Ziele in Projekten Ermitteln der zentralen Inhalte zum Projektstart

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Zie­le wer­den in Pro­jek­ten früh­zei­tig, d.h. vor dem eigent­li­chen Pro­jekt­start ermit­telt. Aus den Pro­jekt­zie­len wer­den dann Lau­fe des Pro­jekts Arbeits­pa­ke­te und Auf­ga­ben abge­lei­tet.
Es wer­den in die­sem Bei­trag Zie­le in Pro­jek­ten und deren Ermitt­lung und Ein­satz vorgestellt.

Vor dem eigent­li­chen Pro­jekt­start soll­ten die Zie­le eines Pro­jekts ermit­telt, pas­send for­mu­liert und schrift­lich fest­ge­legt wer­den, denn das ist eine Grund­vor­aus­set­zung für ein erfolg­rei­ches Pro­jekt. Obwohl dies unum­strit­ten ist, wer­den dabei in der Pra­xis oft­mals Feh­ler gemacht, die häu­fig auf ein unge­nü­gen­des Ver­ständ­nis des Ziel­fin­dungs- und Ziel­be­schrei­bungs­pro­zes­ses beruhen.

Die­ser Bei­trag beschreibt die Bedeu­tung der Zie­le und des Zielent­wick­lungs­prozesses für das → Pro­jekt­ma­nage­ment und stellt eini­ge → Werk­zeu­ge und Metho­den für die Pra­xis vor.

Aber vor­weg – der wich­tigs­te Merk­satz zu Zie­len lautet:

Zie­le müs­sen vor Pro­jekt­start ermit­telt und ent­wi­ckelt werden.

Die Zie­le in Pro­jek­ten gehö­ren immer zum Pro­jekt­ma­nage­ment. Die all­ge­mei­ne Beschrei­bung zum Pro­jekt­ma­nage­ment fin­det sich
hier

1. Einleitung und Grundlagen

Hier wer­den eini­ge Defi­ni­tio­nen und Ein­ord­nun­gen zu den Zie­len in Pro­jek­ten vorgenommen.

1.1 Definitionen

Fol­gen­de Defi­ni­tio­nen sind zu Zie­len und Pro­jekt­zie­len zu finden: 

  • “Zie­le sind gedank­lich vor­weg­ge­nom­me­ne Ergeb­nis­se und beschrei­ben einen in der Zukunft lie­gen­den Zustand” 
  • “Ein Ziel ist ein in der Zukunft lie­gen­der erstre­bens­wer­ter Zustand.” /Daigeler15/
  • “Das Pro­jekt­ziel ist die ein­deu­ti­ge, voll­stän­di­ge und über­prüf­ba­re Beschrei­bung des Soll­zu­stands, der durch das Pro­jekt her­bei­ge­führt wer­den soll.” /#pmag-→ Glos­sar-Projektziel/

1.2 Die Funktion von Zielen in Projekten

Zie­le in Pro­jek­ten hel­fen bei der Umset­zung von Pro­jek­ten. Im Ein­zel­nen kön­nen sie unter­stüt­zend in den Abbil­dung 1.1 dar­ge­stell­ten Berei­chen helfen.

Funktionen von Zielen in Projekten, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 1.1: Funk­tio­nen von Zie­len in Projekten

1.3 Einordnung von Projektziele in den Unternehmenskontext

Pro­jekt­zie­le ord­nen sich immer in einen Unter­neh­mens­kon­text ein (Abbil­dung 1.2). Aus der → Mis­si­on und Visi­on (zusam­men­fas­send auch als Leit­bild bezeich­net) eines Unter­neh­mens soll­te sich die Pro­jekt- und die dazu­ge­hö­ri­ge Pro­dukt­vi­si­on ablei­ten las­sen. Auf die­ser Basis ent­ste­hen die ein­zel­nen Pro­jekt­zie­le mit den dazu­ge­hö­ri­gen Anforderungen.

Einordnung von Zielen in den Unternehmenskontext, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 1.2: Ein­ord­nung von Zie­len in den Unternehmenskontext

1.4 Ziele im Projekt und Projektziele

Zie­le für Pro­jek­te kön­nen aus unter­schied­li­chen Quel­len kom­men; übli­cher­wei­se sind die Unter­neh­mens­zie­le den eigent­li­chen Pro­jekt­zie­len über­ge­ord­net und müs­sen nicht mehr ermit­telt wer­den. Bei (exter­nen) Kun­den wer­den im All­ge­mei­nen Las­ten­hef­te oder Leis­tungs­be­schrei­bun­gen zur Dar­stel­lung der Kun­den­zie­le verwendet.

