Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Die Projektplanung ist eine zentrale → Tätigkeit im Projekt. Es werden der → Projektstrukturplan erstellt und dann daraus weitere Pläne abgeleitet, die das Vorgehen im Projekt bestimmen.
In diesem Beitrag wird die Projektplanung mit den einzelnen Elementen vorgestellt.
In diesem Beitrag wird folgendes sechsstufiges Phasenmodell verwendet (Abbildung 0.1):
Abbildung 0.1: Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung)
1. Einleitung und Grundlagen
Hier werden kurz einige Definitionen zur Projektplanung und ein Gesamtablauf der Projektplanung vorgestellt.
1.1 Definitionen
In der deutschen Wikipedia wird die Projektplanung folgendermaßen charakterisiert /#Wiki-Projektplanung/:
“Projektplanung ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements. In der Regel bildet die Projektplanung die zweite der vier Haupt-→ Projektphasen eines Projektes, folgt zeitlich also auf die → Projektdefinition und bereitet die eigentliche Projektdurchführung so gut wie möglich vor (…)”
Beim → PMI /PBG21‑d/ wird die Projektplanung dem Prozess “→ Projektmanagementplan entwickeln” zugeordnet und wie folgt definiert:
“Projektmanagementplan entwickeln / Develop Project Management Plan. Der Prozess der Definition, Vorbereitung und Koordination aller Plankomponenten und deren Zusammenführung in einen umfassenden Projektmanagementplan.”
1.2 Das Terminplanungsmanagement in Projekten beim PMI
Unter Projektplanung wird in erster Linie die Erstellung des Projektterminplans verstanden, der entsprechende Prozess wird als Terminplanung bezeichnet. Das Terminplanungsmanagement in Projekten (Project Schedule Management, rot gestrichelte Linie in Abbildung 1.1) ist ein eigenständiges → Wissensgebiet des PMBOK Guides von 2017 /PBG17, PGB17‑d/.
Abbildung 1.1: Terminplanungsmanagement in Projekten als eigenständiges Wissensgebiet des PMI /PBG17, PBG17‑d/
1.3 Gesamtablauf der Projektplanung
In Abbildung 1.1 ist der gesamte Planungsprozess dargestellt: Mit dem → Projektstart (mit Unterzeichnung des → Projektauftrags und während der Durchführung des → Kick-off-Meetings) beginnt die Planung des Projekts. Hierzu wird zunächst der Projektstrukturplan erstellt, der die → Arbeitspakete als kleinste Einheiten beinhaltet. Die Arbeitspakete werden dann über die → Vorgangsliste in eine logische Reihenfolge (mit zeitlichen Abhängigkeiten) gebracht. Aus der Vorgangsliste ergibt sich der (vorläufige) → Terminplan, der wiederum als Basis für den → Ressourcenplan dient. Die Kosten / → Projektkosten und der Kostenverlauf werden abschließend im Kostenplan ermittelt. Sollte sich im Verlauf des Planungsprozesses zeigen, dass die ermittelten Werte nicht zu den Projektzielen passen, so müssen (und können) einzelne Planungsstufen erneut durchlaufen werden.
Abbildung 1.2: Der Planungsprozess (schematisch)
Am Ende des Planungsprozesses sind alle sechs in Abbildung 1.2 dargestellten Elemente bestimmt und werden als → Basisplan / → Baseline für die Umsetzung herangezogen.
In Abbildung 1.3 sind die einzelnen Planungsschritte des Planungsprozesses aus Abbildung 1.2 dargestellt. Idealerweise wird der Projektstrukturplan im → Kick-off-→ Meeting durch das → Projektteam erstellt. Hieraus werden die Arbeitspakete und die Vorgangsliste abgeleitet. Das Projektteam benennt die einzelnen Arbeitspaketverantwortlichen, die jeweils ein oder mehrere Arbeitspakete zugewiesen bekommen. Jeder Arbeitspaketverantwortliche hat die Aufgabe seine Arbeitspakete in Teilaufgaben zu untergliedern, den → Aufwand und die → Dauer für die Umsetzung zu → schätzen und anschließend das → Arbeitspaket im Projektverlauf umzusetzen. Sind die Arbeitspakete fertig beschrieben, so kann in den nachgelagerten Schritten der Termin‑, der Ressourcen- und der Kostenplan erstellt werden; hier muss nicht mehr das gesamte Projektteam anwesend sein, sondern es ist ausreichend, wenn das Planungsteam mit dem Projektplaner die Zusammenstellung der Pläne vornimmt.
