Der Projektsteckbrief Wesentliche Inhalte des Projekts schnell und prägnant darstellen

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Der Pro­jekt­steck­brief (engl. Pro­ject Brief oder Pro­ject Sum­ma­ry) beschreibt die wesent­li­chen Eck­punk­te eines Pro­jekts in einem kur­zen Doku­ment — idea­ler­wei­se auf einer Sei­te. Er ist dem → Pro­jekt­auf­trag ähn­lich, wird jedoch vor → Pro­jekt­start erstellt und hat kei­ne for­ma­le Funk­ti­on.
In die­sem Bei­trag wird der Pro­jekt­steck­brief beschrieben.

1. Beschreibung

Der Pro­jekt­steck­brief (engl. Pro­ject Brief oder Pro­ject Sum­ma­ry) wird häu­fig vor dem Pro­jekt­start erstellt, um so einen schnel­len Über­blick über ein poten­zi­el­les Pro­jekt zu gewin­nen. Zwin­gend not­wen­dig ist der Pro­jekt­steck­brief jedoch nicht — daher wird er bei­spiels­wei­se beim → PMI nur am Ran­de erwähnt. Im deut­schen Sprach­raum ist er jedoch häu­fig zu finden.

Die → GPM /GPM19/ defi­niert:
“Der Pro­jekt­steck­brief ist ein stan­dar­di­sier­tes Doku­ment als Bestand­teil des PM-Sys­tems einer Orga­ni­sa­ti­on zur zusam­men­fas­sen­den Ergeb­nis­do­ku­men­ta­ti­on der Defi­ni­ti­ons­pha­se eines Projekts.”

Das PMI /PBG21‑d/ schreibt:
“Pro­jekt­steck­brief / Pro­ject Brief. Eine gro­be Über­sicht über die → Zie­le, Lie­fer­ge­gen­stän­de und Pro­zes­se für das Projekt.”

Die Kurz­cha­rak­te­ri­sie­rung des Pro­jekt­steck­briefs — Der Projektsteckbrief …

  • wird vor Pro­jekt­start durch einen “Pro­jekt­in­itia­tor” erstellt. 
  • ent­hält die wesent­li­chen Eck­punk­te eines Projekts. 
  • kann als Vor­ga­be für den → Vor­pro­jekt­an­trag, → Pro­jekt­an­trag und Pro­jekt­auf­trag genutzt werden. 
  • hat gro­ße Ähn­lich­keit mit dem Projektauftrag. 
  • muss nicht for­mal auf­ge­baut sein und wird nicht unter­schrie­ben, ist somit nicht verbindlich. 
  • dient häu­fig dem Projektmarketing. 
  • kann “öffent­lich” (inner­halb der eige­nen Orga­ni­sa­ti­on) prä­sen­tiert werden. 
  • hat fol­gen­de Syn­ony­me: Pro­jekt­skiz­ze, Pro­jekt­pass, Pro­jekt­blatt, Pro­jekt­da­ten­blatt, Projektprofil.

In Abbil­dung 1 ist der mög­li­che Ablauf vom Pro­jekt­steck­brief zum Pro­jekt­auf­trag dargestellt.

Vom Projektsteckbrief zum Projektauftrag, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1: Vom Pro­jekt­steck­brief zum Projektauftrag

Ein For­mu­lar für den Pro­jekt­steck­brief zeigt Abbil­dung 2. Häu­fig wer­den noch gra­fi­sche Ele­men­te hin­zu­ge­fügt, um eine schnel­le Ori­en­tie­rung zu ermöglichen.

Der Projektsteckbrief: Formular (leer), (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 2: Der Pro­jekt­steck­brief: For­mu­lar (leer)

In Abbil­dung 3 ist ein aus­ge­füll­ter Steck­brief auf Basis des For­mu­lars dar­ge­stellt. Wenn die Gesamt­kos­ten ein “Geheim­nis” blei­ben sol­len, so kann das ent­spre­chen­de Feld auch leer­ge­las­sen werden.

Der Projektsteckbrief: Formular (ausgefüllt, Beispiel), (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 3: Der Pro­jekt­steck­brief: For­mu­lar (aus­ge­füllt, Beispiel)

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektsteckbrief

Die Beschrei­bung zum Pro­jekt­steck­brief ist in Tei­len in der Prä­sen­ta­ti­on zum → Pro­jekt­ma­nage­ment enthalten.

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die in die­sem Bei­trag zitiert wur­den oder die das The­ma Pro­jekt­steck­brief etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  2. /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
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Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website