Dokumente in Projekten Der Rahmen für die Umsetzung

Über Doku­men­te wer­den Pro­jek­te “abge­bil­det” – sind die “rich­ti­gen” Doku­men­te in Pro­jek­ten vor­han­den, so kön­nen Pro­jek­te hier­über geplant, aus­ge­führt, über­wacht und gesteu­ert werden.

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Beitrag:
In die­sem Bei­trag wer­den Doku­men­te in Pro­jek­ten beschrieben.

Das The­ma “Doku­men­te” wird hier ein Teil­ge­biet des Pro­jekt­ma­nage­ments ver­stan­den, wel­ches wiederum
hier

beschrie­ben wird.


1. Einleitung und Grundlagen

Doku­men­te die­nen in Pro­jek­ten zum Pla­nen, Aus­füh­ren, Über­wa­chen und Steu­ern von Inhal­ten. Über Doku­men­te las­sen sich Pro­jek­te kom­plett beschrei­ben und abwickeln.

1.1 Definitionen

Unter “Doku­men­ten in Pro­jek­ten” kann Ver­schie­de­nes ver­stan­den wer­den. In die­sem Arti­kel wird der Begriff recht weit gefasst und fol­gen­der­ma­ßen verwendet:

“Ein Doku­ment ist eine Infor­ma­ti­ons­ein­heit, die meh­re­re Infor­ma­tio­nen zu einer phy­si­schen Ein­heit, z.B. in Papier­form oder in elek­tro­ni­scher Form zusammenfasst.”
/Jakoby15/

Gene­rell kön­nen Pro­jek­te über Doku­men­te gesteu­ert wer­den, indem in jeder Situa­ti­on ein pas­sen­des Doku­ment erstellt, ver­än­dert, aktua­li­siert oder gele­sen wird.

1.2 Was sind alles Projektdokumente?

Unter Pro­jekt­do­ku­men­te wird alles Mög­li­che ver­stan­den — eine kla­re Abgren­zung oder Ein­ord­nung gibt es nicht.
Bei­spie­le für Pro­jekt­do­ku­men­te sind:

  • Log­buch
  • To-do-Lis­te
  • Lis­te-offe­ner-Punk­te (LOP)
  • Pro­jekt­steck­brief
  • Pro­jekt­an­trag
  • Pro­jekt­auf­trag
  • Notiz
  • Res­sour­cen­ta­bel­le
  • Per­so­nal­ta­bel­le
  • Pla­nungs­do­ku­men­te
  • For­mu­la­re
  • Berich­te
  • → Check­lis­ten
  • Pro­to­kol­le
  • Basis­plan
  • Kos­ten­plan
  • Ter­min­plan
  • Zeit­plan
  • Arbeits­pa­ket­be­schrei­bung
  • Ände­rungs­an­trag

In den gän­gi­gen Stan­dard­wer­ken zum → Pro­jekt­ma­nage­ment fin­det man etwa 50 bis 100 Doku­men­te für das Pro­jekt­ma­nage­ment. In der Pra­xis kom­men je nach Pro­jekt­grö­ße unter­schied­lich vie­le Doku­men­te zum Ein­satz. Daher ist es sinn­voll, schon vor Pro­jekt­start zu wis­sen, wel­che Doku­men­te wann und wie ein­ge­setzt wer­den (sol­len). Hier­zu kann einen “Doku­men­ten­in­ven­tur” durch­ge­führt wer­den, die alle Doku­men­te nach einem vor­ge­ge­be­nen Sche­ma erfasst.

1.3 Abstufung von Dokumenten

Es kann fol­gen­de Abstu­fung der Pro­jekt­do­ku­men­te inner­halb einer Orga­ni­sa­ti­on vor­ge­nom­men wer­den (Abbil­dung 1.1):

  1. Über­grei­fen­de Pro­jekt­ma­nage­ment-Stan­dards und ‑Vor­ga­ben
  2. (Abge­lei­te­te) Stan­dards und Vor­ga­ben für das ein­zel­ne Projekt
  3. (Ange­pass­te) Doku­men­te für das ein­zel­ne Projekt

Projektdokumente: Abstufung nach Management-Level, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.1: Pro­jekt­do­ku­men­te: Abstu­fung nach Management-Level

1.4 Arten von Dokumenten

Pro­jekt­do­ku­men­te kön­nen auf unter­schied­li­che Wei­se klas­si­fi­ziert wer­den (sie­he Abbil­dung 1.2).

