Werkzeuge und Methoden in Projekten Systematische Kategorisierung und Verwendung 

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung die­ses Bei­trags:
Werk­zeu­ge und Metho­den kom­men in allen Pro­jek­ten zum Ein­satz. Es wird in die­sem Bei­trag ein gene­rel­ler Klas­si­fi­ka­ti­ons­rah­men für Werk­zeu­ge und Metho­den vorgestellt.

Werk­zeu­ge und Metho­den bil­den ein Grund­ge­rüst für die Umset­zung von Pro­jek­ten – der geziel­te und sys­te­ma­ti­sche Ein­satz von Werk­zeu­gen und Metho­den kann hel­fen, ein Pro­jekt erfolg­reich zu gestalten.

In Pro­jek­ten kom­men unter­schied­li­che Werk­zeu­ge und Metho­den zum Ein­satz. Die Benut­zung von Werk­zeu­gen und Metho­den erfolgt häu­fig unsys­te­ma­tisch und bleibt den Pro­jekt­ma­na­gern und Pro­jekt­mit­ar­bei­tern ohne vor­he­ri­ge Klä­rung der Rah­men­be­din­gun­gen über­las­sen.
Die­se Web­sei­te beschreibt die Ver­wen­dung von Werk­zeu­gen und Metho­den (Tools and Tech­ni­ques) im → Pro­jekt­ma­nage­ment und lie­fert einen gene­rel­len Klas­si­fi­ka­ti­ons­rah­men für Werk­zeu­ge und Methoden.

Die Metho­den sind immer in einen Pro­jekt­kon­text, in dem → Pro­jekt­ma­nage­ment betrie­ben wer­den soll, eingebettet.

1. Einleitung und Grundlagen

Unter Werk­zeu­gen und Metho­den kann alles Mög­li­che ver­stan­den wer­den – eine ein­deu­ti­ge, über­grei­fend aner­kann­te Klas­si­fi­ka­tio­nen gibt es nicht. Daher wird in die­sem Bei­trag erläu­tert, wie Werk­zeu­ge und Metho­den gene­rell klas­si­fi­ziert wer­den kön­nen – die bei­den zen­tra­len Ansät­ze sind hier das Metho­den­ver­zeich­nis und die Metho­den­be­schrei­bung.

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia steht zu Pro­jekt­ma­nage­ment­me­tho­de /#Wiki-Projektmanagementmethode/:
“Eine Pro­jekt­ma­nage­ment­me­tho­de ist eine for­ma­li­sier­te und stan­dar­di­sier­te Her­an­ge­hens­wei­se an Pro­jek­te, die ins­be­son­de­re eine kon­kre­te Aus­ge­stal­tung des Pro­jekt­ma­nage­ments – im Gan­zen oder bezo­gen auf Teil­aspek­te – vorschreibt.”

Bei der → GPM /#GPM-Methodenwürfel/ wird defi­niert:
“Unter Metho­den ver­ste­hen wir prag­ma­tisch stan­dar­di­sier­te, struk­tu­rier­te und wie­der­hol­ba­re Vor­ge­hens­wei­sen und Arbeits­ab­läu­fe, die Team­mit­ar­bei­ter bei der Pro­jekt­ar­beit unter­stüt­zen und zu wirk­sa­mer Arbeit bei gerin­gem Zeit­auf­wand führen.”

Das → PMI /PBG17‑d/ ver­wen­det drei Begrif­fe zu Werk­zeu­gen und Metho­den und beschreibt die­se so:

  • “Werk­zeug / Tool. Eine kon­kre­te Mate­rie, wie eine Vor­la­ge oder ein Soft­ware­pro­gramm, die bei der Aus­füh­rung eines Vor­gangs ver­wen­det wird, um ein Pro­dukt oder Ergeb­nis herzustellen.”
  • “Metho­de / Tech­ni­que. Ein defi­nier­tes sys­te­ma­ti­sches Ver­fah­ren, das von Per­so­nen ange­wandt wird, um einen Vor­gang für die Her­stel­lung eines Pro­dukts oder Ergeb­nis­ses oder die Erbrin­gung einer Dienst­leis­tung aus­zu­füh­ren, wobei ein oder meh­re­re Werk­zeu­ge ver­wen­det wer­den können.”
  • “Pra­xis / Prac­ti­ce. Eine bestimm­te Art fach­li­chen Vor­ge­hens, das zur Durch­füh­rung eines Pro­zes­ses bei­trägt und ein(e) oder meh­re­re Metho­den oder Werk­zeu­ge verwendet.”

