Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Projekte können über Prozesse bearbeitet werden. Prozessmodelle reihen die einzelnen Prozesse aneinander. Hierüber können Projekte gesteuert werden.
Es werden in diesem Beitrag Prozesse für Projekte und deren Einsatz vorgestellt.
Projekte können über Prozesse bearbeitet werden. Die zeitliche oder logische Anordnung der Prozesse wird als Prozessmodell bezeichnet; das Prozessmodell ist einem Phasenmodell untergeordnet. Über Prozesse und Prozessmodelle können Zuordnungen für den Ablauf und die Steuerung in Projekten vorgenommen werden.
Die Projektprozesse sind immer in einen Projektkontext, in dem → Projektmanagement betrieben werden soll, eingebettet. Prozesse in Projekten hängen eng mit den → Projektphasen zusammen. Zur Beschreibung von Projektprozessen kann die → ITTO-Darstellung verwendet werden.
Prozesse müssen auch von allen Beteiligten “gelebt” werden: Wenn die Prozesse nur definiert werden, jedoch keine Anwendung finden, sind sie nutzlos und führen zur Demotivation der Beteiligten.
1. Einleitung und Grundlagen
Projekte können über Prozesse bearbeitet werden. Über eine zeitliche oder logische Anordnung der Prozesse ergibt sich eine Bearbeitungsreihenfolge von Aufgaben in Projekten. Ein Prozess selbst wird generell über Eingangswerte, Tätigkeiten und Ausgangswerte beschrieben. Dabei sind Eingangs- und Ausgangswerte in der Regel Dokumente oder allgemein → Liefergegenstände, bei den Tätigkeiten handelt es sich meistens um → Werkzeuge und Methoden (die dann auch → Workshops und Meetings einschließen).
1.1 Definitionen
In der DIN steht zu den Projektprozessen /DIN20/:
“Projektmanagementprozess / PM-Prozess (project management process): Nutzung von Ressourcen oder Informationen (im Rahmen der Prozessgruppe Projektmanagementprozesse) zur Erzielung eines Prozessergebnisses
Anmerkung: Der Prozess besteht immer aus Input — Umsetzung bzw. Vorgehen — → Output”
Das → PMI /PBG17‑d/ definiert:
”→ Projektphase / Project Phase. Eine Sammlung von logisch verknüpften Projektvorgängen, die mit der Fertigstellung eines oder mehrerer Liefergegenstände endet.”
1.2 Zur Darstellung von Prozessen in Projekten
Um Prozesse in Projekten zu visualisieren / beschreiben, werden häufig Rechtecke verwendet, in denen der Prozessname steht. Die Prozessrechtecke werden dann über gerichtete Pfeile verbunden — es ergibt sich eine Anordnung, die als Abarbeitungsreihenfolge genutzt werden kann (Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Eine einfache Prozessanordnung
Der Prozessname selbst besteht in der Regel aus einem Substantiv mit einem Verb. Auf Projekte bezogen, ergibt sich beispielsweise eine minimale Prozessanordnung mit vier Prozessen (Abbildung 1.2). Diese vier Prozesse entsprechen den vier → Projektphasen im Phasenmodell, welches auf der Webseite → Projektphasen beschrieben wird.
Abbildung 1.2: Eine minimale Prozessanordnung für Projekte
Eine mögliche, einfache Prozessanordnung ist in Abbildung 1.3 dargestellt. Es sind neun Prozesse hintereinander angeordnet. Beginnend mit dem Prozess “→ Ziele definieren” wird nach der Bearbeitung aller Prozesse der Prozess “Prozessabschluss durchführen” erreicht.
Abbildung 1.3: Eine einfache Prozessanordnung für Projekte
1.3 Unterteilung der Projektprozesse
Projektprozesse können sich auf den Ablauf oder auf den Inhalt beziehen (Abbildung 1.4): Dabei bezeichnen …
- Projektmanagementprozesse: diejenigen Prozesse, die den Ablauf des Projekts bestimmen. Sie sind zu einem großen Teil vor → Projektstart bereits durch allgemeine Projektmanagementvorgaben (z.B. aus dem → PMO) bestimmt und sind nicht produktspezifisch;
- Projektproduktprozesse: diejenigen Prozesse, die das Ergebnis (oder auch den → Liefergegenstand) bestimmen. Die Projektproduktprozesse werden durch das Expertenwissen zum Produkt festgelegt und können nicht “von außen” vorgegeben werden. Bei den Projektproduktprozessen ist entsprechend das → Projektteam gefordert.
Abbildung 1.4: Unterteilung von Projektprozessen
Anmerkung:
Vielfach werden in Projekten noch eigene Projektmanagementprozesse durch den → Projektmanager oder das Projektteam definiert, was jedoch generell nicht notwendig sein sollte.
2. Zum Zusammenhang von Prozessen und Phasen
In diesem Beitrag werden die Projektprozesse als eine Verfeinerung der Projektphasen verstanden — Phasen werden weiter in einzelne Prozesse unterteilt.
Der Zusammenhang von Phasen und den Phasenelementen Prozesse, Methoden, Dokumente, → Checklisten und → Vorlagen ist in Abbildung 2.1 dargestellt. Die Nummern in den roten Kreisen geben dabei die Reihenfolge bei der Erstellung eines kompletten Phasenmodells mit allen Phasenelementen an: Erst die Phasen (1), dann die Prozesse (2), dann die Dokumente (3) und abschließend die Werkzeuge und Methoden (4).
