Der Projektabschluss Geordnet das Projekt beenden

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Der Pro­jekt­ab­schluss wird in der Pra­xis häu­fig ver­nach­läs­sigt. Dies hat ver­schie­de­ne Ursa­chen, führt aber dazu, dass Erfah­run­gen aus dem abzu­schlie­ßen­den Pro­jekt nicht wei­ter genutzt wer­den.
In die­sem Bei­trag der Pro­jekt­ab­schluss beschrieben.

Der Pro­jekt­ab­schluss gehört zum The­men­ge­biet → Pro­jekt­ma­nage­ment, wel­ches wie­der­um
hier

umfas­send beschrie­ben wird.

1. Einleitung und Grundlagen

Ein Pro­jekt ist im Nor­mal­fall dann abge­schlos­sen, wenn das Pro­jekt­ziel erreicht ist; es fol­gen dann …

  • die Über­ga­be des Ergeb­nis­ses / Pro­dukts an den Auftraggeber,
  • die Pro­jekt­ab­schluss­sit­zung (für das Projektteam),
  • die Erstel­lung des Pro­jekt­ab­schluss­be­richts (für das Manage­ment) und
  • die Auf­lö­sung des Pro­jekt­teams und der Projektgremien.

Beim Abbruch wegen Nicht­er­rei­chung der Zie­le soll­te eine “Post-Mor­tem-Ana­ly­se” vor­ge­nom­men wer­den, in der die Ursa­chen für das Schei­tern ana­ly­siert wer­den.
Beim Pro­jekt­ab­schluss soll­ten das erwor­be­ne Wis­sen und die gewon­ne­nen Erfah­run­gen für wei­te­re Pro­jek­te gesi­chert wer­den. Hier­zu wer­den neben dem Abschluss­be­richt die soge­nann­ten “Les­sons Lear­ned” wei­ter­ge­ge­ben – hier­für wer­den Metho­den des Wis­sens­ma­nage­ments ver­wen­det.
Aber (lei­der) – der “Nor­mal­fall”: “Pro­jek­te ler­nen schlecht”!

Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 1.1: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Rücksprung)

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia /#Wiki-Projektabschluss/ steht:
“Ein Pro­jekt­ab­schluss ist die letz­te Pro­jekt­pha­se eines Pro­jek­tes und umfasst die Schrit­te Pro­dukt­ab­nah­me, Pro­jekt­ab­schluss­ana­ly­se, Erfah­rungs­si­che­rung und Pro­jekt­auf­lö­sung. Wird das Pro­jekt been­det, obwohl die Pro­jekt­zie­le nicht erreicht sind, so spricht man von einem Projektabbruch.”

1.2 Inhalte des Projektabschlusses

Beim Pro­jekt­ab­schluss soll­ten fol­gen­de Schrit­te durch­ge­führt wer­den (Abbil­dung 1.2):

  • Die Pro­dukt­ab­nah­me
  • Die Pro­jekt­ab­schluss­ana­ly­se
  • Die Erfah­rungs­si­che­rung
  • Die Pro­jekt­auf­lö­sung
Schritte des Projektabschlusses, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 1.2: Schrit­te des Projektabschlusses

Beim Pro­jekt­ab­schluss müs­sen ver­schie­de­ne Aspek­te beach­tet wer­den: Neben den inhalt­li­chen, for­ma­len und admi­nis­tra­ti­ven The­men soll­te auch ein Abschluss-Event durch­ge­führt werden.

Tätigkeiten beim Projektabschluss, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 1.3: Tätig­kei­ten beim Projektabschluss

1.2.1 Die Erfahrungssicherung

Mit Abschluss des Pro­jekts soll­ten die Pro­jekt­sta­tus­be­rich­te gesam­melt, über­prüft und für kom­men­de Pro­jek­te zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Aus den in ihnen gespei­cher­ten Infor­ma­tio­nen kann Wis­sen extra­hiert wer­den (Abbil­dung 3.5). Dies bedeu­tet ins­be­son­de­re, dass unmit­tel­bar mit Pro­jekt­ab­schluss die Pro­jekt­be­rich­te durch­ge­schaut wer­den soll­ten. Zusam­men mit ande­ren Infor­ma­tio­nen (z.B. der abschlie­ßen­den Befra­gung der Pro­jekt­be­tei­lig­ten, was beson­ders gut und was beson­ders schlecht gelau­fen ist) flie­ßen die­se Erfah­run­gen in die “Les­sons-Lear­ned-Daten­bank” ein.

Der Projektabschlussbericht: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 1.4: Erfah­rungs­si­che­rung beim Pro­jekt­ab­schluss (nach /Zell18/)

2. Dokumente beim Projektabschluss

Beim Pro­jekt­ab­schluss müs­sen eine Rei­he von Doku­men­ten erstellt oder aus­ge­füllt wer­den.
Hier­zu gehören:

  • Das Pro­jekt­ab­nah­me­do­ku­ment
  • Das Pro­jekt­über­ga­be­do­ku­ment
  • Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt

2.1 Der Projektabschlussbericht

Das zen­tra­le Doku­ment zum Pro­jekt­ab­schluss ist der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt. Er stellt eine Art “Gegen­stück” zum Pro­jekt­auf­trag dar und lie­fert die Ist-Zah­len zum Projektabschluss.