Klassifizierung von Projektdokumenten, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.2: Klas­si­fi­zie­rung von Projektdokumenten

Wesent­lich ist jedoch die Unter­schei­dung der Doku­men­te (Abbil­dung 1.3) …

  • zur Inhalts­de­fi­ni­ti­on (am Pro­dukt ori­en­tiert) und
  • zur Ablauf­steue­rung (Pro­jekt­ori­en­tiert).

Projektdokumente: Unterteilung nach Inhalt und Ablauf, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.3: Pro­jekt­do­ku­men­te: Unter­tei­lung nach Inhalt und Ablauf

Pro­jekt­do­ku­men­te sind ent­we­der (Abbil­dung 1.4):

  • Sta­tisch (wer­den ein­mal aus­ge­füllt und gel­ten dann als fixiert);
    Bei­spie­le: Alle Berich­te, Pro­to­kol­le, alle ver­trags­re­le­van­ten Doku­men­te, Basispläne
  • Lebend (wer­den auf­ge­setzt und dann fort­lau­fend erwei­tert bzw. geän­dert); Bei­spie­le: Fast alle Plä­ne, Ände­rungs­lis­ten, Liste-offener-Punkte

Projektdokumente: Unterteilung nach statisch und lebend, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.4: Pro­jekt­do­ku­men­te: Unter­tei­lung nach sta­tisch und lebend

In die­sem Bei­trag wer­den die Pro­jekt­do­ku­men­te fünf Grup­pen zuge­ord­net, die sich an den → Pro­jekt­pha­sen ori­en­tie­ren (Abbil­dung 1.5):

  • Orga­ni­sa­ti­ons­do­ku­men­te (“Wer hat wel­che Auf­ga­ben oder Rol­len im Pro­jekt?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­hand­buch, Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur, …
  • Auf­trags- und Inhalts­do­ku­men­te (“Was muss gemacht wer­den / was macht das Pro­dukt?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­auf­trag, → Las­ten­heft, Pflich­ten­heft, …
  • Pla­nungs­do­ku­men­te (“wann und durch wen soll etwas gemacht wer­den?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­ma­nage­ment­plan, Pro­jekt­struk­tur­plan, Kostenplan, …
  • Steue­rungs­do­ku­men­te und Berich­te (“Wo steht das Pro­jekt?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­sta­tus­be­richt, Qua­li­täts­be­richt, Risi­ko­be­richt, Bespre­chungs­be­richt, Liste-offener-Punkte, …
  • Abschluss­do­ku­men­te (“Wie ist das Pro­jekt been­det wor­den?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­ab­schluss­be­richt, Abnah­me­pro­to­koll, …

Die Arten sind nicht strikt von­ein­an­der zu tren­nen – gera­de der soge­nann­te Pro­jekt­ma­nage­ment­plan umfasst vie­le unter­schied­li­che Dokumente.

Projektdokumente in der Übersicht, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.5: Pro­jekt­do­ku­men­te in der Über­sicht (ange­lehnt an /Jakoby15/)

Um ein Pro­jekt durch­zu­füh­ren, soll­ten zumin­dest fol­gen­de (fünf) Pro­jekt­do­ku­men­te erstellt und gepflegt werden:

  • Das Pro­jekt­hand­buch: Ent­hält alle “not­wen­di­gen” orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben und Rah­men­be­din­gun­gen des Projekts
  • Der Pro­jekt­auf­trag / Pro­ject Char­ter: Benennt den Pro­jekt­ma­na­ger und die Rah­men­be­din­gun­gen für das Projekt
  • Der Pro­jekt­ma­nage­ment­plan: Hier­un­ter wer­den der Pro­jekt­struk­tur­plan, der Pro­jekt­ter­min­plan, der Kos­ten­plan und wei­te­re Doku­men­te zur Pla­nung verstanden
  • Die Pro­jekt­sta­tus­be­rich­te: Zu den Berichts­zeit­punk­ten soll­ten eini­ge Berich­te erstellt wer­den, die es erlau­ben, das Pro­jekt ziel­ge­rich­tet zu steuern
  • Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt: Mit Abschluss des Pro­jekts erfolgt hier­über die for­ma­le Frei­ga­be und die Wissenssicherung

1.5 Dokumente und Phasen

Doku­men­te in Pro­jek­ten wer­den typi­scher­wei­se zu bestimm­ten Pha­sen erstellt / ange­legt. Der Zusam­men­hang von Pha­sen, Tätig­kei­ten und Doku­men­ten ist in Abbil­dung 1.6 wiedergegeben.