In die­sem Bei­trag wird fol­gen­de Defi­ni­ti­on zugrun­de gelegt:
“Eine Metho­de ist eine stan­dar­di­sier­te, sche­ma­ti­sche Vor­ge­hens­wei­se, die dazu dient, mit vor­ab bestimm­ba­rem → Auf­wand im Pro­jekt einen defi­nier­ten Nut­zen zu erzielen.”

Methoden im Projektmanagement: 
Überschneidungen mit anderen Disziplinen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2024

Abbil­dung 1.1: Metho­den im Pro­jekt­ma­nage­ment: Über­schnei­dun­gen mit ande­ren Disziplinen

Die Begrif­fe “Metho­de” und “Werk­zeug” wer­den in die­sem Bei­trag syn­onym ver­wen­det, eben­so der Begriff Tool. Kei­ne Ver­wen­dung fin­den die Begrif­fe Pro­jekt­werk­zeug, Pro­jekt­me­tho­de oder Projekttool.

1.2 Prozessumsetzung mit Methoden

Gene­rell trans­for­mie­ren Metho­den einen Zustand in einen ande­ren Zustand. Dies erfolgt in der Regel (im Pro­jekt­ma­nage­ment) über Pro­zes­se, wobei die­se häu­fig der Form Input – Tools&Techniques – → Out­put (→ ITTO – zu Deutsch Ein­gangs­wer­te – Werk­zeu­ge und Metho­den – Aus­gangs­wer­te) fol­gen (Abbil­dung 1.2). Die­ser Ansatz ist bei allen pro­zess­ba­sier­ten Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­men (wie beim PMI /PBG17‑d/ oder in der DIN /DIN16/) zu finden.

Prozesse: ITTO-Darstellung nach PMI und DIN, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2024

Abbil­dung 1.2: Pro­zes­se: → ITTO-Dar­stel­lung nach PMI und DIN

In der Aus­ge­stal­tung wer­den die Pro­zes­se dann (wie hier dar­ge­stellt nach PMI /PBG17‑d/) über meh­re­re Ein­gangs­wer­te, Werk­zeu­ge und Metho­den sowie Aus­gangs­wer­te beschrie­ben (Abbil­dung 1.3).

Prozesse: ITTO-Darstellung nach PMI und DIN, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2024

Abbil­dung 1.3: Pro­zes­se: ITTO-Darstellung

Betrach­tet man alle Pro­zes­se inner­halb eines Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­tems, so erhält man eine → Lis­te aller (ver­wend­ba­ren) Metho­den — die Metho­den­lis­te.

1.3 Die Klassifikation von Methoden

Um die in einem Pro­jekt oder in einem Unter­neh­men ein­ge­setz­ten Metho­den zu klas­si­fi­zie­ren, müs­sen die Metho­den sys­te­ma­tisch erfasst und grup­piert wer­den – es ent­steht das Metho­den­ver­zeich­nis. Die ein­zel­nen Metho­den wie­der­um soll­ten so beschrie­ben wer­den, dass sie beim Ein­satz ein immer glei­ches Vor­ge­hen ermög­li­chen. Hier­zu wird ein Sche­ma ver­wen­det, wel­ches zu einer Metho­den­be­schrei­bung führt.

Klassifikation von Methoden, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2024

Abbil­dung 1.4: Klas­si­fi­ka­ti­on von Methoden

Ein Metho­den­ver­zeich­nis kann erstellt wer­den, indem eine Metho­den­lis­te, die “alle ver­wend­ba­ren” Metho­den (z.B. aus dem Unter­neh­mens­kon­text) benennt, her­an­ge­zo­gen wird. Durch Aus­sor­tie­ren nicht rele­van­ter Metho­den und anschlie­ßen­dem Grup­pie­ren ent­steht eine modi­fi­zier­te Metho­den­lis­te, die dann so ver­fei­nert wer­den muss, dass sie als Metho­den­ver­zeich­nis ein­setz­bar ist.

