Ressourcenmanagement in Projekten Passende Ressourcen in Projekten passend auswählen und einbinden

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Das Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten beschäf­tigt sich mit dem Bereit­stel­len und Ein­bin­den von Res­sour­cen, was Mate­ri­al und Men­schen umfasst.
In die­sem Bei­trag wird das Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten beschrieben.

Das Res­sour­cen­ma­nage­ment (als Teil­ge­biet des Pro­jekt­ma­nage­ments) beschäf­tigt sich mit der Bereit­stel­lung und Ein­bin­dung von Res­sour­cen in Pro­jek­ten. Hier­un­ter wer­den sowohl rein mate­ri­el­le, phy­si­sche Res­sour­cen wie auch Per­so­nal­res­sour­cen (Human Res­sour­ces – HRs) verstanden.

In der Pra­xis ist das Res­sour­cen­ma­nage­ment eine der wich­tigs­ten Auf­ga­ben des Pro­jekt­ma­na­gers, denn die Ein­bin­dung von pas­sen­den Res­sour­cen ist ein wesent­li­cher Garant für den Projekterfolg.

Das The­ma Res­sour­cen­ma­nage­ment wird hier Teil­ge­biet des → Pro­jekt­ma­nage­ments betrachtet.

1. Einleitung und Grundlagen

Das Res­sour­cen­ma­nage­ment ist der Teil des Pro­jekt­ma­nage­ments, der sich mit dem Ver­wal­ten und Beschaf­fen von Res­sour­cen im Pro­jekt beschäf­tigt. Es hat Über­schnei­dun­gen mit dem → Beschaf­fungs­ma­nage­ment. In die­sem Bei­trag wird das Lieferanten‑, Ver­trags- und Ver­hand­lungs­ma­nage­ment nicht betrach­tet, da es dem Beschaf­fungs­ma­nag­ment zuge­ord­net (Abbil­dung 1.1) wird.

Ressourcenmanagement in Projekten: Einordnung, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1.1: Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten: Einordnung

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia steht zum Res­sour­cen­ma­nage­ment /#Wiki-Ressourcenmanagement/:
“Res­sour­cen­ma­nage­ment (engl. Resour­ce manage­ment) als Teil des Pro­jekt­ma­nage­ments dient dazu, Pro­jekt­be­tei­lig­te (Res­sour­cen) zu iden­ti­fi­zie­ren, zuzu­wei­sen und mög­lichst → effi­zi­ent einzusetzen.”

Eine Res­sour­ce wird beim /PBG17‑d/ fol­gen­der­ma­ßen defi­niert:
“Res­sour­ce / Resour­ce. Ein Team­mit­glied oder ein phy­si­scher Gegen­stand, der erfor­der­lich ist, um ein Pro­jekt zu einem Abschluss zu bringen.”

Die DIN 69901–05:2009 /DIN20/ beschreibt die Res­sour­ce wie folgt:
„Res­sour­ce – resour­ce: Abgrenz­ba­re Gat­tung bzw. Ein­heit von Per­so­nal, Finanz­mit­teln, Sach­mit­teln, Infor­ma­tio­nen, Natur­ge­ge­ben­hei­ten, Hilfs- und Unter­stüt­zungs­mög­lich­kei­ten, die zur Durch­füh­rung oder För­de­rung von Vor­gän­gen, Arbeits­pa­ke­ten oder Pro­jek­ten her­an­ge­zo­gen wer­den kön­nen.
Anmer­kung: Beson­de­re Bedeu­tung für das → Pro­jekt­ma­nage­ment hat, dass die Res­sour­cen nur in begrenz­tem Umfang ver­füg­bar sind.“

Die DIN 69901–05:2009 /DIN20/ schreibt zum Res­sour­cen­plan:
“Res­sour­cen­plan – resour­ce plan: Über­sicht über die für ein oder meh­re­re Pro­jek­te ein­ge­plan­ten Res­sour­cen.
Anmer­kung: Sie kann auch die zeit­li­che Res­sour­cen­be­las­tung ausweisen.”

Alter­na­ti­ve Bezeich­nun­gen:
Statt …

  • Res­sour­cen­plan kann auch Res­sour­cen­ma­nage­ment­plan oder Kapa­zi­täts­plan ver­wen­det werden.
  • Res­sour­cen sind auch die Begrif­fe Pro­duk­ti­ons­res­sour­cen, Her­stel­lungs­res­sour­cen, Pro­jekt­res­sour­cen oder Kapa­zi­tä­ten zu finden.

1.2 Unterteilung des Ressourcenmanagements in Projekten

Das Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten kann gene­rell unter­teilt wer­den in “stra­te­gi­sches” und “tak­ti­sches” Res­sour­cen­ma­nage­ment (Abbil­dung 1.2). Wäh­rend das stra­te­gi­sche Res­sour­cen­ma­nage­ment eher zum Pro­gramm- oder Por­fo­lio­ma­nage­ment gezählt wird, kann das tak­ti­sche Res­sour­cen­ma­nage­ment ein­zel­nen Pro­jek­ten zuge­ord­net werden.

