­shop — pro­ject start up work­shop: Work­shop zur Inte­gra­ti­on der für die Defi­ni­ti­ons- und Pla­nungs­pha­se not­wen­di­gen Mitarbeiter”

Das → PMI /PBG21‑d/ ver­wen­det den Begriff Kick-off-Mee­ting wie folgt:
“Kick­off Mee­ting / Kick­off Mee­ting: Eine Zusam­men­kunft von Team­mit­glie­dern und ande­ren wich­ti­gen Sta­ke­hol­dern zu Beginn eines Pro­jekts, bei der Erwar­tun­gen for­mell fest­ge­legt, ein gemein­sa­mes Ver­ständ­nis erar­bei­tet und die Arbeit auf­ge­nom­men werden.”

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Kick-off-Meeting

Die Beschrei­bung zum Pro­jekt­start und zum Kick-off-Mee­ting ist in Tei­len in der Prä­sen­ta­ti­on zum → Pro­jekt­ma­nage­ment enthalten.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)

pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die in die­sem Bei­trag zitiert wur­den oder die das The­ma Kick-off-Mee­ting etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  3. /PBG21/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) and The Stan­dard for Pro­ject Manage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Seventh Edi­ti­on 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
  4. /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
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Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website