Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Werkzeuge und Methoden kommen in allen Projekten zum Einsatz. Um aus der Vielzahl der möglichen Werkzeuge und Methoden die passenden richtig auszuwählen, sollte eine Klassifikation vorgenommen werden.
Es wird in diesem Beitrag ein genereller Klassifikationsrahmen für Werkzeuge und Methoden vorgestellt.
Werkzeuge und Methoden bilden ein Grundgerüst für die Umsetzung von Projekten – der gezielte und systematische Einsatz von Werkzeugen und Methoden kann helfen, ein Projekt erfolgreich zu gestalten.
In Projekten kommen unterschiedliche Werkzeuge und Methoden zum Einsatz. Die Benutzung von Werkzeugen und Methoden erfolgt häufig unsystematisch und bleibt den Projektmanagern und Projektmitarbeitern ohne vorherige Klärung der Rahmenbedingungen überlassen.
Diese Webseite beschreibt die Verwendung von Werkzeugen und Methoden (Tools and Techniques) im → Projektmanagement und liefert einen generellen Klassifikationsrahmen für Werkzeuge und Methoden.
Die Methoden sind immer in einen Projektkontext, in dem → Projektmanagement betrieben werden soll, eingebettet.
1. Einleitung und Grundlagen
Unter Werkzeugen und Methoden kann alles Mögliche verstanden werden – eine eindeutige, übergreifend anerkannte Klassifikationen gibt es nicht. Daher wird in diesem Beitrag erläutert, wie Werkzeuge und Methoden generell klassifiziert werden können – die beiden zentralen Ansätze sind hier das Methodenverzeichnis und die Methodenbeschreibung.
1.1 Definitionen
In der Wikipedia steht zu Projektmanagementmethode /#Wiki-Projektmanagementmethode/:
“Eine Projektmanagementmethode ist eine formalisierte und standardisierte Herangehensweise an Projekte, die insbesondere eine konkrete Ausgestaltung des Projektmanagements – im Ganzen oder bezogen auf Teilaspekte – vorschreibt.”
Bei der → GPM /#GPM-Methodenwürfel/ wird definiert:
“Unter Methoden verstehen wir pragmatisch standardisierte, strukturierte und wiederholbare Vorgehensweisen und Arbeitsabläufe, die Teammitarbeiter bei der Projektarbeit unterstützen und zu wirksamer Arbeit bei geringem Zeitaufwand führen.”
Das → PMI /PBG17‑d/ verwendet drei Begriffe zu Werkzeugen und Methoden und beschreibt diese so:
- “Werkzeug / Tool. Eine konkrete Materie, wie eine Vorlage oder ein Softwareprogramm, die bei der Ausführung eines Vorgangs verwendet wird, um ein Produkt oder Ergebnis herzustellen.”
- “Methode / Technique. Ein definiertes systematisches Verfahren, das von Personen angewandt wird, um einen Vorgang für die Herstellung eines Produkts oder Ergebnisses oder die Erbringung einer Dienstleistung auszuführen, wobei ein oder mehrere Werkzeuge verwendet werden können.”
- “Praxis / Practice. Eine bestimmte Art fachlichen Vorgehens, das zur Durchführung eines Prozesses beiträgt und ein(e) oder mehrere Methoden oder Werkzeuge verwendet.”
In diesem Beitrag wird folgende Definition zugrunde gelegt:
“Eine Methode ist eine standardisierte, schematische Vorgehensweise, die dazu dient, mit vorab bestimmbarem → Aufwand im Projekt einen definierten Nutzen zu erzielen.”
Abbildung 1.1: Methoden im Projektmanagement: Überschneidungen mit anderen Disziplinen
Die Begriffe “Methode” und “Werkzeug” werden in diesem Beitrag synonym verwendet, ebenso der Begriff Tool. Keine Verwendung finden die Begriffe Projektwerkzeug, Projektmethode oder Projekttool.