Ressourcenmanagement in Projekten: Unterteilung in strategisch und taktisch, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1.2: Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten: Unter­tei­lung in stra­te­gisch und taktisch

Das Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten bezieht sich ent­we­der (Abbil­dung 1.3) …

  • auf Mate­ri­al und Men­schen (= “Phy­si­sche Res­sour­cen”) oder 
  • auf Men­schen und Mit­ar­bei­ter(= “Team­res­sour­cen”),

wobei die Unter­tei­lung nicht trenn­scharf ist.

Ressourcenmanagement in Projekten: Unterteilung in Material und Menschen, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1.3: Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten: Unter­tei­lung in Mate­ri­al und Menschen

Anmer­kung:
Das Res­sour­cen­ma­nage­ment beschäf­tigt sich mit den Team­res­sour­cen, was wie­der­um bedeu­tet, dass die Tea­mein­satz­pla­nung und auch die Tea­ment­wick­lung als Teil des Res­sour­cen­ma­nage­ments gese­hen wer­den kann.

1.3 Das Ressourcenmanagement in Projekten beim PMI

Das Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten (Pro­ject Resour­ce Manage­ment, rot gestri­chel­te Linie in Abbil­dung 1.4) ist ein eigen­stän­di­ges → Wis­sens­ge­biet des PMBOK Gui­des von 2017 /PBG17, PGB17‑d/, wel­ches los­ge­löst vom Beschaf­fungs­ma­nage­ment in Pro­jek­ten (Pro­ject Pro­cu­re­ment Manage­ment, grün gepunk­te­te Linie) betrach­tet wird.

Ressourcenmanagement in Projekten als eigenständiges Wissensgebiet des PMI, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1.4: Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten als eigen­stän­di­ges Wis­sens­ge­biet des → PMI /PBG17, PBG17‑d/

2. Der Ressourcenplan

Zen­tra­les Ele­ment des Res­sour­cen­ma­nage­ments in Pro­jek­ten ist der Res­sour­cen­plan, der im Pla­nungpro­zess ent­steht. Der (typi­sche) Pla­nungs­pro­zess in Pro­jek­ten ist in Abbil­dung 2.1 dar­ge­stellt: Mit dem → Pro­jekt­start (mit Unter­zeich­nung des → Pro­jekt­auf­trags und wäh­rend der Durch­füh­rung des → Kick-off-Mee­tings) beginnt die Pla­nung des Pro­jekts. Hier­zu wird zunächst der → Pro­jekt­struk­tur­plan erstellt, der die → Arbeits­pa­ke­te als kleins­te Ein­hei­ten beinhal­tet. Die Arbeits­pa­ke­te wer­den dann über die → Vor­gangs­lis­te in eine logi­sche Rei­hen­fol­ge (mit zeit­li­chen Abhän­gig­kei­ten) gebracht. Aus der Vor­gangs­lis­te ergibt sich der (vor­läu­fi­ge) → Ter­min­plan, der wie­der­um als Basis für den Res­sour­cen­plan dient. Die Kos­ten und der Kos­ten­ver­lauf wer­den abschlie­ßend im Kos­ten­plan ermit­telt. Soll­te sich im Ver­lauf des Pla­nungs­pro­zes­ses zei­gen, dass die ermit­tel­ten Wer­te nicht zu den Projekt­zielen pas­sen, so müs­sen (und kön­nen) ein­zel­ne Pla­nungs­stu­fen erneut durch­lau­fen werden.

Der Planungsprozess (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2012-2022

Abbil­dung 2.1: Der Pla­nungs­pro­zess (sche­ma­tisch)

Der Res­sour­cen­plan gibt Aus­schluss dar­über, wann wel­che Res­sour­cen ein­ge­plant sind (Abbil­dung 2.1). Dabei wer­den für die ein­zel­nen Pro­jekt- oder Kalen­der­wo­chen (hier: 1 bis 13) die jeweils zuge­teil­ten oder benö­ti­gen Res­sour­cen (hier: PTM — Pro­jekt­team­mit­glie­der eingetragen)

Der Ressourcenplan, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2022

Abbil­dung 2.2: Der Ressourcenplan

In der Regel sind die Res­sour­cen inner­halb eines Pro­jekts begrenzt. Um dies zu ver­deut­li­chen kann eine Kapa­zi­täts­gren­ze in den Res­sour­cen­plan ein­ge­zeich­net wer­den (Abbil­dung 2.3). Die bei­den roten Qua­dra­te stel­len Res­sour­cen in der Kalen­der­wo­che 4 und 5 dar, die nicht vor­han­den sind. Wenn sol­che Kapa­zi­täts­über­schrei­tun­gen auf­tre­ten, muss eine Res­sour­cen­glät­tung (auch Aus­las­tungs­glät­tung, engl. Resour­ce Leve­ling) durch­ge­führt werden.

