Der Kommunikationsplan in Projekten Die Verteilung der Informationen benennen und steuern

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan regelt in Pro­jek­ten die Ver­tei­lung von Infor­ma­tio­nen an die jewei­li­gen → Sta­ke­hol­der. Er wird vor → Pro­jekt­start erstellt und ist dann bin­dend für alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten.
In die­sem Bei­trag wird der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten mit sei­nen Inhal­ten beschrieben.

1. Einleitung und Grundlagen

Im Kom­mu­ni­ka­tios­plan wer­den im zeit­li­chen Ablauf die ein­zel­nen Sta­ke­hol­der mit den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln gelis­tet (Abbil­dung 1). Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan soll­te idea­ler­wei­se beim Pro­jekt­start vor­lie­gen und dem → Pro­jekt­team im → Kick-off-→ Mee­ting vor­ge­stellt wer­den. Falls ein → Pro­jekt­hand­buch vor­han­den ist, kann er dort inte­griert werden.

In Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan enthalten:

  • Erstel­ler des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels: Wer hat muss aktiv werden?
  • Emp­fän­ger des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels: Wer bekommt die Information?
  • Inhalt des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels / des Berichts: Was ist der Inhalt? Hier wird die Bezeich­nung des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels notiert, die Aus­ge­stal­tung und Kon­kre­ti­sie­rung erfolgt an ande­rer Stelle
  • Wann und wie oft? Es wird hier­über der Tur­nus festlegt
  • In wel­cher Form? Hier kön­nen ver­schie­de­ne Arten der Kom­mu­ni­ka­ti­on genannt werden
  • Grund: Hier wird notiert, war­um die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel zum Ein­satz kom­men soll
Ein Kommunikationsplan, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2022

Abbil­dung 1: Ein Kommunikationsplan

Wei­te­re, mög­li­che Ein­tra­gun­gen könn­ten sein:

  • Muss‑, Soll- oder Kann-Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel: Muss, soll oder kann die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel ein­ge­setzt werden?
  • Geneh­mi­gungs­pflich­tig: Muss das Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel vor Wei­ter­ga­be geneh­migt wer­den — bei­spiels­wei­se durch den → Pro­jekt­ma­na­ger oder → Pro­jekt­spon­sor?
  • Kopp­lung: Ist das Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel mit ande­ren Pro­jekt­ele­men­ten wie Work­shops oder Mee­tings (aber auch → Reviews oder Audits) gekoppelt?
  • Ver­sio­nie­rung: Soll der Inhalt ver­sio­niert werden?
  • Archi­vie­rung: Soll der Inhalt archi­viert wer­den? Die wäre bei Pro­jekt­fort­schritts­be­rich­ten wichtig.
  • Auf­wand für die Erstel­lung: Wie auf­wen­dig ist die Erstel­lung die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels (und wer zahlt die Erstellung)?
  • → Dau­er der Erstel­lung: In wel­chem Zeit­raum wird die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels (und wer zahlt die Erstellung)?
  • Reak­ti­ons­er­fas­sung: Soll die Reak­ti­on auf das Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel erfasst werden?

Bei den Berich­ten ist zu beach­ten:
Wie die ein­zel­nen Berich­te (ins­be­son­de­re der Pro­jekt­sta­tus­be­richt) aus­se­hen sol­len, wird im Berichts­we­sen über den Berichts­plan festgelegt.

Anmer­kun­gen:

  • Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan muss voll­stän­dig sein, es müs­sen alle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel ent­hal­ten sein
  • Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan ist bin­dend für alle Projektbeteiligten
  • Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan ist öffent­lich, es gibt kei­ne “gehei­men” Kommunikationsmittel
  • Es soll­te unbe­dingt — gera­de bei grö­ße­ren Berich­ten — geklärt wer­den, wie auf­wen­dig die Erstel­lung ist und ob die­se tat­säch­lich genutzt werden
  • → Pro­to­kol­le müs­sen auch in den Kom­munka­ti­ons­plan auf­ge­nom­men wer­den, wenn die Erstel­lung ver­pflich­tend ist. So ist es bei­spiels­wei­se üblich, mit Abschluss einer Len­kungs­aus­schuss­sit­zung ein Pro­to­koll zu erstel­len und an die Len­kungs­aus­schuss­mit­glie­der zu verteilen

2. Die Kommunikationsmatrix

Die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix kann als ein­fa­che Vor­form des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plans erstellt werden.

