Der Projektsponsor Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung die­ses Bei­trags:
Der Pro­jekt­spon­sor (engl. Pro­ject Spon­sor) ist eine zen­tra­le Per­son / Rol­le in Pro­jek­ten. Er ver­tritt die Inter­es­sen des Manage­ments im Pro­jekt und die Inter­es­sen des Pro­jekts im Manage­ment.
In die­sem Bei­trag wird die Rol­le des Pro­jekt­spon­sors aus ver­schie­de­nen Blick­win­keln betrachtet.

1. Einleitung und Grundlagen

Die Auf­ga­ben und Ver­ant­wort­lich­kei­ten eines Pro­jekt­spon­sors in Pro­jek­ten sind in der Pra­xis häu­fig unklar. In der Regel soll­te der Pro­jekt­spon­sor in zwei Rich­tun­gen wirken:

  • Zum einen ist er der “Ver­tre­ter des Manage­ments” im Projekt
  • Zum ande­ren ist der “Ver­tre­ter des Pro­jekts” im Management

Ein “guter Pro­jekt­spon­sor” wird im Wesent­li­chen dar­an gemes­sen, ob er das Pro­jekt gut genug unter­stützt hat, sodass es (beim → Pro­jekt­ab­schluss) erfolg­reich ist, das Pro­jekt­er­geb­nis also stimmt.

Der Projektsponsor zwischen Projektsupport und Managementvorgaben, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 1.1: Der Pro­jekt­spon­sor zwi­schen Pro­jekt­sup­port und Managementvorgaben

1.1 Definitionen

Das → PMI /PBG17‑d, PBG21‑d/ setzt den Spon­sor dem Pro­jekt­spon­sor gleich und defi­niert:
“Spon­sor / Spon­sor. Eine Per­son oder Grup­pe, die für das Pro­jekt, Pro­gramm oder Port­fo­lio Res­sour­cen und Unter­stüt­zung bereit­stellt und für die Ermög­li­chung eines Erfolgs rechen­schafts­pflich­tig ist.”

Bei der → GPM /GPM16/ wird die Rol­le des Pro­jekt­spon­sors nicht genau definiert.

Der Pro­jekt­spon­sor wird auch als “→ Auf­trag­ge­ber des Pro­jekts”, Pro­jekt­auf­trag­ge­ber oder Pro­ject Owner (nicht zu ver­wech­seln mit → Pro­duct Owner) bezeich­net.

Wei­te­re, ähn­li­che Bezeich­nun­gen sind:

  • Pro­jekt­mentor: Über die­se Rol­le wer­den Auf­ga­ben zur Stüt­zung des Pro­jekt­ma­na­gers — nicht des Pro­jekts — defi­niert. Der Pro­jekt­mentor ist jemand mit gro­ßer Erfah­rung in den The­men, die im Pro­jekt bear­bei­tet wer­den sol­len und fun­giert als Coach für den → Pro­jekt­ma­na­ger. Er ist nicht zwin­gend der “Ver­tre­ter des Manage­ments” und auch nicht unbe­dingt Mit­glied des Lenkungsausschusses
  • Pro­jekt­pa­te: Die­ser Begriff ist syn­onym zum Pro­jekt­mentor, wenn auch weni­ger gebräuchlich
  • Pro­jekt­eig­ner: Die­ser Begriff ist syn­onym zum Pro­jekt­spon­sor, wenn auch weni­ger gebräuchlich

1.2 Positive Verhaltensweisen des Projektsponsors nach PMI

Beim PMI wird zu den Ver­hal­tens­wei­sen des Pro­jekt­spon­sors aus­ge­führt /PBG21‑d/:
“Bestimm­te Ver­hal­tens­wei­sen, die ein Spon­sor zeigt, kön­nen → Teams zu effek­ti­ver Leis­tung ver­hel­fen und damit zu bes­se­ren Pro­jekt­er­geb­nis­sen bei­tra­gen.“
und
→ Res­sour­ce. Als Bin­de­glied zur Orga­ni­sa­ti­on sorgt der Spon­sor dafür, dass das Team über die zur Lie­fe­rung des Pro­jekts not­wen­di­gen Kom­pe­ten­zen und phy­si­schen Res­sour­cen verfügt.”

1.3 Die zwei wesentlichen Verantwortlichkeiten des Projektsponsors

Der Pro­jekt­spon­sor ist immer für die …

  1. Sicher­stel­lung, dass die → Pro­jekt­zie­le erreich­bar sind und blei­ben und die
  2. Unter­stüt­zung des Pro­jekt­ma­na­gers und des Pro­jekt­teams durch Ein­wir­ken auf → Stake­hol­der

ver­ant­wort­lich (Abbil­dung 1.2).

Die Verantwortlichkeiten des Projektsponsors, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 1.2: Die Ver­ant­wort­lich­kei­ten des Projektsponsors

1.4 Die Ernennung und Einbeziehung des Projektsponsors

Der Pro­jekt­spon­sor wird im All­ge­mei­nen vom ent­schei­dungs­be­fug­tem Manage­ment bestimmt und gehört in der Regel selbst zu den Ent­schei­dern. Daher kann ein Pro­jekt­spon­sor sehr ein­fach einem → Vor­ha­ben oder Pro­jekt zuge­ord­net werden. 

