Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Protokolle (Niederschriften) werden in Projekten dazu verwendet, Aussagen und Entscheidungen aus Besprechungen, → Workshops und Meetings zu erfassen und in den Projektablauf einfließen zu lassen.
In diesem Beitrag wird beschrieben, welche Aufgaben und Bedeutungen Protokolle (in Projekten) haben.
Schriftliche Protokolle werden in verschiedenen Bereichen des täglichen Lebens verfasst. Richtig eingesetzt können sie helfen, Themen zu strukturieren, inhaltliche Fragen zu klären und zeitliche Bezüge herzustellen.
Auch im → Projektmanagement bilden Protokolle oftmals das Rückgrat bei der Umsetzung. So ist beispielsweise die “→ Liste-offener-Punkte” (LOP) in fast jedem Projekt zu finden und dient als Grundlage der → Projektsteuerung.
Dennoch sind der Aufbau und die Aufgaben von Protokollen nicht immer für alle Beteiligten klar. In der Folge entstehen dann “halb-ausgefüllte Formulare”, widersprüchliche Einzelpunkte, die nicht aufgelöst werden, Beschlüsse, die nicht erkannt und dementsprechend nicht umgesetzt werden…
In der Summe: Diese Protokolle sind nicht brauchbar und erzielen keine Wirkung.
1. Einleitung und Grundlagen
1.1 Definitionen
In der Wikipedia /#Wiki-Protokoll/ steht zum Protokoll (als Niederschrift):
“Ein Protokoll hält oder legt fest, zu welchem → Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde bzw. wird. Protokollierung bezeichnet dabei die Niederlegung der drei Protokollbestandteile Zeitpunkt, beteiligte Personen und Vorgang.”
Bei Jonas /Jonas15/ wird definiert:
“Ein Protokoll ist eine förmliche Niederschrift über den Verlauf und die Ergebnisse einer Tagung, Sitzung oder Verhandlung. Grundlage sind die während des Ablaufes aufgenommenen Sachverhalte.”
Ein Protokoll soll generell folgende Fragen beantworten:
- Was ist zu tun?
- Wer ist dafür verantwortlich?
- Bis wann ist das zu erledigen?
Die Kurzfassung lautet:
“Wer macht was (mit wem) bis wann?”
1.2 Die Klassifikation von Protokollen
Protokolle können nach verschiedenen Kriterien klassifiziert werden (Abbildung 1.1):
- Generell: Besprechungsprotokolle, Beschlussprotokolle, Reiseprotokolle, Statusprotokolle, Messprotokolle, Reviewprotokolle, Kurzprotokolle, Seminarprotokolle, …
- Nach Gültigkeitsdauer: Fortlaufende Masterprotokolle, Sitzungsprotokolle, …
- Nach Detailgrad: Verlaufsprotokolle, Wortprotokolle, Ergebnisprotokolle, …
- Nach Zeitpunkt der Erstellung: Im Vorhinein, während der Besprechung, im Nachhinein
- Nach Art der Aufzeichnung: Gedächtnisprotokolle, Aufzeichnungsprotokolle, …
- Nach Förmlichkeit: Formell, Pragmatisch, Informell, …
Abbildung 1.1: Die Klassifikation von Protokollen
Im nächsten Kapitel wird das Besprechungsprotokoll (mit Beschlussfunktion) näher betrachtet!
1.3 Die Einordnung eines Protokolls
Jedes Protokoll kann vor → Projektstart benannt und klassifiziert werden. Hierzu kann ein Schema verwendet werden, welches einen schnellen Überblick liefert (Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Beschreibung von Protokollen: Schema
1.4 Der formale Aufbau eines Protokolls
Protokolle haben eine feste äußere Form, die nicht geändert werden darf.
- Grundsätzliche Einteilung: Protokollkopf und Protokollrumpf; ggf. noch eine Sitzungsagenda (oder auch Protokollagenda) zwischen Kopf und Rumpf
- Der Protokollkopf wird immer auf einer eigenen Seite untergebracht; damit hat ein Protokoll mindestens zwei Seiten (im Querformat DIN A4)
- Sprache: neutral, Präsens (ggf. Imperfekt)
- Die Fußzeile enthält den Dateinamen mit Datum und Protokollführer (der Sitzung) – sowie Seitenzahl auf jeder Seite
2. Das Besprechungsprotokoll
Das Besprechungsprotokoll ist ein zentrales Protokoll im Projektalltag. Es werden hierüber Besprechungsinhalte so erfasst, dass die besprochenen und beschlossenen Aufgaben und Maßnahmen zur Umsetzung gelangen können.
Das Protokoll ist dabei in die drei Teile Protokollkopf, Protokollagenda und Protokollrumpf untergliedert: Diese werden in diesem Kapitel beschrieben.