Phasen und Phasenelemente im Zusammenhang, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.6: Pha­sen und Pha­sen­ele­men­te im Zusammenhang

Unter dem Begriff Tätig­kei­ten wer­den die Pha­sen­ele­men­te Pro­zes­se, Werk­zeu­ge, Metho­den, Work­shops und Sit­zun­gen zusam­men­ge­fasst. Unter Doku­men­te wer­den auch Vor­la­gen, For­mu­la­re, Check­lis­ten und all­ge­mein Lie­fer­ge­gen­stän­de verstanden.
Anmerkung:
Die Unter­schei­dung zwi­schen “→ Tätig­keit” und “Doku­ment” soll­te bereits sprach­lich erfol­gen. Eine Beschrei­bung dazu fin­den Sie
hier

Um eine Ori­en­tie­rung zu geben, wann wel­che Doku­men­te im Pro­jekt­ver­lauf ver­wen­det wer­den, kön­nen die Doku­men­te ein­zel­nen Pro­jekt­pha­sen zuge­ord­net wer­den (Abbil­dung 1.7). In der obe­ren Zei­le sind die Muss-Doku­men­te wie­der­ge­ge­ben, in der unte­ren die Kann-Dokumente.

Die Einordnung von Dokumenten in Phasen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.7: Die Ein­ord­nung von Doku­men­ten in Phasen

1.6 Projektdokumente im Kontext

Pro­jekt­do­ku­men­te sind von vorn­her­ein nur für “Pro­jekt­be­tei­lig­te” zugäng­lich. Hier­bei kön­nen aber noch Abstu­fun­gen vor­ge­nom­men wer­den: So gibt es bei­spiels­wei­se Doku­men­te, die nur nach “innen” gerich­tet sind und in ers­ter Linie für die Belan­ge des Pro­jekt­teams gedacht sind. Zudem wer­den bei den meis­ten Pro­jek­ten noch Doku­men­te ver­wen­det, die als “nicht-öffent­lich“ bezeich­net wer­den und auch für das Pro­jekt­team nicht ein­seh­bar sind – dies sind häu­fig Kos­ten­kal­ku­la­tio­nen sowie inter­ne Risi­ko- und Sta­ke­hol­der­be­wer­tun­gen. In Abbil­dung 1.8 sind die Aus­rich­tung und Sicht­bar­keit von Pro­jekt­do­ku­men­ten gegenübergestellt.

Dokumente in Projekten: Ausrichtung und Sichtbarkeit, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.8: Doku­men­te in Pro­jek­ten: Aus­rich­tung und Sichtbarkeit

Dokumente in Projekten: Ausrichtung und Sichtbarkeit - Legende, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.9: Doku­men­te in Pro­jek­ten: Aus­rich­tung und Sicht­bar­keit — Legende

Die Pro­jekt­do­ku­men­te wer­den in der Über­zahl vom Pro­jekt­team und dem Pro­jekt­ma­na­ger selbst erstellt und ver­wen­det – sie sind in ers­ter Linie nach innen gerich­tet. In Abbil­dung 1.10 sind typi­sche pro­zen­tua­le Antei­le wiedergegeben.

Dokumente in Projekten: Kontext, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.10: Doku­men­te in Pro­jek­ten: Kontext


2. Die wichtigsten Dokumente in Projekten

Fol­gen­de vier Muss-Doku­men­te wer­den hier (kurz) beschrieben:

  • Das Pro­jekt­hand­buch
  • Der Pro­jekt­auf­trag
  • Der Pro­jekt­sta­tus­be­richt
  • Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt

2.1 Das Projekthandbuch

Das Pro­jekt­hand­buch in Stichworten:

