Der Projektstrukturplan Der zentrale Plan im Projekt

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Der Pro­jekt­struk­tur­plan (PSP, engl. Work Break­down Struc­tu­re, WBS) ist der zen­tra­le Plan für die Arbeit in Pro­jek­ten. Im Pro­jekt­struk­tur­plan wer­den alle im Pro­jekt durch­zu­füh­ren­den Arbei­ten vor­ab benannt und damit geplant. Alle wei­te­ren Plä­ne wie der Kos­ten- oder → Res­sour­cen­plan wer­den aus dem Pro­jekt­struk­tur­plan abge­lei­tet.
In die­sem Bei­trag wird die Bedeu­tung und die Ver­wen­dung des Pro­jekt­struk­tur­plans beschrieben.

Wenn der → Pro­jekt­start erfolgt und der → Pro­jekt­auf­trag durch den → Pro­jekt­spon­sor unter­schrie­ben ist, begin­nen die detail­lier­ten Pla­nun­gen im Pro­jekt. Die­ses Vor­ge­hen ist in der Welt des Pro­jekt­ma­nage­ments unstrit­tig und fest ver­an­kert. Ent­spre­chend heißt die ers­te Pha­se nach Pro­jekt­start die Pla­nungs­pha­se. Dort wie­der­um wird im ers­ten Schritt der Pro­jekt­struk­tur­plan erstellt.

1. Einleitung und Grundlagen

Der Pro­jekt­struk­tur­plan (PSP, engl. Work Break­down Struc­tu­re, WBS) unter­teilt das Pro­jekt in ein­zel­ne, hier­ar­chi­sche Teil­pa­ke­te. Der Pro­jekt­struk­tur­plan muss bei jedem Pro­jekt erstellt werden.

1.1 Definitionen

Die DIN 69901–5:2009 /DIN20/ defi­niert den Pro­jekt­struk­tur­plan wie folgt:
“Der Pro­jekt­struk­tur­plan ist eine voll­stän­di­ge, hier­ar­chi­sche Dar­stel­lung aller Ele­men­te (Teil­pro­jek­te, Arbeits­pa­ke­te) der Pro­jekt­struk­tur als Dia­gramm oder → Lis­te.”

Der PMBOK Gui­de des → PMI /PBG17‑d/ stellt den PSP als zen­tra­les Ele­ment des Pro­jekts dar und ver­weist auf die Lie­fer­ge­gen­stän­de:
“Pro­jekt­struk­tur­plan (PSP) / Work Break­down Struc­tu­re (WBS). Eine hier­ar­chi­sche Zer­le­gung des gesam­ten Inhalts und Umfangs der durch das → Pro­jekt­team aus­zu­füh­ren­den Arbeit, um die → Pro­jekt­zie­le zu erfül­len und die erfor­der­li­chen Lie­fer­ge­gen­stän­de zu erstellen.”

1.2 Zeitpunkt und Verantwortlichkeiten bei der Erstellung des Projektstrukturplans

Gene­rell soll­te mit dem Pro­jekt­start / nach der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags durch den → Pro­jekt­ma­na­ger und Pro­jekt­spon­sor mit der Erstel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plans begon­nen wer­den. Beginnt man vor­her — bei­spiels­wei­se in der Defi­ni­ti­ons­pha­se — so fal­len die Kos­ten für die → Pro­jekt­pla­nung zwar an, kön­nen aber für den Fall, dass der Pro­jekt­auf­trag nicht unter­zeich­net wird, nicht ver­rech­net werden. 

Ver­ant­wort­lich für die Erstel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plans ist immer der Pro­jekt­ma­na­ger. Er soll­te aber bei der Erstel­lung das gesam­te Pro­jekt­team früh­zei­tig ein­be­zie­hen — daher bie­tet es sich an, das → Kick-off-→ Mee­ting für die (ers­te) Struk­tu­rie­rung des Pro­jekts und damit für die Erstel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plan zu nut­zen. Ist der Pro­jekt­struk­tur­plan fer­tig, so müs­sen die ein­zel­nen Arbeits­pa­ke­te an die­je­ni­gen Pro­jekt­team­mit­glie­der zuge­wie­sen wer­den, die sie dann im Pro­jekt­ver­lauf die Umset­zung zu ver­ant­wor­ten haben. Ent­spre­chend wer­den die­se Team­mit­glie­der Arbeits­pa­ket­ver­ant­wort­li­che genannt. Auch wenn die Zuwei­sung der Arbeits­pa­ke­te zu den Arbeits­pa­ket­ver­ant­wort­li­chen durch das Pro­jekt­team erfol­gen soll­te, ist der Pro­jekt­ma­na­ger dafür ver­ant­wort­lich, dass jedes → Arbeits­pa­ket genau einen Arbeits­ver­ant­wort­li­chen hat.

