Der Projektauftrag Das zentrale Dokument im Projekt

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Der Pro­jekt­auf­trag (engl. Pro­ject Char­ter) ist das ers­te zen­tra­le Doku­ment in einem Pro­jekt. Mit dem Pro­jekt­auf­trag wird das Vor­pro­jekt / die Defi­ni­ti­ons­pha­se abge­schlos­sen und das “eigent­li­che” Pro­jekt gestar­tet.
In die­sem Bei­trag wird der Pro­jekt­auf­trag beschrieben.

1. Beschreibung

Der Pro­jekt­auf­trag (engl. Pro­ject Char­ter) — die­ser Begriff wird auch im deut­schen Sprach­raum ver­wen­det — benennt alle The­men, die für die Durch­füh­rung des Pro­jekts not­wen­dig sind.
In Stich­wor­ten:

  • Der Pro­jekt­auf­trag (engl. Pro­ject Char­ter) ist ein inter­nes Doku­ment zwi­schen dem → Pro­jekt­spon­sor, dem Len­kungs­aus­schuss und dem → Pro­jekt­ma­na­ger, der hier­durch offi­zi­ell zum Pro­jekt­ma­na­ger benannt wird
  • Im Pro­jekt­auf­trag wer­den die → Zie­le und Rand­be­din­gun­gen genannt; ein (voll­stän­di­ger) → Pro­jekt­plan mit Zeit- und Kos­ten­plä­nen ist nicht enthalten
  • Der Pro­jekt­auf­trag wird vor dem → Pro­jekt­start voll­stän­dig aus­ge­füllt und von den Betei­lig­ten unterschrieben
  • Syn­ony­me: Pro­jekt­ver­ein­ba­rung, → Pro­jekt­ver­trag, Pro­jekt­char­ta
  • Nicht ver­wech­seln mit: → Pro­jekt­an­trag, Pro­jekt­skiz­ze, Leistungsbeschreibung
  • Eine mög­li­che Über­set­zung des Begriffs “Char­ter” ist “Grün­dungs­ur­kun­de” — hier­über wird auch deut­lich, dass mit der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags das Pro­jekt “gegrün­det” wird
  • Nach der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags soll­te unmit­tel­bar das → Kick-off-→ Mee­ting durch­ge­führt werden
Einflüsse auf den Projektauftrag, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 1: Ein­flüs­se auf den Projektauftrag

Ein For­mu­lar für den Pro­jekt­auf­trag ist in Abbil­dung 1.1 dar­ge­stellt; die­se Mini­mal­va­ri­an­te ent­hält Ele­men­te, die unbe­dingt erfasst wer­den müs­sen. Dies sind:

  • Der Pro­jekt­ti­tel und die Beschrei­bung des Projekts
  • Die Pro­jekt-ID
  • Der Pro­jekt­ma­na­ger
  • Der Pro­jekt­spon­sor (oder Auftraggeber)
  • Der geschäft­li­che Nutzen
  • Die Annah­men und Randbedingungen
  • Die am Pro­jekt Betei­lig­ten / → Sta­ke­hol­der
  • Not­wen­di­ge Mit­ar­bei­ter, zuge­wie­se­ne Mit­ar­bei­ter, → Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­on
  • Zu erbrin­gen­de Ergebnisse
  • Gesamt­dau­er und Gesamtaufwand
  • Mei­len­stei­ne
  • Gesamt­kos­ten
  • Umset­zungs­start (= Projektstarttermin)
Der Projektauftrag: Formular, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 2: Der Pro­jekt­auf­trag: Formular

Der Pro­jekt­auf­trag wird vom Pro­jekt­spon­sor (oder Pro­jekt­auf­trag­ge­ber) und vom Pro­jekt­ma­na­ger unter­schrie­ben (grü­ne Pfei­le). Wich­tig hier­bei: Der Pro­jekt­auf­trag muss rea­lis­tisch mach­bar sein, ansons­ten darf der Pro­jekt­ma­na­ger den Auf­trag nicht unter­schrei­ben. Beim → PMI gibt es daher einen “Code of Ethics” (PMI Code of Ethics and Pro­fes­sio­nal Con­duct) /#PMI-Code-of-Ethics/, der dazu Vor­ga­ben macht.

Fol­gen­de Ele­men­te könn­ten dem Pro­jekt­auf­trags­for­mu­lar (aus Abbil­dung 2) noch hin­zu­ge­fügt werden:

  • Risi­ko­be­trach­tung
  • Len­kungs­aus­schuss (Zusam­men­set­zung / Mitglieder)
  • Berichts­plan

2. Zur Vorlage für den Projektauftrag

In Abbil­dung 3 ist eine Ein­ord­nung der Vor­la­ge für einen Pro­jekt­auf­trag dargestellt. 

Beschreibung von Vorlagen: Beispiel Projektauftrag, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 3: Beschrei­bung der Vor­la­ge für den Projektauftrag

3. Fragen und Antworten zum Projektauftrag

Eini­ge Fra­gen zu dem Pro­jekt­auf­trag wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Muss der Pro­jekt­auf­trag immer erstellt wer­den?
    A: Ja — unbe­dingt. Ohne Pro­jekt­auf­trag kann ein Pro­jekt nicht gestar­tet werden.
  • F: Muss der Pro­jekt­auf­trag immer unter­schrie­ben wer­den?
    A: Ja — unbe­dingt. Ohne die Unter­schrif­ten hat der Pro­jekt­auf­trag kei­ne Gültigkeit.
  • F: Kann der Pro­jekt­auf­trag nicht nach Pro­jekt­start erstellt und unter­schrie­ben wer­den?
    A: Nein, denn dann wür­de ein Pro­jekt unau­to­ri­siert gestar­tet — was nicht wün­schens­wert ist. Ins­be­son­de­re der (vor­ge­se­he­ne) Pro­jekt­ma­na­ger soll­te dar­auf hin­wir­ken, dass der Pro­jekt­auf­trag unter­schrie­ben wird.
  • F: Ist der Pro­jekt­auf­trag öffent­lich für alle Betei­lig­ten ein­seh­bar?
    A: Dies hängt von der Unter­neh­mens- und Orga­ni­sa­ti­ons­kul­tur ab. Gene­rell spricht nichts gegen eine Ver­öf­fent­li­chung, aber das soll­te vor­ab zwi­schen Pro­jekt­spon­sor und Pro­jekt­ma­na­ger abge­stimmt sein.
  • F: Wie ver­bind­lich sind die Anga­ben im Pro­jekt­auf­trag?
    A: Sehr ver­bind­lich. Alle Anga­ben sind die Eck­pfei­ler für das wei­te­re Vor­ge­hen, ins­be­son­de­re für die Planungen.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektauftrag

Die Beschrei­bung zum Pro­jekt­auf­trag ist in Tei­len in der Prä­sen­ta­ti­on zum → Pro­jekt­ma­nage­ment enthalten.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)

pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die in die­sem Bei­trag zitiert wur­den oder die das The­ma Pro­jekt­auf­trag etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  3. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  4. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3

A.3 Weblinks

  • /#PMI-Code-of-Ethics/ PMI Code of Ethics (mit Unter­la­gen in meh­re­ren Spra­chen, dar­un­ter deutsch)

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website