Von der Methodenliste zum Methodenverzeichnis, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2024

Abbil­dung 1.5: Von der Metho­den­lis­te zum Methodenverzeichnis

Um eine Ver­bin­dung von Metho­den­ver­zeich­nis und Metho­den­be­schrei­bung her­zu­stel­len, genügt der (ein­deu­ti­ge) Name der Metho­de. Jedoch ist es hilf­reich, wei­te­re Attri­bu­te ein­zu­fü­gen, die es ermög­li­chen, bereits mit dem Ver­zeich­nis eine Vor­auswahl tref­fen zu kön­nen, ohne in die Ein­zel-Beschrei­bun­gen schau­en zu müs­sen. Hier­zu wer­den meis­tens Auf­wand sowie Nut­zen verwendet.

Von der Methodenliste zum Methodenverzeichnis, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2024

Abbil­dung 1.6: Vom Metho­den­ver­zeich­nis zur Methodenbeschreibung

1.4 Was sind alles Methoden?

Unter Metho­den wird alles Mög­li­che ver­stan­den — eine kla­re Abgren­zung oder Ein­ord­nung gibt es nicht.
Bei­spie­le für Metho­den im Pro­jekt­ma­nage­ment sind:

In den gän­gi­gen Lite­ra­tur-Stan­dard­wer­ken fin­det man etwa 150 Werk­zeu­ge und Metho­den für das Projektmanagement.

2. Das Methodenverzeichnis

Ein Metho­den­ver­zeich­nis kann für ein Pro­jekt oder für ein → Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­tem nach fol­gen­den Gesichts­punk­ten / anhand fol­gen­der Kri­te­ri­en auf­ge­baut werden:

  • Alpha­be­ti­sche Anord­nung: Die­ses Vor­ge­hen ist “nahe­lie­gend”, reicht aber meis­tens nicht aus, da auf­grund der Anzahl von Metho­den (oft über 100) die Über­sicht­lich­keit ver­lo­ren gehen kann
  • Anord­nung nach Pha­sen: Die­ser Ansatz ist häu­fig (in älte­rer Lite­ra­tur) zu fin­den. Pro Pha­se wer­den die zuge­hö­ri­gen Metho­den benannt, die dann nach Bedarf ein­ge­setzt wer­den kön­nen. Gene­rell ist die­ser Ansatz allei­ne kaum aus­rei­chend, da auch hier die Über­sicht­lich­keit feh­len kann
  • Anord­nung nach Ein­satz­ge­bie­ten (wie Krea­ti­vi­tät, Kom­mu­ni­ka­ti­on, Ana­ly­se): Die­ser Ansatz ist immer sinn­voll, da er schnell zur Aus­wahl geeig­ne­ter Metho­den bei vor­ge­ge­be­ner Pro­blem­stel­lung führt

Um effi­zi­en­tes Arbei­ten zu ermög­li­chen, soll­te ein Metho­den­ver­zeich­nis alle drei Kri­te­ri­en berücksichtigen.

Methodenverzeichnis: Varianten, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2024

Abbil­dung 2.1: Metho­den­ver­zeich­nis: Varianten

3. Die Methodenbeschreibung

Metho­den­be­schrei­bun­gen fal­len in Theo­rie und Pra­xis stark unter­schied­lich aus. Gene­rell wer­den aber immer ein­zel­ne Metho­den (mit Hil­fe von Attri­bu­ten) so beschrie­ben, dass es für die poten­zi­el­len Anwen­der / Betei­lig­ten nach ent­spre­chen­der Schu­lung oder Ein­wei­sung mög­lich ist, die Metho­de einzusetzen.

Typi­sche Attri­bu­te sind:

  • Ziel
  • Kurz­be­schrei­bung
  • Auf­wand
  • Nut­zen

Typi­sche Attri­bu­te sind:

  • Ziel (***) [B]
  • Kurz­be­schrei­bung (Glos­s­ar­ein­trag) (***)
  • Ver­ant­wort­lich (***) [B]
  • Eng­li­sche Bezeichnung(en) (***)
  • Alter­na­ti­ve Bezeichnung(en) (**)
  • Durch­füh­rungs­art (***) [B]
  • → Dau­er (Zeit) (***)
  • Auf­wand (Zeit) (***) [V]
  • Nut­zen (***) [V]
  • Typi­sche Gruppengröße (*)
  • Benö­tig­te Hilfs­mit­tel (**) [B]
  • Vor­aus­set­zun­gen (**)
  • Anlei­tung (***)
  • Ergeb­nis­se (***) [B]
  • Stär­ken (***) [B]
  • Schwä­chen (***) [B]
  • Vari­an­ten (*)
  • Schlag­wör­ter (**)
  • Zuge­ord­ne­te / Typi­sche → Pro­jekt­pha­se(n) (***) [V, B]
  • Zuge­ord­ne­ter Pro­zess / Zuge­ord­ne­te Prozesse (**)
  • Zugeordnete(s) Dokument(e) (**)
  • PM-Rei­fe­grad (***) [V]
  • Wich­tig­keit / → Prio­ri­tät (***) [V]
  • Wei­te­re Verweise (*)

Dabei bedeu­ten die Angaben:

  • (*), (**), (***): Bedeu­tung für die Beschrei­bung: (*) = Kann‑, (**) = Soll‑, (***) = Muss-Feld
  • [V] Soll­te / Könn­te auch im Ver­zeich­nis stehen
  • [B] Soll­te / Könn­te auch im Steck­brief stehen

3.1 Vom Methodenverzeichnis zur Methodenanleitung

Der Zusam­men­hang von Metho­den­ver­zeich­nis, Metho­den­be­schrei­bung und Metho­den­an­lei­tung ist hier noch­mals dar­ge­stellt. Alle drei Ele­men­te ver­wei­sen auf­ein­an­der, wobei zur ein­deu­ti­gen Iden­ti­fi­zie­rung der Metho­den­na­me ver­wen­det wer­den kann.

Aus dem Metho­den­ver­zeich­nis kann durch Weg­las­sen der Attri­bu­te die Metho­den­lis­te, aus der Metho­den­be­schrei­bung durch Redu­zie­rung / Weg­las­sen eini­ger Attri­bu­te der Metho­den­steck­brief gene­riert werden.

Vom Methodenverzeichnis zur Methodenanleitung, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2024

Abbil­dung 3.1: Vom Metho­den­ver­zeich­nis zur Methodenanleitung

Der Zusam­men­hang von Ver­zeich­nis, Beschrei­bung und Anlei­tung ist in Abbil­dung 3.2 detail­liert wie­der­ge­ge­ben. Über den Metho­den­na­men ergibt sich die Beschrei­bung, in der wie­der­um Attri­bu­te zur Klas­si­fi­ka­ti­on ver­wen­det wer­den. Die Anlei­tung ist häu­fig direkt in der Beschrei­bung ent­hal­ten, kann aber auch sepa­rat erstellt und betrach­tet werden.

Vom Methodenverzeichnis zur Methodenanleitung - im Detail, abstrakt, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2024

Abbil­dung 3.2: Vom Metho­den­ver­zeich­nis zur Metho­den­an­lei­tung — im Detail, abstrakt

Als Bei­spiel ist in Abbil­dung 3.3 die Metho­de “Netz­plan­tech­nik” im Ver­zeich­nis ein­ge­tra­gen, in der Beschrei­bung über ver­schie­de­ne Attri­bu­te klas­si­fi­ziert und in der Anlei­tung detail­liert beschrieben.

Vom Methodenverzeichnis zur Methodenanleitung - im Detail, konkret, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2024

Abbil­dung 3.3: Vom Metho­den­ver­zeich­nis zur Metho­den­an­lei­tung — im Detail, kon­kre­tes Beispiel

4. Methodeneinsatz in der Praxis

Ist ein Metho­den­ver­zeich­nis mit den zuge­hö­ri­gen Metho­den­be­schrei­bun­gen für ein Pro­jekt vor­han­den, so erge­ben sich zwei gene­rel­le Fra­gen beim Ein­satz von Werk­zeu­gen und Methoden:

  1. Wie suche und fin­de ich (und mei­ne Pro­jekt­mit­ar­bei­ter) die rich­ti­gen Methoden?
  2. Wie set­ze ich (und mei­ne Pro­jekt­mit­ar­bei­ter) die Metho­den rich­tig ein?