Nach DIN 69901–5:2009 /DIN16/ ist der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt (engl. Pro­ject Clo­sing Report) eine “zusam­men­fas­sen­de, abschlie­ßen­de Dar­stel­lung von Auf­ga­ben und erziel­ten Ergeb­nis­sen, von Zeit‑, Kos­ten- und Per­so­nal­auf­wand sowie gege­be­nen­falls von Hin­wei­sen für mög­li­che Anschlussprojekte.”

Fol­gen­der Auf­bau ist möglich:

  1. Pro­jekt­auf­trag / Projektziel
  2. Pla­nungs­un­ter­la­gen vor Projektfreigabe
  3. Ist-Unter­la­gen bei Projektende
  4. Abschluss­ana­ly­se (Gegen­über­stel­lung von ursprüng­li­chen und im Pro­jekt­ver­lauf aktua­li­sier­ten Plan­grö­ßen mit den Ergeb­nis­sen bei Pro­jek­ten­de) bezüg­lich
    a) Ter­mi­nen, Auf­wän­den, Kos­ten und
    b) inhalt­li­cher Zielerreichung
  5. Dank an alle Betei­lig­ten für deren Mitwirkung
  6. Ansprech­part­ner zur wei­te­ren Betreu­ung des Projekts

Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt umfasst im All­ge­mei­nen nur weni­ge Sei­ten und wird vom Pro­jekt­spon­sor und vom → Pro­jekt­ma­na­ger unter­schrie­ben (grü­ne Pfeile).

Der Projektabschlussbericht: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 2.1: Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt: Formular

2.2 Checkliste zum Projektabschluss

Zum Abschluss eines Pro­jekts muss über­prüft wer­den, ob das Pro­jekt über­haupt abge­schlos­sen wer­den kann.

Checkliste: Kann das Projekt abgeschlossen werden?, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2021

Abbil­dung 2.2: Check­lis­te: Kann das Pro­jekt abge­schlos­sen werden?

3. Weitere Aspekte beim Projektabschluss

Stellt man die Arbeits­in­ten­si­tät und die Pro­zess­dis­zi­plin (des Pro­jekt­teams) dem Pha­sen­ver­lauf gegen­über, so zeigt sich häu­fig, dass zum Pro­jek­ten­de die Pro­jekt­dis­zi­plin stark nach­lässt (Abbil­dung 6.5). Dies kann dazu füh­ren, dass der Pro­jekt­ab­schluss nur man­gel­haft durch­ge­führt wird.

Prozessdisziplin und Arbeitsintensität in den einzelnen Phasen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2021

Abbil­dung 3.1: Pro­zess­dis­zi­plin und Arbeits­in­ten­si­tät in den ein­zel­nen Phasen

4. Fragen und Antworten (FAQ) zum Projektabschluss

  • F: Kann man auf einen struk­tu­rier­ten Pro­jekt­ab­schluss in der Pra­xis ver­zich­ten?
    A: Eigent­lich kaum. Ein struk­tu­rier­ter und geord­ne­ter Pro­jekt­ab­schluss gibt allen Betei­lig­ten ein “gutes Gefühl”.
  • F: Ist der Begriff Pro­jek­ten­de dem Begriff Pro­jekt­ab­schluss gleich­zu­set­zen?
    A: Nein. Das Pro­jek­ten­de kann abrupt und unstruk­tu­riert sein, der Pro­jekt­ab­schluss basiert immer auf ein geord­ne­tes Vorgehen.
  • F: Wann soll­te man den Pro­jekt­ab­schluss pla­nen?
    A: In der Regel muss unmit­tel­bar mit Pro­jekt­start klar sein, wann das Pro­jekt abge­schlos­sen wer­den kann. Daher muss der Abschluss mit Pro­jekt­start geplant werden.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektabschluss

Die Prä­sen­ta­ti­on ist in Tei­len deckungs­gleich mit der Dar­stel­lung auf die­ser Web­site und kann für eine “Schnell­dar­stel­lung” genutzt werden.

InhaltTyp
Pro­jekt­ma­nage­ment: Check­lis­ten – Eine Sammlung

pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die das The­ma Pro­jekt­ab­schluss etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  2. /Sutorius17/ Rene Suto­ri­us: Pro­jekt­ma­nage­ment Check­book, Hau­fe-Lex­wa­re, Frei­burg 2. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑648–09669‑7
  3. /Zell18/ Hel­mut Zell: Pro­jekt­ma­nage­ment – ler­nen, leh­ren und für die Pra­xis, Books on Demand, Nor­der­stedt 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑8370–0086‑3

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website 

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