Die DIN schreibt /DIN20/:
“Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix — com­mu­ni­ca­ti­on → matrix: Zusam­men­stel­lung der geplan­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Betei­lig­ten (Sta­ke­hol­dern) des Pro­jekts.
Anmer­kung: Die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix ent­hält alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten sowie die geplan­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­maß­nah­men, ‑inhal­te, ‑inter­val­le und ‑umfän­ge.”

Über die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix wird in einem Pro­jekt fest­ge­legt, wer im Pro­jekt wel­che Infor­ma­tio­nen in wel­cher Form erhal­ten soll. Dazu wer­den die Betei­lig­ten und Betrof­fe­nen (die “Sta­ke­hol­der”) gelis­tet und den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln gegen­über­ge­stellt. Wird ein “X” in die Matrix ein­ge­tra­gen, so soll der ent­spre­chen­de Sta­ke­hol­der über das Medi­um infor­miert wer­den (Abbil­dung 2).

Eine Kommunikationsmatrix, (C) Peterjohann Consulting, 2016-2022

Abbil­dung 2: Eine Kommunikationsmatrix

Zur Kon­kre­ti­sie­rung und Anpas­sung an das ein­zel­ne Pro­jekt wird aus der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan erstellt. In der Lite­ra­tur und Pro­jekt­pra­xis wird häu­fig nicht zwi­schen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan unterschieden.

3. Die Überprüfung des Kommunikationsplans

Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan soll­te nach der Erstel­lung über­prüft wer­den. Hier­zu kann eine ein­fa­che Check­lis­te her­an­ge­zo­gen wer­den (Abbil­dung 3).

Checkliste: Ist der Kommunikationsplan vollständig und richtig?, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3: Check­lis­te: Ist der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan voll­stän­dig und richtig?

4. Häufige Fragen und Antworten (FAQ) zum Kommunikationsplan in Projekten

Eini­ge Fra­gen zur Kom­mu­ni­ka­ti­on in Pro­jek­ten wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wiedergegeben.

  • F: Muss man immer ein Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten erstellt wer­den?
    A: Ja. Es soll­ten zumin­dest die Infor­ma­ti­ons­we­ge geklärt werden.
  • F: Muss der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten geneh­migt wer­den?
    A: Ja. In der Regel reicht es jedoch, wenn der Pro­jekt­spon­sor zustimmt.
  • F: Muss der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan mit spe­zi­el­len Tools erstellt und ver­wal­tet wer­den?
    A: Bei klei­nen → Vor­ha­ben kön­nen zur Erstel­lung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix und des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plans ein­fa­che Tabel­len-Tools aus­rei­chend sein. Bei grö­ße­ren Pro­jek­ten kön­nen Tei­le von → Pro­jekt­ma­nage­ment-Sui­tes oder eigen­stän­di­ge Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­nage­ment­tools zum Ein­satz kommen.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Präsentationen

In der Prä­sen­ta­ti­on zum → Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­nage­ment ist der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten ent­hal­ten; die­se Prä­sen­ta­ti­on ist pri­va­ten Ver­wen­dung frei einsetzbar.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­mu­ni­ka­ti­on – Eine Übersicht

pdf

A.2 Literatur

  1. /Andler15/ Nico­lai And­ler: Tools für Pro­jekt­ma­nage­ment, Work­shops und Con­sul­ting: Kom­pen­di­um der wich­tigs­ten Tech­ni­ken und Metho­den, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 6. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
  2. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  3. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg, 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  4. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  5. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  6. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  7. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website