header-image

Dokumente in Projekten Der Rahmen für die Umsetzung

Über Doku­men­te wer­den Pro­jek­te “abge­bil­det” – sind die “rich­ti­gen” Doku­men­te in Pro­jek­ten vor­han­den, so kön­nen Pro­jek­te hier­über geplant, aus­ge­führt, über­wacht und gesteu­ert wer­den.

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
In die­sem Bei­trag wer­den Doku­men­te in Pro­jek­ten beschrie­ben.

Das The­ma “Doku­men­te” ist ein Teil­ge­biet des Pro­jekt­ma­nage­ments, wel­ches
hier

beschrie­ben wird.


1. Einleitung und Grundlagen

Doku­men­te die­nen in Pro­jek­ten zum Pla­nen, Aus­füh­ren, Über­wa­chen und Steu­ern von Inhal­ten. Über Doku­men­te las­sen sich Pro­jek­te kom­plett beschrei­ben und abwi­ckeln.

1.1 Definitionen

Unter “Doku­men­ten in Pro­jek­ten” kann Ver­schie­de­nes ver­stan­den wer­den. In die­sem Arti­kel wird der Begriff recht weit gefasst und fol­gen­der­ma­ßen ver­wen­det:

“Ein Doku­ment ist eine Infor­ma­ti­ons­ein­heit, die meh­re­re Infor­ma­tio­nen zu einer phy­si­schen Ein­heit, z.B. in Papier­form oder in elek­tro­ni­scher Form zusam­men­fasst.”
/Jakoby15/

Gene­rell kön­nen Pro­jek­te über Doku­men­te gesteu­ert wer­den, indem in jeder Situa­ti­on ein pas­sen­des Doku­ment erstellt, ver­än­dert, aktua­li­siert oder gele­sen wird.

1.2 Was sind alles Projektdokumente?

Unter Pro­jekt­do­ku­men­te wird alles mög­li­che ver­stan­den — eine kla­re Abgren­zung oder Ein­ord­nung gibt es nicht.
Bei­spie­le für Pro­jekt­do­ku­men­te sind:

  • Log­buch
  • To-do-Lis­te
  • Lis­te-offe­ner-Punk­te (LOP)
  • Pro­jekt­steck­brief
  • Pro­jekt­an­trag
  • Pro­jekt­auf­trag
  • Notiz
  • Res­sour­cen­ta­bel­le
  • Per­so­nal­ta­bel­le
  • Pla­nungs­do­ku­men­te
  • For­mu­la­re
  • Berich­te
  • Check­lis­ten
  • Pro­to­kol­le
  • Basis­plan
  • Kos­ten­plan
  • Ter­min­plan
  • Zeit­plan
  • Arbeits­pa­ket­be­schrei­bung
  • Ände­rungs­an­trag

In den gän­gi­gen Stan­dard­wer­ken fin­det man etwa 50 bis 100 Doku­men­te für das Pro­jekt­ma­nage­ment. In der Pra­xis kom­men je nach Pro­jekt­grö­ße unter­schied­lich vie­le Doku­men­te zum Ein­satz. Daher ist es sinn­voll, schon vor Pro­jekt­start zu wis­sen, wel­che Doku­men­te wann und wie ein­ge­setzt wer­den (sol­len). Hier­zu kann einen “Doku­men­ten­in­ven­tur” durch­ge­führt wer­den.

1.3 Abstufung von Dokumenten

Es kann fol­gen­de Abstu­fung der Pro­jekt­do­ku­men­te inner­halb einer Orga­ni­sa­ti­on vor­ge­nom­men wer­den (Abbil­dung 1.1):

  1. Über­grei­fen­de Pro­jekt­ma­nage­ment-Stan­dards und ‑Vor­ga­ben
  2. (Abge­lei­te­te) Stan­dards und Vor­ga­ben für das ein­zel­ne Pro­jekt
  3. (Ange­pass­te) Doku­men­te für das ein­zel­ne Pro­jekt

Projektdokumente: Abstufung nach Management-Level, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.1: Pro­jekt­do­ku­men­te: Abstu­fung nach Manage­ment-Level

1.4 Arten von Dokumenten

Pro­jekt­do­ku­men­te kön­nen auf unter­schied­li­che Wei­se klas­si­fi­ziert wer­den (sie­he Abbil­dung 1.2).

