Die Projektplanung Die Erstellung aller Pläne im Projekt

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Die Pro­jekt­pla­nung ist eine zen­tra­le → Tätig­keit im Pro­jekt. Es wer­den der → Pro­jekt­struk­tur­plan erstellt und dann dar­aus wei­te­re Plä­ne abge­lei­tet, die das Vor­ge­hen im Pro­jekt bestim­men.
In die­sem Bei­trag wird die Pro­jekt­pla­nung mit den ein­zel­nen Ele­men­ten vorgestellt.

In die­sem Bei­trag wird fol­gen­des sechs­stu­fi­ges Pha­sen­mo­dell ver­wen­det (Abbil­dung 0.1):

Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung), (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 0.1: Ein Pha­sen­mo­dell für Pro­jek­te (mit Rücksprung)

1. Einleitung und Grundlagen

Hier wer­den kurz eini­ge Defi­ni­tio­nen zur Pro­jekt­pla­nung und ein Gesamt­ab­lauf der Pro­jekt­pla­nung vorgestellt.

1.1 Definitionen

In der deut­schen Wiki­pe­dia wird die Pro­jekt­pla­nung fol­gen­der­ma­ßen cha­rak­te­ri­siert /#Wiki-Projektplanung/:
“Pro­jekt­pla­nung ist eine der Haupt­auf­ga­ben des Pro­jekt­ma­nage­ments. In der Regel bil­det die Pro­jekt­pla­nung die zwei­te der vier Haupt-→ Pro­jekt­pha­sen eines Pro­jek­tes, folgt zeit­lich also auf die → Pro­jekt­de­fi­ni­ti­on und berei­tet die eigent­li­che Pro­jekt­durch­füh­rung so gut wie mög­lich vor (…)”

Beim → PMI /PBG21‑d/ wird die Pro­jekt­pla­nung dem Pro­zess “→ Pro­jekt­ma­nage­ment­plan ent­wi­ckeln” zuge­ord­net und wie folgt defi­niert:
“Pro­jekt­ma­nage­ment­plan ent­wi­ckeln / Deve­lop Pro­ject Manage­ment Plan. Der Pro­zess der Defi­ni­ti­on, Vor­be­rei­tung und Koor­di­na­ti­on aller Plan­kom­po­nen­ten und deren Zusam­men­füh­rung in einen umfas­sen­den Projektmanagementplan.”

1.2 Gesamtablauf der Projektplanung

In Abbil­dung 1.1 ist der gesam­te Pla­nungs­pro­zess dar­ge­stellt: Mit dem → Pro­jekt­start (mit Unter­zeich­nung des → Pro­jekt­auf­trags und wäh­rend der Durch­füh­rung des → Kick-off-Mee­tings) beginnt die Pla­nung des Pro­jekts. Hier­zu wird zunächst der Pro­jekt­struk­tur­plan erstellt, der die Arbeits­pa­ke­te als kleins­te Ein­hei­ten beinhal­tet. Die Arbeits­pa­ke­te wer­den dann über die → Vor­gangs­lis­te in eine logi­sche Rei­hen­fol­ge (mit zeit­li­chen Abhän­gig­kei­ten) gebracht. Aus der Vor­gangs­lis­te ergibt sich der (vor­läu­fi­ge) → Ter­min­plan, der wie­der­um als Basis für den → Res­sour­cen­plan dient. Die Kos­ten / Pro­jekt­kos­ten und der Kos­ten­ver­lauf wer­den abschlie­ßend im Kos­ten­plan ermit­telt. Soll­te sich im Ver­lauf des Pla­nungs­pro­zes­ses zei­gen, dass die ermit­tel­ten Wer­te nicht zu den Projekt­zielen pas­sen, so müs­sen (und kön­nen) ein­zel­ne Pla­nungs­stu­fen erneut durch­lau­fen werden.

Der Planungsprozess (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2012-2022

Abbil­dung 1.1: Der Pla­nungs­pro­zess (sche­ma­tisch)

Am Ende des Pla­nungs­pro­zes­ses sind alle sechs in Abbil­dung 1.1 dar­ge­stell­ten Ele­men­te bestimmt und wer­den als Basis­plan / → Base­li­ne für die Umset­zung herangezogen.

