Prozesse in Projekten Unterteilung von Projekten in einzelne Ablaufschritte

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Pro­jek­te kön­nen über Pro­zes­se bear­bei­tet wer­den. Pro­zess­mo­del­le rei­hen die ein­zel­nen Pro­zes­se anein­an­der. Hier­über kön­nen Pro­jek­te gesteu­ert wer­den.
Es wer­den in die­sem Bei­trag Pro­zes­se für Pro­jek­te und deren Ein­satz vorgestellt.

Pro­jek­te kön­nen über Pro­zes­se bear­bei­tet wer­den. Die zeit­li­che oder logi­sche Anord­nung der Pro­zes­se wird als Pro­zess­mo­dell bezeich­net und ist einem Pha­sen­mo­dell unter­ge­ord­net. Über Pro­zes­se und Pro­zess­mo­del­le kön­nen Zuord­nun­gen für den Ablauf und die Steue­rung in Pro­jek­ten vor­ge­nom­men werden.

Die Pro­jekt­pro­zes­se sind immer in einen Pro­jekt­kon­text, in dem → Pro­jekt­ma­nage­ment betrie­ben wer­den soll, ein­ge­bet­tet. Pro­zes­se in Pro­jek­ten hän­gen eng mit den → Pro­jekt­pha­sen zusam­men. Zur Beschrei­bung von Pro­jekt­pro­zes­sen kann die → ITTO-Dar­stel­lung ver­wen­det werden.

1. Einleitung und Grundlagen

Pro­jek­te kön­nen über Pro­zes­se bear­bei­tet wer­den. Über eine zeit­li­che oder logi­sche Anord­nung der Pro­zes­se ergibt sich eine Bear­bei­tungs­rei­hen­fol­ge. Ein Pro­zess selbst wird gene­rell über Ein­gangs­wer­te, Tätig­kei­ten und Aus­gangs­wer­te beschrie­ben. Dabei sind Ein­gangs- und Aus­gangs­wer­te in der Regel Doku­men­te oder all­ge­mein Lie­fer­ge­gen­stän­de, bei den Tätig­kei­ten han­delt es sich meis­tens um → Werk­zeu­ge und Metho­den (die dann auch → Work­shops und Mee­tings einschließen).

1.1 Definitionen

In der DIN steht zu den Pro­jekt­pro­zes­sen /DIN20/:
“Pro­jekt­ma­nage­ment­pro­zess / PM-Pro­zess (pro­ject manage­ment pro­cess): Nut­zung von Res­sour­cen oder Infor­ma­tio­nen (im Rah­men der Pro­zess­grup­pe Pro­jekt­ma­nage­ment­pro­zes­se) zur Erzie­lung eines Pro­zess­ergeb­nis­ses
Anmer­kung: Der Pro­zess besteht immer aus Input — Umset­zung bzw. Vor­ge­hen — → Out­put

Das → PMI /PBG17‑d/ defi­niert:
“Pro­jekt­pha­se / Pro­ject Pha­se. Eine Samm­lung von logisch ver­knüpf­ten Pro­jekt­vor­gän­gen, die mit der Fer­tig­stel­lung eines oder meh­re­rer Lie­fer­ge­gen­stän­de endet.”

1.2 Zur Darstellung von Prozessen in Projekten

Um Pro­zes­se in Pro­jek­ten zu visua­li­sie­ren / beschrei­ben, wer­den häu­fig Recht­ecke ver­wen­det, in denen der Pro­zess­na­me steht. Die Pro­zess­recht­ecke wer­den dann über gerich­te­te Pfei­le ver­bun­den — es ergibt sich eine Anord­nung, die als Abar­bei­tungs­rei­hen­fol­ge genutzt wer­den kann (Abbil­dung 1.1).

Eine einfache Prozessanordnung, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2022

Abbil­dung 1.1: Eine ein­fa­che Prozessanordnung

Der Pro­zess­na­me selbst besteht in der Regel aus einem Sub­stan­tiv mit einem Verb. Auf Pro­jek­te bezo­gen, ergibt sich bei­spiels­wei­se eine mini­ma­le Pro­zess­an­ord­nung mit vier Pro­zes­sen (Abbil­dung 1.2).

Eine minimale Prozessanordnung für Projekte, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2022

Abbil­dung 1.2: Eine mini­ma­le Pro­zess­an­ord­nung für Projekte

Eine mög­li­che ein­fa­che Pro­zess­an­ord­nung ist in Abbil­dung 1.3 dar­ge­stellt. Es sind neun Pro­zes­se hin­ter­ein­an­der ange­ord­net. Begin­nend mit dem Pro­zess “→ Zie­le defi­nie­ren” wird nach der Bear­bei­tung aller Pro­zes­se der Pro­zess “Pro­zess­ab­schluss durch­füh­ren” erreicht. 