Klassifizierung von Projektdokumenten, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.2: Klas­si­fi­zie­rung von Pro­jekt­do­ku­men­ten

Wesent­lich ist jedoch die Unter­schei­dung der Doku­men­te (Abbil­dung 1.3) …

  • zur Inhalts­de­fi­ni­ti­on (am Pro­dukt ori­en­tiert) und
  • zur Ablauf­steue­rung (Pro­jekt­ori­en­tiert).

Projektdokumente: Unterteilung nach Inhalt und Ablauf, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.3: Pro­jekt­do­ku­men­te: Unter­tei­lung nach Inhalt und Ablauf

Pro­jekt­do­ku­men­te sind ent­we­der (Abbil­dung 1.4):

  • Sta­tisch (wer­den ein­mal aus­ge­füllt und gel­ten dann als fixiert);
    Bei­spie­le: Alle Berich­te, Pro­to­kol­le, alle ver­trags­re­le­van­ten Doku­men­te, Basis­plä­ne
  • Lebend (wer­den auf­ge­setzt und dann fort­lau­fend erwei­tert bzw. geän­dert); Bei­spie­le: Fast alle Plä­ne, Ände­rungs­lis­ten, Lis­te-offe­ner-Punk­te

Projektdokumente: Unterteilung nach statisch und lebend, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.4: Pro­jekt­do­ku­men­te: Unter­tei­lung nach sta­tisch und lebend

In die­sem Bei­trag wer­den die Pro­jekt­do­ku­men­te fünf Grup­pen zuge­ord­net, die sich an den Pro­jekt­pha­sen ori­en­tie­ren (Abbil­dung 1.5):

  • Orga­ni­sa­ti­ons­do­ku­men­te (“wer hat wel­che Auf­ga­ben oder Rol­len im Pro­jekt?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­hand­buch, Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur, …
  • Auf­trags- und Inhalts­do­ku­men­te (“was muss gemacht wer­den / was macht das Pro­dukt?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­auf­trag, Las­ten­heft, Pflich­ten­heft, …
  • Pla­nungs­do­ku­men­te (“wann und durch wen soll etwas gemacht wer­den?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­ma­nage­ment­plan, Pro­jekt­struk­tur­plan, Kos­ten­plan, …
  • Steue­rungs­do­ku­men­te und Berich­te (“wo steht das Pro­jekt?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­sta­tus­be­richt, Qua­li­täts­be­richt, Risi­ko­be­richt, Bespre­chungs­be­richt, Lis­te-offe­ner-Punk­te, …
  • Abschluss­do­ku­men­te (“wie ist das Pro­jekt been­det wor­den?”); Bei­spie­le: Pro­jekt­ab­schluss­be­richt, Abnah­me­pro­to­koll, …

Die Arten sind nicht strikt von­ein­an­der zu tren­nen – gera­de der soge­nann­te Pro­jekt­ma­nage­ment­plan umfasst vie­le unter­schied­li­che Doku­men­te.

Projektdokumente in der Übersicht, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.5: Pro­jekt­do­ku­men­te in der Über­sicht (ange­lehnt an /Jacoby15/)

Um ein Pro­jekt durch­zu­füh­ren, soll­ten zumin­dest fol­gen­de (fünf) Pro­jekt­do­ku­men­te erstellt und gepflegt wer­den:

  • Das Pro­jekt­hand­buch: Ent­hält alle “not­wen­di­gen” orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben und Rah­men­be­din­gun­gen des Pro­jekts
  • Der Pro­jekt­auf­trag / Pro­ject Char­ter: Benennt den Pro­jekt­ma­na­ger und die Rah­men­be­din­gun­gen für das Pro­jekt
  • Der Pro­jekt­ma­nage­ment­plan: Hier­un­ter wer­den der Pro­jekt­struk­tur­plan, der Pro­jekt­ter­min­plan, der Kos­ten­plan und wei­te­re Doku­men­te zur Pla­nung ver­stan­den
  • Die Pro­jekt­sta­tus­be­rich­te: Zu den Berichts­zeit­punk­ten soll­ten eini­ge Berich­te erstellt wer­den, die es erlau­ben, das Pro­jekt ziel­ge­rich­tet zu steu­ern
  • Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt: Mit Abschluss des Pro­jekts erfolgt hier­über die for­ma­le Frei­ga­be und die Wis­sens­si­che­rung

