Prioritäten Priorisierungen richtig vornehmen

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung:
Prio­ri­tä­ten geben zeit­li­che Rei­hen­fol­gen für die Bear­bei­tung von Auf­ga­ben, Vor­ga­ben oder Pro­jek­ten vor. Damit sind sie unver­zicht­bar für das → Pro­jekt­ma­nage­ment oder das → Requi­re­ments Engi­nee­ring.
In die­sem Bei­trag wer­den Prio­ri­tä­ten und deren Ein­satz vorgestellt.

Gene­rell kann über Prio­ri­tä­ten eine Bear­bei­tungs­rei­hen­fol­ge von Pro­jek­ten, The­men oder Auf­ga­ben fest­ge­legt wer­den. Lie­gen die Prio­ri­tä­ten, die Auf­wän­de zur Umset­zung und die Res­sour­cen vor, so kön­nen → Ter­min­plä­ne ent­wi­ckelt werden.

Die Vorgaben für zeitliche Anordnungen, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 0.1: Die Vor­ga­ben für zeit­li­che Anordnungen

Stich­wor­te für die­sen Bei­trag: Prio­ri­tät, Prio­ri­sie­rung, Prio­ri­sie­rungs­ska­len, Umprio­ri­sie­rung, Re-Prio­ri­sie­rung, Prio­ri­sie­rungs­sche­ma, Priorisierungstechnik, …

Ein­satz­zwe­cke für Prio­ri­tä­ten / Prio­ri­sie­rung:
Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­jekt­port­fo­lio­ma­nage­ment, Ziel­prio­ri­sie­rung, → Risi­ko­ma­nage­ment, Zeit­ma­nage­ment, Back­log­ma­nage­ment, Tech­ni­sche IT-Sys­te­me, Recht

1. Einleitung und Grundlagen

In die­sem Abschnitt wer­den wesent­li­che Defi­ni­tio­nen und Begrif­fe zur Prio­ri­sie­rung vorgestellt.

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia steht zur Prio­ri­tät /Wi­ki-Prio­ri­tä­t/:
“Prio­ri­tät (latei­nisch pri­or “der Vor­de­re”) bezeich­net im All­ge­mei­nen den Vor­rang einer Sache. Dabei kann der Rang sich aus der zeit­li­chen Rei­hen­fol­ge von Ereig­nis­sen erge­ben (Dring­lich­keit) oder umge­kehrt eine Rei­hen­fol­ge auf­grund einer Bewer­tung (Prio­ri­sie­rung) fest­ge­legt werden.”

Das → IIBA schreibt /BBG17‑d/:
“Prio­ri­sie­rung (prio­ri­tiz­a­ti­on): Vor­ge­hen zur Bestim­mung der rela­ti­ven Bedeu­tung einer Rei­he von → Vor­ha­ben, um zu bestim­men, in wel­cher Rei­hen­fol­ge sie bear­bei­tet werden.”

In der Wiki­pe­dia wird zur Prio­ri­sie­rung aus­ge­führt /Wi­ki-Prio­ri­sie­run­g/:
“Prio­ri­sie­rung oder Prio­ri­tä­ten­set­zung steht für:

  • all­ge­mein das Fest­le­gen einer Priorität
  • im Rah­men des Zeit­ma­nage­ments die Fest­le­gung von Rang­fol­gen bei Aufgaben
  • Prio­ri­sie­rung medi­zi­ni­scher Leis­tun­gen, Abstu­fung nach dem Vorrangigkeitsprinzip.”

Statt Prio­ri­sie­ren fin­det man auch den Begriff “gewich­ten”, ins­be­son­de­re bei Zielen.

1.2 Priorisierungsskalen

Typi­sche drei­stu­fi­ge Prio­ri­sie­rungs­ska­len sind:

  • A, B, C
  • 1, 2, 3
  • Hoch, mit­tel, gering
  • Muss, soll, kann

Gene­rell ist die Prio­ri­sie­rung nach “A, B, C” zu emp­feh­len, da die­se “intui­tiv” ver­ständ­lich und klar ist.