1.2 Prozessumsetzung mit Methoden
Generell transformieren Methoden einen Zustand in einen anderen Zustand. Dies erfolgt in der Regel (im Projektmanagement) über Prozesse, wobei diese häufig der Form Input – Tools&Techniques – → Output (→ ITTO – zu Deutsch Eingangswerte – Werkzeuge und Methoden – Ausgangswerte) folgen (Abbildung 1.2). Dieser Ansatz ist bei allen prozessbasierten Projektmanagementsystemen (wie beim PMI /PBG17‑d/ oder in der DIN /DIN16/) zu finden.
Abbildung 1.2: Prozesse: → ITTO-Darstellung nach PMI und DIN
In der Ausgestaltung werden die Prozesse dann (wie hier dargestellt nach PMI /PBG17‑d/) über mehrere Eingangswerte, Werkzeuge und Methoden sowie Ausgangswerte beschrieben (Abbildung 1.3).
Abbildung 1.3: Prozesse: ITTO-Darstellung
Betrachtet man alle Prozesse innerhalb eines Projektmanagementsystems, so erhält man eine → Liste aller (verwendbaren) Methoden — die Methodenliste.
1.3 Die Klassifikation von Methoden
Um die in einem Projekt oder in einem Unternehmen eingesetzten Methoden zu klassifizieren, müssen die Methoden systematisch erfasst und gruppiert werden – es entsteht das Methodenverzeichnis. Die einzelnen Methoden wiederum sollten so beschrieben werden, dass sie beim Einsatz ein immer gleiches Vorgehen ermöglichen. Hierzu wird ein Schema verwendet, welches zu einer Methodenbeschreibung führt.
Abbildung 1.4: Klassifikation von Methoden
Ein Methodenverzeichnis kann erstellt werden, indem eine Methodenliste, die “alle verwendbaren” Methoden (z.B. aus dem Unternehmenskontext) benennt, herangezogen wird. Durch Aussortieren nicht relevanter Methoden und anschließendem Gruppieren entsteht eine modifizierte Methodenliste, die dann so verfeinert werden muss, dass sie als Methodenverzeichnis einsetzbar ist.
Abbildung 1.5: Von der Methodenliste zum Methodenverzeichnis
Um eine Verbindung von Methodenverzeichnis und Methodenbeschreibung herzustellen, genügt der (eindeutige) Name der Methode. Jedoch ist es hilfreich, weitere Attribute einzufügen, die es ermöglichen, bereits mit dem Verzeichnis eine Vorauswahl treffen zu können, ohne in die Einzel-Beschreibungen schauen zu müssen. Hierzu werden meistens Aufwand sowie Nutzen verwendet.
Abbildung 1.6: Vom Methodenverzeichnis zur Methodenbeschreibung
1.4 Was sind alles Methoden?
Unter Methoden wird alles Mögliche verstanden — eine klare Abgrenzung oder Einordnung gibt es nicht.
Beispiele für Methoden im Projektmanagement sind:
- Projektmanagement
- To-do-Liste
- → Brainstorming
- → Meeting
- → Workshop
- Expertenmeinung
- Projektberichterstattung
- Statusberichte
- → Checklisten
- Entscheidungsbaum
- Fehlerbaumanalyse
- SMARTe → Ziele
- → Risikomanagement
- → SWOT-Analyse
- Netzplantechnik
- …
In den gängigen Literatur-Standardwerken findet man etwa 150 Werkzeuge und Methoden für das Projektmanagement.
2. Das Methodenverzeichnis
Ein Methodenverzeichnis kann für ein Projekt oder für ein → Projektmanagementsystem nach folgenden Gesichtspunkten / anhand folgender Kriterien aufgebaut werden:
- Alphabetische Anordnung: Dieses Vorgehen ist “naheliegend”, reicht aber meistens nicht aus, da aufgrund der Anzahl von Methoden (oft über 100) die Übersichtlichkeit verloren gehen kann
- Anordnung nach Phasen: Dieser Ansatz ist häufig (in älterer Literatur) zu finden. Pro Phase werden die zugehörigen Methoden benannt, die dann nach Bedarf eingesetzt werden können. Generell ist dieser Ansatz alleine kaum ausreichend, da auch hier die Übersichtlichkeit fehlen kann
- Anordnung nach Einsatzgebieten (wie Kreativität, Kommunikation, Analyse): Dieser Ansatz ist immer sinnvoll, da er schnell zur Auswahl geeigneter Methoden bei vorgegebener Problemstellung führt
Um effizientes Arbeiten zu ermöglichen, sollte ein Methodenverzeichnis alle drei Kriterien berücksichtigen.