1.5 Dokumente und Phasen

Doku­men­te in Pro­jek­ten wer­den typi­scher­wei­se zu bestimm­ten Pha­sen erstellt / ange­legt. Der Zusam­men­hang von Pha­sen, Tätig­kei­ten und Doku­men­ten ist in Abbil­dung 1.6 wie­der­ge­ge­ben.

Phasen und Phasenelemente im Zusammenhang, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.6: Pha­sen und Pha­sen­ele­men­te im Zusam­men­hang

Unter dem Begriff Tätig­kei­ten wer­den die Pha­sen­ele­men­te Pro­zes­se, Werk­zeu­ge, Metho­den, Work­shops und Sit­zun­gen zusam­men­ge­fasst. Unter Doku­men­te wer­den auch Vor­la­gen, For­mu­la­re, Check­lis­ten und all­ge­mein Lie­fer­ge­gen­stän­de ver­stan­den.
Anmer­kung:
Die Unter­schei­dung zwi­schen “Tätig­keit” und “Doku­ment” soll­te bereits sprach­lich erfol­gen. Eine Beschrei­bung dazu fin­den Sie
hier

Die Einordnung von Dokumenten in Phasen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.7: Die Ein­ord­nung von Doku­men­ten in Pha­sen

1.6 Projektdokumente im Kontext

Pro­jekt­do­ku­men­te sind von vor­ne­her­ein nur für “Pro­jekt­be­tei­lig­te” zugäng­lich. Hier­bei kön­nen aber noch Abstu­fun­gen vor­ge­nom­men wer­den: So gibt es bei­spiels­wei­se Doku­men­te, die nur nach “innen” gerich­tet sind und in ers­ter Linie für die Belan­ge des Pro­jekt­teams gedacht sind. Zudem wer­den bei den meis­ten Pro­jek­ten noch Doku­men­te ver­wen­det, die als “nicht-öffent­lich“ bezeich­net wer­den und auch für das Pro­jekt­team nicht ein­seh­bar sind – dies sind häu­fig Kos­ten­kal­ku­la­tio­nen sowie inter­ne Risi­ko- und Sta­ke­hol­der­be­wer­tun­gen. In Abbil­dung 1.6 sind die Aus­rich­tung und Sicht­bar­keit von Pro­jekt­do­ku­men­ten gegen­über­ge­stellt.

Dokumente in Projekten: Ausrichtung und Sichtbarkeit, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.8: Doku­men­te in Pro­jek­ten: Aus­rich­tung und Sicht­bar­keit

Dokumente in Projekten: Ausrichtung und Sichtbarkeit - Legende, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.9: Doku­men­te in Pro­jek­ten: Aus­rich­tung und Sicht­bar­keit — Legen­de

Die Pro­jekt­do­ku­men­te wer­den in der Über­zahl vom Pro­jekt­team und dem Pro­jekt­ma­na­ger selbst erstellt und ver­wen­det – sie sind in ers­ter Linie nach innen gerich­tet. Hier sind typi­sche pro­zen­tua­len Antei­le wie­der­ge­ge­ben.

Dokumente in Projekten: Kontext, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 1.10: Doku­men­te in Pro­jek­ten: Kon­text


2. Die wichtigsten Dokumente in Projekten

Fol­gen­de vier Muss-Doku­men­te wer­den hier (kurz) beschrie­ben:

  • Das Pro­jekt­hand­buch
  • Der Pro­jekt­auf­trag
  • Der Pro­jekt­sta­tus­be­richt
  • Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt

2.1 Das Projekthandbuch

Das Pro­jekt­hand­buch in Stich­wor­ten:

  • Ist nach DIN 69901–5:2009 /DIN16/ die “Zusam­men­stel­lung von Infor­ma­tio­nen, Stan­dards und Rege­lun­gen, die für ein bestimm­tes Pro­jekt gel­ten.”
  • Das Pro­jekt­hand­buch ent­hält somit die spe­zi­ell für die­ses Pro­jekt gel­ten­den Ver­ein­ba­run­gen und ergänzt ggf. das Pro­jekt­ma­nage­ment­hand­buch (wel­ches nach DIN über­grei­fend für alle Pro­jek­te gül­tig ist)
  • Engl. Pro­ject Manu­al
  • Wird durch den Pro­jekt­ma­na­ger zu Beginn des Pro­jekts (vor Pro­jekt­start) erstellt und an die Pro­jekt­team­mit­glie­der (PTMs) ver­teilt
  • Darf nur zen­tral (durch den Pro­jekt­ma­na­ger) ver­än­dert wer­den!
  • Ent­hält die Lis­te der Pro­jekt­mit­ar­bei­ter, den (unge­fäh­ren) Zeit­plan, die Ver­ant­wort­lich­kei­ten, den ers­ten (gro­ben) Pro­jekt­struk­tur­plan, die Doku­men­ta­ti­ons­struk­tur, all­ge­mei­ne Richt­li­ni­en
  • Ist kein rein sta­ti­sches Doku­ment, son­dern wird in regel­mä­ßi­gen Inter­val­len aktua­li­siert
  • Nach PMI (in etwa, wenn auch zeit­lich spä­ter): Pro­jekt­ma­nage­ment­plan

Die Einordnung des Projekthandbuchs, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 2.1: Die Ein­ord­nung des Pro­jekt­hand­buchs

Der Umfang und auch die inhalt­li­che Struk­tur eines Pro­jekt­hand­buchs sind nicht durch Nor­men oder Stan­dards fest­ge­legt. Es bie­tet sich jedoch ein Auf­bau an, der fol­gen­de Punk­te berück­sich­tigt:

  1. Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur des Pro­jekts mit Rol­len und Ansprech­part­nern
  2. Anga­ben zu den Pro­jekt­team­mit­glie­dern
  3. “Spiel­re­geln” des Pro­jekts
  4. Zu ver­wen­den­de Tools zur Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on und ‑steue­rung
  5. Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Doku­men­ta­ti­ons­struk­tu­ren
  6. Pro­jekt­grob­ziel
  7. Unge­fäh­rer Zeit­plan
  8. Über­sicht der zu erstel­len­den Lie­fer­ge­gen­stän­de

2.2 Der Projektauftrag

Der Pro­jekt­auf­trag (engl. Pro­ject Char­ter) — die­ser Begriff wird auch im deut­schen Sprach­raum ver­wen­det) benennt alle The­men, die für die Durch­füh­rung des Pro­jekts not­wen­dig sind.
In Stich­wor­ten:

  • Der Pro­jekt­auf­trag (engl. Pro­ject Char­ter) ist ein inter­nes Doku­ment zwi­schen dem Pro­jekt­spon­sor, dem Len­kungs­aus­schuss und dem Pro­jekt­ma­na­ger, der hier­durch offi­zi­ell zum Pro­jekt­ma­na­ger benannt wird
  • Im Pro­jekt­auf­trag wer­den die Zie­le und Rand­be­din­gun­gen genannt; ein (voll­stän­di­ger) Pro­jekt­plan mit Zeit- und Kos­ten­plä­nen ist nicht ent­hal­ten
  • Der Pro­jekt­auf­trag wird vor dem Pro­jekt­start voll­stän­dig aus­ge­füllt und von den Betei­lig­ten unter­schrie­ben
  • Syn­ony­me: Pro­jekt­ver­ein­ba­rung, Pro­jekt­ver­trag, Pro­jekt­char­ta
  • Nicht ver­wech­seln mit: Pro­jekt­an­trag, Pro­jekt­skiz­ze, Leis­tungs­be­schrei­bung
  • Nach der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags soll­te unmit­tel­bar das Kick-off-Mee­ting durch­ge­führt wer­den

Einflüsse auf dem Projektauftrag, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 2.2: Ein­flüs­se auf dem Pro­jekt­auf­trag