Es könn­te auch direkt eine Rang­lis­te (mit Num­mern) fest­legt wer­den, die eine Bear­bei­tungs­rei­hen­fol­ge vor­gibt. Jedoch setzt dies vor­aus, dass die betei­lig­ten → Sta­ke­hol­der dies akzeptieren.

2. Priorisierung von Anforderungen

Im Requi­re­ments Engi­nee­ring ist das Prio­ri­sie­ren von Ein­zel­an­for­de­run­gen eine wich­ti­ge Aufgabe.

2.1 Wer führt die Priorisierung durch?

Das Prio­ri­sie­ren von Anfor­de­run­gen ist die Auf­ga­be des­je­ni­gen, der für die Zusam­men­stel­lung eines Anfor­de­rungs­ka­ta­logs oder eines Back­logs ver­ant­wort­lich ist. Dies ist in der Regel der Pro­dukt­ma­na­ger oder → Pro­duct Owner.

2.2 Priorisierungstechniken

Das → IREB /IREB-22/ unter­teilt die Prio­ri­sie­rungs­tech­ni­ken in zwei Arten:

  • Ad-hoc: Hier­un­ter wer­den Tech­ni­ken ver­stan­den, die ohne rech­ne­ri­sche Vor­be­rei­tung durch­ge­führt werden
  • Ana­ly­tisch: Bei die­sen Tech­ni­ken wer­den pri­mär die unter­schied­li­chen Anfor­de­run­gen “durch­ge­rech­net”
Die Unterteilung der Priorisierungstechniken nach IREB, (C) Peterjohann Consulting, 2020-2022

Abbil­dung 2.1: Die Unter­tei­lung der Prio­ri­sie­rungs­tech­ni­ken nach IREB /IREB-22/

Gene­rell wer­den fol­gen­den Tech­ni­ken häu­fig zur Prio­ri­sie­rung eingesetzt:

  • “ROI — Return on Invest­ment”: Es erhal­ten die­je­ni­gen Auf­ga­ben die höchs­te Prio­ri­tät, die die höchs­te Ren­di­te versprechen
  • “Der Chef bestimmt”: Der “Chef” legt die Bear­bei­tungs­rei­hen­fol­ge fest
  • Mul­tivo­ting: Alle Betei­lig­ten stim­men (offen) ab, die Rei­hen­fol­ge ergibt sich aus der Punkteanzahl

Fol­gen­de wei­te­re Prio­ri­sie­rungs­tech­ni­ken kön­nen ver­wen­det werden:

  • → MoSCoW-Prio­ri­sie­rung
  • Paar­wei­ser Ver­gleich (Bub­ble Sort)
  • Wie­gers­sche Priorisierungsmatrix
  • “Buy a Feature”
  • “Cost of Delay”

2.3 Priorisieren oder Schätzen?

Häu­fig wer­den die Begrif­fe Prio­ri­sie­ren oder → Schät­zen ver­wech­selt: Wäh­rend das Prio­ri­sie­ren nur eine Rei­hen­fol­ge fest­legt, wird durch das Schät­zen der → Auf­wand zur Umset­zung bestimmt.

2.4 Typische Fallstricke beim Einsatz von Prioritäten

  • “Alles ist Prio A”: Beim Befra­gen von Sta­ke­hol­dern tritt häu­fig die Situa­ti­on auf, dass fast alle Anfor­de­run­gen die Prio­ri­tät A erhal­ten und somit bevor­zugt bear­bei­tet oder umge­setzt wer­den sol­len. In der Fol­ge sind dann häu­fig Prio­ri­tä­ten wie “A+” oder “A++” zu fin­den oder es wer­den “Spiel­re­geln” hin­zu­ge­fügt, die besa­gen, dass nur noch Füh­rungs­kräf­te “Prio A” ver­ge­ben dürfen
  • “Alle Anfor­de­run­gen vom Chef sind Prio A”: Das kann auf­tre­ten, wenn man annimmt, dass der Chef “alle sei­ne Ideen” umge­setzt haben möchte
  • Nicht abge­stimm­te Ska­len: Wenn ver­schie­de­ne Prio­ri­sie­rungs­ska­len par­al­lel genutzt wer­den, so kann es zu Zuord­nungs­pro­ble­men kom­men. Ist bei­spiels­wei­se “Prio 1” die höchs­te oder die nied­rigs­te Priorität?

