Der Projektstart Gezielt das Projekt beginnen

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Der Pro­jekt­start mar­kiert den Über­gang von dem Vor­pro­jekt zu dem eigent­li­chen Pro­jekt.
In die­sem Bei­trag wird die Vor­pro­jekt­pha­se mit dem Pro­jekt­start und den dazu­ge­hö­ri­gen Tätig­kei­ten und Doku­men­ten beschrieben.

In die­sem Bei­trag wird fol­gen­des sechs­stu­fi­ges Pha­sen­mo­dell ver­wen­det (Abbil­dung 0.1):

  1. Initia­li­sie­rungs­pha­se: In der Initia­li­sie­rungs­pha­se wird über­prüft, ob das Pro­jekt gene­rell sinn­voll und mach­bar ist. Wenn dies nicht der Fall ist, soll­te das Pro­jekt nicht wei­ter fort­ge­führt / betrach­tet werden
  2. Defi­ni­ti­ons­pha­se: Um die Rah­men­be­din­gun­gen genau­er zu bestim­men, wer­den in der Defi­ni­ti­ons­pha­se → Sta­ke­hol­der- und Risi­ko­be­trach­tun­gen vor­ge­nom­men. Zudem wer­den die → Zie­le kon­kre­ti­siert, die → Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­on bestimmt und ein → Pro­jekt­auf­trag (Pro­ject Char­ter) erstellt. Mit Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags durch den → Pro­jekt­ma­na­ger und den Pro­jekt­spon­sor endet die Definitionsphase
  3. Pla­nungs­pha­se: Die Pla­nungs­pha­se legt den Umfang und Ablauf des Pro­jekts fest. Es wird ein → Pro­jekt­struk­tur­plan erstellt, der das wei­te­re Vor­ge­hen bestimmt
  4. Aus­füh­rungs­pha­se: In der Aus­füh­rungs­pha­se wer­den die in der Pla­nungs­pha­se erstell­ten Plä­ne abgearbeitet
  5. Steue­rungs­pha­se: Die Steue­rungs- oder Con­trol­ling­pha­se läuft par­al­lel zur Aus­füh­rungs­pha­se: Es wer­den die geplan­ten Zeit­auf­wän­de und Ter­mi­ne, die Kos­ten und die Inhal­te getrackt und bei Bedarf geändert
  6. Abschluss: In der Abschluss­pha­se wird das Pro­jekt plan­mä­ßig beendet
Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 0.1: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Rücksprung)

Der ers­te Mei­len­stein kenn­zeich­net den Pro­jekt­start, der zwei­te das Pro­jek­ten­de. Die ein­zel­nen Pha­sen kön­nen jeweils sepa­ra­te Mei­len­stei­ne auf­wei­sen (in Abbil­dung 0.1 nicht dargestellt.)

Die Initia­li­sie­rungs­pha­se und die Defi­ni­ti­ons­pha­se kön­nen zusam­men­fas­send als Vor­pro­jekt­pha­se oder Vor­pro­jekt bezeich­net wer­den (Abbil­dung 0.2).

Ein Phasenmodell für Projekte mit Fokus auf Vorprojekt und Projektstart, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 0.2: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te mit Fokus auf Vor­pro­jekt und Projektstart

In die­sem Bei­trag wird die Vor­pro­jekt- oder Start­pha­se betrach­tet, die die Initia­li­sie­rungs- und die Defi­ni­ti­ons­pha­se umfasst und mit dem Pro­jekt­start (Mei­len­stein) endet.

Vor­ab­be­mer­kun­gen:

  • Ein Pro­jekt wird “inii­tiert” und dann “initia­li­siert”
  • Der Pro­jekt­start ist ein Zeit­punkt (oder Mei­len­stein) und kein Zeitraum

Der Pro­jekt­start gehört zum The­men­ge­biet → Pro­jekt­ma­nage­ment, wel­ches wie­der­um
hier
umfas­send beschrie­ben wird.

