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Projektphasen Unterteilung eines Projekts in zeitliche Abschnitte

Pro­jek­te kön­nen in zeit­li­che Abschnit­te — den Pro­jekt­pha­sen — unter­teilt wer­den. Die Anord­nung der Pha­sen wird als Pha­sen­mo­dell bezeich­net. Über Pha­sen­mo­del­le kön­nen Zuord­nun­gen für den Ablauf und die Steue­rung in Pro­jek­ten getrof­fen wer­den.

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Pro­jek­te kön­nen in Pro­jekt­pha­sen — zeit­li­che Abschnit­te — unter­teilt wer­den. Pha­sen­mo­del­le rei­hen die ein­zel­nen Pha­sen anein­an­der. Hier­über kön­nen Pro­jek­te gesteu­ert wer­den. Es wer­den in die­sem Bei­trag Pha­sen, Pha­sen­mo­del­le, deren Visua­li­sie­rung und deren Ein­satz vor­ge­stellt. Zudem wer­den Mei­len­stei­ne und Qua­li­ty Gates erläu­tert.

Ein beson­ders ein­fa­ches Pha­sen­mo­dell mit nur vier Pha­sen ist in Abbil­dung (0.1) dar­ge­stellt. Jede Pha­se wird durch einen ein­ge­kerb­ten Pfeil reprä­sen­tiert.

Die Pha­sen sind im Ein­zel­nen:

  • Vor­pro­jekt- oder Start­pha­se: In der Vor­pro­jekt- oder Pro­jekt­start­pha­se wird geklärt, ob ein Pro­jekt über­haupt durch­ge­führt wer­den soll. Es wer­den der gro­be Rah­men defi­niert und die tech­ni­schen, orga­ni­sa­to­ri­schen wie finan­zi­el­len Rand­be­din­gun­gen über­prüft. Wird bereits hier erkannt, dass ein Pro­jekt nicht sinn­voll durch­zu­füh­ren ist, so soll­te unmit­tel­bar von wei­te­ren Akti­vi­tä­ten abge­se­hen und das Pro­jekt abge­bro­chen wer­den
  • Pla­nungs­pha­se: Inner­halb der Pro­jekt­pla­nungs­pha­se wer­den die ein­zel­nen Arbeits­be­rei­che benannt und mit Auf­wän­den ver­se­hen, der Pro­jekt­struk­tur­plan (PSP) ent­steht. Hier­aus las­sen sich die Kos­ten, der Zeit­auf­wand und die Dau­er bestim­men
  • Rea­li­sie­rungs­pha­se: In der Rea­li­sie­rungs­pha­se wird das Pro­jekt gemäß des Pro­jekt­plans umge­setzt — das Pro­jekt­pro­dukt ent­steht. Typi­scher­wei­se ist die Rea­li­sie­rungs­pha­se die mit Abstand auf­wen­digs­te Pha­se mit bis zu 90 % des Gesamt­auf­wands. Das Pro­jekt­team hat eine maxi­ma­le Grö­ße und das Pro­jekt­con­trol­ling über­wacht die ein­zel­nen Tätig­kei­ten
  • Abschluss­pha­se: In der Abschluss­pha­se wird das Pro­jekt plan­mä­ßig been­det. Hier­zu gibt es neben den Pro­jekt­ab­nah­men auch Pro­jekt­ab­schlus­sit­zun­gen mit Les­sons Lear­ned

Ein minimales Phasenmodell für Projekte, (C) Peterjohann Consulting, 2006-2019

Abbil­dung 0.1: Ein mini­ma­les Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te

Die Pro­jekt­pha­sen sind immer in einen Pro­jekt­kon­text, in dem Pro­jekt­ma­nage­ment betrie­ben wer­den soll, ein­ge­bet­tet. Die all­ge­mei­ne Beschrei­bung zum Pro­jekt­ma­nage­ment fin­det sich
hier


1. Einleitung und Grundlagen

In der Pra­xis ist das mini­ma­le Pha­sen­mo­dell (aus Abbil­dung 0.1) häu­fig nicht aus­rei­chend, da gera­de die Akti­vi­tä­ten in der Vor­pro­jekt­pha­se nicht aus­rei­chend berück­sich­tigt wer­den. Daher wird auf die­ser Web­site ein sechs­stu­fi­ges Modell ver­wen­det, wel­ches aus dem Mini­mal­mo­dell abge­lei­tet wer­den kann (sie­he Abbil­dung 1.1).