  • Ist nach DIN 69901–5:2009 /DIN16/ die “Zusam­men­stel­lung von Infor­ma­tio­nen, Stan­dards und Rege­lun­gen, die für ein bestimm­tes Pro­jekt gelten.”
  • Das Pro­jekt­hand­buch ent­hält somit die spe­zi­ell für die­ses Pro­jekt gel­ten­den Ver­ein­ba­run­gen und ergänzt ggf. das Pro­jekt­ma­nage­ment­hand­buch (wel­ches nach DIN über­grei­fend für alle Pro­jek­te gül­tig ist)
  • Engl. Pro­ject Manual
  • Wird durch den Pro­jekt­ma­na­ger zu Beginn des Pro­jekts (vor Pro­jekt­start) erstellt und an die Pro­jekt­team­mit­glie­der (PTMs) verteilt
  • Darf nur zen­tral (durch den Pro­jekt­ma­na­ger) ver­än­dert werden!
  • Ent­hält die Lis­te der Pro­jekt­mit­ar­bei­ter, den (unge­fäh­ren) Zeit­plan, die Ver­ant­wort­lich­kei­ten, den ers­ten (gro­ben) Pro­jekt­struk­tur­plan, die Doku­men­ta­ti­ons­struk­tur, all­ge­mei­ne Richtlinien
  • Ist kein rein sta­ti­sches Doku­ment, son­dern wird in regel­mä­ßi­gen Inter­val­len aktualisiert
  • Nach → PMI (in etwa, wenn auch zeit­lich spä­ter): Projektmanagementplan

Die Einordnung des Projekthandbuchs, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 2.1: Die Ein­ord­nung des Projekthandbuchs

Der Umfang und auch die inhalt­li­che Struk­tur eines Pro­jekt­hand­buchs sind nicht durch Nor­men oder Stan­dards fest­ge­legt. Es bie­tet sich jedoch ein Auf­bau an, der fol­gen­de Punk­te berücksichtigt:

  1. Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur des Pro­jekts mit Rol­len und Ansprechpartnern
  2. Anga­ben zu den Projektteammitgliedern
  3. “Spiel­re­geln” des Projekts
  4. Zu ver­wen­den­de Tools zur Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on und ‑steue­rung
  5. Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Dokumentationsstrukturen
  6. Pro­jekt­grob­ziel
  7. Unge­fäh­rer Zeitplan
  8. Über­sicht der zu erstel­len­den Liefergegenstände

2.2 Der Projektauftrag

Der Pro­jekt­auf­trag (engl. Pro­ject Char­ter) — die­ser Begriff wird auch im deut­schen Sprach­raum ver­wen­det) benennt alle The­men, die für die Durch­füh­rung des Pro­jekts not­wen­dig sind.
In Stichworten:

  • Der Pro­jekt­auf­trag (engl. Pro­ject Char­ter) ist ein inter­nes Doku­ment zwi­schen dem Pro­jekt­spon­sor, dem Len­kungs­aus­schuss und dem Pro­jekt­ma­na­ger, der hier­durch offi­zi­ell zum Pro­jekt­ma­na­ger benannt wird
  • Im Pro­jekt­auf­trag wer­den die Zie­le und Rand­be­din­gun­gen genannt; ein (voll­stän­di­ger) Pro­jekt­plan mit Zeit- und Kos­ten­plä­nen ist nicht enthalten
  • Der Pro­jekt­auf­trag wird vor dem Pro­jekt­start voll­stän­dig aus­ge­füllt und von den Betei­lig­ten unterschrieben
  • Syn­ony­me: Pro­jekt­ver­ein­ba­rung, → Pro­jekt­ver­trag, Pro­jekt­char­ta
  • Nicht ver­wech­seln mit: Pro­jekt­an­trag, Pro­jekt­skiz­ze, Leistungsbeschreibung
  • Nach der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags soll­te unmit­tel­bar das Kick-off-→ Mee­ting durch­ge­führt werden

Einflüsse auf dem Projektauftrag, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 2.2: Ein­flüs­se auf dem Projektauftrag

In der Regel ist der Projekt­auftrag sehr viel umfang­reicher als in Abbil­dung 2.3 dar­ge­stellt, es ist hier eine Mini­mal­va­ri­an­te wie­der­ge­ge­ben. Der Pro­jekt­auf­trag wird vom Pro­jekt­spon­sor (oder Pro­jekt­auf­trag­ge­ber) und vom Pro­jekt­ma­na­ger unter­schrie­ben (grü­ne Pfeile).

Der Projektauftrag: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 2.3: Der Pro­jekt­auf­trag: Formular

Was noch hin­zu­ge­fügt wer­den könnte:

  • Risi­ko­be­trach­tung
  • Len­kungs­aus­schuss
  • Berichts­plan

2.3 Der Projektstatusbericht

Nach DIN 69901–5:2009 /DIN09/ ist der Pro­jekt­sta­tus­be­richt (auch Pro­jekt­be­richt; engl. Pro­ject Report, Pro­ject Sta­tus Report) ein “zusam­men­fas­sen­der Pro­jekt­be­richt über den aktu­el­len Stand im Pro­jekt (über alle Teilbereiche)”.