Abbildung 2.1: Der Protokollaufbau
2.1 Der Protokollkopf
Im Protokollkopf werden alle übergreifenden Inhalte beschrieben — dies sind typischerweise:
- Datum; Uhrzeit & → Dauer (Wochentag, Beginn, Ende)
- Ort (Raum und auch Stadt, Unternehmen falls notwendig, ggf. Online)
- Protokoll durch („Protokollführer“)
- Dateiname (oder Ablageort)
- Teilnehmer (und „Gäste“)
- Verteiler
- Nächster Termin (mit Ort & Uhrzeit)
- Sicherheit
- Status (nur offen oder geschlossen)
Hinzukommen könnten noch:
- Ggf. Abwesende (eingeladen, aber nicht erschienen)
- Ggf. Sprache
- Ggf. Themenschwerpunkt
2.2 Die Protokollagenda
Die optionale Protokollagenda kommt dann zum Einsatz, wenn es eine Gliederung für ein Protokoll geben muss.
Typische Inhalte:
- Agenda-Punkte (auch Tagesordnungspunkte – TOPs), die besprochen werden sollen; hieraus ergeben sich die lfd. Nummern der Punkte („Nr.“) des Protokollrumpfs
- Offene, „verschleppte“ Punkte (aus der „→ Liste-offener-Punkte“ – LOP)
2.3 Der Protokollrumpf
Der Protokollrumpf enthält folgende Angaben:
- Nr. – laufende Nummer (ggf. mit Unternummern zur Kategorisierung)
- Art (*** siehe nächster Absatz)
- → Priorität (beispielsweise A bis C)
- Thema
- Verantwortlicher
- Termin
Hinzukommen könnten noch:
- Ggf. Status (nur offen oder erledigt)
- Ggf. Bezug auf laufende Nummern im Projekt
- Ggf. Änderungsdatum
(***) Zu den Arten von Protokollpunkten:
Um aus den Protokollpunkten Handlungen ableiten zu können, werden folgende Arten unterschieden:
- I – Information: Einfache Feststellung ohne tiefere Relevanz
- B – Beschluss: Einstimmiger oder mehrheitlicher Beschluss, der ggf. einen oder mehrere Termine nach sich zieht
- V – Vorschlag: Hierüber wird ein Vorschlag festgehalten, der ggf. zu einem späteren Zeitpunkt nochmals zur Überprüfung gelangt
- A – Aktion: Es soll etwas passieren – dann sind weitere Angaben (Wer, Wann, Was) notwendig; Aktionen werden ggf. in die nächsten Protokolle eingearbeitet
- F – Feststellung: Eine allgemeine Feststellung, die keine Maßnahmen oder Konsequenzen nach sich zieht
Alle Arten können gekoppelt werden.
3. Das Ergebnisprotokoll
Im Ergebnisprotokoll werden ausschließlich die Ergebnisse einer Sitzung oder eines Workshops festgehalten, in minimaler Form sogar nur die erforderlichen Aktionen. Die geschieht in der Regel durch die Erfassung in Einzelpunkten, die jeweils eine zentrale Frage beantworten:
Wer macht was bis wann?
Wichtig beim Ergebnisprotokoll ist, dass es während der Sitzung erstellt und mit den Beteiligten abgestimmt wird. Dazu muss der Protokollant oder der Moderator die entsprechende Rückfrage stellen, die in etwa lautet: “Ich halte fest: Mitarbeiter D setzt Aufgabe 3 bis zum Termin c um. Stimmen alle Anwesenden dem zu?”
Zur Umsetzung kann auch eine einfache Tabelle verwendet werden.
| Nr. | Was | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|
| 1 | Inhalt 1 | Mitarbeiter A | Termin a |
| 2 | Inhalt 2 | Mitarbeiter B | Termin b |
| 3 | Inhalt 3 | Mitarbeiter A | Termin a |
| 4 | Inhalt 3 | Mitarbeiter C | Termin b |
Fallstricke:
- Die Formulierungen der Einzelpunkte sind nicht eindeutig, da Verben wie “könnte, sollte, möchte” auftauchen
- Die Termine sind nicht konkret genug
- Der verantwortliche Mitarbeiter war bei der Sitzung nicht dabei und konnte entsprechend nicht zustimmen
- Das Ziel eines Einzelpunkts ist nicht “abnehmbar”, da dafür kein Kriterium benannt wurde
Die Inhalte eines Ergebnisprotokolls müssen bei der nächsten Sitzung überprüft werden.
4. Der Lebenszyklus des Protokolls
Die Besonderheiten des Protokolls in Projekten:
- Das Protokoll ist kein lebendes Dokument, sondern nur zur schnellen Ist-Aufnahme gedacht
- Im Dateinamen werden schon zu Beginn das Datum und der Protokollführer festgehalten; diese Angaben ändern sich nicht mehr
- Die Datumsangabe erfolgt auf dem Protokollkopf mit Angabe des Wochentags
- Es gibt grundsätzlich nur einen Protokollführer – ausschließlich er schreibt das Protokoll
- Es gibt keine Versionierung des Dokuments, sondern nur einen Status-Übergang von “offen” (Teilnehmer dürfen noch Anmerkungen machen) nach “geschlossen” (es dürfen keine Änderungen mehr erfolgen)
- Der abschließende Status muss so schnell wie möglich erreicht werden, auf jeden Fall so, dass das Protokoll vor der nächsten Sitzung fertig ist
Vor dem eigentlichen Projektstart sollte überprüft werden, ob das “Protokollwesen” etabliert ist und Protokoll auch sinnvoll zum Einsatz kommen können (Abbildung 4.1).