In der Regel ist der Projekt­auftrag sehr viel umfang­reicher als in Abbil­dung 2.3 dar­ge­stellt, es ist hier eine Mini­mal­va­ri­an­te wie­der­ge­ge­ben. Der Pro­jekt­auf­trag wird vom Pro­jekt­spon­sor (oder Len­kungs­aus­schuss­vor­sit­zen­den) und vom Pro­jekt­ma­na­ger unter­schrie­ben (grü­ne Pfei­le).
Der Projektauftrag: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 2.3: Der Pro­jekt­auf­trag: For­mu­lar

Was noch hin­zu­ge­fügt wer­den könn­te:

  • Risi­ko­be­trach­tung
  • Len­kungs­aus­schuss
  • Berichts­plan

2.3 Der Projektstatusbericht

Nach DIN 69901–5:2009 /DIN09/ ist der Pro­jekt­sta­tus­be­richt (auch Pro­jekt-bericht; engl. Pro­ject Report, Pro­ject Status Report) ein “zusam­men­fas­sen­der Pro­jekt­be­richt über den aktu­el­len Stand im Pro­jekt (über alle Teil­be­rei­che)”.

Ande­re Bezeich­nun­gen sind: Sta­tus­be­richt, Pro­jekt­fort­schritts­be­richt, Fort­schritts­be­richt, teil­wei­se auch Mei­len­stein­be­richt.

Der Pro­jekt­sta­tus­be­richt beant­wor­tet fol­gen­de, grund­sätz­li­che Fra­gen:

  • Wo steht das Pro­jekt? Was wur­de seit dem letz­ten Sta­tus­be­richt erreicht?
  • Gibt es aktu­el­le Pro­ble­me?
  • Sind Maß­nah­men zur Stüt­zung des Pro­jekt­ver­laufs (durch den Len­kungs­aus­schuss oder Pro­jekt­spon­sor) erfor­der­lich?

Der Pro­jekt­sta­tus­be­richt ist im All­ge­mei­nen in einen Kopf- und einen Rumpf­be­reich unter­teilt (die Tren­nung ist hier durch die gestri­chel­te blaue Linie dar­ge­stellt) .

Im Kopf­be­reich wird eine schnel­le Gesamt­über­sicht gelie­fert und dabei häu­fig eine Ampel­dar­stel­lung ver­wen­det.

Der Rumpf­be­reich schlüs­selt dann die fünf Teil­as­pek­te, die in der Ampel­dar­stel­lung zum Gesamt­sta­tus zusam­men­ge­fasst wur­den, wei­ter auf (hier nur ver­kürzt wie­der­ge­ge­ben).

Idea­ler­wei­se wird der Pro­jekt­sta­tus­be­richt voll­stän­dig gene­riert

2.4 Der Projektabschlussbericht

Nach DIN 69901–5:2009 /DIN16/ ist der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt (engl. Pro­ject Clo­sing Report) eine “zusam­men­fas­sen­de, abschlie­ßen­de Dar­stel­lung von Auf­ga­ben und erziel­ten Ergeb­nis­sen, von Zeit‑, Kos­ten- und Per­so­nal­auf­wand sowie gege­be­nen­falls von Hin­wei­sen für mög­li­che Anschluss­pro­jek­te.”

Fol­gen­der Auf­bau ist mög­lich:

  1. Pro­jekt­auf­trag / Pro­jekt­ziel
  2. Pla­nungs­un­ter­la­gen vor Pro­jekt­frei­ga­be
  3. Ist-Unter­la­gen bei Pro­jek­ten­de
  4. Abschluss­ana­ly­se (Gegen­über­stel­lung von ursprüng­li­chen und im Pro­jekt­ver­lauf aktua­li­sier­ten Plan­grö­ßen mit den Ergeb­nis­sen bei Pro­jek­ten­de) bezüg­lich
    a) Ter­mi­nen, Auf­wän­den, Kos­ten und
    b) inhalt­li­cher Ziel­er­rei­chung
  5. Dank an alle Betei­lig­ten für deren Mit­wir­kung
  6. Ansprech­part­ner zur wei­te­ren Betreu­ung des Pro­jekts

Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt umfasst im All­ge­mei­nen nur weni­ge Sei­ten. Da er “das Gegen­stück” zum Pro­jekt­auf­trag aus dem Pro­jekt­start ist, wird er vom Pro­jekt­spon­sor und vom Pro­jekt­ma­na­ger unter­schrie­ben (grü­ne Pfei­le).