Die Pha­sen sind dabei:

  • Initia­li­sie­rungs­pha­se: In der Initia­li­sie­rungs­pha­se wird über­prüft, ob das Pro­jekt gene­rell sinn­voll und mach­bar ist. Wenn dies nicht der Fall ist, soll­te das Pro­jekt nicht wei­ter fort­ge­führt / betrach­tet wer­den
  • Defi­ni­ti­ons­pha­se: Um die Rah­men­be­din­gun­gen genau­er zu bestim­men, wer­den in der Defi­ni­ti­ons­pha­se Sta­ke­hol­der- und Risi­ko­be­trach­tun­gen vor­ge­nom­men. Zudem wer­den die Zie­le kon­kre­ti­siert, die Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­on bestimmt und ein Pro­jekt­auf­trag (Pro­ject Char­ter) erstellt. Mit Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags durch den Pro­jekkt­ma­na­ger und den Pro­jekt­spon­sor endet die Defi­ni­ti­ons­pha­se
  • Pla­nungs­pha­se: Die Pla­nungs­pha­se legt den Umfang und Ablauf des Pro­jekts fest. Es wird ein Pro­jekt­struk­tur­plan erstellt, der die das wei­te­re Vor­ge­hens bestimmt
  • Aus­füh­rungs­pha­se: In der Aus­füh­rungs­pha­se wird die in der Pla­nungs­pha­se erstell­ten Plä­ne abge­ar­bei­tet
  • Steue­rungs­pha­se: Die Steue­rungs- oder Con­trol­ling­pha­se läuft par­al­lel zur Aus­füh­rungs­pha­se: Es wer­den die geplan­ten Zeitau­wän­de und Ter­mi­ne, die Kos­ten und die Inhal­te getrackt und bei Bedarf geän­dert
  • Abschluss: In der Abschluss­pha­se wird das Pro­jekt plan­mä­ßig been­det

Ein Phasenmodell für Projekte (mit Übertragung vom minimalen Modell), (C) Peterjohann Consulting, 2012-2019

Abbil­dung 1.1: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Über­tra­gung vom mini­ma­len Modell)

Um zu ver­deut­li­chen, wann das “eigent­li­che” Pro­jekt star­tet und wann es endet, kön­nen der Dar­stel­lung noch zwei rot gestri­chel­te Hilfs­li­ni­en hin­zu­ge­fügt wer­den (Abbil­dung 1.2), die auch durch rote Rau­ten sym­bo­li­siert wer­den kön­nen. Auf die Leer­räu­me zwi­schen den ein­ge­ker­be­ten Pfei­len kann ver­zich­tet wer­den. Zudem gibt es viel­fach Rück­kopp­lun­gen und Rück­sprün­ge zwi­schen der Aus­füh­rung und der Steue­rung eines Pro­jekts: Dies wird durch die blau gepunk­te­te Hilfs­li­nie ver­deut­licht.
Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.2: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Rück­sprung)

Die­ses Pha­sen­mo­dell wird durch­gän­gig in mei­nen Aus­ar­bei­tun­gen und Prä­sen­ta­tio­nen als Refe­renz ver­wen­det, wobei bei Bedarf wei­te­re Ergän­zun­gen vor­ge­nom­men wer­den.

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia steht zu den Pro­jekt­pha­sen /#Wiki-Projektphase/:
“Je nach Grö­ße kön­nen Pro­jek­te in Abschnit­te (syn­onym: Pha­sen) geglie­dert wer­den. Pro­jekt­pha­sen enden jeweils mit einem Mei­len­stein, des­sen Errei­chen ein Maß für den Fort­schritt des Pro­jekts ist. Eine zeit­li­che und inhalt­li­che Über­lap­pung von Pro­jekt­pha­sen ist mög­lich, aber nicht üblich…”

Das PMI /PBG17‑d/ defi­niert:
“Pro­jekt­pha­se / Pro­ject Pha­se. Eine Samm­lung von logisch ver­knüpf­ten Pro­jekt­vor­gän­gen, die mit der Fer­tig­stel­lung eines oder meh­re­rer Lie­fer­ge­gen­stän­de endet.”

In der Norm DIN 69901–5:2009–01/DIN16/ fin­den sich eini­ge Defi­ni­tio­nen zu den Pro­jekt­pha­sen. So bei­spiels­wei­se: “Pro­jekt­ma­nage­ment­pha­se (pro­ject manage­ment pha­se): Abschnitt des Pro­jekt­le­bens­zy­klus. (Anmer­kung: Abschnit­te des Pro­jekt­le­bens­zy­klus sind: Initia­li­sie­rung, Defi­ni­ti­on, Pla­nung, Steue­rung, Abschluss.)”

1.2 Elemente des einfachen Phasenmodells

Wer­den beim ein­fa­chen Pha­sen­mo­dell (aus Abbil­dung 1.2) für jeden Pha­sen­über­gang Rau­ten ein­ge­zeich­net und die bei­den Hilfs­li­ni­en weg­ge­las­sen, so ergibt sich eine häu­fig zu fin­den­de Dar­stel­lung eines Pha­sen­mo­dells (Abbil­dung 1.3). Die Rau­ten wer­den als Mei­len­stei­ne bezeich­net (hier­zu spä­ter mehr in Kapi­tel 3) und mit Beschrif­tun­gen ver­se­hen (hier mit den Buch­sta­ben der durch Mei­len­stein abge­schlos­se­nen Pha­sen).

Ein Phasenmodell für Projekte (mit Meilensteinen), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.3: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Mei­len­stei­nen)

Gene­rell hat eine Pha­se ein oder meh­re­re Zie­le, welche(s) bei Abschluss der Pha­se erreicht und über einen Mei­len­stein über­prüft wer­den soll. Die Haupt­zie­le kön­nen benannt wer­den und unter die Pha­sen ein­ge­tra­gen wer­den — dies ist bei­spiel­haft in Abbil­dung 1.4 dar­ge­stellt.