Abbildung 4.1: Checkliste: Ist das Protokollwesen etabliert?
Zur Überprüfung, ob ein einzelnes Protokoll ausreichende → Qualität hat, kann folgende Checkliste verwendet werden (Abbildung 4.2):
Abbildung 4.2: Checkliste: Hat das Protokoll ausreichende Qualität?
5. Fallstricke bei der Verwendung von Protokollen
Es einige Fallstricke bei der Verwendung von Protokollen in der Praxis zu beobachten.
5.1 Die Aussagen in den Protokollen zu einem Thema widersprechen sich
Wenn mehrere Protokolle zu einem Thema erstellt werden, so kann es sein, dass sich einzelne Aussagen oder Inhalte widersprechen. Um dieses → Problem zu beheben, gibt es verschiedene Ansätze:
- Es wird beim “aktuellen” Protokoll vermerkt, dass eine einzelne Aussage die bisherige Aussage aus einem alten Protokoll “überschreibt”
- Es werden die Aussagen / Fakten in ein gesondertes Dokument übertragen. In der Regel ist das die Anforderungsspezifikation — und nur diese ist gültig
Was nicht funktioniert, ist das “Markieren” überholter und korrigierter Aussagen in alten Protokollen, denn dann würde man abgeschlossene Protokolle wieder öffnen müssen — und das ist nicht erlaubt.
5.2 Es fehlen Angaben zur Verbindlichkeit
Die zentrale Frage “Wer macht was bis wann” wird bei den einzelnen Punkten nicht beantwortet oder es werden Angaben gemacht, die nicht auf einem gemeinsamen Beschluss beruhen. In der Folge bleiben die Beschlüsse wirkungslos. Um dies zu verhindern, bietet es sich an, wenn der Protokollant zum Abschluss des entsprechenden Meetings die Beschlüsse wiederholt und explizit fragt, ob alle Teilnehmer dem zustimmen.
6. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zu den Protokollen in Projekten
Einige Fragen zu den Protokollen werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben und beantwortet.
- F: Müssen für alle Workshops, → Meeting und Events Protokolle erstellt werden?
A: Nein. Protokolle kommen dann zum Einsatz, wenn die Ergebnisse weiterverwendet werden sollen oder müssen. - F: Sind Protokolle ein Zeichen schlechter Kommunikation?
A: Dies kann man so sehen, wenn die Anzahl der Protokolle im Verhältnis zur Projektgröße zu groß ist. - F: Können Protokolle als Ersatz für Anforderungen / Requirements genutzt werden?
A: Nein. Protokolle erfassen zwar auch Inhalte, stellen aber keine Verbindung zwischen Anforderungen her. Zudem können einzelne Protokollpunkte abgearbeitet oder veraltet sein, sodass kein Bild des Gesamtumfangs der Anforderungen entsteht.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Protokollen in Projekten
Meine öffentliche Präsentation zu den Protokollen in Projekten ist hier herunterladbar. Sie ist in weiten Teilen deckungsleich mit diesem Beitrag.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement: Protokolle – Eine Übersicht | 
|
A.2 Literatur
Folgende Bücher haben einen großen Anteil, der sich mit Protokollen beschäftigt:
- /Bögner19/ Tanja Bögner, Barbara Kettl-Römer, Cordula Natusch: Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit → Checklisten, Praxistipps, Mustern und → Vorlagen, Linde, Wien 2. Auflage 2019, ISBN 978–3‑7093–0659‑8
- /Cerwinka11/ Gabriele Cerwinka, Gabriele Schranz: Protokollführung: Richtig strukturieren und treffend formulieren, Redline Wirtschaft bei Verlag Moderne Industrie, München 4. Auflage 2011, ISBN 978–3‑86881–322‑7
- /Duden-Prot11/ Duden Verlag, Judith Engst: Duden Praxis kompakt – Protokolle, Berichte und Memos verfassen, Bibliographisches Institut, Mannheim 2011, ISBN 978–3‑411–74741‑2
- /Jonas15/ Renate Jonas: Effiziente Protokolle und Berichte: Zielgerechte Erstellung mit weniger Zeitaufwand, Expert-Verlag, Renningen 8. Auflage 2015, ISBN 978–3‑8169–3263‑5
- /Langer10/ Nicole Langer: Protokolle erstellen: Gezielt mitschreiben und ausformulieren, Compact Verlag, München 2. Auflage 2010, ISBN 978–3‑8174–7814‑9
A.3 Weblinks
- /#Wiki-Protokoll/ Protokoll (Niederschrift) in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 22.05.2022 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