1.3 Der Aufbau des Projektstrukturplans

Die Ele­men­te des Pro­jekt­struk­tur­plans sind:

  • Gesamt­pro­jekt oder Gesamtpaket
  • Teil­pro­jekt oder Teil­pa­ket (TP): Noch wei­ter zu unter­glie­dern­de Auf­ga­be oder Phase
  • Arbeits­pa­ke­te (AP): Kleins­te, im PSP nicht mehr unter­teil­ba­re Unter­auf­ga­be oder Unter­ak­ti­vi­tät; AP kön­nen eigen­ver­ant­wort­lich durch orga­ni­sa­to­ri­sche Ein­hei­ten bear­bei­tet wer­den; die Arbeits­pa­ke­te defi­nie­ren Lie­fer­ge­gen­stän­de (engl. Deli­ver­a­bles), deren Erfül­lung / Errei­chung über­prüft wer­den kann
Der Projektstrukturplan: Schematischer Aufbau, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 1.1: Der Pro­jekt­struk­tur­plan: Sche­ma­ti­scher Aufbau

Die ein­zel­nen Teil­ele­men­te kön­nen hier­ar­chisch num­me­riert werden.

1.4 Die Orientierung des Projektsstrukturplans

Es wird zwi­schen dem …

  • objekt­ori­en­tier­ten (auf den Gegen­stand ausgerichtet),
  • funk­ti­ons­ori­en­tier­ten (auf die (Lini­en-)→ Tätig­keit aus­ge­rich­tet) und
  • pha­sen­ori­en­tier­ten (auf die → Pro­jekt­pha­sen ausgerichtet)

PSP unter­schie­den.

Der Projektstrukturplan: Beispiele mit Orientierungen, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 1.2: Der Pro­jekt­struk­tur­plan: Bei­spie­le mit Orientierungen

Misch­for­men der Ori­en­tie­run­gen sowie Erwei­te­run­gen sind möglich.

2. Das Vorgehen bei der Erstellung

Fol­gen­de Regeln sind bei der Erstel­lung eines Pro­jekt­struk­tur­plans hilfreich:

  • Der Pro­jekt­struk­tur­plan soll­te mög­lichst früh­zei­tig (“zu Beginn des Pro­jekts”) vorliegen
  • Grund­sätz­lich kann nach einem Top-down- oder einem Bot­tom-up-Ansatz vor­ge­gan­gen wer­den. Beim Top-down-Ansatz wird das zu erstel­len­de Pro­dukt als Gan­zes betrach­tet und dann zer­glie­dert (vor­teil­haft bei neu­en Pro­duk­ten), beim Bot­tom-up-Ansatz wer­den bereits bekann­te Arbeits­pa­ke­te (als Gerüst) aus Stan­dard­pro­jekt­struk­tur­plä­nen ver­wen­det und dann ausgebaut
  • Das “pas­sen­de Schnei­den” von Arbeits­pa­ke­ten ist nicht ein­fach. Ach­ten Sie dar­auf, dass a) die AP nicht zu groß wer­den und b) bei pha­sen­ori­en­tier­ten PSP die AP auch in die ein­zel­nen Pha­sen pas­sen (bis auf über­grei­fen­de Themen)
  • Extern zu ver­ge­ben­de Auf­ga­ben müs­sen immer in eige­nen AP unter­ge­bracht sein
  • Wenn die AP benannt sind, wer­den die­se durch­num­me­riert (nach dem bereits dar­ge­stell­ten Sche­ma) und die Erstel­lung des PSP ist damit (zunächst) beendet
  • Nach der Erstel­lung des PSPs erfolgt die Zuord­nung der AP zu den Ver­ant­wort­li­chen, um dann dort wei­ter “run­ter­ge­bro­chen” und spe­zi­fi­ziert zu werden
  • Es gilt die 100-%-Regel: Alles, was im Pro­jekt gemacht wird, steht im PSP. Nur das, was im PSP steht, wird im Pro­jekt auch gemacht. Alle AP zusam­men erge­ben 100 % des (Teil-)Projekts

3. Beispiele von Projektstrukturplänen

Hier sind eini­ge ein­fa­che Bei­spie­le von Pro­jekt­struk­tur­plä­nen auf­ge­führt. Abbil­dung 3.1 zeigt den Pro­jekt­struk­tur­plan für die Zusam­men­stel­lung (und den Auf­bau) eines PCs.

