Protokolle in Projekten Aussagen aus Besprechungen in den Projektablauf einfließen lassen

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Pro­to­kol­le (Nie­der­schrif­ten) wer­den in Pro­jek­ten dazu ver­wen­det, Aus­sa­gen und Ent­schei­dun­gen aus Bespre­chun­gen, Work­shops und Mee­tings zu erfas­sen und in den Pro­jekt­ab­lauf ein­flie­ßen zu las­sen.
In die­sem Bei­trag wird beschrie­ben, wel­che Auf­ga­ben und Bedeu­tun­gen Pro­to­kol­le (in Pro­jek­ten) haben.

Schrift­li­che Pro­to­kol­le wer­den in ver­schie­de­nen Berei­chen des täg­li­chen Lebens ver­fasst. Rich­tig ein­ge­setzt kön­nen sie hel­fen, The­men zu struk­tu­rie­ren, inhalt­li­che Fra­gen zu klä­ren und zeit­li­che Bezü­ge herzustellen.

Auch im → Pro­jekt­ma­nage­ment bil­den Pro­to­kol­le oft­mals das Rück­grat bei der Umset­zung. So ist bei­spiels­wei­se die “→ Lis­te-offe­ner-Punk­te” (LOP) in fast jedem Pro­jekt zu fin­den und dient als Grund­la­ge der → Pro­jekt­steue­rung.

Den­noch sind der Auf­bau und die Auf­ga­ben von Pro­to­kol­len nicht immer für alle Betei­lig­ten klar. In der Fol­ge ent­ste­hen dann “halb-aus­ge­füll­te For­mu­la­re”, wider­sprüch­li­che Ein­zel­punk­te, die nicht auf­ge­löst wer­den, Beschlüs­se, die nicht erkannt und dem­entspre­chend nicht umge­setzt wer­den…
In der Sum­me: Die­se Pro­to­kol­le sind nicht brauch­bar und erzie­len kei­ne Wirkung.

1. Einleitung und Grundlagen

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia /#Wiki-Protokoll/ steht zum Pro­to­koll (als Nie­der­schrift):
“Ein Pro­to­koll hält oder legt fest, zu wel­chem Zeit­punkt oder in wel­cher Rei­hen­fol­ge wel­cher Vor­gang durch wen oder durch was ver­an­lasst wur­de bzw. wird. Pro­to­kol­lie­rung bezeich­net dabei die Nie­der­le­gung der drei Pro­to­koll­be­stand­tei­le Zeit­punkt, betei­lig­te Per­so­nen und Vorgang.”

Bei Jonas /Jonas15/ wird defi­niert:
“Ein Pro­to­koll ist eine förm­li­che Nie­der­schrift über den Ver­lauf und die Ergeb­nis­se einer Tagung, Sit­zung oder Ver­hand­lung. Grund­la­ge sind die wäh­rend des Ablau­fes auf­ge­nom­me­nen Sachverhalte.”

Ein Pro­to­koll soll gene­rell fol­gen­de Fra­gen beantworten:

  • Was ist zu tun?
  • Wer ist dafür verantwortlich?
  • Bis wann ist das zu erledigen?

1.2 Die Klassifikation von Protokollen

Pro­to­kol­le kön­nen nach ver­schie­de­nen Kri­te­ri­en klas­si­fi­ziert wer­den (Abbil­dung 1.1):

  • Gene­rell: Bespre­chungs­pro­to­kol­le, Beschluss­pro­to­kol­le, Rei­se­pro­to­kol­le, Sta­tus­pro­to­kol­le, Mess­pro­to­kol­le, Review­pro­to­kol­le, Kurz­pro­to­kol­le, Seminarprotokolle, …
  • Nach Gül­tig­keits­dau­er: Fort­lau­fen­de Mas­ter­pro­to­kol­le, Sitzungsprotokolle, …
  • Nach Detail­grad: Ver­laufs­pro­to­kol­le, Wort­pro­to­kol­le, Ergebnisprotokolle, …
  • Nach Zeit­punkt der Erstel­lung: Im Vor­hin­ein, wäh­rend der Bespre­chung, im Nachhinein
  • Nach Art der Auf­zeich­nung: Gedächt­nis­pro­to­kol­le, Aufzeichnungsprotokolle, …
  • Nach Förm­lich­keit: For­mell, Prag­ma­tisch, Informell, …
Die Klassifikation von Protokollen, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1: Die Klas­si­fi­ka­ti­on von Protokollen