Abbildung 2.1: Methodenverzeichnis: Varianten
3. Die Methodenbeschreibung
Methodenbeschreibungen fallen in Theorie und Praxis stark unterschiedlich aus. Generell werden aber immer einzelne Methoden (mit Hilfe von Attributen) so beschrieben, dass es für die potenziellen Anwender / Beteiligten nach entsprechender Schulung oder Einweisung möglich ist, die Methode einzusetzen.
Typische Attribute sind:
- Ziel
- Kurzbeschreibung
- Aufwand
- Nutzen
Typische Attribute sind:
- Ziel (***) [B]
- Kurzbeschreibung (Glossareintrag) (***)
- Verantwortlich (***) [B]
- Englische Bezeichnung(en) (***)
- Alternative Bezeichnung(en) (**)
- Durchführungsart (***) [B]
- → Dauer (Zeit) (***)
- Aufwand (Zeit) (***) [V]
- Nutzen (***) [V]
- Typische Gruppengröße (*)
- Benötigte Hilfsmittel (**) [B]
- Voraussetzungen (**)
- Anleitung (***)
- Ergebnisse (***) [B]
- Stärken (***) [B]
- Schwächen (***) [B]
- Varianten (*)
- Schlagwörter (**)
- Zugeordnete / Typische → Projektphase(n) (***) [V, B]
- Zugeordneter Prozess / Zugeordnete Prozesse (**)
- Zugeordnete(s) Dokument(e) (**)
- PM-Reifegrad (***) [V]
- Wichtigkeit / → Priorität (***) [V]
- Weitere Verweise (*)
Dabei bedeuten die Angaben:
- (*), (**), (***): Bedeutung für die Beschreibung: (*) = Kann‑, (**) = Soll‑, (***) = Muss-Feld
- [V] Sollte / Könnte auch im Verzeichnis stehen
- [B] Sollte / Könnte auch im Steckbrief stehen
3.1 Vom Methodenverzeichnis zur Methodenanleitung
Der Zusammenhang von Methodenverzeichnis, Methodenbeschreibung und Methodenanleitung ist hier nochmals dargestellt. Alle drei Elemente verweisen aufeinander, wobei zur eindeutigen Identifizierung der Methodenname verwendet werden kann.
Aus dem Methodenverzeichnis kann durch Weglassen der Attribute die Methodenliste, aus der Methodenbeschreibung durch Reduzierung / Weglassen einiger Attribute der Methodensteckbrief generiert werden.
Abbildung 3.1: Vom Methodenverzeichnis zur Methodenanleitung
Der Zusammenhang von Verzeichnis, Beschreibung und Anleitung ist in Abbildung 3.2 detailliert wiedergegeben. Über den Methodennamen ergibt sich die Beschreibung, in der wiederum Attribute zur Klassifikation verwendet werden. Die Anleitung ist häufig direkt in der Beschreibung enthalten, kann aber auch separat erstellt und betrachtet werden.
Abbildung 3.2: Vom Methodenverzeichnis zur Methodenanleitung — im Detail, abstrakt
Als Beispiel ist in Abbildung 3.3 die Methode “Netzplantechnik” im Verzeichnis eingetragen, in der Beschreibung über verschiedene Attribute klassifiziert und in der Anleitung detailliert beschrieben.
Abbildung 3.3: Vom Methodenverzeichnis zur Methodenanleitung — im Detail, konkretes Beispiel
4. Methodeneinsatz in der Praxis
Ist ein Methodenverzeichnis mit den zugehörigen Methodenbeschreibungen für ein Projekt vorhanden, so ergeben sich zwei generelle Fragen beim Einsatz von Werkzeugen und Methoden:
- Wie suche und finde ich (und meine Projektmitarbeiter) die richtigen Methoden?