Ein Phasenmodell für Projekte (mit Meilensteinen), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.4: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Mei­len­stei­nen und Zie­len)

Den ein­zel­nen Pha­sen wer­den häu­fig Metho­den zuge­ord­net, die in den jewei­li­gen Pha­sen zur Anwen­dung kom­men kön­nen (Abbil­dung 1.5). Dabei kön­nen ein­zel­ne Metho­den ver­schie­de­nen Pha­sen zuge­ord­net wer­den.

Ein Phasenmodell für Projekte (mit Meilensteinen und Methoden), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.5: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Mei­len­stei­nen und Metho­den)

Möch­te man das gesam­te Pro­jekt über das Pha­sen­mo­dell steu­ern, so müs­sen wei­te­re Ele­men­te dem Pha­sen­mo­dell zuge­ord­net wer­den (Abbil­dung 1.6). Es wer­den den Pha­sen jeweils hin­zu­ge­fügt:

  • Mei­len­stei­ne
  • Qua­li­ty Gates
  • Zie­le
  • Metho­den
  • Check­lis­ten
  • Doku­men­te
  • Lie­fer­ge­gen­stän­de (engl. Deli­ver­a­bles)

Für ein kon­kre­tes Pro­jekt müs­sen die­se Ele­men­te dann expli­zit benannt wer­den.

Ein Phasenmodell für Projekte mit einigen Elementen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.6: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te mit eini­gen Ele­men­ten

1.3 Zur Darstellung von Phasenmodellen

Gene­rell kön­nen die Pha­sen­mo­del­le auf unter­schied­li­che Art und Wei­se dar­ge­stellt wer­den. Die Pha­sen selbst kön­nen dabei bei­spiel­wei­se dar­ge­stellt wer­den als …

  1. ein­ge­kerb­te Pfei­le,
  2. Recht­ecke,
  3. abge­run­de­te Recht­ecke oder
  4. Ellip­sen.

In Abbil­dung 1.7 sind eini­ge Dar­stel­lungs­for­men für Pha­sen (und Pha­sen­mo­del­le) wie­der­ge­ben, Abbil­dung 1.8 benennt das typi­sche Ein­satz­ge­biet.

Darstellungsformen von Phasenmodellen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.7: Dar­stel­lungs­for­men von Pha­sen­mo­del­len

Verwendung der Darstellungsformen von Phasenmodellen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.8: Ver­wen­dung der Dar­stel­lungs­for­men von Pha­sen­mo­del­len

Gene­rell sind alle Dar­stel­lun­gen glei­cher­ma­ßen geeig­net und las­sen sich inein­an­der über­füh­ren. In der (deut­schen) Pro­jekt­ma­nage­ment­li­te­ra­tur sind jedoch meis­tens die “ein­ge­kerb­ten Pfei­le” zu fin­den.

1.4 Zur Motivation von Phasenmodellen

Der Ein­satz von Pha­sen­mo­del­len im Pro­jekt­ma­nage­ment ist sinn­voll, denn Pha­sen­mo­del­le erzeu­gen einen Rah­men, der Pro­jek­te über­schau­bar, kal­ku­lier­bar und steu­er­bar macht (sie­he Abbil­dung 1.9).

Motivation für den Einsatz von Phasenmodellen (nach /Tiemeyer18/), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.9: Moti­va­ti­on für den Ein­satz von Pha­sen­mo­del­len (nach /Tiemeyer18/)

1.5 Einordnung von Phasenmodellen

Jede Pha­se eines Pha­sen­mo­dells kann selbst wie­der ein (eige­nes) Pha­sen­mo­dell besit­zen (Abbil­dung 1.10). Die­ses kann einen ande­ren Auf­bau haben als das Ursprungs­mo­dell.

Ein kaskadiertes Phasenmodell, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.10: Ein kas­ka­dier­tes Pha­sen­mo­dell

Ein Pro­jekt oder Pro­jekt­pha­sen­mo­dell ist in der Regel in einen Pro­dukt­kon­text ein­ge­bet­tet, der von der Innovation(sidee) bis zum Ver­schwin­den Pro­dukts reicht (Abbil­dung 1.11).

Die Einbettung des Projektphasenmodells, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.11: Die Ein­bet­tung des Pro­jekt­pha­sen­mo­dells

Ein Pro­jekt oder Pro­jekt­pha­sen­mo­dell kann auch zu einem Pro­jekt­port­fo­lio oder Pro­granmm gehö­ren: Hier müs­sen dann Abhän­gig­kei­ten zwi­schen ein­zel­nen Pro­jek­ten ermit­telt und beach­tet wer­den (Abbil­dung 1.12).

DDas Projektphasenmodell im Projektportfolio, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.12: Das Pro­jekt­pha­sen­mo­dell im Pro­jekt­port­fo­lio

1.6 Vom Phasenmodell zum Meilensteinplan

Liegt ein Pha­sen­mo­dell vor, so kann er im Pro­jekt ange­wandt und kon­kre­ti­siert wer­den, indem die Mei­len­stei­ne mit kon­kre­ten Ter­mi­nen in der Zukunft ver­se­hen wer­den — es ergibt sich der Mei­len­stein­plan.