3. Dokumentenvorlagen

Doku­men­te wer­den in Pro­jek­ten immer auf Basis von Doku­men­ten­vor­la­gen erstellt – dies ist ähn­lich wie bei gän­gi­gen bei Office-Pake­ten.

Dokument und Vorlage: Zusammenhang, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 3.1: Doku­ment und Vor­la­ge: Zusam­men­hang

Daher muss bei der Betrach­tung der Doku­men­ta­ti­on in Pro­jek­ten unter­schie­den wer­den zwi­schen der Erstel­lung und Pfle­ge von …

  • Doku­men­ten und
  • Doku­men­ten­vor­la­gen.

Dokumente und Vorlagen: Unterscheidung, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 3.2: Doku­men­te und Vor­la­gen: Unter­schei­dung

Die Bezeich­nun­gen sind unter­schied­lich, den­noch ist im All­ge­mei­nen mit

Vor­la­gen / For­mat­vor­la­gen / Tem­pla­tes / For­mu­la­re

immer das Glei­che gemeint, wobei For­mu­la­re in der Regel ein­ge­schränkt sind, d.h. gerin­ge Frei­text- oder Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten haben.

Aber es gilt gene­rell:

  • Eini­ge Anga­ben soll­ten immer gleich auf den Vor­la­gen vor­han­den sein, dies betrifft die Bezeich­nung (ein­deu­ti­ger Name) wie auch die Stel­le inner­halb der Vor­la­gen, wie. z.B. “Pro­jekt­na­me immer links oben”
  • Für “rei­ne Frei­text-Doku­men­te” benö­tigt man kei­ne Vor­la­gen

Die ein­zel­nen Pro­jekt­do­ku­men­ten­vor­la­gen soll­ten im jewei­li­gen Ein­zel­pro­jekt so beschrie­ben wer­den, dass für Drit­te (von “außen”) ersicht­lich wird, wel­che Auf­ga­ben das (hier­auf basie­ren­de) Doku­ment hat, wie es erstellt wird und wel­che Beson­der­hei­ten die Vor­la­ge auf­weist. Hier­durch wird es auch für (neue) Pro­jekt­team­mit­glie­der ein­fach, den Umgang mit den Doku­men­ten und Doku­men­ten­vor­la­gen zu ver­ste­hen.
In Abbil­dung 3.3 ist ein mög­li­ches Sche­ma zur Kate­go­ri­sie­rung von Pro­jekt­do­ku­men­ten­vor­la­gen dar­ge­stellt, wel­ches in Abbil­dung 3.4 durch ein Bei­spiel ver­deut­licht wird.

Beschreibung von Vorlagen: Schema, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 3.3: Beschrei­bung von Vor­la­gen: Sche­ma

Auf­fäl­lig bei die­sem Sche­ma ist die ver­gleichs­wei­se hohe Anzahl von (unbe­dingt not­wen­di­gen) Merk­ma­len – es sind hier bereits 21, obwohl noch wei­te­re Merk­ma­le hin­zu­ge­nom­men wer­den könn­ten. Dies ver­deut­licht, dass es sinn­voll ist, sich vor Pro­jekt­start sich inten­siv mit den Pro­jekt­do­ku­men­ten­vor­la­gen zu beschäf­ti­gen.

Beschreibung von Vorlagen: Beispiel Projektauftrag, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 3.4: Beschrei­bung von Vor­la­gen: Bei­spiel Pro­jekt­auf­trag

3.1 Quellen für Vorlagen für ein Projekt

In der Regel kom­men die Vor­la­gen für ein Pro­jekt aus zwei Quel­len:

  • Es gibt eine “Vor­la­gen-Samm­lung” in der Orga­ni­sa­ti­on / im Unter­neh­men, die aus vor­an­ge­gan­ge­nen Pro­jek­ten zusam­men­ge­stellt wur­de und idea­ler­wei­se kon­ti­nu­ier­lich gepflegt und wei­ter­ent­wi­ckelt wird. Aus die­ser Samm­lung wer­den dann die benö­tig­ten Vor­la­gen vor Pro­jekt­start ent­nom­men, in den “Vor­la­gen-Ord­ner” gelegt und im Pro­jekt ver­wen­det
  • Es gibt eine zen­tra­le Instanz – typi­scher­wei­se das PMO (Pro­ject Manage­ment Office) – die  einen “Vor­la­gen-Pool” pflegt, aus dem dann bei Bedarf ein pro­jekt­spe­zi­fi­scher Satz von Vor­la­gen gene­riert wird

3.2 Erstellung von Projektdokumenten aus den Vorlagen

Der ist der ide­al­ty­pi­sche Ablauf zur Erstel­lung eines Pro­jekt­do­ku­ments ist wie folgt:

  1. Es wird eine Vor­la­ge aus dem Pro­jekt­ver­zeich­nis (Vor­la­gen-Ord­ner) genom­men und geprüft, ob die­se pas­send ist
  2. Beim Aus­fül­len der Vor­la­ge wer­den, falls not­wen­dig, Beschrei-bun­gen und Check­lis­ten hin­zu­ge­zo­gen
  3. Falls ein Mus­ter exis­tiert, so kann dies zum Abgleich ver­wen­det wer­den

Von der Vorlage zum Dokument, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 3.7: Von der Vor­la­ge zum Doku­ment

In Abbil­dung 3.7 sind vier Ele­men­te benannt, die zur Unter­stüt­zung bei der Erstel­lung von Doku­men­ten aus Vor­la­gen die­nen. Dies sind:

  1. Die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen: Hier wer­den alle (unbe­dingt) not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen aller Vor­la­gen eines Pro­jekts tabel­la­risch zusam­men­ge­fasst; sie­he hier­zu nächs­te Folie
  2. Die Beschrei­bun­gen der ein­zel­nen Vor­la­gen: Zu den ein­zel­nen Vor­la­gen kön­nen wie­der­um ver­tie­fen­de Beschrei­bun­gen (z.B. Kate­go­ri­sie­rung oder Erläu­te­rung der Anga­ben) ange­fer­tigt wer­den
  3. Check­lis­ten zu ein­zel­nen Vor­la­gen: Zu jeder Vor­la­ge könn­te eine Check­lis­te erstellt wer­den, die das “siche­re” Aus­fül­len unter­stützt
  4. Muster(beispiel) für eine ein­zel­ne Vor­la­ge: Unter Mus­ter wird eine aus­ge­füll­te Vor­la­ge ver­stan­den, die bereits (bei­spiels­wei­se in einem ande­ren, abge­schlos­se­nen Pro­jekt) ver­wen­det wur­de und so zum Ver­gleich her­an­ge­zo­gen wer­den kann

Die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen könn­te dann fol­gen­der­ma­ßen aus­se­hen:

Die Liste der Dokumentenvorlagen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 3.8: Die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen

Die Liste der Dokumentenvorlagen: Legende, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 3.9: Die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen: Legen­de


4. Praktische Aspekte

4.1 Einbindung des PMOs

Wenn es eine zen­tra­le Instanz wie das PMO gibt, so bie­tet es sich an, die für das jewei­li­ge Ein­zel­pro­jekt not­wen­di­gen Vor­la­gen von dort “gene­rie­ren zu las­sen”. Neben den Pro­jekt­do­ku­men­ten­vor­la­gen kann auch die Lis­te der Doku­men­ten­vor­la­gen mit gene­riert wer­den, sodass dann der Stan­dard-Ablauf genutzt wer­den kann.

Dokumente in Projekten: Ablauf vom PMO zum Dokument, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 4.1: Doku­men­te in Pro­jek­ten: Ablauf vom PMO zum Doku­ment

4.2 Ablagestrukturen

Übli­cher­wei­se wer­den die Doku­men­te, die im Lau­fe des Pro­jekts ent­ste­hen, zen­tral in einem Rech­ner­be­reich abge­legt. Hier­bei kom­men dann häu­fig Abla­ge­struk­tu­ren zum Ein­satz, die sich an Pha­sen ori­en­tie­ren. Daher wäre ein typi­scher Auf­bau (mit Num­mern­krei­sen):

10-Initialisierung
20-Definition
30-Planung
40-Ausführung
50-Steuerung
60-Abschluss

Wich­tig sind hier­bei ein­deu­ti­ge (und rich­ti­ge) Namen(skonventionen). Wenn nicht nach Pro­jekt­pha­sen struk­tu­riert wer­den soll, so kann auch nach The­men­ge­biet oder Doku­men­ten­typ unter­teilt wer­den.