Häu­fig gilt die Regel, dass ein Vor­ha­ben, wenn es in die → Vor­pro­jekt­pha­se geht, einem Pro­jekt­spon­sor zuge­ord­net wer­den muss. Der Pro­jekt­spon­sor ernennt dann einen Vor­pro­jekt­ma­na­ger und treibt das → Vor­pro­jekt bis zum eigent­li­chen → Pro­jekt­start (Abbil­dung 1.3).

Die Ernennung des Projektsponsors, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 1.3: Die Ernen­nung des Projektsponsors

2. Die Rollenbeschreibung des Projektsponsors

Über Rol­len wer­den die gene­rel­len Tätig­kei­ten im Pro­jekt den Mit­ar­bei­tern zuge­wie­sen. Eine Rol­len­defi­ni­ti­on/-beschrei­bung regelt die Verantwort­lichkeiten, schafft Klar­heit und Sicher­heit – dies auch für den Pro­jekt­spon­sor wich­tig. Die Rol­le des Pro­jekt­spon­sors impli­ziert in der Regel kei­nen “Full­time-Job” — je nach Pro­jekt­grö­ße müs­sen etwa 2 bis 16 Stun­den pro Woche für die Aus­übung der Rol­le ange­setzt wer­den. Eine mög­li­che Rol­len­be­schrei­bung für einen Pro­jekt­spon­sor ist in Abbil­dung 2.1 dargestellt.

Die Rollenbeschreibung des Projektsponsors, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2024

Abbil­dung 2.1: Die Rol­len­be­schrei­bung des Projektsponsors

3. Die Einbettung des Projektsponsors in die Organisation

Der Pro­jekt­spon­sor ist der Ver­tre­ter des Gesamt­un­ter­neh­mens und ver­tritt zudem den → Len­kungs­aus­schuss. Ent­spre­chend muss er das Pro­jekt gegen­über der Unter­neh­mens­füh­rung recht­fer­ti­gen und sich mit sich inten­siv mit dem Pro­jekt­ma­na­ger aus­tau­schen (Abbil­dung 3.1).

Einbettung des Projektsponsors in einen Unternehmenskontext, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 3.1: Ein­bet­tung des Pro­jekt­spon­sors in einen Unternehmenskontext

Der Pro­jekt­spon­sor soll­te auch → Pro­jekt­team beach­ten (Abbil­dung 3.2). Auch wenn er nicht unmit­tel­bar bei der Team­ent­wick­lung und -→ füh­rung betei­ligt ist, so kann der Pro­jekt­spon­sor — ins­be­son­de­re in Kon­flikt- oder Kri­sen­si­tua­tio­nen — dem Pro­jekt­team durch Rah­men­vor­ga­ben Hil­fe­stel­lun­gen geben.

Einbettung des Projektsponsors und des Projektteams in einen Unternehmenskontext, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 3.2: Ein­bet­tung des Pro­jekt­spon­sors und des Pro­jekt­teams in einen Unternehmenskontext

4. Die wichtigsten Aufgaben des Projektsponsors bei Projektstart

Der Pro­jekt­spon­sor muss zu Beginn dafür Sor­ge tra­gen, dass das Pro­jekt kraft­voll star­ten kann. Hier­zu muss er den Pro­jekt­ma­na­ger bei eini­gen Tätig­kei­ten unter­stüt­zen. Hier­zu gehö­ren beispielsweise:

  • Ent­wi­ckeln und Kom­mu­ni­zie­ren einer kla­ren Pro­jekt­vi­si­on und dar­aus abge­lei­te­ter Projektziele
  • Durch­füh­ren des Vorprojekts
  • Erstel­len und Unter­schrei­ben des Projektauftrags
  • Mit­wir­ken beim → Kick-off-→ Mee­ting

5. Fragen und Antworten (FAQ) zum Projektsponsor

Eini­ge Fra­gen zum Pro­jekt­spon­sor wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Kann man auf den Pro­jekt­spon­sor in der Pra­xis ver­zich­ten?
    A: Bei klei­ne­ren Pro­jek­ten ist dies mög­lich, ab einer bestimm­ten Pro­jekt­grö­ße nicht mehr.
  • F: Muss ein Pro­jekt­spon­sor eine (for­ma­le) Aus­bil­dung haben?
    A: Eine Aus­bil­dung zum Pro­jekt­spon­sor gibt es nicht. Es ist jedoch hilf­reich, wenn der Pro­jekt­spon­sor Kennt­nis­se im Pro­jekt- und Port­fo­lio­ma­nage­ment hat.
  • F: Ist der Begriff “Pro­jekt­spon­sor” geschützt?
    A: Nein. Jeder, der sich Pro­jekt­spon­sor nen­nen möch­te, kann dies auch tun. 
  • F: Kann ein Pro­jekt­spon­sor gleich­zei­tig Pro­jekt­ma­na­ger sein?
    A: Ja — auch wenn dies etwas unglück­lich ist. In der Pra­xis ist das bei klei­nen Pro­jek­ten zu fin­den oder bei Pro­jek­ten, die “direkt bei der Geschäfts­füh­rung” ange­sie­delt sind.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektsponsor

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A.2 Literatur

  1. /DIN20/ DIN: → Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg, 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  3. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  4. /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
  5. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  6. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  7. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  8. /PBG21/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) and The → Stan­dard for Pro­ject Manage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Seventh Edi­ti­on 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
  9. /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6

A.3 Weblinks

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Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (all­ge­mein)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Ergän­zung zu einem Buch dient
/#/ Ver­weis auf ein ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website