Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Das Arbeitspaket ist ein Teil eines Projekts, welches für sich genommen umgesetzt werden kann. Es ist Teil des Projektstrukturplans; alle Arbeitspakete zusammen ergeben den Umfang eines Projekts.
In diesem Beitrag wird das Arbeitspaket kurz beschrieben.
Die Arbeitspakete (APs, engl. Work Packages, WPs) bilden die kleinsten, nicht mehr zu unterteilende Teilaufgaben im Projekt. Sie kommen aus dem → Projektstrukturplan und werden i.A. über Arbeitspaketformulare oder direkt über PM-Systeme beschrieben und erfasst. Die einzelnen Arbeitspakete werden AP-Verantwortlichen zugeordnet und durch diese weiterentwickelt, indem weitere Aktivitäten, benötigte Ressourcen und auch die Kosten ermittelt werden. Die Arbeitspakete bilden die Basis für alle weiteren Tätigkeiten im Projekt (Planungen, Schätzungen, Fortschrittskontrolle, Vorgangslistendarstellung).
Dieser Beitragt erläutert das Arbeitspaket — es wird dabei folgendes sechsstufige Phasenmodell verwendet (Abbildung 0.1):
Abbildung 0.1: Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung)
1. Einleitung und Grundlagen
1.1 Definitionen
In der deutschen Wikipedia wird das Arbeitspaket folgendermaßen charakterisiert /#Wiki-Arbeitspaket/:
“Das Arbeitspaket (AP) (engl.: work package; abgekürzt: WP) ist ein plan- und kontrollierbares Element in einem Projekt, das nicht weiter untergliedert wird. Arbeitspakete werden innerhalb eines Projektstrukturplans erstellt.”
Das PMI definiert /PBG21‑d/:
“Arbeitspaket / Work Package. Die Arbeit, die auf der untersten Ebene des Projektstrukturplans definiert wird und deren Kosten und Dauer geschätzt und gemangt werden kann.”
Die DIN 69901–5:2009 beschreibt das Arbeitspaket wie folgt /DIN20/:
“Arbeitspaket — work package: In sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts, die bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann.
Anmerkung 1: Ein Arbeitspaket ist das kleinste Element des Projektstrukturplans, das in diesem nicht weiter aufgegliedert werden kann und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegt.
Anmerkung 2: Ein Arbeitspaket kann allerdings zur besseren Strukturierung und bei der Erstellung des Ablaufplans in Vorgänge aufgegliedert werden, die dabei in untereinander in Beziehung gesetzt werden.”
Zur Schreibweise:
Das Arbeitspaket wird als “AP” abgekürzt. Alle Begriffe zum Arbeitspaket werden auf dieser Website ohne Bindestrich hinter “Arbeitspaket” gehängt, also Arbeitspaketverantwortlicher oder Arbeitspaketbeschreibung. Wird die Abkürzung genutzt, so wird ein Bindestrich mit anschließender Großschreibung genutzt, also AP-Verantwortlicher oder AP-Beschreibung.
1.2 Sichten zur Erstellung des Arbeitspakets
Aus den Definition des Arbeitspakets geht nicht hervor, wer für die Erstellung des Arbeitspakets verantwortlich ist. Dazu gibt es zwei Sichtweisen (Abbildung 1.1):
- Verantwortung liegt beim Projektmanager
- Verantwortung liegt beim Arbeitspaketverantwortlichen
Abbildung 1.1: Definition eines Arbeitspakets: Wer ist verantwortlich?
In diesem Beitrag wird davon ausgegangen, dass die Verantwortung zur Erstellung eines Arbeitspaketes beim Arbeitspaketverantwortlichen liegt.
1.3 Gesamtablauf der Projektplanung
In Abbildung 1.2 ist der gesamte Planungsprozess dargestellt: Mit dem Projektstart (mit Unterzeichnung des Projektauftrags und während der Durchführung des Kick-off-Meetings) beginnt die Planung des Projekts. Hierzu wird zunächst der Projektstrukturplan erstellt, der die Arbeitspakete als kleinste Einheiten beinhaltet. Die Arbeitspakete werden dann über die Vorgangsliste in eine logische Reihenfolge (mit zeitlichen Abhängigkeiten) gebracht. Aus der Vorgangsliste ergibt sich der (vorläufige) Terminplan, der wiederum als Basis für den Ressourcenplan dient. Die Kosten und der Kostenverlauf werden abschließend im Kostenplan ermittelt. Sollte sich im Verlauf des Planungsprozesses zeigen, dass die ermittelten Werte nicht zu den Projektzielen passen, so müssen (und können) einzelne Planungsstufen erneut durchlaufen werden.