Abbildung 2.1: Phasen und Phasenelemente im Zusammenhang
Unter dem Begriff Tätigkeiten werden die Phasenelemente Prozesse, Werkzeuge, Methoden, Workshops, Meetings und Sitzungen zusammengefasst. Unter Dokumente werden auch Vorlagen, Formulare, Checklisten und allgemein Liefergegenstände verstanden.
In Abbildung 2.2 ist beispielhaft ein Phasenmodell mit einigen “konkreten” Phasenelementen dargestellt.
Abbildung 2.2: Ein Phasenmodell für Projekte — Beispiel mit Phasenelementen
3. Die Prozesse in der DIN 69901
Die DIN 69901 /DIN20/ definiert 14 Prozesse (aus insgesamt 57), die in allen Projekten durchlaufen werden müssen. Reiht man diese aneinander, so ergibt sich ein Ablauf, der die wesentlichen Aspekte eines Projekts abdeckt: Diese Reihung kann zusammenfassend als “die 14 Minimalprozesse” bezeichnet werden (Abbildung 3.1).
Abbildung 3.1: Die 14 Minimalprozesse der DIN 69901
In Abbildung 3.2 sind die 14 Minimalprozesse der DIN 69901 den Projektphasen der DIN zugeordnet. Es ergibt sich ein eigenständiges, minimales Phasenmodell, welches bereits so zur Projektdurchführung oder auch als Grundgerüst für eigene Phasenmodelle verwendet werden kann.
Abbildung 3.2: Die 14 Minimalprozesse der DIN 69901 mit Meilensteinen
4. Ausgewählte Einzelprozesse
Es kann sinnvoll sein, einige Einzelprozesse für das → Projektmanagement genauer zu definieren, um sie so zu konkretisieren und umsetzbar zu machen. In diesem Abschnitt sind beispielhaft der → Zielentwicklungsprozess und der → Stakeholdermanagement-Prozess mit den jeweiligen Prozessschritten dargestellt.
4.1 Der Zielentwicklungsprozess
Der Zielentwicklungsprozess mit seinen acht Einzelschritten ist in Abbildung 4.1 dargestellt. Es müssen nicht immer alle Schritte durchlaufen werden; mehrere Schritte dürfen auch gleichzeitig durchgeführt werden. Generell sollten alle Prozessschritte vor dem eigentlichen Projektstart durchgeführt werden.
Abbildung 4.1: Der Zielentwicklungsprozess
4.2 Der Stakeholdermanagement-Prozess
Der → Stakeholdermanagement-Prozess beginnt mit einem vorgelagerten, einmaligen Planungsschritt und wird dann durch vier weitere Schritte ergänzt, die auch wiederholt durchlaufen werden können.
Abbildung 4.2: Der Stakeholdermanagement-Prozess (Ablaufdarstellung)
Die Schritte 1 und 2 (→ Stakeholder identifizieren und analysieren) sollten zumindest einmal vor Projektstart durchgeführt werden, während die Stakeholderbehandlung und ‑steuerung in der Regel im laufenden Projekt erfolgen.
5. Fragen und Antworten zu den Projektprozessen
- F: Kann ein Projekt über universell vordefinierte Prozesse umgesetzt werden?
A: Prinzipiell geht das. Allerdings kann es sein, dass dies nicht “spezifisch” genug ist. - F: Wo findet man weitere Informationen zu den Projektprozessen?
A: Informationen zu den Projektprozessen zu finden und passend einzuordnen, ist nicht ganz einfach. Neben der Beschreibung in diesem Beitrag können kann die Beschreibung zu den → Projektphasen auf dieser Website verwendet werden. Generell “liegen” die Prozesse zwischen den Projektphasen und den Werkzeugen und Methoden. Daher finden sich bei den Beschreibungen zu den → Werkzeugen und Methoden in Projekten häufig auch vertiefende Informationen zu den Prozessen. - F: Wie viele Prozesse darf eine Phase enthalten?
A: Jede Phase hat zumindest einen Prozess. Eine Obergrenze gibt es nicht, aber mehr als 20 Prozesse in einer Phase sind ungewöhnlich. - F: Wie viele Prozesse darf ein Projekt / ein → Projektmanagementsystem enthalten?
A: Da jede Phase zumindest einen Prozess besitzt, ist die Anzahl der Phasen die unterere Grenze, somit mindestens vier. “Nach oben” gibt es keine Beschränkung, die “übliche” Größenordnung ist etwa 40 bis 60.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Projektprozessen
Projektprozesse finden sich in meinen folgenden → Präsentationen wieder:
A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die das Thema Projektprozesse etwas intensiver beleuchten.
- /Burghardt18/ Manfred Burghardt: Projektmanagement. Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Entwicklungsprojekten, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 10. Auflage 2018, ISBN 978–3‑89578–472‑9
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg, 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Jenny19/ Bruno Jenny: Projektmanagement. Das Wissen für den Profi, Vdf Hochschulverlag, Zürich 4. Auflage 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
- /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
A.3 Weblinks
- /#ISO21500-Short/ ISO 21500 – Guidance on project management in 3 minutes bei Van Haren Publishing (englisch)
- /#Wiki-Projektlebenszyklus/ Projektlebenszyklus in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Projektphase/ Projektphase in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 02.01.2021 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