Eine einfache Prozessanordnung für Projekte, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2022

Abbil­dung 1.3: Eine ein­fa­che Pro­zess­an­ord­nung für Projekte

1.3 Unterteilung der Projektprozesse

Pro­jekt­pro­zes­se kön­nen sich auf den Ablauf oder auf den Inhalt bezie­hen (Abbil­dung 1.4): Dabei bezeichnen …

  • Pro­jekt­ma­nage­ment­pro­zes­se, die­je­ni­gen Pro­zes­se, die den Ablauf des Pro­jekts bestim­men. Sie sind zu einem gro­ßen Teil vor → Pro­jekt­start bereits durch all­ge­mei­ne Pro­jekt­ma­nage­ment­vor­ga­ben (z.B. aus dem → PMO) bestimmt und sind nicht produktspezifisch;
  • Pro­jekt­pro­dukt­pro­zes­se, die­je­ni­gen Pro­zes­se, die das Ergeb­nis (oder auch den → Lie­fer­ge­gen­stand) bestim­men. Die Pro­jekt­pro­dukt­pro­zes­se wer­den durch das Exper­ten­wis­sen zum Pro­dukt fest­ge­legt und kön­nen nicht “von außen” vor­ge­ge­ben wer­den. Bei den Pro­jekt­pro­dukt­pro­zes­sen ist ent­spre­chend das → Pro­jekt­team gefordert.
Unterteilung von Projektprozessen, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2022

Abbil­dung 1.4: Unter­tei­lung von Projektprozessen

Anmer­kung:
Viel­fach wer­den in Pro­jek­ten noch eige­ne Pro­jekt­ma­nage­ment­pro­zes­se durch den → Pro­jekt­ma­na­ger oder das Pro­jekt­team defi­niert, was jedoch aber gene­rell nicht not­wen­dig sein sollte.

2. Zum Zusammenhang von Prozessen und Phasen

Hier wer­den die Pro­jekt­pro­zes­se als eine Ver­fei­ne­rung der → Pro­jekt­pha­sen ver­stan­den — Pha­sen wer­den wei­ter in ein­zel­ne Pro­zes­se unterteilt. 

Der Zusam­men­hang von Pha­sen und den Pha­sen­ele­men­ten Pro­zes­se, Metho­den, Doku­men­te, → Check­lis­ten und → Vor­la­gen ist in Abbil­dung 2.1 dar­ge­stellt. Die Num­mern in den roten Krei­sen geben dabei die Rei­hen­fol­ge bei der Erstel­lung eines kom­plet­ten Pha­sen­mo­dells mit allen Pha­sen­ele­men­ten an: Erst die Pha­sen (1), dann die Pro­zes­se (2), dann die Doku­men­te (3) und abschlie­ßend die Werk­zeu­ge und Metho­den (4).

Phasen und Phasenelemente im Zusammenhang, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 2.1: Pha­sen und Pha­sen­ele­men­te im Zusammenhang

Unter dem Begriff Tätig­kei­ten wer­den hier im Wei­te­ren die Pha­sen­ele­men­te Pro­zes­se, Werk­zeu­ge, Metho­den, Work­shops, Mee­tings und Sit­zun­gen zusam­men­ge­fasst. Unter Doku­men­te wer­den auch Vor­la­gen, For­mu­la­re, Check­lis­ten und all­ge­mein Lie­fer­ge­gen­stän­de verstanden.

In Abbil­dung 2.2 ist bei­spiel­haft ein Pha­sen­mo­dell mit eini­gen “kon­kre­ten” Pha­sen­ele­men­ten dargestellt.

Ein Phasenmodell für Projekte - Beispiel mit Phasenelementen, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 2.2: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te — Bei­spiel mit Phasenelementen

3. Die Prozesse in der DIN 69901

Die DIN 69901 /DIN20/ defi­niert 14 Pro­zes­se (aus ins­ge­samt 57), die in allen Pro­jek­ten durch­lau­fen wer­den müs­sen. Reiht man die­se anein­an­der, so ergibt sich ein Ablauf, der die wesent­li­chen Aspek­te eines Pro­jekts abdeckt: Die­se Rei­hung kann zusam­men­fas­send als “die 14 Mini­mal­pro­zes­se” bezeich­net wer­den (Abbil­dung 3.1).

Die 14 Minimalprozesse der DIN 69901, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2022

Abbil­dung 3.1: Die 14 Mini­mal­pro­zes­se der DIN 69901

In Abbil­dung 3.2 sind die 14 Mini­mal­pro­zes­se der DIN 69901 den Pro­jekt­pha­sen der DIN zuge­ord­net. Es ergibt sich ein eigen­stän­di­ges, mini­ma­les Pha­sen­mo­dell, wel­ches bereits so zur Pro­jekt­durch­füh­rung oder auch als Grund­ge­rüst für eige­ne Pha­sen­mo­del­le ver­wen­det wer­den kann.