Ein einfacher Meilensteinplan, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 1.13: Ein ein­fa­cher Mei­len­stein­plan


2. Zur Erstellung eines Phasenmodells

Gene­rell soll­te vor Pro­jekt­start ein Pha­sen­mo­dell aus­ge­wählt oder erstellt wor­den sein, wel­ches zur Anwen­dung kommt. Ein Pha­sen­mo­dell kann aus fol­gen­den Quel­len stam­men:

  • Vor­ga­be durch einen Stan­dard oder eine Norm
  • Vor­ga­be durch ein Pro­ject Manage­ment Office (PMO)
  • Ver­wen­dung eines fir­men- oder orga­ni­sa­ti­ons­spe­zi­fi­schen Pha­sen­mo­dells
  • Wie­der­ver­wen­dung eines Pha­sen­mo­dells eines vor­he­ri­gen (abge­schlos­se­nen) Pro­jekts
  • Erstel­lung eines indi­vi­du­el­len, spe­zi­fi­schen Pha­sen­mo­dells (mit zuge­ord­ne­ten Tätig­kei­ten und Lie­fer­ge­gen­stän­den)

Mögliche Quellen für ein Phasenmodell, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 2.1: Mög­li­che Quel­len für ein Pha­sen­mo­dell

Die Stär­ken und Schwä­chen der Quel­len (zur Erlan­gung) eines Pha­sen­mo­dells sind in Abbil­dung 2.2 wie­der­ge­ge­ben.

Stärken und Schwächen der Quellen für ein Phasenmodell, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 2.2: Stär­ken und Schwä­chen der Quel­len für ein Pha­sen­mo­dell

Der Zusam­men­hang von Pha­sen und den Pha­sen­ele­men­ten Pro­zes­se, Metho­den, Doku­men­te, Check­lis­ten und Vor­la­gen ist in Abbil­dung 2.3 wie­der­ge­ge­ben.

Phasen und Phasenelemente im Zusammenhang, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 2.3: Pha­sen und Pha­sen­ele­men­te im Zusam­men­hang

Unter dem Begriff Tätig­kei­ten wer­den hier im Wei­te­ren die Pha­sen­ele­men­ten Pro­zes­se, Metho­den, Doku­men­te und Check­lis­ten zusamm­ge­fasst.

2.1 Die Neuerstellung eines individuellen Phasenmodells

Ein gene­ri­sches Pha­sen­mo­dell, aus dem spe­zi­fi­sche, indi­vi­du­el­le Pha­sen­mo­del­le abge­lei­tet wer­den kön­nen, ist in Abbil­dung 2.4 dar­ge­stellt. Es ord­net den  Pha­sen jeweils Tätig­kei­ten, Lie­fer­ge­gen­stän­de, Mei­len­stei­ne und Qua­li­ty Gates zu.

Ein generisches Phasenmodell für Projekte, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 2.4: Ein gene­ri­sches Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te

Legende zum generischen Phasenmodell, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 2.5: Legen­de zum gene­ri­schen Pha­sen­mo­dell

Möch­te man aus dem gene­ri­schen Pha­sen­mo­dell ein eige­nes Pha­sen­mo­dell ent­wi­ckeln, so kann dies in fol­gen­den Ein­zel­schrit­ten gesche­hen:

  1. Aus­wahl, Benen­nung, Beschrei­bung und Anord­nung der Pha­sen
  2. Benen­nung der Haupt­zie­le der ein­zel­nen Pha­sen
  3. Betrach­tung von Auf­wand und Dau­er der ein­zel­nen Pha­sen
  4. Zuord­nung von Mei­len­stei­nen zu den ein­zel­nen Pha­sen
  5. Zuord­nung von Qua­li­ty Gates zu den ein­zel­nen Pha­sen
  6. Zuord­nung von Lie­fer­ge­gen­stän­den (Deli­ver­a­bles) zu den ein­zel­nen Pha­sen
  7. Zuord­nung von Werk­zeu­gen und Metho­den (Tools and Tech­ni­ques) zu den ein­zel­nen Pha­sen
  8. Über­prü­fen des kom­plet­ten Pha­sen­mo­dells

Die Erstel­lung eines indi­vi­du­el­len Pha­sen­mo­dells ist auf­wen­dig und feh­ler­träch­tig, so dass dies nur durch erfah­re­ne Pro­jekt­ma­na­ger oder Bera­ter erfol­gen soll­te.


3. Meilensteine

In der Wiki­pe­dia wird ein Mei­len­stein fol­gen­der­ma­ßen beschrie­ben /#Wiki-Meilenstein/:
“Ein Mei­len­stein (eng­lisch mile­stone, umgangs­sprach­lich Mark­stein) ist ein Ereig­nis von beson­de­rer Bedeu­tung im Pro­jekt­ma­nage­ment. Mei­len­stei­ne tei­len den Pro­jekt­ver­lauf in über­prüf­ba­re Etap­pen mit Zwi­schen­zie­len und erleich­tern damit sowohl die Pro­jekt­pla­nung als auch die Kon­trol­le des Pro­jekt­fort­schritts.”