Abbildung 1.3: Der Planungsprozess mit Planungszeitpunkten, Planungsworkshops und Verantwortlichkeiten
1.4 Weitere Pläne
Unter Projektplanung wird im Allgemeinen der Planungsprozess mit den sechs Elementen verstanden. Dennoch müssen weitere Pläne für das Projekt vorhanden sein. Hier sind insbesondere zu nennen:
- Der Berichts- oder → Kommunikationsplan
- Der Qualitäts- oder Qualitätsmanagementplan
- Der Risiko- oder Risikomanagementplan
Diese Pläne werden in der Regel vor dem eigentlichen Projektstart in der → Vorprojektphase erstellt.
2. Projektstrukturplan, Arbeitspakete und Vorgangsliste
Die Planungen im Projekt beginnen mit der Erstellung des Projektstrukturplans (Punkt 1 in Abbildung 1.1). Der Projektstrukturplan (→ PSP, englisch Work Breakdown Structure, WBS) unterteilt das Projekt in einzelne, hierarchische Teilpakete. Der Projektstrukturplan muss bei jedem Projekt erstellt werden.
Die DIN 69901–5:2009 /DIN20/ definiert den PSP wie folgt: “Der Projektstrukturplan ist eine vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder → Liste.”
Die Elemente des Projektstrukturplans sind (Abbildung 2.1):
- Gesamtprojekt oder Gesamtpaket
- Teilprojekt oder Teilpaket (TP): Noch weiter zu untergliedernde Aufgabe oder Phase
- Arbeitspakete (AP): Kleinste, im PSP nicht mehr unterteilbare Unteraufgabe oder Unteraktivität; AP können eigenverantwortlich durch organisatorische Einheiten bearbeitet werden; die Arbeitspakete definieren → Liefergegenstände (englisch Deliverables), deren Erfüllung / Erreichung überprüft werden kann
Abbildung 2.1: Der Projektstrukturplan (schematisch)
Der Projektstrukturplan wird idealerweise zu Beginn des Projekts einem Meeting erstellt. Entweder wird die Erstellung — insbesondere bei kleinen Projekten — dies bei dem → Kick-off-Meeting durchgeführt oder in einem separaten Planungsmeeting.
Zur Erfassung der Eckdaten eines Arbeitspakets kann ein Arbeitspaket-Formular verwendet, welches beispielhaft in Abbildung 2.2 dargestellt ist.
Abbildung 2.2: Das Arbeitspaket-Formular (leer)
Die Vorgangsliste (engl. Activity List) ist eine tabellarische Aufzählung von Vorgängen eines Projekts (auch → Projektprozesse genannt). Typischerweise werden die Arbeitspakete aus dem Projektstrukturplan zu Vorgängen der Vorgangsliste, indem Dauer, Aufwand, Vorgänger (als PSP-Code / AP-Nr.) und Nachfolger (auch als PSP-Code / AP-Nr.) notiert werden. Hierdurch werden die logischen Abhängigkeiten aufgezeigt.
In Abbildung 2.3 ist eine (leere) Vorgangsliste wiedergegeben.
Abbildung 2.3: Die Vorgangsliste (schematisch)
Ein Beispiel einer Vorgangsliste und eines Projektstrukturplans finden Sie auf meiner Webseite → Die Vorgangsliste. Grafik des Monats Januar 2015.
3. Termin‑, Ressourcen- und Kostenplan
Wenn der Projektstrukturplan mit der Vorgangsliste vorliegt, so müssen anschließend der Termin‑, Ressourcen- und Kostenplan erstellt werden. Hierzu werden die Arbeitspakete in eine zeitliche Reihenfolge gebracht (Abbildung 3.1).
Abbildung 3.1: Der Terminplan (schematisch)
Im Terminplan in Abbildung 3.1 sind keine Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen erfasst, er kann daher nicht zur Steuerung eines Projekts eingesetzt werden. In Abbildung 3.2 sind diese Abhängigkeiten über “gerichtete Linien mit Pfeilen” eingefügt.
Abbildung 3.2: Der Terminplan (einfach)
Ein Terminplan, wie in Abbildung 3.2 dargestellt, wird in der Regel durch entsprechende Projektmanagementsoftware erstellt. Die Verantwortlichkeiten (rechter Bereich) können hinzugefügt werden, bringen aber für den Planungsprozess keinen zusätzlichen Nutzen. Was jedoch hinzugenommen werden sollte, sind Meilensteine, die bei einigen Projektmanagementsoftwaresystemen als Vorgänge mit der Dauer Null eingetragen werden. In Abbildung 3.3 ist ein Terminplan mit 3 Meilensteinen zu sehen. Zusätzlich ist eine Spalte mit Dauer und Aufwand eingefügt worden.
Abbildung 3.3: Der Terminplan mit Meilensteinen
Werden den einzelnen Vorgängen Ressourcen, d.h. Mitarbeiter und sonstige Betriebsmittel zugeordnet, so entsteht der Ressourcenplan (Abbildung 3.4).
