Der Projektabschluss Geordnet das Projekt beenden

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Der Pro­jekt­ab­schluss wird in der Pra­xis häu­fig ver­nach­läs­sigt. Dies hat ver­schie­de­ne Ursa­chen, führt aber dazu, dass Erfah­run­gen aus dem abzu­schlie­ßen­den Pro­jekt nicht wei­ter genutzt wer­den.
In die­sem Bei­trag der Pro­jekt­ab­schluss mit sei­nen not­wen­di­gen Teil­be­rei­chen beschrieben.

Pro­jek­te haben per Defi­ni­ti­on nur eine begrenz­te Dau­er und enden damit zu einem Zeit­punkt, der bei Pro­jekt­start fest­ge­legt wird. Am Pro­jek­ten­de wird ein for­ma­ler Pro­jekt­ab­schluss durch­ge­führt, der min­des­tens zwei Tei­le umfas­sen sollte:

  • Die Pro­jekt­ab­nah­me
  • Die Erfah­rungs­si­che­rung (“Les­sons Learned”)
Tätigkeiten beim Projektabschluss, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2021

Abbil­dung 0.1: Tätig­kei­ten beim Projektabschluss

Gene­rell gilt: Ein Pro­jekt­ab­schluss soll­te immer geord­net und ziel­ge­rich­tet erfolgen.

Der Pro­jekt­ab­schluss gehört zum The­men­ge­biet → Pro­jekt­ma­nage­ment, wel­ches wie­der­um
hier
umfas­send beschrie­ben wird.

1. Einleitung und Grundlagen

Ein Pro­jekt ist im Nor­mal­fall dann abge­schlos­sen, wenn das Pro­jekt­ziel erreicht ist; es fol­gen dann …

  • die Über­ga­be des Ergeb­nis­ses / Pro­dukts an den Auftraggeber,
  • die Pro­jekt­ab­schluss­sit­zung (für das Projektteam),
  • die Erstel­lung des Pro­jekt­ab­schluss­be­richts (für das Manage­ment) und
  • die Auf­lö­sung des Pro­jekt­teams und der → Pro­jekt­gre­mi­en.

Beim Abbruch wegen Nicht­er­rei­chung der → Zie­le soll­te eine “Post-Mor­tem-Ana­ly­se” vor­ge­nom­men wer­den, in der die Ursa­chen für das Schei­tern ana­ly­siert wer­den. Beim Pro­jekt­ab­schluss soll­ten das erwor­be­ne Wis­sen und die gewon­ne­nen Erfah­run­gen für wei­te­re Pro­jek­te gesi­chert wer­den. Hier­zu wer­den neben dem Abschluss­be­richt die soge­nann­ten “Les­sons Lear­ned” wei­ter­ge­ge­ben – hier­für wer­den Metho­den des Wis­sens­ma­nage­ments ver­wen­det. Aber (lei­der) – der “Nor­mal­fall”: “Pro­jek­te ler­nen schlecht”!

In die­sem Bei­trag wird fol­gen­des sechs­stu­fi­ges Pha­sen­mo­dell ver­wen­det (Abbil­dung 1.1):

Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.1: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Rücksprung)

Der ers­te Mei­len­stein bezeich­net den Pro­jekt­start, der zwei­te das Pro­jek­ten­de. Der Pro­jekt­schluss ist die sechs­te (und damit letz­te) Pha­se, bezeich­net also einen Zeit­raum, kei­nen Zeit­punkt. Somit kann statt von Pro­jekt­ab­schluss auch von Pro­jekt­ab­schluss­pha­se gespro­chen werden.

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia steht /#Wiki-Projektabschluss/:
“Ein Pro­jekt­ab­schluss ist die letz­te Pro­jekt­pha­se eines Pro­jek­tes und umfasst die Schrit­te Pro­dukt­ab­nah­me, Pro­jekt­ab­schluss­ana­ly­se, Erfah­rungs­si­che­rung und Pro­jekt­auf­lö­sung. Wird das Pro­jekt been­det, obwohl die Pro­jekt­zie­le nicht erreicht sind, so spricht man von einem Projektabbruch.”