Gene­rell sind Mei­len­stei­ne Zeit­punk­te in einem Pro­jekt, an denen ein Pro­jekt bezüg­lich des wei­te­ren Fort­schrei­tens über­prüft wird — in der Regel ent­schei­det der Len­kungs­aus­schuss in einer Mei­len­stein­sit­zung über das wei­te­re Vor­ge­hen. Dabei gibt es fol­gen­de Optio­nen:

  • “Go” — Das Pro­jekt wird wie geplant fort­ge­setzt
  • “Go Back / Hold” — Das Pro­jekt muss an die­ser Stel­le noch­mals über­prüft wer­den
  • Stop — Das Pro­jekt wird gestoppt und been­det oder im Extrem­fall abge­bro­chen

Generelles Vorgehen bei Meilensteinen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 3.1: Gene­rel­les Vor­ge­hen bei Mei­len­stei­nen

Die Optionen der Meilensteinprüfung, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 3.2: Die Optio­nen der Mei­len­stein­prü­fung

Es ist Auf­ga­be des Pro­jekt­ma­na­gers die Mei­len­stei­ne pas­send vor­zu­be­rei­ten und die Ent­schei­dung her­bei­zu­füh­ren. Hier­zu müs­sen vor­ab …

  • Prü­fun­gen (Qua­li­ty Checks) durch­ge­führt
  • Berich­te erstellt und
  • die Mei­len­stein­sit­zun­gen vor­be­rei­tet

wer­den.

Zur Dar­stel­lung von Mei­len­stei­nen wer­den meis­tens rote Rau­ten ver­wen­det, die beschrif­tet wer­den kön­nen (Abbil­dung 3.3). Fol­gen­de Mög­lich­kei­ten der Beschrif­tung kom­men häu­fig zum Ein­satz (sie­he auch Abbil­dung 3.4):

  1. Blan­ko — kei­ne Beschrif­tung
  2. Eine Zahl
  3. Ein Buch­sta­be
  4. Eine Zif­fer mit Punkt und einer wei­te­ren Zif­fer
  5. Ein Buch­sta­be mit Punkt und Zif­fer
  6. Eine Bezeich­nung mit Zahl

Die Beschriftung der Meilenstein-Raute, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 3.3: Die Beschrif­tung der Mei­len­stein-Rau­te

Die Beschriftung der Meilenstein-Raute: Beschreibung, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 3.4: Die Beschrif­tung der Mei­len­stein-Rau­te: Beschrei­bung

Die Mei­len­stei­ne kön­nen visu­ell auf ver­schie­de­ne Arten in ein Pha­sen­mo­dell inte­griert wer­den (Abbil­dung 3.5), wobei alle Dar­stel­lun­gen gleich­wer­tig sind. Am häu­figs­ten ist sicher­lich die Vari­an­te mit den Rau­ten unter­halb der Pha­sen (obers­te Rei­he in Abbil­dung 3.5).

Der Einbau von Meilensteinen in ein Phasenmodell: Varianten, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 3.5: Der Ein­bau von Mei­len­stei­nen in ein Pha­sen­mo­dell: Vari­an­ten

Legende zum Einbau von Meilensteinen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 3.6: Legen­de zum Ein­bau von Mei­len­stei­nen

Beschrif­tet man die ein­zel­nen Mei­len­stei­ne, so ergibt sich ein voll­stän­di­ges Pha­sen­mo­dell (Abbil­dung 3.7).

Phasen und beschriftete Meilensteine, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 3.7: Pha­sen und beschrif­te­te Mei­len­stei­ne

Die Bezeich­nung der End­mei­len­stei­ne ori­en­tiert sich an den abzu­schlies­sen­den Pha­sen, die der Zwi­schen­mei­len­stei­ne an der lau­fen­den Pha­se (sie­he Abbil­dung 3.8). Dies kann ver­wir­ren.

Phasen und sprechende Meilensteine, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 3.8: Pha­sen und “spre­chen­de” Mei­len­stei­ne


4. Quality Gates

In der Wiki­pe­dia wer­den Qua­li­ty Gates wie folgt beschrie­ben /#Wiki-Quality-Gate/:
“Qua­li­ty Gates sind Punk­te im Ablauf eines Ent­wick­lungs­pro­jekts, bei denen anhand von im Vor­aus ein­deu­tig bestimm­ten Qua­li­täts­kri­te­ri­en über die Frei­ga­be des nächs­ten Pro­jekt­schrit­tes ent­schie­den wird.”

Die Qua­li­ty Gates (QGs) sind in der Pra­xis den jewei­li­gen (End-)Meilensteinen vor­ge­la­gert und wer­den durch grü­ne Rau­ten sym­bo­li­siert (Abbil­dung 4.1). Über ein Qua­li­ty Gate wird der “Zustand” eines Pro­jekts bestimmt. In der Regel wird in einem Qua­li­ty Assess­ment nach fest vor­ge­ge­be­nen Regeln das Pro­jekt über­prüft — dies kann sich auf den Pro­jekt­ab­lauf (= Pro­zess) wie auch auf die Pro­jekt­pro­duk­te (Lie­fer­ge­gen­stän­de / Deli­ver­a­bles) bezie­hen. Typi­scher­wei­se kom­men dabei Check- und Prüf­lis­ten zum Ein­satz, die nach der Über­prü­fung ein­deu­ti­ge Kenn­grö­ßen benen­nen.