1.5 Muss‑, Soll- und Kann-Ziele

Gene­rell wird zwi­schen Muss‑, Soll- und Kann-Zie­len unter­schie­den, um die Ver­bind­lich­keit der Zie­le zu beschrei­ben. Viel­fach wer­den auch Nicht-Zie­le (“Was ist nicht Ziel des Pro­jekts?”) mit auf­ge­nom­men, sel­te­ner auch Wunsch-Zie­le (“Was ist wün­schens­wert, kann aber nicht zuge­si­chert werden?”).

Muss-, Soll- und Kann-Ziele im Vergleich, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 1.3: Muss‑, Soll- und Kann-Zie­le im Vergleich

Muss-, Soll- und Kann-Ziele mit den zugehörigen Schlüsselwörtern, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 1.4: Muss‑, Soll- und Kann-Zie­le mit den zuge­hö­ri­gen Schlüsselwörtern

2. Der Zielentwicklungsprozess

Die Auf­ga­be, Zie­le zu erken­nen, zu for­mu­lie­ren, zu lis­ten und zu bewer­ten wird (hier) als Ziel­ent­wick­lung bezeich­net. Es fin­den sich in der Lite­ra­tur auch die Begrif­fe: Ziel­de­fi­ni­ti­on, Ziel­fin­dung, Zie­ler­mitt­lung, Ziel­be­schrei­bung, Ziel­erhe­bung, Ziel­su­che, Ziel­fest­le­gung, Zielidentifikation, …

Der Zielentwicklungsprozess, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 2.1: Der Zielentwicklungsprozess

Der Ziel­ent­wick­lungs­pro­zess mit sei­nen acht Ein­zel­schrit­ten ist in Abbil­dung 2.1 dar­ge­stellt. Es müs­sen nicht immer alle Schrit­te durch­lau­fen wer­den; meh­re­re Schrit­te dür­fen auch gleich­zei­tig durch­ge­führt werden.

Die Ziel­ent­wick­lung wird idea­ler­wei­se von dem (Vor-)→ Pro­jekt­ma­na­ger mit dem (Vor-)Projektteam und eini­gen Sta­ke­hol­dern durchgeführt.

Anmer­kun­gen:

  • Die Ziel­ent­wick­lung ist in gro­ßen Tei­len ein Team-Pro­zess: Eini­ge Pro­zess­schrit­te, wie z.B. das Sam­meln von Ziel­ideen und das Auf­bau­en einer Ziel­hier­ar­chie, soll­ten vom Vor­pro­jekt­ma­na­ger in Zusam­men­ar­beit mit dem Vor­pro­jekt­team durch­ge­führt wer­den, um so ein mög­lichst über­grei­fen­des Ver­ständ­nis der Zie­le zu erhalten
  • Das Fin­den und ins­be­son­de­re das pas­sen­de For­mu­lie­ren von Zie­len ist aller­dings nicht immer ein­fach: Dafür soll­ten Mit­ar­bei­ter aus­ge­wählt wer­den, die über ent­spre­chen­de Fähig­kei­ten und Rou­ti­ne verfügen 
  • Die Zie­le müs­sen von allen Betei­lig­ten getra­gen wer­den – ins­be­son­de­re der Pro­jekt­spon­sor, aber auch das Manage­ment muss den Pro­jekt­zie­len (grund­sätz­lich) zustim­men. Als Ergeb­nis des Ziel­ent­wick­lungs­pro­zes­ses wer­den ein oder meh­re­re Ziel­do­ku­men­te erstellt, wobei der Ziel­ka­ta­log (sie­he spä­ter) ver­pflich­tend ist

3. Werkzeuge und Methoden zur Zielentwicklung

Zur Ziel­fin­dung kön­nen eini­ge Werk­zeu­ge, Metho­den und Hilfs­mit­tel ein­ge­setzt wer­den, die nach­ein­an­der zur Anwen­dung kom­men (Abbil­dung 3.1). Dies sind:

Werkzeuge und Methoden zur Zielentwicklung, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 3.1: Werk­zeu­ge und Metho­den zur Zielentwicklung

Die Agenda eines Zielworkshops, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2021

Abbil­dung 3.2: Die Agen­da eines Zielworkshops

In die­sem Abschnitt wer­den die ein­zel­nen Werk­zeu­ge und Metho­den zur Ziel­ent­wick­lung kurz vorgestellt.