In Abbil­dung 1.2 sind die ein­zel­nen Pla­nungs­schrit­te des Pla­nungs­pro­zes­ses aus Abbil­dung 1.1 dar­ge­stellt. Idea­ler­wei­se wird der Pro­jekt­struk­tur­plan im Kick-off-→ Mee­ting durch das → Pro­jekt­team erstellt. Hier­aus wer­den die Arbeits­pa­ke­te und die Vor­gangs­lis­te abge­lei­tet. Das Pro­jekt­team benennt die ein­zel­nen Arbeits­pa­ket­ver­ant­wort­li­chen, die jeweils ein oder meh­re­re Arbeits­pa­ke­te zuge­wie­sen bekom­men. Jeder Arbeits­pa­ket­ver­ant­wort­li­che hat die Auf­ga­be sei­ne Arbeits­pa­ke­te in Teil­auf­ga­ben zu unter­glie­dern, den Auf­wand und die → Dau­er für die Umset­zung zu → schät­zen und anschlie­ßend das → Arbeits­pa­ket im Pro­jekt­ver­lauf umzu­set­zen. Sind die Arbeits­pa­ke­te fer­tig beschrie­ben, so kann in den nach­ge­la­ger­ten Schrit­ten der Termin‑, der Res­sour­cen- und der Kos­ten­plan erstellt wer­den; hier muss nicht mehr das gesam­te Pro­jekt­team anwe­send sein, son­dern es ist aus­rei­chend, wenn das Pla­nungs­team mit dem Pro­jekt­pla­ner die Zusam­men­stel­lung der Plä­ne vornimmt.

Der Planungsprozess mit Planungzeitpunkten, Planungsworkshops und Verantwortlichkeiten, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1.2: Der Pla­nungs­pro­zess mit Pla­nungzeit­punk­ten, Pla­nungs­work­shops und Verantwortlichkeiten

1.3 Weitere Pläne

Unter Pro­jekt­pla­nung wird im All­ge­mei­nen der Pla­nungs­pro­zess mit den sechs Ele­men­ten ver­stan­den. Den­noch müs­sen wei­te­re Plä­ne für das Pro­jekt vor­han­den sein. Hier sind ins­be­son­de­re zu nennen:

Die­se Plä­ne wer­den in der Regel vor dem eigent­li­chen Pro­jekt­start in der Vor­pro­jekt­pha­se erstellt.

2. Projektstrukturplan, Arbeitspakete und Vorgangsliste

Die Pla­nun­gen im Pro­jekt begin­nen mit der Erstel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plans (Punkt 1 in Abbil­dung 1.1). Der Pro­jekt­struk­tur­plan (PSP, eng­lisch Work Break­down Struc­tu­re, WBS) unter­teilt das Pro­jekt in ein­zel­ne, hier­ar­chi­sche Teil­pa­ke­te. Der Pro­jekt­struk­tur­plan muss bei jedem Pro­jekt erstellt werden.

Die DIN 69901–5:2009 /DIN20/ defi­niert den PSP wie folgt: “Der Pro­jekt­struk­tur­plan ist eine voll­stän­di­ge, hier­ar­chi­sche Dar­stel­lung aller Ele­men­te (Teil­pro­jek­te, Arbeits­pa­ke­te) der Pro­jekt­struk­tur als Dia­gramm oder → Lis­te.”

Die Ele­men­te des Pro­jekt­struk­tur­plans sind (Abbil­dung 2.1):

  • Gesamt­pro­jekt oder Gesamtpaket
  • Teil­pro­jekt oder Teil­pa­ket (TP): Noch wei­ter zu unter­glie­dern­de Auf­ga­be oder Phase
  • Arbeits­pa­ke­te (AP): Kleins­te, im PSP nicht mehr unter­teil­ba­re Unter­auf­ga­be oder Unter­ak­ti­vi­tät; AP kön­nen eigen­ver­ant­wort­lich durch orga­ni­sa­to­ri­sche Ein­hei­ten bear­bei­tet wer­den; die Arbeits­pa­ke­te defi­nie­ren Lie­fer­ge­gen­stän­de (eng­lisch Deli­ver­a­bles), deren Erfül­lung / Errei­chung über­prüft wer­den kann
Der Projektstrukturplan (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2012-2022

Abbil­dung 2.1: Der Pro­jekt­struk­tur­plan (sche­ma­tisch)

Der Pro­jekt­struk­tur­plan wird idea­ler­wei­se zu Beginn des Pro­jekts einem Mee­ting erstellt. Ent­we­der wird die Erstel­lung — ins­be­son­de­re bei klei­nen Pro­jek­ten — dies bei dem → Kick-off-Mee­ting durch­ge­führt oder in einem sepa­ra­ten Planungsmeeting.