Abbildung 1.2: Der Planungsprozess (schematisch)
2. Projektstrukturplan, Arbeitspakete und Vorgangsliste
Die Planungen im Projekt beginnen mit der Erstellung des Projektstrukturplans (Punkt 1 in Abbildung 1.1). Der Projektstrukturplan (→ PSP, engl. Work Breakdown Structure, WBS) unterteilt das Projekt in einzelne, hierarchische Teilpakete. Der Projektstrukturplan muss bei jedem Projekt erstellt werden.
Die Elemente des Projektstrukturplans sind (Abbildung 2.1):
- Gesamtprojekt oder Gesamtpaket
- Teilprojekt oder Teilpaket (TP): Noch weiter zu untergliedernde Aufgabe oder Phase
- Arbeitspakete (AP): Kleinste, im PSP nicht mehr unterteilbare Unteraufgabe oder Unteraktivität; AP können eigenverantwortlich durch organisatorische Einheiten bearbeitet werden; die Arbeitspakete definieren Liefergegenstände (engl. Deliverables), deren Erfüllung / Erreichung überprüft werden kann
Abbildung 2.1: Der Projektstrukturplan (schematisch)
Der Projektstrukturplan wird idealerweise zu Beginn des Projekts einem Meeting erstellt. Entweder wird die Erstellung — insbesondere bei kleinen Projekten — bei dem Kick-off-Meeting durchgeführt oder in einem separaten Planungsmeeting.
Zur Erfassung der Eckdaten eines Arbeitspakets kann ein Arbeitspaketformular verwendet werden, welches beispielhaft in Abbildung 2.2 dargestellt ist.
Das Arbeitspaketformular / die Arbeitspaketbeschreibung enthält:
- Projekt(name) und die Projekt-ID
- Arbeitspaketnummer (AP-Nummer)
- Arbeitspaketbezeichnung (AP-Bezeichnung)
- Arbeitspaketverantwortlicher (AP-Verantwortlicher, APV)
- Voraussetzungen für die Bearbeitung des Arbeitspakets
- Zu erbringende Ergebnisse
- Abhängige Arbeitspakete
- Benötigte Ergebnisse anderer Arbeitspakete
- Arbeitsschritte / Aktivitäten innerhalb des Arbeitspakets, die im Laufe des Projekts umgesetzt werden müssen
- Gesamtdauer zur Umsetzung des Arbeitspakets
- Gesamtaufwand für die Umsetzung des Arbeitspakets
- Gesamtkosten für die Umsetzung des Arbeitspakets
- Datum der Erstellung der Arbeitspaketbeschreibung
- Version der Arbeitspaketbeschreibung
- Status der Arbeitspaketbeschreibung
- Erstellt durch
Abbildung 2.2: Das Arbeitspaketformular (leer)
Ein Arbeitspaket — und damit auch das dazugehörige Formular zur Beschreibung des Arbeitspakets — wird nach der Erstellung des Projektstrukturplans durch den Projektmanager angelegt und dann einem Arbeitspaketverantwortlichen zugewiesen. Beim Anlegen werden durch das Projekt feststehende Inhalte in das Arbeitspaketformular eingetragen: Dies ist durch den blau gestrichelten Bereich in Abbildung 2.3 visualisiert. Nach Annahme des Arbeitspakets durch den Arbeitspaketverantwortlichen muss dieser das Arbeitspaketformular vollständig ausfüllen.
Abbildung 2.3: Das Arbeitspaketformular (leer) mit ausgewählten Bereichen
Die Arbeitspakete werden im Verlauf der Planung in eine Vorgangsliste (engl. Activity List) als Vorgänge eingetragen, indem Dauer, Aufwand, Vorgänger (als PSP-Code / AP-Nr.) und Nachfolger (auch als PSP-Code / AP-Nr.) notiert werden. Hierdurch werden die logischen Abhängigkeiten aufgezeigt. In Abbildung 2.4 ist eine (leere) Vorgangsliste wiedergegeben.
Abbildung 2.4: Die Vorgangsliste (schematisch)
Ein Beispiel einer Vorgangsliste und eines Projektstrukturplans finden Sie auf meiner Webseite → Die Vorgangsliste. Grafik des Monats Januar 2015.