1.2 Inhalte des Projektabschlusses

Beim Pro­jekt­ab­schluss soll­ten fol­gen­de Schrit­te durch­ge­führt wer­den (Abbil­dung 1.2):

  • Die Pro­dukt­ab­nah­me: Bei der Pro­dukt­ab­nah­me wird das durch das Pro­jekt ent­wi­ckel­te Pro­dukt durch den Kun­den oder Auf­trag­ge­ber for­mal abgenommen
  • Die Pro­jekt­ab­schluss­ana­ly­se: Die Pro­jekt­ab­schluss­ana­ly­se wird durch­ge­führt, um fest­zu­stel­len, ob das Pro­jekt den Pro­jekt­vor­ga­ben genügt (hat)
  • Die Erfah­rungs­si­che­rung: Bei der Erfah­rungs­si­che­rung geht es dar­um, die für wei­te­re / ande­re Pro­jek­te rele­van­ten Infor­ma­tio­nen so auf­zu­be­rei­ten, dass die­se nach Abschluss des Pro­jekts auch genutzt wer­den können
  • Die Pro­jekt­auf­lö­sung: Die Auf­lö­sung des Pro­jekts dient dem for­ma­len Abschluss
Schritte des Projektabschlusses, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 1.2: Schrit­te des Projektabschlusses

Beim Pro­jekt­ab­schluss müs­sen ver­schie­de­ne Aspek­te beach­tet wer­den: Neben den inhalt­li­chen, for­ma­len und admi­nis­tra­ti­ven The­men soll­te auch ein Abschluss-Event durch­ge­führt werden.

Einteilung der Tätigkeiten beim Projektabschluss, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 1.3: Ein­tei­lung der Tätig­kei­ten beim Projektabschluss

1.2.1 Die Erfahrungssicherung

Mit Abschluss des Pro­jekts soll­ten die Pro­jekt­sta­tus­be­rich­te gesam­melt, über­prüft und für kom­men­de Pro­jek­te zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Aus den in ihnen gespei­cher­ten Infor­ma­tio­nen kann Wis­sen extra­hiert wer­den (Abbil­dung 1.4). Dies bedeu­tet ins­be­son­de­re, dass unmit­tel­bar mit Pro­jekt­ab­schluss die Pro­jekt­be­rich­te durch­ge­schaut wer­den soll­ten. Zusam­men mit ande­ren Infor­ma­tio­nen (z.B. der abschlie­ßen­den Befra­gung der Pro­jekt­be­tei­lig­ten, was beson­ders gut und was beson­ders schlecht gelau­fen ist) flie­ßen die­se Erfah­run­gen in die “Les­sons-Lear­ned-Daten­bank” ein.

Der Projektabschlussbericht: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 1.4: Erfah­rungs­si­che­rung beim Pro­jekt­ab­schluss (nach /Zell18/)

1.3 Der Projektmanager beim Projektabschluss

Der → Pro­jekt­ma­na­ger ist beim Abschluss des Pro­jekts stark gefor­dert. Er muss dafür Sor­ge tra­gen, dass der Abschluss für alle Betei­lig­ten so erfolgt, dass “ein gutes Gefühl” entsteht.

Beim Pro­jekt­ab­schluss soll­te der Pro­jekt­ma­na­ger die­se Zie­le verfolgen:

  • Her­bei­füh­ren des for­ma­len Abschlusses 
  • Erzie­len von Lern­ef­fek­ten für die Organisation
  • Noch­ma­li­ges Moti­vie­ren des Pro­jekt­teams, sodass die Ergeb­nis­se gesi­chert wer­den können
  • Die eige­ne for­ma­le “Ent­las­tung” (durch Unter­schrift des Projektsponsors)

1.4 Typische Probleme beim Projektabschluss

Fol­gen­de Pro­ble­me tau­chen in der Pra­xis beim Pro­jekt­ab­schluss immer wie­der auf:

  • Das Pro­jekt wird nicht durch den Kun­den oder Auf­trag­ge­ber abge­nom­men, da dies Vor­tei­le für den Kun­den / Auf­trag­ge­ber brin­gen kann
  • Das Pro­jekt “löst sich auf” — die Pro­jekt­mit­ar­bei­ter sind bei Pro­jekt­ab­schluss nicht mehr für das Pro­jekt ver­füg­bar, da sie bei­spiels­wei­se schon ande­ren Pro­jekt zuge­ord­net wurden
  • Der Pro­jekt­ma­na­ger erhält kei­ne for­ma­le Ent­las­tung, sodass er wei­ter­hin für den Pro­jekt­fort­gang ver­ant­wort­lich ist

2. Dokumente beim Projektabschluss

Beim Pro­jekt­ab­schluss müs­sen eine Rei­he von Doku­men­ten erstellt oder aus­ge­füllt wer­den.
Hier­zu gehören:

  • Das Pro­jekt­ab­nah­me­do­ku­ment
  • Das Pro­jekt­über­ga­be­do­ku­ment
  • Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt

2.1 Der Projektabschlussbericht

Das zen­tra­le Doku­ment zum Pro­jekt­ab­schluss ist der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt. Er stellt eine Art “Gegen­stück” zum Pro­jekt­auf­trag dar und lie­fert die Ist-Zah­len zum Projektabschluss.

Nach DIN 69901–5:2009 /DIN20/ ist der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt (engl. Pro­ject Clo­sing Report) eine “zusam­men­fas­sen­de, abschlie­ßen­de Dar­stel­lung von Auf­ga­ben und erziel­ten Ergeb­nis­sen, von Zeit‑, Kos­ten- und Per­so­nal­auf­wand sowie gege­be­nen­falls von Hin­wei­sen für mög­li­che Anschlussprojekte.”

Fol­gen­der Auf­bau ist möglich:

  1. Pro­jekt­auf­trag / Projektziel
  2. Pla­nungs­un­ter­la­gen vor Projektfreigabe
  3. Ist-Unter­la­gen bei Projektende
  4. Abschluss­ana­ly­se (Gegen­über­stel­lung von ursprüng­li­chen und im Pro­jekt­ver­lauf aktua­li­sier­ten Plan­grö­ßen mit den Ergeb­nis­sen bei Pro­jek­ten­de) bezüg­lich
    a) Ter­mi­nen, Auf­wän­den, Kos­ten und
    b) inhalt­li­cher Zielerreichung
  5. Dank an alle Betei­lig­ten für deren Mitwirkung
  6. Ansprech­part­ner zur wei­te­ren Betreu­ung des Projekts

Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt umfasst im All­ge­mei­nen nur weni­ge Sei­ten und wird vom Pro­jekt­spon­sor und vom Pro­jekt­ma­na­ger unter­schrie­ben (grü­ne Pfeile).

Der Projektabschlussbericht: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 2.1: Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt: Formular

2.2 Checkliste zum Projektabschluss

Zum Abschluss eines Pro­jekts muss über­prüft wer­den, ob das Pro­jekt über­haupt abge­schlos­sen wer­den kann.

Checkliste: Kann das Projekt abgeschlossen werden?, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 2.2: Check­lis­te: Kann das Pro­jekt (for­mal) abge­schlos­sen werden?

3. Weitere Aspekte beim Projektabschluss

3.1 Die Projektdisziplin

Stellt man die Arbeits­in­ten­si­tät und die Pro­zess­dis­zi­plin (des Pro­jekt­teams) dem Pha­sen­ver­lauf gegen­über, so zeigt sich häu­fig, dass zum Pro­jek­ten­de die Pro­jekt­dis­zi­plin stark nach­lässt (Abbil­dung 3.1). Dies kann dazu füh­ren, dass der Pro­jekt­ab­schluss nur man­gel­haft durch­ge­führt wird.

Prozessdisziplin und Arbeitsintensität in den einzelnen Phasen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.1: Pro­zess­dis­zi­plin und Arbeits­in­ten­si­tät in den ein­zel­nen Pha­sen eines Projekts

3.2 Die Nachkalkulation

Zum Pro­jek­ten­de soll­te das Pro­jekt abschlie­ßend “durch­ge­rech­net” wer­den. Hier­zu wer­den die ursprüng­li­chen Berech­nun­gen (aus der Ursprungs­pla­nung) den tat­säch­li­chen Wer­ten für Auf­wand, Umfang und Kos­ten gegenübergestellt. 

