Management-Zusammenfassung zu diesem Beitrag:
Der Kommunikationsplan regelt in Projekten die Verteilung von Informationen an die jeweiligen → Stakeholder. Er wird vor → Projektstart erstellt und ist dann bindend für alle Projektbeteiligten.
In diesem Beitrag wird der Kommunikationsplan in Projekten mit seinen Inhalten beschrieben.
1. Einleitung und Grundlagen
Im Kommunikationsplan werden im zeitlichen Ablauf die einzelnen Stakeholder mit den Kommunikationsmitteln gelistet (Abbildung 1). Der Kommunikationsplan sollte idealerweise beim Projektstart vorliegen und dem → Projektteam im → Kick-off-→ Meeting durch den → Projektmanager vorgestellt werden. Falls ein → Projekthandbuch vorhanden ist, kann er dort integriert werden.
In Kommunikationsplan enthalten:
- Ersteller des Kommunikationsmittels: Wer muss aktiv werden?
- Empfänger des Kommunikationsmittels: Wer bekommt die Information?
- Inhalt des Kommunikationsmittels / des Berichts: Was ist der Inhalt? Hier wird die Bezeichnung des Kommunikationsmittels notiert, die Ausgestaltung und Konkretisierung erfolgt an anderer Stelle
- Wann und wie oft? Der Turnus wird hierüber festlegt
- In welcher Form? Hier können verschiedene Arten der Kommunikation genannt werden
- Grund: Hier wird notiert, warum dieses Kommunikationsmittel zum Einsatz kommen soll
Abbildung 1: Ein Kommunikationsplan
Weitere, mögliche Eintragungen könnten sein:
- Muss‑, Soll- oder Kann-Kommunikationsmittel: Muss, soll oder kann dieses Kommunikationsmittel eingesetzt werden?
- Genehmigungspflichtig: Muss das Kommunikationsmittel vor Weitergabe genehmigt werden — beispielsweise durch den Projektmanager oder den → Projektsponsor?
- Kopplung: Ist das Kommunikationsmittel mit anderen Projektelementen wie Workshops oder Meetings (aber auch → Reviews oder Audits) gekoppelt?
- Versionierung: Soll der Inhalt versioniert werden?
- Archivierung: Soll der Inhalt archiviert werden? Dies ist beispielsweise bei den Projektfortschrittsberichten wichtig
- → Aufwand für die Erstellung: Wie aufwendig ist die Erstellung dieses Kommunikationsmittels (und wer zahlt die Erstellung)?
- → Dauer der Erstellung: In welchem → Zeitraum wird dieses Kommunikationsmittel erstellt?
- Reaktionserfassung: Soll die Reaktion auf das Kommunikationsmittel erfasst werden?
Bei den Berichten ist zu beachten:
Wie die einzelnen Berichte (insbesondere der Projektstatusbericht) aussehen sollen, wird im → Berichtswesen über den Berichtsplan festgelegt.
Anmerkungen:
- Der Kommunikationsplan muss vollständig sein, es müssen alle Kommunikationsmittel enthalten sein
- Der Kommunikationsplan ist bindend für alle Projektbeteiligten
- Der Kommunikationsplan ist öffentlich, es gibt keine “geheimen” Kommunikationsmittel
- Es sollte unbedingt — gerade bei größeren Berichten — geklärt werden, wie aufwendig die Erstellung der einzelnen Berichte / Kommunikationselemente ist und ob diese tatsächlich genutzt werden
- → Protokolle müssen auch in den Kommunikationsplan aufgenommen werden, wenn die Erstellung verpflichtend ist. So ist es beispielsweise üblich, mit Abschluss einer Lenkungsausschusssitzung ein Protokoll zu erstellen und an die Lenkungsausschussmitglieder zu verteilen
Es ist wichtig für den Projektmanager, dass er den Überblick über die Kommunikationswege und damit über den Kommunikationsplan hat. Da der Projektmanager in der Regel aus Zeitgründen nicht alle Berichte / Kommunikationselemente lesen kann, sollte vorab geklärt werden, welche Kommunikationselemente auch beim Projektmanager vorliegen müssen.
2. Die Kommunikationsmatrix
Die → Kommunikationsmatrix kann als einfache Vorform des Kommunikationsplans erstellt werden.
Die DIN schreibt /DIN20/:
“Kommunikationsmatrix — communication → matrix: Zusammenstellung der geplanten Kommunikation mit den Beteiligten (Stakeholdern) des Projekts.
Anmerkung: Die Kommunikationsmatrix enthält alle Projektbeteiligten sowie die geplanten Kommunikationsmaßnahmen, ‑inhalte, ‑intervalle und ‑umfänge.”
Über die Kommunikationsmatrix wird in einem Projekt festgelegt, wer im Projekt welche Informationen in welcher Form erhalten soll. Dazu werden die Beteiligten und Betroffenen (die “Stakeholder”) gelistet und den Kommunikationsmitteln gegenübergestellt. Wird ein “X” in die Matrix eingetragen, so soll der entsprechende Stakeholder über das Medium informiert werden (Abbildung 2).
Abbildung 2: Eine Kommunikationsmatrix
Zur Konkretisierung und Anpassung an das einzelne Projekt wird aus der Kommunikationsmatrix der Kommunikationsplan erstellt. In der Literatur und in der Projektpraxis wird häufig nicht zwischen Kommunikationsmatrix und Kommunikationsplan unterschieden.
3. Die Überprüfung des Kommunikationsplans
Der Kommunikationsplan sollte nach der Erstellung überprüft werden. Hierzu kann eine einfache Checkliste herangezogen werden (Abbildung 3).
Abbildung 3: Checkliste: Ist der Kommunikationsplan vollständig und richtig?
4. Häufige Fragen und Antworten (FAQ) zum Kommunikationsplan in Projekten
Einige Fragen zum Kommunikationsplan in Projekten werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben.
- F: Muss immer ein Kommunikationsplan in Projekten erstellt werden?
A: Ja. Es sollten zumindest die Informationswege geklärt werden. - F: Muss der Kommunikationsplan in Projekten genehmigt werden?
A: Ja. In der Regel reicht es jedoch, wenn der Projektsponsor zustimmt. - F: Muss der Kommunikationsplan mit speziellen Tools erstellt und verwaltet werden?
A: Bei kleinen → Vorhaben können zur Erstellung der Kommunikationsmatrix und des Kommunikationsplans einfache Tabellen-Tools ausreichend sein. Bei größeren Projekten können Teile von → Projektmanagement-Suites oder eigenständige Kommunikationsmanagementtools zum Einsatz kommen.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Präsentationen
In der Präsentation zum → Kommunikationsmanagement ist der Kommunikationsplan in Projekten enthalten; diese Präsentation ist zur privaten Verwendung frei einsetzbar.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement: Kommunikation – Eine Übersicht | 
|
A.2 Literatur
- /Andler15/ Nicolai Andler: Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 6. Auflage 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg, 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
A.3 Weblinks
- /#Wiki-Kommunikation/ Kommunikation in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
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/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 20.09.2022 © Peterjohann Consulting, 2005–2023