Der Projektstrukturplan: Beispiel PC-Zusammenstellung, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 3.1: Der Pro­jekt­struk­tur­plan: Bei­spiel “PC-Zusam­men­stel­lung”

Das Pro­jekt zur Errich­tung eines Wohn­ge­bäu­des ist in Abbil­dung 3.2 als pha­sen­ori­en­tier­ter Pro­jekt­struk­tur­plan untergliedert.

Der Projektstrukturplan: Beispiel Wohngebäude-Errichtung, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 3.2: Der Pro­jekt­struk­tur­plan: Bei­spiel “Wohn­ge­bäu­de-Errich­tung”

Abbil­dung 3.3 zeigt einen “gene­ri­schen” Pro­jekt­struk­tur­plan für die “Abar­bei­tung von Tätig­kei­ten zu Weihnachten”.

Der Projektstrukturplan: Beispiel

Abbil­dung 3.3: Der Pro­jekt­struk­tur­plan: Bei­spiel “Weih­nach­ten”

4. Anmerkungen zu Projektstrukturplan

Der Pro­jekt­struk­tur­plan …

  • muss nicht gra­fisch dar­ge­stellt wer­den – eine tabel­la­ri­sche Dar­stel­lung ist genau­so gut.
  • hat bereits ein­deu­ti­ge Num­mern für die Teil­pro­jek­te und Arbeits­pa­ke­te (PSP-Codes).
  • könn­te auch als Mind­map dar­ge­stellt werden.
  • ver­zeich­net nicht die not­wen­di­gen Res­sour­cen (Kos­ten, Mit­ar­bei­ter, Material).
  • ent­hält kei­ne zeit­li­chen Abhän­gig­kei­ten und Ter­mi­ne, ist also eine sta­ti­sche Betrachtung.
  • muss kei­ne logi­schen Abhän­gig­kei­ten zwi­schen den Arbeits­pa­ke­ten enthalten.
  • ist Basis für vie­le wei­te­re Plä­ne, z.B. den → Ter­min­plan oder den Kostenplan.
  • wird bei Bedarf im Pro­jekt­ver­lauf ange­passt; dies bedarf aber der Geneh­mi­gung durch den Lenkungsausschuss.
Der Projektstrukturplan als Tabelle: Beispiel Wohngebäude-Errichtung, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 4.1: Der Pro­jekt­struk­tur­plan als Tabel­le: Bei­spiel “Wohn­ge­bäu­de-Errich­tung”

5. Häufige Fragen und Antworten zum Projektstrukturplan

Eini­ge Fra­gen zum Pro­jekt­struk­tur­plan wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Ist der Pro­jekt­struk­tur­plan ver­pflich­tend für ein Pro­jekt?
    A: Ja. Ohne Pro­jekt­struk­tur­plan gibt es kei­ne nach­ge­la­ger­ten Plä­ne und damit grei­fen dann auch kei­ne Steue­rungs­mög­lich­kei­ten im Projekt.
  • F: Wer ist für die Erstel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plans ver­ant­wort­lich?
    A: In klas­si­schen Pro­jek­ten ist dies immer der Projektmanager.
  • F: Kann der Pro­jekt­struk­tur­plan auch vor dem Pro­jekt­start erstellt wer­den?
    A: Grund­sätz­lich ja, jedoch wäre die dann inves­tier­te Arbeit zur Erstel­lung ver­lo­ren, wenn das Pro­jekt nicht gestar­tet wird.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektmanagement

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)

pdf

A.2 Literatur

  • /DIN20/ DIN: → Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  • /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  • /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  • /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  • /PBG21/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) and The Stan­dard for Pro­ject Manage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Seventh Edi­ti­on 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
  • /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6

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