Die Bewer­tung des Pro­jekts soll­te dann anhand von vor­ab fest­ge­leg­ten Kri­te­ri­en erfol­gen. So kann es bei­spiels­wei­se sind, dass eine Abwei­chung von bis zu 10 % bei allen Ziel­grö­ßen als “gutes Ergeb­nis” gese­hen wird.

4. Fragen und Antworten (FAQ) zum Projektabschluss

Eini­ge Fra­gen zum Pro­jekt­ab­schluss wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet. 

  • F: Kann man auf einen struk­tu­rier­ten Pro­jekt­ab­schluss in der Pra­xis ver­zich­ten?
    A: Eigent­lich kaum. Ein struk­tu­rier­ter und geord­ne­ter Pro­jekt­ab­schluss gibt allen Betei­lig­ten ein “gutes Gefühl” und sichert die Projektergebnisse.
  • F: Wie lan­ge dau­ert die Pro­jekt­ab­schluss­pha­se?
    A: Dafür gibt es kei­ne pau­scha­len Wer­te. Jedoch soll­te ver­sucht wer­den, die Pro­jekt­ab­schluss­pha­se kurz­zu­hal­ten, da häu­fig zum Pro­jekt­ab­schluss das Pro­jekt­team Auf­lö­sungs­er­schei­nun­gen zeigt.
  • F: Ist der Begriff Pro­jek­ten­de dem Begriff Pro­jekt­ab­schluss gleich­zu­set­zen?
    A: Nein. Das Pro­jek­ten­de kann abrupt und unstruk­tu­riert sein, der Pro­jekt­ab­schluss basiert immer auf einem geord­ne­ten Vorgehen.
  • F: Wann soll­te man den Pro­jekt­ab­schluss pla­nen?
    A: In der Regel muss unmit­tel­bar mit Pro­jekt­start klar sein, wann und wie das Pro­jekt abge­schlos­sen wer­den kann. Daher muss der Abschluss mit Pro­jekt­start geplant werden.
  • F: Wie stellt man fest, ob ein Pro­jekt kom­plett und rich­tig abge­schlos­sen wur­de?
    A: Hier­zu muss “noch jemand” über die Tätig­kei­ten und Ergeb­nis­se “drü­ber­schau­en”. Idea­ler­wei­se ist dies eine über­ge­ord­ne­te Stel­le wie das → PMO oder das Mul­ti­pro­jekt- oder Programm-Office.
  • F: Kann / darf ein Pro­jekt­spon­sor die “for­ma­le” Ent­las­tung des Pro­jekt­ma­na­gers ver­wei­gern?
    A: Ja — und zwar dann, wenn das Pro­jekt nicht den Kri­te­ri­en eines geord­ne­ten Abschlus­ses genügt. 

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektabschluss

Die Beschrei­bung zum Pro­jekt­ab­schluss ist in Tei­len in der Prä­sen­ta­ti­on zum Pro­jekt­ma­nage­ment enthalten.

InhaltTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)

pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die in die­sem Bei­trag zitiert wur­den oder die das The­ma Pro­jekt­ab­schluss etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  3. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  4. /Jakoby21/ Wal­ter Jako­by: Pro­jekt­ma­nage­ment für Inge­nieu­re: Ein pra­xis­na­hes Lehr­buch für den sys­te­ma­ti­schen Pro­jekt­er­folg, Sprin­ger Vie­w­eg, Wies­ba­den 5. Auf­la­ge 2021, ISBN 978–3‑658–32790‑3
  5. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  6. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  7. /Sutorius17/ Rene Suto­ri­us: Pro­jekt­ma­nage­ment Check­book, Hau­fe-Lex­wa­re, Frei­burg 2. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑648–09669‑7
  8. /Zell18/ Hel­mut Zell: Pro­jekt­ma­nage­ment – ler­nen, leh­ren und für die Pra­xis, Books on Demand, Nor­der­stedt 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑8370–0086‑3

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website 

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