4.1 Die Suche im Methodenverzeichnis

Über die Zugriffs­tech­nik, die auch eine Abla­ge­struk­tur für das Ver­zeich­nis und die Beschrei­bun­gen defi­niert, wird die Suche im Metho­den­ver­zeich­nis mit­be­stimmt. Am effi­zi­en­tes­ten ist eine struk­tu­rier­te Online-Zugriffs­tech­nik – am bes­ten mit Hil­fe eines Wikis. Aller­dings ist der Auf­wand zur Erstel­lung dort auch höher als bei allen ande­ren Techniken.

Mögliche Zugriffstechniken für die Methodensammlung, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2024

Abbil­dung 4.1: Mög­li­che Zugriffs­tech­ni­ken für das Methodenverzeichnis

4.2 Die Methodensammlung

Mit der Zusam­men­stel­lung von Metho­den über das Metho­den­ver­zeich­nis und der Erstel­lung der dazu­ge­hö­ri­gen Beschrei­bun­gen sind die Vor­aus­set­zun­gen für den Ein­satz in Pro­jek­ten geschaf­fen. Jedoch wird – ins­be­son­de­re, wenn die Anzahl der ein­ge­setz­ten Metho­den hoch ist – die Mög­lich­keit des Suchens und Fin­dens (Zugriffs­tech­nik) wichtig.

Die­se drei Kom­po­nen­ten wer­den hier zusam­men­fas­send als Metho­den­samm­lung bezeichnet:

Metho­den­samm­lung = Methodenverzeichnis

+ Metho­den­be­schrei­bun­gen

+ Zugriffs­tech­nik

5. Fragen und Antworten zu den Methoden im Projektmanagement

  • F: Kann man auf Werk­zeu­ge und Metho­den in der Pra­xis ver­zich­ten?
    A: Eigent­lich nicht. Werk­zeu­ge und Metho­den bil­den den Rah­men für Projekte.
  • F: Ist es not­wen­dig, mit Metho­den­ver­zeich­nis­sen und Metho­den­be­schrei­bun­gen zu arbei­ten?
    A: Bei gro­ßen Pro­jek­ten ja, bei klei­ne­ren nein.
  • F: Wer bestimmt (wann), wel­che Metho­den im Pro­jekt zum Ein­satz kom­men sol­len?
    A: Ver­ant­wort­lich für den Metho­den­ein­satz ist der → Pro­jekt­ma­na­ger. Er legt fest, wel­che Metho­den gene­rell zum Ein­satz kom­men könn­ten. Einen genau­en → Ablauf­plan, wann wel­che Metho­de ver­wen­det wer­den darf, gibt es in der Regel nicht.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Methoden im Projektmanagement

Die Prä­sen­ta­ti­on ist in wei­ten Tei­len deckungs­gleich mit der Dar­stel­lung auf die­ser Web­site und kann für eine “Schnell­dar­stel­lung” genutzt werden.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Werk­zeu­ge und Metho­den – Eine Übersicht
pdf

Eben­falls von hoher Rele­vanz zum The­ma Metho­den im Pro­jekt­ma­nage­ment sind mei­ne fol­gen­den → Prä­sen­ta­tio­nen:

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)
pdf
Pro­jekt­ma­nage­ment: Berich­te – Eine Übersicht
pdf
Pro­jekt­ma­nage­ment: Check­lis­ten – Eine Sammlung
pdf
Pro­jekt­ma­nage­ment: Doku­men­te – Eine Übersicht
pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die das The­ma Metho­den im Pro­jekt­ma­nage­ment etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /Andler15/ Nico­lai And­ler: Tools für Pro­jekt­ma­nage­ment, Work­shops und Con­sul­ting: Kom­pen­di­um der wich­tigs­ten Tech­ni­ken und Metho­den, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 6. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
  2. /DIN16/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 3. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑410–27041‑6
  3. /GPM16/ GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg, 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  4. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  5. /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
  6. /Litke18/ Hans-Die­ter Lit­ke, Ilon­ka Kun­ov, Heinz Schulz-Wim­mer: Pro­jekt­ma­nage­ment, Hau­fe, Mün­chen 4. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑648–12191‑7
  7. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  8. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  9. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (all­ge­mein)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Ergän­zung zu einem Buch dient
/#/ Ver­weis auf ein ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website