Einordnung Quality Gates und Meilensteine, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 4.1: Ein­ord­nung Qua­li­ty Gates und Mei­len­stei­ne

Das Qua­li­ty Asses­se­ment wird häu­fig durch ein exter­nes Qua­li­täts­ma­nage­ment durch­ge­führt und kann sich über einen län­ge­ren Zeit­raum erstre­cken. Daher lie­gen in der Pra­xis zwi­schen dem Qua­li­ty Assess­ment der Mei­len­stein­sit­zung häu­fig eini­ge Tage. Als Ergeb­nis des Qua­li­ty Assess­ments wird ein Qua­li­täts­be­richt erstellt, der häu­fig eine “Qua­li­täts­am­pel” ent­hält.

Zusammenspiel Quality Gates und Meilensteine, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 4.2: Zusam­men­spiel Qua­li­ty Gates und Mei­len­stei­ne

Ist das Ergeb­nis des Qua­li­ty Assess­ments nicht posi­tiv, so hat dies Ein­fluss auf die dazu­ge­hö­ri­ge Mei­len­stein­sit­zung. Wird das Qua­li­täts­ziel ver­fehlt, so ist in der Regel auch direkt das Mei­len­stein­ziel nicht mehr erreich­bar.

Qua­li­ty Gates wer­den häu­fig mit den Qua­li­ty Assess­ments gleich­ge­setzt.


5. Einige Phasenmodelle

Alle rele­van­ten Nor­men und Stan­dards zum Pro­jekt­ma­na­ga­ment ver­wen­den Pha­sen­mo­del­le. Typi­scher­wei­se wer­den dort vier bis sie­ben Pha­sen vor­ge­ge­ben. Eine Gegen­über­stel­lung der Pha­sen­mo­del­le der wich­tigs­ten PM-Nor­men ist in Abbil­dung 5.1 zu sehen — zum Ver­gleich ist das von mir ver­wen­de­te Pha­sen­mo­dell vor­an­ge­stellt.

Phasenmodellen in den der einzelnen Projektmanagement-Normen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 5.1: Pha­sen­mo­del­len in den der ein­zel­nen Pro­jekt­ma­nage­ment-Nor­men

Das Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te /PBG17, PBG17‑d/ /verwendet eine Dar­stel­lung mit Ellip­sen und stellt die Rück­kopp­lung von Pla­nung, Aus­füh­rung und Über­wa­chung & Steue­rung durch gerich­te­te Pfei­le dar.

Das Phasenmodell nach PMI /PBG17-d/, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 5.2: Das Pha­sen­mo­dell nach PMI /PBG17‑d/

Die Dar­stel­lung des Pha­sen­mo­dells nach der ISO 21500 /#ISO21500-Short/ ist der des PMI sehr ähn­lich. Statt Ellip­sen wer­den abge­run­de­te Recht­ecke ver­wen­det und die Anord­nung ist ein wenig anders.

Das Phasenmodell nach ISO 21500, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 5.3: Das Pha­sen­mo­dell nach ISO 21500

Anmer­kun­gen:

  • Das PMI wie auch die ISO 21500 ver­wen­den statt des Begriffs “Pro­jekt­pha­sen” die Begrif­fe “Pro­jekt­ma­nage­ment­pro­zes­se” bzw. “Pro­zess­grup­pen”, die etwas abs­trak­ter zu ver­ste­hen sind und ver­deut­li­chen, dass Pha­sen über Pro­zes­se schritt­wei­se durch­lau­fen wer­den kön­nen
  • In der DIN 69901–2 /DIN16/ wird der Begriff “Pro­jekt­ma­nage­ment­pha­se” statt “Pro­jekt­pha­se” ver­wen­det
  • Die GPM /GPM16/ bedient sich des Pha­sen­mo­dells der DIN 69901–2 /DIN16/

Die Hono­rar­ord­nung für Archi­tek­ten- und Inge­nieur­leis­tun­gen /#Wiki-HOAI/ gibt in Deutsch­land vor, wie die Erstel­lung von “Gebäu­den und Innen­räu­men” über soge­nann­te Leis­tungs­pha­sen (LPs) gesteu­ert und abge­rech­net wer­den kann (Abbil­dung 5.4). Das Pha­sen­mo­dell umfasst neun Pha­sen.

Das Phasenmodell der HOAI, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 5.4: Das Pha­sen­mo­dell der HOAI

Ver­schie­de­ne Pha­sen­mo­del­le sind bei­spiel­haft in Abbil­dung 5.5 wie­der­ge­ge­ben.