Ande­re Bezeich­nun­gen sind: Sta­tus­be­richt, Pro­jekt­fort­schritts­be­richt, Fort­schritts­be­richt, teil­wei­se auch Meilensteinbericht.

Der Pro­jekt­sta­tus­be­richt beant­wor­tet fol­gen­de, grund­sätz­li­che Fragen:

  • Wo steht das Pro­jekt? Was wur­de seit dem letz­ten Sta­tus­be­richt erreicht?
  • Gibt es aktu­el­le Probleme?
  • Sind Maß­nah­men zur Stüt­zung des Pro­jekt­ver­laufs (durch den Len­kungs­aus­schuss oder Pro­jekt­spon­sor) erforderlich?

Der Pro­jekt­sta­tus­be­richt ist im All­ge­mei­nen in einen Kopf- und einen Rumpf­be­reich unter­teilt (die Tren­nung ist in Abbil­dung 2.4 durch die blau gestri­chel­te Linie dargestellt).

Der Projektstatusbericht: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 2.4: Der Pro­jekt­sta­tus­be­richt: Formular

Im Kopf­be­reich wird eine schnel­le Gesamt­über­sicht gelie­fert und dabei häu­fig eine → Ampel­dar­stel­lung verwendet.

Der Rumpf­be­reich schlüs­selt dann die fünf Teil­aspek­te, die in der Ampel­dar­stel­lung zum Gesamt­sta­tus zusam­men­ge­fasst wur­den, wei­ter auf (hier nur ver­kürzt wiedergegeben).

Idea­ler­wei­se wird der Pro­jekt­sta­tus­be­richt voll­stän­dig generiert.

Der Pro­jekt­sta­tus­be­richt wird auf der Sei­te “→ Berich­te in Pro­jek­ten” umfas­send beschrie­ben. Sie fin­den dieseröße
hier

2.4 Der Projektabschlussbericht

Nach DIN 69901–5:2009 /DIN16/ ist der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt (engl. Pro­ject Clo­sing Report) eine “zusam­men­fas­sen­de, abschlie­ßen­de Dar­stel­lung von Auf­ga­ben und erziel­ten Ergeb­nis­sen, von Zeit‑, Kos­ten- und Per­so­nal­auf­wand sowie gege­be­nen­falls von Hin­wei­sen für mög­li­che Anschlussprojekte.”

Fol­gen­der Auf­bau ist möglich:

  1. Pro­jekt­auf­trag / Projektziel
  2. Pla­nungs­un­ter­la­gen vor Projektfreigabe
  3. Ist-Unter­la­gen bei Projektende
  4. Abschluss­ana­ly­se (Gegen­über­stel­lung von ursprüng­li­chen und im Pro­jekt­ver­lauf aktua­li­sier­ten Plan­grö­ßen mit den Ergeb­nis­sen bei Pro­jek­ten­de) bezüglich
    a) Ter­mi­nen, Auf­wän­den, Kos­ten und
    b) inhalt­li­cher Zielerreichung
  5. Dank an alle Betei­lig­ten für deren Mitwirkung
  6. Ansprech­part­ner zur wei­te­ren Betreu­ung des Projekts

Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt umfasst im All­ge­mei­nen nur weni­ge Sei­ten. Da er “das Gegen­stück” zum Pro­jekt­auf­trag aus dem Pro­jekt­start ist, wird er vom Pro­jekt­spon­sor und vom Pro­jekt­ma­na­ger unter­schrie­ben (grü­ne Pfei­le in Abbil­dung 2.5).

Der Projektabschlussbericht: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 2.5: Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt: Formular

Der → Pro­jekt­ab­schluss ist ein Teil­ge­biet des Pro­jekt­ma­nage­ments. Er wird
hier

umfas­send beschrieben.


3. Dokumentenvorlagen

Doku­men­te wer­den in Pro­jek­ten immer auf Basis von Doku­men­ten­vor­la­gen erstellt – dies ist ähn­lich wie bei gän­gi­gen bei Office-Paketen.

Dokument und Vorlage: Zusammenhang, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.1: Doku­ment und Vor­la­ge: Zusammenhang

Daher muss bei der Betrach­tung der Doku­men­ta­ti­on in Pro­jek­ten unter­schie­den wer­den zwi­schen der Erstel­lung und Pfle­ge von …

  • Doku­men­ten und
  • Doku­men­ten­vor­la­gen.