Zur Erfas­sung der Eck­da­ten eines Arbeits­pa­kets kann ein Arbeits­pa­ket-For­mu­lar ver­wen­det, wel­ches bei­spiel­haft in Abbil­dung 2.2 dar­ge­stellt ist.

Das Arbeitspaket-Formular (leer), (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 2.2: Das Arbeits­pa­ket-For­mu­lar (leer)

Die Vor­gangs­lis­te (engl. Acti­vi­ty List) ist eine tabel­la­ri­sche Auf­zäh­lung von Vor­gän­gen eines Pro­jekts (auch → Pro­jekt­pro­zes­se genannt). Typi­scher­wei­se wer­den die Arbeits­pa­ke­te aus dem Pro­jekt­struk­tur­plan zu Vor­gän­gen der Vor­gangs­lis­te, indem Dau­er, Auf­wand, Vor­gän­ger (als PSP-Code / AP-Nr.) und Nach­fol­ger (auch als PSP-Code / AP-Nr.) notiert wer­den. Hier­durch wer­den die logi­schen Abhän­gig­kei­ten aufgezeigt. 

In Abbil­dung 2.3 ist eine (lee­re) Vor­gangs­lis­te wiedergegeben.

Die Vorgangsliste (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2012-2022

Abbil­dung 2.3: Die Vor­gangs­lis­te (sche­ma­tisch)

Ein Bei­spiel einer Vor­gangs­lis­te und eines Pro­jekt­struk­tur­plans fin­den Sie auf mei­ner Web­sei­te → Die Vor­gangs­lis­te. Gra­fik des Monats Janu­ar 2015.

3. Termin‑, Ressourcen- und Kostenplan

Wenn der Pro­jekt­struk­tur­plan mit der Vor­gangs­lis­te vor­liegt, so müs­sen anschlie­ßend der Termin‑, Res­sour­cen- und Kos­ten­plan erstellt wer­den. Hier­zu wer­den die Arbeits­pa­ke­te in eine zeit­li­che Rei­hen­fol­ge gebracht (Abbil­dung 3.1).

Terminplan (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3.1: Der Ter­min­plan (sche­ma­tisch)

Im Ter­min­plan in Abbil­dung 3.1 sind kei­ne Abhän­gig­kei­ten zwi­schen den Vor­gän­gen erfasst, er kann daher nicht zur Steue­rung eines Pro­jekts ein­ge­setzt wer­den. In Abbil­dung 3.2 sind die­se Abhän­gig­kei­ten über “gerich­te­te Lini­en mit Pfei­len” eingefügt. 

Terminplan (einfach), (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3.2: Der Ter­min­plan (ein­fach)

Ein Ter­min­plan wie in Abbil­dung 3.2 dar­ge­stellt, wird in der Regel durch ent­spre­chen­de Pro­jekt­ma­nage­ment­soft­ware erstellt. Die Ver­ant­wort­lich­kei­ten (rech­ter Bereich) kön­nen hin­zu­ge­fügt wer­den, brin­gen aber für den Pla­nungs­pro­zess kei­nen zusätz­li­chen Nut­zen. Was jedoch hin­zu­ge­nom­men wer­den soll­te, sind Mei­len­stei­ne, die bei eini­gen Pro­jekt­ma­nage­ment­soft­ware­sys­te­men als Vor­gän­ge mit der Dau­er Null ein­ge­tra­gen wer­den. In Abbil­dung 3.3 ist ein Ter­min­plan mit 3 Mei­len­stei­nen zu sehen. Zusätz­lich ist eine Spal­te mit Dau­er und Auf­wand ein­ge­fügt worden.

Terminplan mit Meilensteinen, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3.3: Der Ter­min­plan mit Meilensteinen

Wer­den den ein­zel­nen Vor­gän­gen Res­sour­cen, d.h. Mit­ar­bei­ter und sons­ti­ge Betriebs­mit­tel zuge­ord­net, so ent­steht der Res­sour­cen­plan (Abbil­dung 3.4).