Verschiedene Phasenmodelle (Beispiele), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 5.5: Ver­schie­de­ne Pha­sen­mo­del­le (Bei­spie­le)

Als ein “Urva­ter” der Pha­sen­mo­del­le (für Pro­jek­te) gilt das Sta­ge-Gate-Modell nach Coo­per (Abbil­dung 5.6), wel­ches den Pro­dukt­le­bens­zy­klus von der Idee bis zur Markt­ein­füh­rung betrach­tet und dabei zwi­schen Mar­ke­ting- und Tech­nik-Bestand­tei­len unter­schei­det.

Das Stage-Gate-Modell nach Cooper, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 5.6: Das Sta­ge-Gate-Modell nach Coo­per /Patzak17/


6. Der Einsatz von Phasenmodellen

Pha­sen­mo­del­le wer­den im Pro­jekt­ma­nage­ment an ver­schie­de­nen Stel­len ein­ge­setzt.

Bei­spie­le:

  • Zum Fest­hal­ten des Bear­bei­tungs­stands
  • Zur Visua­li­sie­rung der ein­zel­nen Kenn­grö­ßen wie Auf­wän­de, Kos­ten etc. in Pro­jek­ten
  • Bei der Erstel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plans

6.1 Zum Festhalten des Bearbeitungsstands

Wenn im Pha­sen­mo­dell alle wesent­li­chen Mee­tings, Doku­men­te benannt wor­den sind, so kann das Pha­sen­mo­dell zur Visua­li­sie­rung des Bear­bei­tungstands genutzt wer­den.

6.2 Zur Visualisierung von wichtigen Kenngrößen

Ein Pha­sen­mo­dell kann auch dazu ver­wen­det wer­den, ein­zel­ne Kenn­grö­ßen über die ein­zel­nen Pha­sen hin­weg zu visua­li­sie­ren. Dies ist beson­ders hilf­reich, wenn dies zur Abschät­zung vor­ab erfol­gen kann, denn dann kann erkannt wer­den, ob das gewähl­te Pha­sen­mo­dell “pas­send” ist.

In Abbil­dung 6.1 sind bei­spiel­haft die Dau­ern der ein­zel­nen Pha­sen gegen­über­ge­stellt.

Dauer der einzelnen Phasen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 6.1: Dau­er der ein­zel­nen Pha­sen

Aufwand in den einzelnen Phasen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 6.2: Auf­wand in den ein­zel­nen Pha­sen

Stellt man die Arbeits­in­ten­si­tät und die Pro­zess­dis­zi­pi­lin (des Pro­jekt­teams) dem Pha­sen­ver­lauf gegen­über, so zeigt sich, das zum Pro­jek­ten­de die Pro­jekt­di­zi­plin stark nach­lässt (Abbil­dung 6.3). Das führt dazu, dass der Pro­jekt­ab­schluss nur man­gel­haft durch­ge­führt wird.

Prozessdisziplin und Arbeitsintensität in den einzelnen Phasen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 6.3: Pro­zess­dis­zi­plin und Arbeits­in­ten­si­tät in den ein­zel­nen Pha­sen

6.3 Hilfe bei der Erstellung des Projektstrukturplans

Der Pro­jekt­struk­tur­plan (PSP) kann “pha­sen­ori­en­tiert” auf­ge­baut wer­den, d.h. auf der obers­ten Ebe­ne wer­den (nur) die Pha­sen notiert, denen dann alle Arbeits­pa­ke­te zuge­ord­net wer­den (Abbil­dung 5.4). Die­ser Ansatz wird beson­ders dann ver­wen­det, wenn der Ablauf des Pro­jekts bereits bei der Pla­nung gut bekannt ist.

Verwendung der Phasen im Projektstrukturplan, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 6.4: Ver­wen­dung der Pha­sen im Pro­jekt­struk­tur­plan (PSP)


7. Weitere Aspekte zu den Projektphasen und Phasenmodellen

Ein nicht ganz ernst­ge­mein­tes Pha­sen­mo­dell ist in Abbil­dung 6.1 dar­ge­stellt (Quel­le: unbe­kannt). Die ers­ten Pha­sen sind jedoch den ers­ten Pha­sen des Chan­ge­mo­dells sehr ähn­lich.

Ein psychologisches Phasenmodell, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2019

Abbil­dung 7.1: Ein psy­cho­lo­gi­sches Pha­sen­mo­dell

7.1 Ähnliche Begriffe

Die ver­wen­de­ten Begrif­fe rund um die Pha­sen­mo­del­le sind nicht immer ein­heit­lich. Daher wer­den hier eini­ge Begrif­fe und deren Syn­ony­me gelis­tet.