Dokumente und Vorlagen: Unterscheidung, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.2: Doku­men­te und Vor­la­gen: Unterscheidung

Die Bezeich­nun­gen sind unter­schied­lich, den­noch ist im All­ge­mei­nen mit

Vor­la­gen / For­mat­vor­la­gen / Tem­pla­tes / Formulare

immer das Glei­che gemeint, wobei For­mu­la­re in der Regel ein­ge­schränkt sind, d.h. gerin­ge Frei­text- oder Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten haben.

Aber es gilt generell:

  • Eini­ge Anga­ben soll­ten immer gleich auf den Vor­la­gen vor­han­den sein, dies betrifft die Bezeich­nung (ein­deu­ti­ger Name) wie auch die Stel­le inner­halb der Vor­la­gen, wie. z.B. “Pro­jekt­na­me immer links oben”
  • Die häu­fig in den For­mu­la­ren ver­wen­de­ten Begrif­fe soll­ten in ein Fachglos­sar auf­ge­nom­men werden
  • Für “rei­ne Frei­text-Doku­men­te” benö­tigt man kei­ne Vorlagen

Die ein­zel­nen Pro­jekt­do­ku­men­ten­vor­la­gen soll­ten im jewei­li­gen Ein­zel­pro­jekt so beschrie­ben wer­den, dass für Drit­te (von “außen”) ersicht­lich wird, wel­che Auf­ga­ben das (hier­auf basie­ren­de) Doku­ment hat, wie es erstellt wird und wel­che Beson­der­hei­ten die Vor­la­ge auf­weist. Hier­durch wird es auch für (neue) Pro­jekt­team­mit­glie­der ein­fach, den Umgang mit den Doku­men­ten und Doku­men­ten­vor­la­gen zu verstehen.
In Abbil­dung 3.3 ist ein mög­li­ches Sche­ma zur Kate­go­ri­sie­rung von Pro­jekt­do­ku­men­ten­vor­la­gen dar­ge­stellt, wel­ches in Abbil­dung 3.4 durch ein Bei­spiel ver­deut­licht wird.

Beschreibung von Vorlagen: Schema, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.3: Beschrei­bung von Vor­la­gen: Schema

Auf­fäl­lig bei die­sem Sche­ma ist die ver­gleichs­wei­se hohe Anzahl von (unbe­dingt not­wen­di­gen) Merk­ma­len – es sind hier bereits 21, obwohl noch wei­te­re Merk­ma­le hin­zu­ge­nom­men wer­den könn­ten. Dies ver­deut­licht, dass es sinn­voll ist, sich vor Pro­jekt­start sich inten­siv mit den Pro­jekt­do­ku­men­ten­vor­la­gen zu beschäftigen.

Beschreibung von Vorlagen: Beispiel Projektauftrag, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.4: Beschrei­bung von Vor­la­gen: Bei­spiel Projektauftrag

3.1 Quellen für Vorlagen für ein Projekt

In der Regel kom­men die Vor­la­gen für ein Pro­jekt aus zwei Quellen:

  • Es gibt eine “Vor­la­gen-Samm­lung” in der Orga­ni­sa­ti­on / im Unter­neh­men, die aus vor­an­ge­gan­ge­nen Pro­jek­ten zusam­men­ge­stellt wur­de und idea­ler­wei­se kon­ti­nu­ier­lich gepflegt und wei­ter­ent­wi­ckelt wird. Aus die­ser Samm­lung wer­den dann die benö­tig­ten Vor­la­gen vor Pro­jekt­start ent­nom­men, in den “Vor­la­gen-Ord­ner” gelegt und im Pro­jekt verwendet
  • Es gibt eine zen­tra­le Instanz – typi­scher­wei­se das PMO (→ Pro­ject Manage­ment Office) – die einen “Vor­la­gen-Pool” pflegt, aus dem dann bei Bedarf ein pro­jekt­spe­zi­fi­scher Satz von Vor­la­gen gene­riert wird

3.2 Erstellung von Projektdokumenten aus den Vorlagen

Der ist der ide­al­ty­pi­sche Ablauf zur Erstel­lung eines Pro­jekt­do­ku­ments ist wie folgt:

  1. Es wird eine Vor­la­ge aus dem Pro­jekt­ver­zeich­nis (Vor­la­gen-Ord­ner) genom­men und geprüft, ob die­se pas­send ist
  2. Beim Aus­fül­len der Vor­la­ge wer­den, falls not­wen­dig, Beschrei­bun­gen und Check­lis­ten hinzugezogen
  3. Falls ein Mus­ter exis­tiert, so kann dies zum Abgleich ver­wen­det werden