3. Das Ausfüllen des Arbeitspaketsformulars
Das Arbeitspaketformular enthält mehrere Felder, die allesamt nach und nach ausgefüllt werden müssen (Abbildung 3.1). Dabei kann das Formular in 4 Schritten bearbeitet werden:
- Zunächst wird der obere Block mit den allgemeinen Angaben zum Projekt befüllt. Er wird auch der Arbeitspaketverantwortliche eingetragen
- Dann erfolgt eine Einordnung des Arbeitspakets: Es durch die Planungsrunde benannt, welche Voraussetzungen für das Arbeitspaket vorhanden sein müssen, welches Arbeitspakete von diesem Arbeitspaket abhängig sind, welche Ergebnisse das Arbeitspaket liefern soll und welche es von anderen Arbeitspaketen benötigt
- Der größte Aufwand bei der Befüllung des Arbeitspaketformulars entsteht bei Zerlegung des Arbeitspakets in einzelne Arbeitsschritte, deren Dauer, Aufwand und Kosten jeweils abgeschätzt werden müssen
- Abschließend werden durch den die Gesamtdauer, Gesamtaufwand und Gesamtkosten ermittelt und in das Formular eingetragen
Abbildung 3.1: Das Arbeitspaketformular (leer) mit Befüllungsschritten
Die vier Felder Datum, Version, Status und Erstelle durch dienen der Verwaltung und sind eher technisch.
Die Betrachtung der Arbeitsschritte wird zentral von dem Arbeitspaketverantwortlichen mit den Arbeitspaketbearbeitern durchgeführt. Es werden die einzelnen Arbeitsschritte benannt und dafür jeweils die Dauern, Aufwände und Kosten abgeschätzt. Durch Aufsummierung dieser drei Größen über alle Arbeitsschritte hinweg ergeben sich dann Gesamtdauer, Gesamtaufwand und Gesamtkosten für das Arbeitspaket (Abbildung 3.2).
Abbildung 3.2: Die Arbeitsschritte mit Summenbildung (schematisch)
Das Beschreiben der Arbeitsschritte kann einige Zeit beanspruchen, insbesondere, da Abschätzungen vorgenommen werden müssen. Daher werden häufig die Arbeitspaketbeschreibungen nach der eigentlichen Planungsklausur vervollständigt und dann vom Arbeitspaketverantwortlichen an den Projektmanager rückgemeldet.
4. Einige Merkregeln zur Erstellung des Arbeitspakets
Folgende Merkregeln sollten bei der Erstellung des Arbeitspakets beachtet werden:
- Formulieren Sie die AP-Beschreibung aktiv mit einem Verb, so beispielsweise “Fußboden verlegen” und nicht einfach “Fußboden”
- Achten Sie darauf, dass ein Ergebnis (“Liefergegenstand”) aus dem Arbeitspaket entstehen kann, welches abgenommen werden kann
- Idealerweise wird das Arbeitspaket durch denjenigen formuliert und abgeschätzt, der dafür verantwortlich ist
5. Die Größe des Arbeitspakets
Eine eindeutige Vorgabe, wie groß ein Arbeitspaket sein soll und wie lange die Durchführung dauern darf, ist schwer zu formulieren, da dies vom Umfeld abhängt.
Folgende (Merk-)Regeln können jedoch angewandt werden:
Ein Arbeitspaket sollte …
- “so groß sein, dass es einfach verfolgt werden kann”.
- “sich am Berichtszeitraum orientieren und maximal 1,5 Berichtsperioden dauern”.
- “maximal 10 % des Gesamtprojekts oder maximal 20 Arbeitstage umfassen” (bei größeren Projekten maximal 1,5 % bis 5 %).
- “nicht weniger als 8 Stunden umfassen (8‑Stunden-Regel)”.
- “nicht mehr als 80 Stunden umfassen (80-Stunden-Regel)”.
6. Zum Schätzen des Arbeitspakets
Bei den Arbeitspaketen müssen (zumindest) Dauer, Aufwand und Kosten (Gesamtdauer, Gesamtaufwand und Gesamtkosten) geschätzt werden. Die erste Schätzung eines einzelnen Arbeitspakets sollte möglichst genau sein, da sie bereits die Basiswerte für den Projektstart festlegt. Typischerweise wird die Schätzung von einem oder mehreren Arbeitspaketen in einer Schätzklausur durch einige oder alle Mitglieder des Projektteams durchgeführt.
Typische Schätzverfahren sind:
- Expertenschätzung: Die Schätzgrößen werden durch einen oder mehrere Experten geschätzt
- Analogiemethode: Aus bereits beendeten Projekten (mit entsprechender Ähnlichkeit) werden die Größen übernommen
- Kennzahlenmethode: Aus bereits beendeten Projekten werden Kennzahlen ermittelt und den Kennzahlen des eigenen Projekts gegenübergestellt
- Brainstorming: Alle Schätzer setzen sich zusammen und tauschen sich über die Größen aus; wird oftmals zur Detailschätzung benutzt
- Drei-Punkt-Schätzung oder PERT-Schätzung (aus der Program Evaluation & → Review Technique stammend): Schätzungen werden mit Wahrscheinlichkeiten belegt und die Größen nach folgender Gleichung geschätzt: Wert = (oW + 4*mW + pW) / 6, wobei pW = pessimistischter Wert, mW = mittlere Wahrscheinlichkeit, oW = optimistischter Wert
7. Checklisten zum Arbeitspaket
Folgende Checkliste dient der Überprüfung, ob ein einzelnes Arbeitspaket passend (zum Projekt) erfasst wurde:
Abbildung 7.1: Checkliste: Ist das Arbeitspaket passend erfasst?