Der Ressourcenplan mit Kapazitätsgrenze, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 2.3: Der Res­sour­cen­plan mit Kapazitätsgrenze

Um die­se bei­den roten Res­sour­cen zu eli­mie­ren, kön­nen sie bei­spiels­wei­se zeit­lich ver­scho­ben werden.

3. Weitere Aspekte des Ressourcenmanagements

Sind die Res­sour­cen im Pla­nungs­pro­zess bereits zuge­ord­net, so beginnt direkt die Nach­ver­fol­gung (Tracking) der geleis­te­ten Stun­den für das Pro­jekt. Erge­ben sich Ände­run­gen im Pro­jekt­ab­lauf, so hat dies häu­fig direk­te Aus­wir­kun­gen auf den Ressourcenplan.

3.1 Typische Fallstricke beim Ressourcenmanagement 

In Pra­xis tre­ten eini­ge Pro­ble­me bei Pro­jek­ten auf, die aus man­gel­haf­tem Res­sour­cen­ma­nage­ment resul­tie­ren. Fol­gen­de Fall­stri­cke sind beim Res­sour­cen­ma­nage­ment in Pro­jek­ten zu beobachten:

  • Beach­ten Sie, dass Sie Ihre Mit­ar­bei­ter nicht zu 100 % in Ihren Pro­jek­ten ver­pla­nen kön­nen, da Mit­ar­bei­ter auch “all­ge­mei­ne” Din­ge wie Abtei­lungs­be­spre­chun­gen oder Wei­ter­bil­dun­gen erle­di­gen müssen
  • Kri­ti­sche Res­sour­cen: Es gibt in der Regel “kri­ti­sche Res­sour­cen” in Pro­jek­ten, die beim Aus­fall nicht kom­pen­siert wer­den können

4. Häufige Fragen und Antworten zum Ressourcenmanagement in Projekten

Eini­ge Fra­gen zum Res­sour­cen­ma­nage­ment wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Wann muss das Res­sour­cen­ma­nage­ment durch­ge­führt wer­den?
    A: Das Res­sour­cen­ma­nage­ment ist eine kon­ti­nu­ier­li­che Auf­ga­be, die schon vor Pro­jekt­start begon­nen wer­den soll­te, um so einen (ers­ten) Ein­druck zu bekom­men, ob genü­gend inter­ne Res­sour­cen für ein anste­hen­des / mög­li­ches Pro­jekt zu Ver­fü­gung stehen.
  • F: Wer führt die Res­sour­cen­ma­nage­ment durch?
    A: Das Res­sour­cen­ma­nage­ment wird vom → Pro­jekt­ma­na­ger ver­ant­wor­tet. Die Durch­füh­rung selbst kann auch durch ande­re Pro­jekt­mit­ar­bei­ter erfolgen.
  • F: Vie­le Pro­jekt­ma­na­ger kla­gen über “zu gerin­ge Res­sour­cen” in ihren Pro­jek­ten. Wie ist das zu bewer­ten?
    A: Begrenz­te Res­sour­cen sind ein Kenn­zei­chen von Pro­jek­ten. Zu Beginn eines Pro­jekts, spä­tes­tens bei der → Pro­jekt­pla­nung müs­sen die Res­sour­cen pas­send und rich­tig benannt sein. Mit die­sen Res­sour­cen muss das Pro­jekt dann auch die → Pro­jekt­zie­le erreichen.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Ressourcenmanagement

Die­se Beschrei­bung basiert auf der Prä­sen­ta­ti­on “Res­sour­cen­ma­nage­ment (in Pro­jek­ten)”, die hier her­un­ter­ge­la­den wer­den kann.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Res­sour­cen­ma­nage­ment – Eine Übersicht

pdf

A.2 Literatur zum Ressourcenmanagement in Projekten

  • /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  • /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  • /Jenny19/ Bru­no Jen­ny: Pro­jekt­ma­nage­ment. Das Wis­sen für den Pro­fi, Vdf Hoch­schul­ver­lag, Zürich 4. Auf­la­ge 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
  • /Mulcahy20/ Rita Mul­ca­hy: PMP Exam Prep, RMC Publi­ca­ti­ons, Burns­vil­le, Min­ne­so­ta 10th Edi­ti­on 2020, ISBN 978–1‑943704–18‑7
  • /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  • /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  • /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  • /PBG21/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) and The Stan­dard for Pro­ject Manage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Seventh Edi­ti­on 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
  • /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
  • /Wuttke18/ Tho­mas Wutt­ke, Peg­gy Gart­ner: Das PMP-Examen – Für die geziel­te Prü­fungs­vor­be­rei­tung, mitp, Fre­chen 9. Auf­la­ge 2018, ISBN 978–3‑95845–864‑2

Legen­de zu den Weblinks
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