Von der Vorlage zum Dokument, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.7: Von der Vor­la­ge zum Dokument

In Abbil­dung 3.7 sind vier Ele­men­te benannt, die zur Unter­stüt­zung bei der Erstel­lung von Doku­men­ten aus Vor­la­gen die­nen. Dies sind:

  1. Die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen: Hier wer­den alle (unbe­dingt) not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen aller Vor­la­gen eines Pro­jekts tabel­la­risch zusam­men­ge­fasst; sie­he hier­zu nächs­te Folie
  2. Die Beschrei­bun­gen der ein­zel­nen Vor­la­gen: Zu den ein­zel­nen Vor­la­gen kön­nen wie­der­um ver­tie­fen­de Beschrei­bun­gen (z.B. Kate­go­ri­sie­rung oder Erläu­te­rung der Anga­ben) ange­fer­tigt werden
  3. Check­lis­ten zu ein­zel­nen Vor­la­gen: Zu jeder Vor­la­ge könn­te eine Check­lis­te erstellt wer­den, die das “siche­re” Aus­fül­len unterstützt
  4. Muster(beispiel) für eine ein­zel­ne Vor­la­ge: Unter Mus­ter wird eine aus­ge­füll­te Vor­la­ge ver­stan­den, die bereits (bei­spiels­wei­se in einem ande­ren, abge­schlos­se­nen Pro­jekt) ver­wen­det wur­de und so zum Ver­gleich her­an­ge­zo­gen wer­den kann

Die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen könn­te dann fol­gen­der­ma­ßen aussehen:

Die Liste der Dokumentenvorlagen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.8: Die Lis­te der Dokumentenvorlagen

Die Liste der Dokumentenvorlagen: Legende, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.9: Die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen: Legende


4. Praktische Aspekte

In der Pra­xis tau­chen häu­fig wie­der­keh­ren­de Fra­ge­stel­lun­gen auf, die hier kurz benannt werden.
Dies sind

  • Wie kann ein PMO ein­ge­bun­den werden?
  • Wie kann eine Abla­ge­struk­tur für Doku­men­te aussehen?

4.1 Einbindung des PMOs

Wenn es eine zen­tra­le Instanz wie das PMO (Pro­ject Manage­ment Office) gibt, so bie­tet es sich an, die für das jewei­li­ge Ein­zel­pro­jekt not­wen­di­gen Vor­la­gen von dort “gene­rie­ren zu las­sen”. Neben den Pro­jekt­do­ku­men­ten­vor­la­gen kann auch die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen mit gene­riert wer­den, sodass dann der Stan­dard-Ablauf genutzt wer­den kann.

Dokumente in Projekten: Ablauf vom PMO zum Dokument, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 4.1: Doku­men­te in Pro­jek­ten: Ablauf vom PMO zum Dokument

4.2 Ablagestrukturen

Übli­cher­wei­se wer­den die Doku­men­te, die im Lau­fe des Pro­jekts ent­ste­hen, zen­tral in einem Rech­ner­be­reich abge­legt. Hier­bei kom­men dann häu­fig Abla­ge­struk­tu­ren zum Ein­satz, die sich an Pha­sen ori­en­tie­ren. Daher wäre ein typi­scher Auf­bau (mit Nummernkreisen):

10-Initialisierung
20-Definition
30-Planung
40-Ausführung
50-Steuerung
60-Abschluss

Wich­tig sind hier­bei ein­deu­ti­ge (und rich­ti­ge) Namen(skonventionen). Wenn die Doku­men­te nicht nach Pro­jekt­pha­sen struk­tu­riert wer­den sol­len, so kann auch nach The­men­ge­biet oder Doku­men­ten­typ unter­teilt werden.

Eine “kom­plet­te Struk­tur” mit Datei­en könn­te dann so aussehen:

10-Initialisierung\  
   Projekthandbuch
  Zielbetrachtung
20-Definition\  
  Risikoliste
  Business Case
  Projektauftrag
30-Planung\   
  Projektstrukturplan
  AP-1.1-Beschreibung
  AP-1.2-Beschreibung
  AP-2.1-Beschreibung
  AP-2.2-Beschreibung
  AP-2.3-Beschreibung
  AP-3.1-Beschreibung
  AP-3.2-Beschreibung
  Terminplan
  Kostenplan
  Ressourcenplan
  Liste-offener-Punkte
40-Ausführung\   
  Projektstatusbericht-171220
  Projektstatusbericht-180117
  Projektstatusbericht-180221
  Projektstatusbericht-180321
  Projektstatusbericht-180404
  Fortschrittserfassung
50-Steuerung\   
  Besprechungsprot-171218
  Besprechungsprot-180115
  Besprechungsprot-180219
  Besprechungsprot-180326
  Änderungsantrag-pet-180404
60-Abschluss\   
  Übergabeprotokoll-180404
  Projektabschlussbericht