- Wie setze ich (und meine Projektmitarbeiter) die Methoden richtig ein?
4.1 Die Suche im Methodenverzeichnis
Über die Zugriffstechnik, die auch eine Ablagestruktur für das Verzeichnis und die Beschreibungen definiert, wird die Suche im Methodenverzeichnis mitbestimmt. Am effizientesten ist eine strukturierte Online-Zugriffstechnik – am besten mit Hilfe eines Wikis. Allerdings ist der Aufwand zur Erstellung dort auch höher als bei allen anderen Techniken.
Abbildung 4.1: Mögliche Zugriffstechniken für das Methodenverzeichnis
4.2 Die Methodensammlung
Mit der Zusammenstellung von Methoden über das Methodenverzeichnis und der Erstellung der dazugehörigen Beschreibungen sind die Voraussetzungen für den Einsatz in Projekten geschaffen. Jedoch wird – insbesondere, wenn die Anzahl der eingesetzten Methoden hoch ist – die Möglichkeit des Suchens und Findens (Zugriffstechnik) wichtig.
Diese drei Komponenten werden hier zusammenfassend als Methodensammlung bezeichnet:
Methodensammlung = Methodenverzeichnis
+ Methodenbeschreibungen
+ Zugriffstechnik
5. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zu den Methoden im Projektmanagement
- F: Kann man auf Werkzeuge und Methoden in der Praxis verzichten?
A: Eigentlich nicht. Werkzeuge und Methoden bilden den Rahmen für Projekte. - F: Ist es notwendig, mit Methodenverzeichnissen und Methodenbeschreibungen zu arbeiten?
A: Bei großen Projekten ja, bei kleineren nein. - F: Wer bestimmt (wann), welche Methoden im Projekt zum Einsatz kommen sollen?
A: Verantwortlich für den Methodeneinsatz ist der → Projektmanager. Er legt fest, welche Methoden generell zum Einsatz kommen könnten. Einen genauen → Ablaufplan, wann welche Methode verwendet werden darf, gibt es in der Regel nicht.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Methoden im Projektmanagement
Die Präsentation ist in weiten Teilen deckungsgleich mit der Darstellung auf dieser Website und kann für eine “Schnelldarstellung” genutzt werden.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement: Werkzeuge und Methoden – Eine Übersicht | 
|
Ebenfalls von hoher Relevanz zum Thema Methoden im Projektmanagement sind meine folgenden → Präsentationen:
A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die das Thema Methoden im Projektmanagement etwas intensiver beleuchten.
- /Andler15/ Nicolai Andler: Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 6. Auflage 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
- /DIN16/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 3. Auflage 2016, ISBN 978–3‑410–27041‑6
- /GPM16/ GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg, 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Jenny19/ Bruno Jenny: Projektmanagement. Das Wissen für den Profi, Vdf Hochschulverlag, Zürich 4. Auflage 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
- /Litke18/ Hans-Dieter Litke, Ilonka Kunov, Heinz Schulz-Wimmer: Projektmanagement, Haufe, München 4. Auflage 2018, ISBN 978–3‑648–12191‑7
- /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
A.3 Weblinks
- /#GPM-Methodenwürfel/ Der Methodenwürfel der GPM
- /#Methodenpool-Köln/ Sammlung von Methoden, nicht auf PM beschränkt (deutsch): http://methodenpool.uni-koeln.de/download.html
- /#openPM-Methoden/ Sammlung von Methoden beim openPM: www.openpm.info/pages/viewpage.action?pageId=1179722
- /#pmag-Methoden/ projektmagazin: Methoden-Übersicht
- /#Wiki-Methode/ Methode in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Methodologie/ Methodologie in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Werkzeug/ Werkzeug in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Projektmanagementmethode/ Projektmanagementmethode in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 04.02.2020 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