Ressourcenplan (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3.4: Der Res­sour­cen­plan (sche­ma­tisch)

Wer­den die Kos­ten der ein­zel­nen Arbeits­pa­ke­te auf­sum­miert, so erge­ben sich die Gesamt­kos­ten des Pro­jekts. Ord­net man die Kos­ten dem zeit­li­chen Ver­lauf zu, so ent­steht der Kos­ten­plan (auch Kos­ten­ver­laufs­plan, Abbil­dung 3.5).

Kostenplan (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3.5: Der Kos­ten­plan (sche­ma­tisch)

Die kumu­lier­ten Kos­ten zum → Pro­jek­ten­de sind die Gesamt­kos­ten des Projekts.

4. Häufige Fragen und Antworten zur Projektplanung

Eini­ge Fra­gen zur Pro­jekt­pla­nung wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Wann muss die Pro­jekt­pla­nung durch­ge­führt wer­den?
    A: Zu Beginn des Pro­jekts nach der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags. Häu­fig wird aber bereits vor Pro­jekt­start geplant — die fina­le Pro­jekt­pla­nung kann aber erst nach Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags erfolgen.
  • F: Was muss alles geplant wer­den?
    A: Alles, was zum Pro­jekt gehört und im Pro­jekt Auf­wän­de / Kos­ten ver­ur­sacht, muss auch geplant wer­den. Ach­tung: Das Vor­pro­jekt gehört nicht dazu, da hier kei­ne Kos­ten durch das Pro­jekt entstehen.
  • F: Kann statt auf­wen­di­ger Pla­nung nicht ein “ein­fa­cher” Zeit­plan mit Eck­punk­ten genutzt wer­den?
    A: Ja — aber dann ist es kein Pro­jekt mehr. Rei­ne Zeit­vor­ga­ben mit Dead­lines und Mei­len­stei­nen kön­nen nicht zum → Pro­jekt­con­trol­ling ein­ge­setzt wer­den; es feh­len damit dem → Pro­jekt­ma­na­ger sämt­li­che Steuerungsmechanismen. 
  • F: Wer führt die Pro­jekt­pla­nung durch?
    A: Die Pro­jekt­pla­nung wird vom Pro­jekt­pla­ner durch­ge­führt. Gene­rell ist aber der Pro­jekt­ma­na­ger für die Durch­füh­rung und die Ergeb­nis­se der Pro­jekt­pla­nung ver­ant­wort­lich. Häu­fig sind der Pro­jekt­ma­na­ger und der Pro­jekt­pla­ner die glei­che Per­son (in zwei Rollen).

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zur Projektplanung / Netzplantechnik

Als Ergän­zung zu dem The­ma Pro­jekt­pla­nung kann mei­ne fol­gen­de Aus­ar­bei­tung her­an­ge­zo­gen werden:

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Netz­plan­tech­nik – Eine Übersicht

pdf

A.2 Literatur

Fol­gen­de Bücher haben einen gro­ßen Anteil, der sich mit Pro­jekt­pla­nung beschäftigt:

  1. /DIN20/ DIN: → Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /Fiedler20/ Rudolf Fied­ler: Con­trol­ling von Pro­jek­ten: Mit kon­kre­ten Bei­spie­len aus der Unter­neh­mens­pra­xis – Alle con­trol­lin­gre­le­van­ten Aspek­te der Pro­jekt­pla­nung, Pro­jekt­steue­rung und Pro­jekt­kon­trol­le, Sprin­ger Fach­me­di­en, Wies­ba­den 8. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑658–28031‑4
  3. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  4. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  5. /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
  6. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  7. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  8. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  9. /PBG21/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) and The Stan­dard for Pro­ject Manage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Seventh Edi­ti­on 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
  10. /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
  11. /Schelle08/ Heinz Schel­le, Roland Ott­mann, Astrid Pfeif­fer: Pro­jekt­ma­na­ger, GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 3. Auf­la­ge 2008, ISBN 978–3‑9248–4126‑3
  12. /Zell18/ Hel­mut Zell: Pro­jekt­ma­nage­ment – ler­nen, leh­ren und für die Pra­xis, Books on Demand, Nor­der­stedt 10. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑8370–0086‑3

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