1. Einleitung und Grundlagen

Ein Pro­jekt star­tet / beginnt mit dem Unter­zeich­nen des Pro­jekt­auf­trags durch den Pro­jekt­spon­sor und den Pro­jekt­ma­na­ger. Hier­zu müs­sen vor­ab in einem Vor­pro­jekt eini­ge Über­prü­fun­gen statt­fin­den – so ist die Theo­rie: In der Pra­xis wer­den jedoch häu­fig die ers­ten Schrit­te in das Pro­jekt unzu­rei­chend aus­ge­führt. Die Fol­gen sind bekannt: Pro­jek­te, die schlecht star­ten, gera­ten schnel­ler in Schief­la­ge als gut begon­ne­ne Pro­jek­te. Daher ist es not­wen­dig, ein Vor­pro­jekt geord­net durchzuführen.

In Abbil­dung 1.1 ist das Vor­pro­jekt mit den vor- und nach­ge­la­ger­ten Berei­chen sowie den Tätig­kei­ten und zwei zen­tra­len Doku­men­ten dargestellt. 

Das Vorprojekt mit Teilaspekten, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2022

Abbil­dung 1.1: Das Vor­pro­jekt mit Teilaspekten

Aus Visio­nen oder Ideen ent­ste­hen mög­li­che Pro­jekt­ideen, die einen Vor­pro­jekt­an­trag mün­den kön­nen. Die­ser Vor­pro­jekt­an­trag wird dann an einen Vor­pro­jekt­ma­na­ger zur Über­prü­fung wei­ter­ge­reicht. Das Ziel des Vor­pro­jekts ist die Bewer­tung des Pro­jekts aus ver­schie­de­nen Perspektiven. 

Wich­tig:
Das Vor­pro­jekt ist los­ge­löst vom Pro­jekt zu betrach­ten, es gibt kei­nen Pro­jekt­ma­na­ger, son­dern ledig­lich eine Vorprojektmanager.

1.1 Definitionen

Defi­ni­ti­on zum Pro­jekt­start sind in der Lite­ra­tur kaum zu fin­den. Es wird in die­sem Bei­trag fol­gen­de Defi­ni­ti­on für das Vor­pro­jekt und den Pro­jekt­start ver­wen­det:
“Das Vor­pro­jekt ist die ers­te Pro­jekt­pha­se eines Pro­jekts und umfasst die Teil­pha­sen Initia­li­sie­rung und Defi­ni­ti­on. Das Vor­pro­jekt endet mit dem “eigent­li­che” Pro­jekt­start, bei dem der Pro­jekt­auf­trag for­mal unter­zeich­net wird. Erst dann beginnt das “eigent­li­che” Projekt.

1.2 Inhalte des Vorprojekts und des Projektstarts

Ist der Vor­pro­jekt­an­trag fer­tig­ge­stellt und zur wei­te­ren Bear­bei­tung frei­ge­ge­ben, so wird die Vor­pro­jekt­pha­se durch­lau­fen (Abbil­dung 1.2)

Vorprojektantrag, Projektantrag und Projektauftrag im zeitlichen Verlauf, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2022

Abbil­dung 1.2: Vor­pro­jekt­an­trag, Pro­jekt­an­trag und Pro­jekt­auf­trag im zeit­li­chen Verlauf

Abbil­dung 1.3 zeigt die Ein­ord­nung der Vor­pro­jekt­pha­se in ein Gesamt­pro­jekt mit Tätig­kei­ten und Dokumenten.

Ein

Abbil­dung 1.3: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te — Bei­spiel mit Phasenelementen

1.3 Der Projektmanager beim Projektstart

Der Pro­jekt­ma­na­ger soll­te mög­lichst früh­zei­tig in das Pro­jekt­ge­sche­hen in­vol­viert wer­den. Jedoch erfolgt die for­mel­le Ernen­nung in der Regel mit der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags (Pro­ject Char­ter) – und damit erst, nach­dem das Vor­pro­jekt (mit den Pha­sen Initia­li­sie­rung und Defi­ni­ti­on) bereits abge­schlos­sen ist (Abbil­dung 1.4).

Die Ernennung des Projektmanagers, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 1.4: Die Ernen­nung des Projektmanagers

In der Pra­xis wird daher entweder …

  1. ein Vor­pro­jekt­ma­na­ger benannt, der bis zur Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags an der Aus­ar­bei­tung der Details arbei­tet oder
  2. der Pro­jekt­ma­na­ger schon sehr früh bestimmt (ohne Kennt­nis der genau­en Projektinhalte).