Eine “kom­plet­te Struk­tur” mit Datei­en könn­te dann so aus­se­hen:

10-Initialisierung\ 
   Projekthandbuch
  Zielbetrachtung
20-Definition\  
  Risikoliste
  Business Case
  Projektauftrag
30-Planung\    
  Projektstrukturplan
  AP-1.1-Beschreibung
  AP-1.2-Beschreibung
  AP-2.1-Beschreibung
  AP-2.2-Beschreibung
  AP-2.3-Beschreibung
  AP-3.1-Beschreibung
  AP-3.2-Beschreibung
  Terminplan
  Kostenplan
  Ressourcenplan
  Liste-offener-Punkte
40-Ausführung\  
  Projektstatusbericht-171220
  Projektstatusbericht-180117
  Projektstatusbericht-180221
  Projektstatusbericht-180321
  Projektstatusbericht-180404
  Fortschrittserfassung
50-Steuerung\   
  Besprechungsprot-171218
  Besprechungsprot-180115
  Besprechungsprot-180219
  Besprechungsprot-180326
  Änderungsantrag-pet-180404
60-Abschluss\   
  Übergabeprotokoll-180404
  Projektabschlussbericht

Checkliste: Ist die Ablagestruktur passend?, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2020

Abbil­dung 4.2: Check­lis­te: Ist die Abla­ge­struk­tur pas­send?

 


A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Dokumenten in Projekten

Die Prä­sen­ta­ti­on ist in Tei­len deckungs­gleich mit der Dar­stel­lung auf die­ser Web­site und kann für eine “Schnell­dar­stel­lung” genutzt wer­den.

InhaltVer­si­onStandSei­tenGrö­ßeTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment: Doku­men­te – Eine Über­sicht0.5004/2018840,5 MB pdf (pdf)

Eben­falls von hoher Rele­vanz zum The­ma Doku­men­te in Pro­jek­ten sind mei­ne fol­gen­den Prä­sen­ta­tio­nen:

InhaltVer­si­onStandSei­tenGrö­ßeTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)1.8309/20122281,2 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: Berich­te – Eine Über­sicht0.6002/2016400,3 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: Check­lis­ten – Eine Samm­lung0.2004/2017440,4 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: For­mu­la­re (und Vor­la­gen) – Eine Samm­lung0.2001/2016200,3 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: Werk­zeu­ge und Metho­den – Eine Über­sicht0.2007/20181160,6 MB pdf (pdf)

A.2 Literatur

  • /Andler15/ Nico­lai And­ler: Tools für Pro­jekt­ma­nage­ment, Work­shops und Con­sul­ting: Kom­pen­di­um der wich­tigs­ten Tech­ni­ken und Metho­den, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen, 6. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
  • /DIN16/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 3. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑410–27041‑6
  • /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  • /Jacoby15/ Wal­ter Jaco­by: Pro­jekt­ma­nage­ment für Inge­nieu­re: Ein pra­xis­na­hes Lehr­buch für den sys­te­ma­ti­schen Pro­jekt­er­folg, Sprin­ger View­eg, Wies­ba­den 3. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑658–02607‑3
  • /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  • /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  • /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  • /Spitczok14/ Niklas Spit­c­zok von Brisin­ski, Guy Voll­mer, Ute Weber-Schä­fer: Prag­ma­ti­sches IT-Pro­jekt­ma­nage­ment. Soft­ware­ent­wick­lungs­pro­jek­te auf Basis des PMI PMBOK Gui­de füh­ren, dpunkt, Hei­del­berg 2. Auf­la­ge 2014, ISBN 978–3‑86490–045‑7

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Web­links
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Web­site
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Web­site