Die 14 Minimalprozesse der DIN 69901 mit Meilensteinen, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2022

Abbil­dung 3.2: Die 14 Mini­mal­pro­zes­se der DIN 69901 mit Meilensteinen

4. Ausgewählte Einzelprozesse

Es kann sinn­voll sein, eini­ge Ein­zel­pro­zes­se genau­er zu defi­nie­ren. In die­sem Abschnitt sind bei­spiel­haft der → Ziel­ent­wick­lungs­pro­zess und der → Sta­ke­hol­der­ma­nage­ment-Pro­zess dargestellt.

4.1 Der Zielentwicklungsprozess

Der Ziel­ent­wick­lungs­pro­zess mit sei­nen acht Ein­zel­schrit­ten ist in Abbil­dung 4.1 dar­ge­stellt. Es müs­sen nicht immer alle Schrit­te durch­lau­fen wer­den; meh­re­re Schrit­te dür­fen auch gleich­zei­tig durch­ge­führt wer­den. Gene­rell soll­ten alle Pro­zess­schrit­te vor dem eigent­li­chen Pro­jekt­start durch­ge­führt werden.

Der Zielentwicklungsprozess, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 4.1: Der Zielentwicklungsprozess

4.2 Der Stakeholdermanagement-Prozess

Der → Sta­ke­hol­der­ma­nage­ment-Pro­zess beginnt mit einem vor­ge­la­ger­ten, ein­ma­li­gen Pla­nungs­schritt und wird dann durch vier wei­te­re Schrit­te ergänzt, die auch wie­der­holt durch­lau­fen wer­den können.

Der Stakeholdermanagement-Prozess, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 4.2: Der Sta­ke­hol­der­ma­nage­ment-Pro­zess (Ablauf­dar­stel­lung)

Die Schrit­te 1 und 2 (Sta­ke­hol­der iden­ti­fi­zie­ren und ana­ly­sie­ren) soll­ten zumin­dest ein­mal vor Pro­jekt­start durch­ge­führt wer­den, wäh­rend die Sta­ke­hol­der­be­hand­lung und ‑steue­rung in der Regel im lau­fen­den Pro­jekt erfolgen.

5. Fragen und Antworten zu den Projektprozessen

  • F: Kann ein Pro­jekt über uni­ver­sell vor­de­fi­nier­te Pro­zes­se umge­setzt wer­den?
    A: Prin­zi­pi­ell geht das. Aller­dings kann es sein, dass dies nicht “spe­zi­fisch” genug ist.
  • F: Wo fin­de ich wei­te­re Infor­ma­tio­nen zu den Pro­jekt­pro­zes­sen?
    A: Infor­ma­tio­nen zu den Pro­jekt­pro­zes­sen zu fin­den und pas­send ein­zu­ord­nen, ist nicht ganz ein­fach. Neben die­ser Beschrei­bung hier kön­nen Sie die Beschrei­bung zu den → Pro­jekt­pha­sen auf die­ser Web­site ver­wen­den. Gene­rell “lie­gen die Pro­zes­se” zwi­schen den Pro­jekt­pha­sen und den Werk­zeu­gen und Metho­den. Daher wer­den Sie bei den zuge­hö­ri­gen Beschrei­bun­gen auch ent­spre­chen­de Infor­ma­ti­on finden.
  • F: Wie vie­le Pro­zes­se darf eine Pha­se ent­hal­ten?
    A: Jede Pha­se hat zumin­dest einen Pro­zess. Eine Ober­gren­ze gibt es nicht, aber mehr als 20 Pro­zes­se in einer Pha­se sind ungewöhnlich.
  • F: Wie vie­le Pro­zes­se darf ein Pro­jekt / ein → Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­tem ent­hal­ten?
    A: Da jede Pha­se zumin­dest einen Pro­zess besitzt, ist die Anzahl der Pha­sen die unte­re­re Gren­ze, somit min­des­tens vier. “Nach oben” gibt es kei­ne Beschrän­kung, die “übli­che” Grö­ßen­ord­nung ist etwa 40 bis 60.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Projektprozessen

Pro­jekt­pro­zes­se fin­den sich in mei­nen fol­gen­den → Prä­sen­ta­tio­nen wieder:

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)

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Pro­jekt­ma­nage­ment: Con­trol­ling – Eine Übersicht

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Pro­jekt­ma­nage­ment: Berich­te – Eine Übersicht

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Pro­jekt­ma­nage­ment: Werk­zeu­ge und Metho­den – Eine Übersicht

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Pro­jekt­ma­nage­ment: Check­lis­ten – Eine Sammlung

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Pro­jekt­ma­nage­ment: For­mu­la­re (und Vor­la­gen) – Eine Sammlung

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Pro­jekt­ma­nage­ment: Doku­men­te – Eine Übersicht

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A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die das The­ma Pro­jekt­pro­zes­se etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /Burghardt18/ Man­fred Burg­hardt: → Pro­jekt­ma­nage­ment. Leit­fa­den für die Pla­nung, Über­wa­chung und Steue­rung von Ent­wick­lungs­pro­jek­ten, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑89578–472‑9
  2. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  3. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg, 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  4. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  5. /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
  6. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  7. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  8. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website