Im nächs­ten Kapi­tel wird das Bespre­chungs­pro­to­koll (mit Beschluss­funk­ti­on) näher betrachtet!

1.3 Die Einordnung eines Protokolls

Jedes Pro­to­koll kann vor → Pro­jekt­start benannt und klas­si­fi­ziert wer­den. Hier­zu kann ein Sche­ma ver­wen­det wer­den, wel­ches einen schnel­len Über­blick lie­fert (Abbil­dung 1.2).

Beschreibung von Protokollen: Schema, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1.2: Beschrei­bung von Pro­to­kol­len: Schema

1.4 Der formale Aufbau eines Protokolls

Pro­to­kol­le haben eine fes­te äuße­re Form, die nicht geän­dert wer­den darf. 

  • Grund­sätz­li­che Ein­tei­lung: Pro­to­koll­kopf und Pro­to­koll­rumpf; ggf. noch eine Sit­zungs­agen­da (oder auch Pro­to­kol­lagen­da) zwi­schen Kopf und Rumpf 
  • Der Pro­to­koll­kopf wird immer auf einer eige­nen Sei­te unter­ge­bracht; damit hat ein Pro­to­koll min­des­tens zwei Sei­ten (im Quer­for­mat DIN A4) 
  • Spra­che: neu­tral, Prä­sens (ggf. Imperfekt) 
  • Die Fuß­zei­le ent­hält den Datei­na­men mit Datum und Pro­to­koll­füh­rer (der Sit­zung) – sowie Sei­ten­zahl auf jeder Seite

2. Das Besprechungsprotokoll

Das Bespre­chungs­pro­to­koll ist ein zen­tra­les Pro­to­koll im Pro­jek­tall­tag. Es wer­den hier­über Bespre­chungs­in­hal­te so erfasst, dass die bespro­che­nen und beschlos­se­nen Auf­ga­ben und Maß­nah­men zur Umset­zung gelan­gen können.

Das Pro­to­koll ist dabei in die drei Tei­le Pro­to­koll­kopf, Pro­to­kol­lagen­da und Pro­to­koll­rumpf unter­glie­dert: die­se wer­den in die­sem Kapi­tel beschrieben.

Der Protokollaufbau, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 2.1: Der Protokollaufbau

3. Der Lebenszyklus des Protokolls

Die Beson­der­hei­ten des Pro­to­kolls in Projekten:

  • Das Pro­to­koll ist kein leben­des Doku­ment, son­dern nur zur schnel­len Ist-Auf­nah­me gedacht
  • Im Datei­na­men wer­den schon zu Beginn das Datum und der Pro­to­koll­füh­rer fest­ge­hal­ten; die­se Anga­ben ändern sich nicht mehr
  • Die Datums­an­ga­be erfolgt auf dem Pro­to­koll­kopf mit Anga­be des Wochentags
  • Es gibt grund­sätz­lich nur einen Pro­to­koll­füh­rer – aus­schließ­lich er schreibt das Protokoll
  • Es gibt kei­ne Ver­sio­nie­rung des Doku­ments, son­dern nur einen Sta­tus-Über­gang von “offen” (Teil­neh­mer dür­fen noch Anmer­kun­gen machen) nach “geschlos­sen” (es dür­fen kei­ne Ände­run­gen mehr erfolgen)
  • Der abschlie­ßen­de Sta­tus muss so schnell wie mög­lich erreicht wer­den, auf jeden Fall so, dass das Pro­to­koll vor der nächs­ten Sit­zung fer­tig ist

Vor dem eigent­li­chen Pro­jekt­start soll­te über­prüft wer­den, ob das “Pro­to­koll­we­sen” eta­bliert ist und Pro­to­koll auch sinn­voll zum Ein­satz kom­men kön­nen (Abbil­dung 3.1).