Wenn das AP-Formular ausgefüllt und das Arbeitspaket passend erfasst worden ist, müssen die Dauer, der Aufwand und die Kosten für die Umsetzung des Arbeitspakets geschätzt werden. In Abbildung 7.2 ist eine Checkliste dargestellt, die der Überprüfung dient, ob ein Arbeitspaket richtig geschätzt wurde.
Abbildung 7.2: Checkliste: Wurde das Arbeitspaket richtig geschätzt?
Anmerkung:
Wenn ein Arbeitspaket richtig geschätzt wurde, so bedeutet dies lediglich, dass das Vorgehen zur Schätzung dem “Stand der Technik” entspricht. Ob die Schätzung “gut” ist, wird hierüber nicht beantwortet.
8. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum Arbeitspaket
Einige Fragen zum Arbeitspaket werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben und beantwortet.
- F: Müssen immer Arbeitspakete in Projekten definiert werden?
A: Wenn Projekte richtig durchgeführt werden sollen, muss der Planungsprozess komplett durchlaufen werden — und dazu gehört die Erstellung eines Projektstrukturplans mit den entsprechenden Arbeitspaketen. - F: Wer erstellt die einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen?
A: Die Erstellung des Projektstrukturplans erfolgt durch den Projektmanager im Zusammenarbeit mit dem Projektteam. Die dabei entstehenden Arbeitspakete werden den einzelnen Arbeitspaketverantwortlichen zugeordnet, die wiederum die Beschreibungen soweit ausformulieren, dass sie umgesetzt und abgenommen werden können. - F: Können Arbeitspaketbeschreibungen wiederverwendet werden?
A: Ja, allerdings mit großen Einschränkungen. Gibt es bereits fertige Arbeitspaketbeschreibungen aus anderen Projekten, die den gleichen Inhalt haben, so können diese verwendet werden. Es muss jedoch dabei sehr genau auf den Kontext und die Schnittstellen geachtet werden, insbesondere auf die abhängigen Arbeitspakete.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Arbeitspaket
Als Ergänzung zu dem Thema Arbeitspaket kann meine folgende Ausarbeitung herangezogen werden:
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement: Netzplantechnik – Eine Übersicht | 
|
A.2 Literatur
Folgende Bücher haben einen großen Anteil, der sich mit Arbeitspaketen beschäftigt:
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /Fiedler20/ Rudolf Fiedler: Controlling von Projekten: Mit konkreten Beispielen aus der Unternehmenspraxis – Alle controllingrelevanten Aspekte der Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle, Springer Fachmedien, Wiesbaden 8. Auflage 2020, ISBN 978–3‑658–28031‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Jenny19/ Bruno Jenny: Projektmanagement. Das Wissen für den Profi, Vdf Hochschulverlag, Zürich 4. Auflage 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
- /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
- /PBG21/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) and The Standard for Project Management, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Seventh Edition 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
- /PBG21‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) und Der Standard für das Projektmanagement, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Siebte Ausgabe 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
- /Schelle08/ Heinz Schelle, Roland Ottmann, Astrid Pfeiffer: Projektmanager, GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 3. Auflage 2008, ISBN 978–3‑9248–4126‑3
- /Zell18/ Helmut Zell: Projektmanagement – lernen, lehren und für die Praxis, Books on Demand, Norderstedt 10. Auflage 2018, ISBN 978–3‑8370–0086‑3
A.3 Weblinks
- /#Wiki-Arbeitspaket/ Arbeitspaket in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 10.05.2022 © Peterjohann Consulting, 2005–2026
![Der Projektstrukturplan: Schematischer Aufbau, (C) Peterjohann Consulting, 2020-[lj]](https://www.peterjohann-consulting.de/_images/peco-pm-projektstrukturplan-aufbau-schematisch-xl.png "Der Projektstrukturplan")
![Wesentliche Aspekte der Schätzplanung, (C) Peterjohann Consulting, 2022-[lj]](https://www.peterjohann-consulting.de/_images/peco-schaetzen-planung-aspekte-xl.png "Schätzen in Projekten")