Zur Über­prü­fung, ob die Abla­ge­struk­tur pas­send gewählt wur­de, kann fol­gen­de Check­lis­te ein­ge­setzt werden:

Checkliste: Ist die Ablagestruktur passend?, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 4.2: Check­lis­te: Ist die Abla­ge­struk­tur passend?


5. Fragen und Antworten zu den Projektdokumenten

Eini­ge Fra­gen zu den Pro­jekt­do­ku­men­ten wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Woher bekom­me ich ein­fach und schnell Doku­men­ten­vor­la­gen für mein Projekt?
    A: Unan­ge­pass­te Doku­men­te in Pro­jek­ten brin­gen wenig. Daher kann man zwar Dokumenten(vorlagen)sammlungen im Inter­net her­un­ter­la­den, doch die­se brin­gen in Regel wenig, da sie ange­passt wer­den müssen.
  • F: Wie vie­le unter­schied­li­che Doku­men­te wer­den in einem Pro­jekt typi­scher­wei­se eingesetzt?
    A: Die mini­ma­le Anzahl beträgt etwa zehn. Eine maxi­ma­le Anzahl gibt es nicht, jedoch kom­men in der Pra­xis die meis­ten Pro­jek­te mit weni­ger als 50 unter­schied­li­chen Doku­men­ten aus.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.


A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Dokumenten in Projekten

Die Prä­sen­ta­ti­on ist in Tei­len deckungs­gleich mit der Dar­stel­lung auf die­ser Web­sei­te und kann für eine “Schnell­dar­stel­lung” genutzt werden.

InhaltVer­si­onStandSei­tenGrö­ßeTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment: Doku­men­te – Eine Übersicht
0.5004/2018840,5 MB pdf

Eben­falls von hoher Rele­vanz zum The­ma Doku­men­te in Pro­jek­ten sind mei­ne fol­gen­den Präsentationen:

InhaltVer­si­onStandSei­tenGrö­ßeTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)
1.8309/20122281,2 MB pdf
Pro­jekt­ma­nage­ment: Berich­te – Eine Übersicht
0.6002/2016400,3 MB pdf
Pro­jekt­ma­nage­ment: Werk­zeu­ge und Metho­den – Eine Übersicht
0.2007/20181160,6 MB pdf
Pro­jekt­ma­nage­ment: Check­lis­ten – Eine Sammlung
0.2004/2017440,4 MB pdf
Pro­jekt­ma­nage­ment: For­mu­la­re (und Vor­la­gen) – Eine Sammlung
0.2001/2016200,3 MB pdf

A.2 Literatur

  • /Andler15/ Nico­lai And­ler: Tools für Pro­jekt­ma­nage­ment, Work­shops und Con­sul­ting: Kom­pen­di­um der wich­tigs­ten Tech­ni­ken und Metho­den, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen, 6. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
  • /DIN16/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 3. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑410–27041‑6
  • /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  • /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  • /Jakoby15/ Wal­ter Jako­by: Pro­jekt­ma­nage­ment für Inge­nieu­re: Ein pra­xis­na­hes Lehr­buch für den sys­te­ma­ti­schen Pro­jekt­er­folg, Sprin­ger Vie­w­eg, Wies­ba­den 3. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑658–02607‑3
  • /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  • /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  • /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  • /Schels20/ Ignatz Schels, Uwe M. Sei­del: Pro­jekt­ma­nage­ment mit Excel. Pro­jek­te pla­nen, über­wa­chen und steu­ern. Für Micro­soft 365, Han­ser, Mün­chen 3. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑446–46390‑5
  • /Spitczok14/ Niklas Spit­c­zok von Brisin­ski, Guy Voll­mer, Ute Weber-Schä­fer: Prag­ma­ti­sches IT-Pro­jekt­ma­nage­ment. Soft­ware­ent­wick­lungs­pro­jek­te auf Basis des PMI PMBOK Gui­de füh­ren, dpunkt, Hei­del­berg 2. Auf­la­ge 2014, ISBN 978–3‑86490–045‑7

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website 


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