Checkliste: Ist das Protokollwesen etabliert?, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3.1: Check­lis­te: Ist das Pro­to­koll­we­sen etabliert?

4. Häufige Fragen und Antworten zu den Protokollen in Projekten

Eini­ge Fra­gen zu den Pro­to­kol­len wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Müs­sen für alle Work­shops, → Mee­ting und Events Pro­to­kol­le erstellt wer­den?
    A: Nein. Pro­to­kol­le kom­men dann zum Ein­satz, wenn die Ergeb­nis­se wei­ter­ver­wen­det wer­den sol­len oder müssen.
  • F: Sind Pro­to­kol­le ein Zei­chen schlech­ter Kom­mu­ni­ka­ti­on?
    A: Dies kann man so sehen, wenn die Anzahl der Pro­to­kol­le im Ver­hält­nis zur Pro­jekt­grö­ße zu groß ist.
  • F: Kön­nen Pro­to­kol­le als Ersatz für Anfor­de­run­gen / Requi­re­ments genutzt wer­den?
    A: Nein. Pro­to­kol­le erfas­sen zwar auch Inhal­te, stel­len aber kei­ne Ver­bin­dung zwi­schen Anfor­de­run­gen her. Zudem kön­nen ein­zel­ne Pro­to­koll­punk­te abge­ar­bei­tet oder ver­al­tet sein, sodass kein Bild des Gesamt­um­fangs der Anfor­de­run­gen entsteht.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Protokollen in Projekten

Mei­ne öffent­li­che Prä­sen­ta­ti­on zu den Pro­to­kol­len in Pro­jek­ten ist hier her­un­ter­lad­bar. Sie ist in wei­ten Tei­len deckungs­leich mit die­sem Beitrag.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Pro­to­kol­le – Eine Übersicht

pdf

A.2 Literatur

Fol­gen­de Bücher haben einen gro­ßen Anteil, der sich mit Pro­to­kol­len beschäftigt:

  1. /Bögner19/ Tan­ja Bög­ner, Bar­ba­ra Kettl-Römer, Cor­du­la Natusch: Pro­to­kol­le schrei­ben: Pro­fes­sio­nell, struk­tu­riert und auf den Punkt gebracht. Mit → Check­lis­ten, Pra­xis­tipps, Mus­tern und → Vor­la­gen, Lin­de, Wien 2. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7093–0659‑8
  2. /Cerwinka11/ Gabrie­le Cer­win­ka, Gabrie­le Schranz: Pro­to­koll­füh­rung: Rich­tig struk­tu­rie­ren und tref­fend for­mu­lie­ren, Red­li­ne Wirt­schaft bei Ver­lag Moder­ne Indus­trie, Mün­chen 4. Auf­la­ge 2011, ISBN 978–3‑86881–322‑7
  3. /Du­den-Pro­t11/ Duden Ver­lag, Judith Engst: Duden Pra­xis kom­pakt – Pro­to­kol­le, Berich­te und Memos ver­fas­sen, Biblio­gra­phi­sches Insti­tut, Mann­heim 2011, ISBN 978–3‑411–74741‑2
  4. /Jonas15/ Rena­te Jonas: Effi­zi­en­te Pro­to­kol­le und Berich­te: Ziel­ge­rech­te Erstel­lung mit weni­ger Zeit­auf­wand, Expert-Ver­lag, Ren­nin­gen 8. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑8169–3263‑5
  5. /Langer10/ Nico­le Lan­ger: Pro­to­kol­le erstel­len: Gezielt mit­schrei­ben und aus­for­mu­lie­ren, Com­pact Ver­lag, Mün­chen 2. Auf­la­ge 2010, ISBN 978–3‑8174–7814‑9

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website