Abbildung 3.4: Der Ressourcenplan (schematisch)
Werden die Kosten der einzelnen Arbeitspakete aufsummiert, so ergeben sich die Gesamtkosten des Projekts. Ordnet man die Kosten dem zeitlichen Verlauf zu, so entsteht der Kostenplan (auch Kostenverlaufsplan, Abbildung 3.5).
Abbildung 3.5: Der Kostenplan (schematisch)
Die kumulierten Kosten zum → Projektende sind die Gesamtkosten des Projekts.
4. Der Umgang mit dem fertigen Projektplan
Wenn der Projektplanung abgeschlossen ist und der Projektplan (Projektstrukturplan mit abgeleiteten Plänen) fertig erstellt ist, kann mit der Projektausführung begonnen werden: Die erste Baseline steht und das → Projektcontrolling startet.
Doch was passiert mit dem Projektplan, wenn Abweichungen zwischen Projektplan und Projektiststand auftreten? Eigentlich greift dann das Änderungswesen (mit → Change Requests) und der Projektplan wird “aktualisiert”, was bei großen Änderungen zu einer kompletten Neuplanung führen kann. In der Praxis finden sich auch Ansätze, bei denen der “erste” Projektplan nicht mehr verändert wird und Änderungen separat erfasst und bearbeitet werden. Auch dieses Vorgehen ist machbar, jedoch sollte vorab, d.h. vor Planungsbeginn geklärt sein, welcher Ansatz verfolgt wird (Abbildung 4.1).
Abbildung 4.1: Der Umgang mit dem Projektplan nach Fertigstellung
5. Häufige Fragen und Antworten zur Projektplanung
Einige Fragen zur Projektplanung werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben und beantwortet.
- F: Wann muss die Projektplanung durchgeführt werden?
A: Zu Beginn des Projekts nach der Unterzeichnung des Projektauftrags. Häufig wird aber bereits vor Projektstart geplant — die finale Projektplanung kann aber erst nach Unterzeichnung des Projektauftrags erfolgen. - F: Was muss alles geplant werden?
A: Alles, was zum Projekt gehört und im Projekt → Aufwände / Kosten verursacht, muss auch geplant werden. Achtung: Das → Vorprojekt gehört nicht dazu, da hier keine Kosten durch das Projekt entstehen. - F: Kann statt aufwendiger Planung nicht ein “einfacher” → Zeitplan mit Eckpunkten genutzt werden?
A: Ja — aber dann ist es kein Projekt mehr. Reine Zeitvorgaben mit Deadlines und Meilensteinen können nicht zum Projektcontrolling eingesetzt werden; es fehlen damit dem → Projektmanager sämtliche Steuerungsmechanismen. - F: Wer führt die Projektplanung durch?
A: Die Projektplanung wird vom Projektplaner durchgeführt. Generell ist aber der Projektmanager für die Durchführung und die Ergebnisse der Projektplanung verantwortlich. Häufig sind der Projektmanager und der Projektplaner die gleiche Person (in zwei Rollen).
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zur Projektplanung / Netzplantechnik
Als Ergänzung zu dem Thema Projektplanung kann meine folgende Ausarbeitung herangezogen werden:
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement: Netzplantechnik – Eine Übersicht | 
|
A.2 Literatur
Folgende Bücher haben einen großen Anteil, der sich mit Projektplanung beschäftigt:
- /DIN20/ DIN: → Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /Fiedler20/ Rudolf Fiedler: Controlling von Projekten: Mit konkreten Beispielen aus der Unternehmenspraxis – Alle controllingrelevanten Aspekte der Projektplanung, → Projektsteuerung und → Projektkontrolle, Springer Fachmedien, Wiesbaden 8. Auflage 2020, ISBN 978–3‑658–28031‑4
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Jenny19/ Bruno Jenny: Projektmanagement. Das Wissen für den Profi, Vdf Hochschulverlag, Zürich 4. Auflage 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
- /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
- /PBG21/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) and The → Standard for Project Management, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Seventh Edition 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
- /PBG21‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) und Der Standard für das Projektmanagement, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Siebte Ausgabe 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
- /Schelle08/ Heinz Schelle, Roland Ottmann, Astrid Pfeiffer: Projektmanager, GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 3. Auflage 2008, ISBN 978–3‑9248–4126‑3
- /Zell18/ Helmut Zell: Projektmanagement – lernen, lehren und für die Praxis, Books on Demand, Norderstedt 10. Auflage 2018, ISBN 978–3‑8370–0086‑3
A.3 Weblinks
- /#Wiki-Projektplanung/ Projektplanung in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
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Letzte Aktualisierung: 22.01.2022 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