3.1 Das Zielkreuz

Das Ziel­kreuz dient zur Erfas­sung ein­zel­ner Zie­le und ist beson­ders gut bei Workshops/Brainstorming ein­setz­bar.
Typi­scher­wei­se wird pro Ziel ein ein­zel­nes Flip­chart ver­wen­det auf dem die ent­sprechenden Berei­che aus­ge­füllt werden.

Die Ziel­art (Muss‑, Soll- und Kann-Ziel) muss hier noch nicht fest­ge­legt werden.

Das (Projekt-)Zielkreuz (Vorlage), (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 3.3: Das (Projekt-)Zielkreuz (Vor­la­ge)

3.2 Die Zielpyramide

Die Ziel­py­ra­mi­de hilft bei der Sor­tie­rung (Clus­te­rung) von Zie­len, indem eine Ziel­hierarchie ange­wandt wird. Dabei wer­den die Zie­le, die über Ziel­kreu­ze ermit­telt wor­den sind, (bevor­zugt auf einem Flip­chart oder einer Meta­plan­wand) ein­sor­tiert. Es ent­steht eine Über­sicht aller Zie­le einer Kategorie.

Die Zielpyramide (Vorlage), (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 3.4: Die Ziel­py­ra­mi­de (Vor­la­ge)

Die Ziel­py­ra­mi­de kann auch direkt zur Ziel­ent­wick­lung ohne Ver­wen­dung von Ziel­kreu­zen ver­wen­det wer­den. Dabei wird ent­we­der von Ein­zel­zie­len auf die Ziel­ka­te­go­rie (Bot­tom-Up) oder von der Ziel­ka­te­go­rie auf Ein­zel­zie­le (Top-Down) geschlossen.

3.3 Der Zielkatalog

Der Ziel­ka­ta­log erfasst neben der (Gesamt-) Ziel­be­schrei­bung alle Zie­le des Pro­jekts, unter­teilt in Muss‑, Soll- und Kann-Zie­le. Es wer­den die zuge­hö­ri­gen Mess­grö­ßen beschrie­ben. Der Ziel­ka­ta­log hat gro­ße Ähn­lich­keit mit dem Pro­jekt­auf­trag (Pro­ject Char­ter), wird jedoch nicht unterschrieben.

Der Zielkatalog (Formular), (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 3.5: Der Ziel­ka­ta­log (For­mu­lar)

3.4 Die Zieladressatenmatrix

Die Ziel­adres­sa­ten­ma­trix hält fest, wie die Zie­le (mög­li­cher-wei­se) von den jewei­li­gen Pro­jekt­be­tei­lig­ten bewer­tet wer­den. Die Erstel­lung obliegt dem Pro­jekt­ma­na­ger – die Ziel­adres­sa­ten­ma­trix muss nicht öffent­lich sein.

Die Zieladressatenmatrix (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 3.6: Die Ziel­adres­sa­ten­ma­trix (sche­ma­tisch)

3.5 Die Zielbeziehungsmatrix 

Mit der Ziel­be­zie­hungs­ma­trix wer­den kon­kur­rie­ren­de (kon­flik­tä­re), neu­tra­le und unter­stüt­zen­de Zie­le visua­li­siert. Dazu wird eine Tabel­le erstellt, in der am lin­ken Rand (ver­ti­kal) und am obe­ren Rand (hori­zon­tal) die Zie­le gelis­tet wer­den. In die­ser Tabel­le wer­den nun (im obe­ren rech­ten Drei­eck) die …

  • kon­flik­tären Zie­le rot, 
  • die neu­tral zuein­an­der ste­hen­den Zie­le gelb und 
  • die sich unter­stüt­zenden/verstärkenden Zie­le grün

mar­kiert.