Bei­spie­le für “schlech­te Priorisierungsskalen”:

  • Im Pro­jekt X13 wur­de fest­ge­legt, die Prio­ri­tä­ten mit 1 bis 3 zu benen­nen, wobei 1 die nied­rigs­te und 3 die höchs­te Prio­ri­tät. Nun woll­te ein Sta­ke­hol­der beto­nen, dass eine Anfor­de­rung beson­ders wich­tig sein und hat die Prio­ri­tät 4 ver­ge­ben. In der Fol­ge war unklar, wie damit umzu­ge­hen ist

2.5 Gesetzliche oder regulatorische Vorgaben

Wenn ein­zel­nen Anfor­de­run­gen dazu die­nen, gesetz­li­che oder regu­la­to­ri­sche Vor­ga­ben zu erfül­len, so haben die­se auto­ma­tisch die höchs­te Prio­ri­tät. Aller­dings soll­te über­prüft wer­den, ob dies im Ein­zel­fall tat­säch­lich so ist. In der Pra­xis wer­den Ein­zel­an­for­de­run­gen ger­ne als “gesetz­lich not­wen­dig” bezeich­net, obwohl sie es nicht sind.

3. Der Priorisierungsprozess

Das IREB /IREB-22/ defi­niert einen Pro­zess für die Prio­ri­sie­rung in einem Requi­re­ments-Vor­ha­ben. Die­ser ent­hält fol­gen­de sechs Schritte:

  1. Fest­le­gen der wich­tigs­ten → Zie­le und Rand­be­din­gun­gen für die Priorisierung 
  2. Defi­nie­ren der gewünsch­ten Beurteilungskriterien 
  3. Fest­le­gen, wel­che Sta­ke­hol­der ein­be­zo­gen wer­den müssen 
  4. Fest­le­gen, wel­che Anfor­de­run­gen prio­ri­siert wer­den müssen 
  5. Aus­wahl der Priorisierungstechnik 
  6. Durch­füh­rung der Priorisierung

4. Häufige Fragen und Antworten zu den Prioritäten

Eini­ge Fra­gen zu den Prio­ri­tä­ten wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Wann soll­te eine Prio­ri­sie­rung durch­ge­führt wer­den?
    A: Gene­rell soll­te vor der Umset­zung von Ein­zel­the­men eine Prio­ri­sie­rung vor­ge­nom­men werden.
  • F: Wer ist für die Prio­ri­sie­rung ver­ant­wort­lich?
    A: Bei Pro­jek­ten ist dies in der Regel der → Pro­jekt­ma­na­ger, im Requi­re­ments Engi­nee­ring der Pro­dukt­ma­na­ger, im agi­len Kon­text immer der Pro­duct Owner.
  • F: Wer ist für Umset­zung und Ein­hal­tung der Prio­ri­sie­rung ver­ant­wort­lich?
    A: Der­je­ni­ge, der auch für die Prio­ri­sie­rung ver­ant­wort­lich ist.
  • F: Muss vor der Erfas­sung der ein­zel­nen The­men / Anfor­de­run­gen die Prio­ri­sie­rungs­tech­nik fest­ge­legt wer­den?
    A: Ja, da even­tu­ell Para­me­ter zur Durch­füh­rung der Prio­ri­sie­rung erho­ben wer­den müssen.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Präsentationen

  • -

A.2 Literatur

  • /BBG17‑d/ IIBA: BABOK v3: Leit­fa­den zur Busi­ness-Ana­ly­se BABOK Gui­de 3.0, Dr. Götz Schmidt, Wet­ten­berg 2017, ISBN 978–3‑945997–03‑1
  • /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  • /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  • /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  • /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  • /Wiegers13/ Karl E. Wie­gers, Joy Beat­ty: Soft­ware Requi­re­ments, Micro­soft Press, Red­mond, Washing­ton 3rd Edi­ti­on 2013, ISBN 978–0‑7356–7966‑5

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website