  • Pro­jekt­le­bens­zy­klus: Ist dem Pha­sen­mo­dell gleich­zu­set­zen, betont aber den zeit­li­chen Ver­lauf
  • Pro­jekt­ab­lauf­pha­se: Ist iden­tisch mit Pro­jekt­pha­se
  • Pro­zess­mo­dell: Ist dem Pha­sen­mo­dell gleich­zu­set­zen, betont aber das pro­zess­mä­ßi­ge Vor­ge­hen
  • Vor­ge­hens­mo­dell: Ist dem Begriff Pha­sen­mo­dell sehr ähn­lich. Dabei gibt es drei Vari­an­ten:
    • Vor­ge­hens­mo­dell = Pha­sen­mo­dell
    • Vor­ge­hens­mo­dell = Pha­sen­mo­dell + Pha­sen­ele­men­te
    • Vor­ge­hens­mo­dell = Pha­sen­mo­dell + umge­ben­de, domä­nen­spe­zi­fi­sche Abläu­fe oder Vor­ge­hens­wei­sen

8. Fragen und Antworten zu den Projektphasen und Phasenmodellen

  • F: Kann man auf Pha­sen­mo­del­le in der Pra­xis ver­zich­ten?
    A: Eigent­lich nicht. Pha­sen­mo­del­le bil­den den Rah­men für Pro­jek­te.
  • F: Wie vie­le Pha­sen ent­hal­ten Pha­sen­mo­del­le typi­scher­wei­se?
    A: Die mini­ma­le Anzahl beträgt vier, eine maxi­ma­le Anzahl ist nicht vor­ge­ge­ben, jedoch wer­den Pha­sen­mo­del­le mit mehr als sie­ben Pha­sen schnell unüber­sicht­lich.
  • F: Wie vie­le Mei­len­stei­ne darf eine Pha­se ent­hal­ten?
    A: Jede Pha­se hat zumin­dest einen End-Mei­len­stein, der das Ende der Pha­se sym­bo­li­siert und in der Regel so heißt wie die (abge­schlos­se­ne) Pha­se selbst, also bei­spiels­wei­se “MS Defi­ni­ti­on”. Bei End-Mei­len­stei­nen soll­te immer eine Qua­li­tätüber­prü­fung (QA) durch­ge­führt wer­den, die zu einem Qua­li­ty Gate führt (“QG Defi­ni­ti­on”). Zwi­schen­mei­len­stei­ne in den Pha­sen sind erlaubt – die­se dür­fen dann auch weni­ger for­mal sein.
  • F: Ist die Mei­len­stein­sit­zung mit der Len­kungs­aus­schuss­sit­zung gleich­zu­set­zen?
    A: Im All­ge­mei­nen ist jeden Mei­len­stein­sit­zung (auch Pha­sen­ent­schei­dungs­be­spre­chung genannt) eine Len­kungs­aus­schuss­sit­zung. Umge­kehrt muss dies nicht der Fall sein: Es kann Len­kungs­aus­schuss­sit­zun­gen geben, die nicht an Mei­len­stei­ne gebun­den sind.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.


A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Projektphasen

Die Prä­sen­ta­ti­on ist in Tei­len deckungs­gleich mit der Dar­stel­lung auf die­ser Web­site und kann für eine “Schnell­dar­stel­lung” genutzt wer­den.

InhaltVer­si­onStandSei­tenGrö­ßeTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment: Pro­jekt­pha­sen – Eine Über­sicht0.5012/2019400,5 MB pdf (pdf)

Eben­falls von hoher Rele­vanz zum The­ma Pro­jekt­pha­sen sind mei­ne fol­gen­den Prä­sen­ta­tio­nen:

InhaltVer­si­onStandSei­tenGrö­ßeTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)1.8309/20122281,2 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: Berich­te – Eine Über­sicht0.6002/2016400,3 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: Beschaf­fung (Pro­cu­re­ment) – Eine Über­sicht0.2003/20181040,5 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: Check­lis­ten – Eine Samm­lung0.2004/2017440,4 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: Doku­men­te – Eine Über­sicht0.5004/2018840,5 MB pdf (pdf)
Pro­jekt­ma­nage­ment: Werk­zeu­ge und Metho­den – Eine Über­sicht0.2007/20181160,6 MB pdf (pdf)

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die das The­ma Pro­jekt­pha­sen etwas inten­si­ver beleuch­ten.

  1. /Andler15/ Nico­lai And­ler: Tools für Pro­jekt­ma­nage­ment, Work­shops und Con­sul­ting: Kom­pen­di­um der wich­tigs­ten Tech­ni­ken und Metho­den, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 6. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
  2. /Burghardt18/ Man­fred Burg­hardt: Pro­jekt­ma­nage­ment. Leit­fa­den für die Pla­nung, Über­wa­chung und Steue­rung von Ent­wick­lungs­pro­jek­ten, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑89578–472‑9
  3. /DIN16/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 3. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑410–27041‑6
  4. /GPM16/ GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg, 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  5. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  6. /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
  7. /Litke18/ Hans-Die­ter Lit­ke, Ilon­ka Kun­ov, Heinz Schulz-Wim­mer: Pro­jekt­ma­nage­ment, Hau­fe, Mün­chen 4. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑648–12191‑7
  8. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  9. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  10. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  11. /Tiemeyer18/ Ernst Tie­mey­er: Hand­buch IT-Pro­jekt­ma­nage­ment: Vor­ge­hens­mo­del­le, Manage­men­tin­stru­men­te, Good Prac­tices, Han­ser, Mün­chen 3. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑446–44602‑1
  12. /Zell18/ Hel­mut Zell: Pro­jekt­ma­nage­ment – ler­nen, leh­ren und für die Pra­xis. Mit Übungs­auf­ga­ben, Books on Demand, Nor­der­stedt 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑8370–0086‑3

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Web­links
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Web­site
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Web­site