In bei­den Fäl­len gilt jedoch:

Der Pro­jekt­ma­na­ger soll­te bei der Erstel­lung der wich­tigs­ten → Pro­jekt­do­ku­men­te betei­ligt sein. Beim Pro­jekt­start selbst ist der Pro­jekt­ma­na­ger dann stark gefor­dert. Er muss dafür Sor­ge tra­gen, dass der Start für alle Betei­lig­ten so erfolgt, dass “ein gutes Gefühl” ent­steht und unmit­tel­bar in die Umset­zung gegan­gen wer­den kann.

Beim Pro­jekt­start soll­te der Pro­jekt­ma­na­ger die­se Zie­le verfolgen:

  • Durch­füh­rung eines → Kick-off-Mee­tings mit dem Pro­jekt­team, sodass schnell der Pro­jekt­auf­bau struk­tu­riert wird
  • Her­bei­füh­ren des for­ma­len Pro­jekt­starts mit Unter­zeich­nung des Projektauftrags

1.4 Typische Probleme beim Projektstart

Fol­gen­de Pro­ble­me tau­chen in der Pra­xis beim Pro­jekt­start immer wie­der auf:

  • Das Pro­jekt wird gestar­tet, ohne dass geklärt ist, was genau gemacht wer­den soll
  • Die über­ge­ord­ne­te Moti­va­ti­on des Pro­jekts ist unklar oder unklar kommuniziert
  • Der Pro­jekt­ma­na­ger wird nicht “for­mal” durch den Pro­jekt­spon­sor beauftragt
  • Die genann­ten und schrift­lich fixier­ten Zie­le sind schon bei Pro­jekt­start nicht erreich­bar. Hier­durch gerät das Pro­jekt schon zu Beginn in eine Schief­la­ge: Der Pro­jekt­ma­na­ger kann das Pro­jekt nicht ohne “Kor­rek­tu­ren des Manage­ments” zum Erfolg führen

2. Tätigkeiten in der Vorprojektphase

Fol­gen­de Tätig­kei­ten soll­ten in der Vor­pro­jekt­pha­se durch­ge­führt werden:

Es soll­ten alle Tätig­kei­ten durch­ge­führt wer­den, um so einen Pro­jekt­auf­trag erstel­len zu können.

3. Dokumente im Vorprojekt und beim Projektstart

Aus den Tätig­kei­ten erge­ben sich eine Rei­he von Doku­men­ten, die erstellt wer­den soll­ten und bei Pro­jekt­start vor­lie­gen müssen.

Die Einordnung von Dokumenten in Phasen - hier mit Fokus Projektstart, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3.1: Die Ein­ord­nung von Doku­men­ten in Pha­sen — hier mit Fokus Projektstart

Ver­pflich­tend soll­ten fol­gen­de Doku­men­te erstellt werden:

  • Das Pro­jekt­hand­buch
  • Der Pro­jekt­auf­trag

3.1 Das Projekthandbuch

Das Pro­jekt­hand­buch (engl. Pro­ject Manu­al) beschreibt die orga­ni­sa­to­ri­schen Rand- und Rah­men­be­din­gun­gen des Projekts.

3.2 Der Projektauftrag

Das zen­tra­le Doku­ment zum Pro­jekt­start der Pro­jekt­auf­trag (engl. Pro­ject Char­ter). In der Regel ist der Projekt­auftrag sehr viel umfang­reicher als in Abbil­dung 2.3 dar­ge­stellt, es ist hier eine Mini­mal­va­ri­an­te wie­der­ge­ge­ben. Der Pro­jekt­auf­trag wird vom Pro­jekt­spon­sor (oder Pro­jekt­auf­trag­ge­ber) und vom Pro­jekt­ma­na­ger unter­schrie­ben (grü­ne Pfei­le) — dies ist verpflichtend.