Die Zielbeziehungsmatrix (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 3.7: Die Ziel­be­zie­hungs­ma­trix (sche­ma­tisch)

Tau­chen in der Ziel­be­zie­hungs­ma­trix kon­flik­tä­re Zie­le auf, so muss unbe­dingt gehan­delt wer­den, denn dies bedeu­tet, dass die­se Zie­le nicht gleich­zei­tig erreicht wer­den kön­nen. Mit kon­flik­tä­ren Zie­len soll­te das Pro­jekt nicht begon­nen wer­den: Star­tet man den­noch mit dem Pro­jekt, so kann es sein, dass der Ziel-Kon­flikt erst zu einem sehr spä­ten Zeit­punkt offen­sicht­lich wird – die Kon­se­quen­zen sind dann umso gravierender.

Gene­rell soll­te man die Ziel­be­zie­hungs­ma­trix im Auge behal­ten und ver­su­chen, die sich unter­stüt­zen­den Zie­le am schnells­ten im Pro­jekt­ver­lauf zu errei­chen. Dies kann durch eine Umprio­ri­sie­rung nach der Erstel­lung der Ziel­be­zie­hungs­ma­trix unter­stützt werden.

3.6 Die Zielliste

Die Ziel­lis­te legt fest, wann wel­che Zie­le im Lau­fe des Pro­jekts umge­setzt wer­den. Sie basiert auf dem Ziel­ka­ta­log, ist jedoch weni­ger detailliert.

Die Zielliste (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 3.8: Die Ziel­lis­te (sche­ma­tisch)

3.7 Wann sollte welches Werkzeug eingesetzt werden?

Es müssen/sollten nicht immer alle Werk­zeu­ge und Metho­den in allen Pro­jek­ten ein­ge­setzt wer­den, da der Auf­wand sehr groß wer­den kann. Hier wird dar­ge­stellt, bei wel­cher Pro­jekt­grö­ße der Ein­satz sinn­voll erscheint

Werkzeuge und Methoden zur Zielentwicklung: Wann ist der Einsatz sinnvoll, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 3.9: Werk­zeu­ge und Metho­den zur Ziel­ent­wick­lung: Wann ist der Ein­satz sinnvoll?

4. Fragen und Antworten zu den Zielen in Projekten

  • F: Kann ein Pro­jekt ohne Pro­jekt­zie­le umge­setzt wer­den?
    A: Eigent­lich nicht. Auch wenn die Zie­le even­tu­ell nicht expli­zit ange­ge­ben wer­den, so sind sie in Las­ten­hef­ten oder Arbeits­pa­ke­ten enthalten.
  • F: Kann ich statt Pro­jekt­zie­len auch die “High-Level-Anfor­de­run­gen” aus dem → Requi­re­ments Engi­nee­ring ver­wen­den?
    A: Wenn Requi­re­ments Engi­nee­ring eta­bliert ist, spricht nichts dagegen.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Zielen im Projekt

Zie­le in Pro­jek­ten / Pro­jekt­zie­le fin­den sich in mei­nen fol­gen­den → Prä­sen­ta­tio­nen wieder:

InhaltTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment: Zie­le im Pro­jekt, Ziel­ent­wick­lung und SMAR­Te Ziel­for­mu­lie­rung – Eine Übersicht

pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die das The­ma Zie­le in Pro­j­ke­ten / Pro­jekt­zie­le etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /Burghardt18/ Man­fred Burg­hardt: Pro­jekt­ma­nage­ment. Leit­fa­den für die Pla­nung, Über­wa­chung und Steue­rung von Ent­wick­lungs­pro­jek­ten, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑89578–472‑9
  2. /Daigeler15/ Tho­mas Dai­ge­ler, Franz Hölzl, Nad­ja Ras­lan: Füh­rungs­tech­ni­ken – Best of Edi­ti­on, Hau­fe, Mün­chen 3. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑648–07836‑5
  3. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  4. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg, 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  5. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  6. /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
  7. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  8. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  9. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  10. /Simon12/ Wal­ter Simon: 30 Minu­ten Zie­le rea­li­sie­ren, Gabal, Offen­bach 4. Auf­la­ge 2012, ISBN 978–3‑86936–387‑5
  11. /SchuWi02/ Heinz Schulz-Wim­mer: Pro­jek­te mana­gen, Hau­fe, Mün­chen 2002, ISBN 978–3‑448–04786‑8

A.3 Weblinks

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