Der Projektauftrag: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 3.2: Der Pro­jekt­auf­trag: Formular

Bei Bedarf kön­nen dem Pro­jekt­auf­trag wei­te­re Ele­men­te hin­zu­ge­fügt wer­den. Dies sind beispielsweise:

  • Eine Risi­ko­be­trach­tung
  • Die Benen­nung der Lenkungsausschussmitglieder
  • Der Berichts­plan

Anmer­kung:
Der Pro­jekt­ab­schluss­be­richt (engl. Pro­ject Clo­sing Report) stellt eine Art “Gegen­stück” zum Pro­jekt­auf­trag dar und lie­fert die Ist-Zah­len zum → Pro­jekt­ab­schluss. Dabei wer­den die Zie­le, die im Pro­jekt­auf­trag genannt wer­den, mit dem Erreich­ten verglichen.

3.3 Checkliste zum Projektstart

Beim Start eines Pro­jekts muss über­prüft wer­den, ob das Pro­jekt über­haupt gestar­tet wer­den kann. Hier­zu kann fol­gen­de Check­lis­te her­an­ge­zo­gen werden:

Checkliste: Kann das Projekt gestartet werden?, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 3.3: Check­lis­te: Kann das Pro­jekt (for­mal) gestar­tet werden?

4. Fragen und Antworten (FAQ) zum Projektstart

Eini­ge Fra­gen zum Vor­pro­jekt und zum Pro­jekt­start wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Kann man auf einen struk­tu­rier­ten Pro­jekt­start in der Pra­xis ver­zich­ten?
    A: Eigent­lich kaum. Ein struk­tu­rier­ter und geord­ne­ter Pro­jekt­start gibt allen Betei­lig­ten ein “gutes Gefühl” und sichert die Projektergebnisse.
  • F: Ist der Begriff Pro­jekt­start ein­deu­tig defi­niert?
    A: Lei­der nein. In die­sem Bei­trag wird der Pro­jekt­start der Zeit­punkt ver­stan­den, der bei der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­ver­trags durch den Pro­jekt­ma­na­ger und den Pro­jekt­spon­sor fest­ge­legt ist.
  • F: Wann soll­te man den Pro­jekt­start pla­nen?
    A: In der Regel ergibt sich der Pro­jekt­start aus dem Pro­jek­tend­ter­min und der Pro­jekt­dau­er. Daher muss der Pro­jekt­start rück­wärts geplant werden.
  • F: Kann ein Pro­jekt­spon­sor die “for­ma­le” Bestä­ti­gung des Pro­jekt­ma­na­gers ver­wei­gern?
    A: Nein. Wenn der Pro­jekt­ma­na­ger den Pro­jekt­auf­trag nicht vom Pro­jekt­spon­sor bestä­tigt bekommt, gibt es kein Projekt.
  • F: Kann der Pro­jekt­plan (mit dem Pro­jekt­struk­tur­plan) schon vor dem Pro­jekt­start erstellt wer­den?
    A: Dies ist in der Regel nicht sinn­voll, da eine Pla­nung sehr auf­wen­dig wer­den kann. Kommt es dann zu kei­nem Pro­jekt­auf­trag, so sind die Pla­nungs­auf­wän­de umsonst erbracht worden.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektstart

Die Beschrei­bung zum Pro­jekt­start ist in Tei­len in der Prä­sen­ta­ti­on zum Pro­jekt­ma­nage­ment enthalten.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)

pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die in die­sem Bei­trag zitiert wur­den oder die das The­ma Pro­jekt­start etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  3. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  4. /Jakoby21/ Wal­ter Jako­by: Pro­jekt­ma­nage­ment für Inge­nieu­re: Ein pra­xis­na­hes Lehr­buch für den sys­te­ma­ti­schen Pro­jekt­er­folg, Sprin­ger Vie­w­eg, Wies­ba­den 5. Auf­la­ge 2021, ISBN 978–3‑658–32790‑3
  5. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  6. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  7. /Sutorius17/ Rene Suto­ri­us: Pro­jekt­ma­nage­ment Check­book, Hau­fe-Lex­wa­re, Frei­burg 2. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑648–09669‑7
  8. /Zell18/ Hel­mut Zell: Pro­jekt­ma­nage­ment – ler­nen, leh­ren und für die Pra­xis, Books on Demand, Nor­der­stedt 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑8370–0086‑3

A.3 Weblinks

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Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website 

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