Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in Projekten Festlegen, welche wirtschaftlichen Rahmenbedingungen es im Projekt gibt

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung die­ses Bei­trags:
In der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung (engl. Eco­no­mic Effi­ci­en­cy Ana­ly­sis) wird zu einem sehr frü­hen → Zeit­punkt unter­sucht, ob ein Pro­jekt­vor­ha­ben gene­rell wirt­schaft­lich sein kann. Hier­bei wird ins­be­son­de­re die finan­zi­el­le Mach­bar­keit über­prüft.
In die­sem Bei­trag wird die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung beschrieben.

Die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung (auch: Wirt­schaft­lich­keits­un­ter­su­chung, Wirt­schaft­lich­keits­rech­nung oder Wirt­schaft­lich­keits­ana­ly­se) ist ein Instru­ment zur Über­prü­fung der Wirt­schaft­lich­keit in einem Pro­jekt. Sie soll­te vor dem eigent­li­chen → Pro­jekt­start erfol­gen, um so fest­zu­stel­len, ob ein Pro­jekt­vor­ha­ben gene­rell finan­zi­ell durch­führ­bar ist. Wenn die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung ergibt, dass das wirt­schaft­li­che → Pro­jekt­ziel nicht erreich­bar ist, so soll­te das → Vor­ha­ben nicht wei­ter fort­ge­führt wer­den. Damit müs­sen für das Pro­jekt­vor­ha­ben nur die bereits ange­fal­le­nen Kos­ten ent­rich­tet wer­den, es ent­ste­hen kei­ne wei­te­ren finan­zi­el­len → Auf­wän­de.

1. Einleitung und Grundlagen

Pro­jek­te sol­len wirt­schaft­lich sein, d.h. Gewin­ne für das durch­füh­ren­de Unter­neh­men brin­gen. Daher ist es not­wen­dig, vor­ab ent­spre­chen­de Unter­su­chun­gen, Berech­nun­gen und Betrach­tun­gen durch­zu­füh­ren. Die­se Betrach­tun­gen soll­ten bestimm­te Eigen­schaf­ten haben – Sie sollten …

  • nach­voll­zieh­bar und über­prüf­bar sein,
  • von allen Betei­lig­ten als rele­vant aner­kannt werden,
  • im Pro­jekt­ver­lauf über­prüft und ggf. kor­ri­giert wer­den kön­nen und
  • auch zur → Pro­jekt­ab­nah­me her­an­ge­zo­gen wer­den (kön­nen).

In der Pra­xis fin­den sich eini­ge Ver­fah­ren, die ein Pro­jekt aus ver­schie­de­nen Blick­win­keln beleuch­ten. Hier­über wer­den Bewer­tun­gen vor­ge­nom­men, die es ermög­li­chen, den poten­zi­el­len Gewinn (als Dif­fe­renz von Kos­ten und Erlö­sen) von Ein­zel­pro­jek­ten zu berech­nen und Pro­jek­te zu ver­glei­chen.
Eini­ge die­ser Verfahren/Methoden wer­den in die­ser Aus­ar­bei­tung vorgestellt.

Zeitpunkte der Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für Projekte, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 0.1: Zeit­punk­te der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tun­gen für Projekte

In die­sem Bei­trag wird in ers­ter Linie die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung in der → Vor­pro­jekt­pha­se beschrie­ben (Abbil­dung 0.2), deren Ergeb­nis­se in die Wirt­schaft­lich­keits­stu­die ein­flie­ßen kön­nen. Die­se ist nicht immer von der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung wäh­rend der Pro­jekt­aus­wahl zu tren­nen, da Pro­jektal­ter­na­ti­ven auch den glei­chen Pro­jekt­ge­gen­stand haben können.

Zeitpunkte der Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für Projekte: Fokus dieses Beitrags, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 0.2: Zeit­punk­te der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tun­gen für Pro­jek­te: Fokus die­ses Beitrags

1.1 Definitionen

Die DIN 69001–1:2009–01 /DIN09/ ver­wen­det als zen­tra­len Begriff zur Wirtschaftlich­keitsbetrachtung die “Pro­jekt­kal­ku­la­ti­on” und defi­niert sie fol­gen­der­ma­ßen:
„Pro­jekt­kal­ku­la­ti­on (engl. Pro­ject Cal­cu­la­ti­on): Ermitt­lung der kos­ten­wirk­sa­men Pro­jekt­leis­tun­gen und ihre Bewer­tung. Die Pro­jekt­kal­ku­la­ti­on wird am Anfang erst­ma­lig erstellt und dann in regel­mä­ßi­gen Abstän­den kon­trol­liert und gege­be­nen­falls ange­passt. Am Ende eines Pro­jekts wird eine Nach­kal­ku­la­ti­on erstellt, um den finan­zi­el­len Erfolg des Pro­jekts bewer­ten zu kön­nen und eine Kal­ku­la­ti­ons­grund­la­ge für zukünf­ti­ge Pro­jek­te zu erhalten.”

Der in der Wiki­pe­dia defi­nier­te Begriff Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung /#Wiki-Wirtschaftlichkeitsbetrachtung/ beschreibt “ein Ver­fah­ren zur Beur­tei­lung der Wirt­schaft­lich­keit von Inves­ti­tio­nen (pri­mär IT-Inves­ti­tio­nen) inner­halb der deut­schen Bun­des­ver­wal­tung” und ist in dem in die­sem Bei­trag betrach­te­ten Pro­jekt­kon­text nicht anwendbar.

Das → PMI /PBG21‑d/ benennt den Begriff “wirt­schaft­li­che Mach­bar­keit”, gibt aber dazu kei­ne wei­ter­ge­hen­den Infor­ma­tio­nen oder Erläuterungen. 

Die → GPM /GPM19/ beschreibt die Wirt­schaft­lich­keits­rech­nung, die mit der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung gleich­ge­setzt wer­den kann.

1.2 Zeitliche Einordnung

In Abbil­dung 1.1 ist die zeit­li­che Ein­ord­nung der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung in der Vor­pro­jekt­pha­se eines Pro­jekts dargestellt.

Die zeitliche Einordnung der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 1.1: Die zeit­li­che Ein­ord­nung der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Häu­fig wer­den die → Mach­bar­keits­be­trach­tung und Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung zusam­men durch­ge­führt, als Ergeb­nis ent­steht die “Gesamt­bar­keits­s­stu­die”, die auch als Busi­ness Case bezeich­net wird.

1.3 Vorgehen und Strukturierung

Sowohl das Vor­ge­hen bei der Betrach­tung als auch die Struk­tur der Wirt­schaft­lich­keits­stu­die wer­den im → Pro­jekt­ma­nage­ment nicht vorgegeben.

1.4 Bestandteile der Wirtschaftlichkeit

Das The­ma Wirt­schaft­lich­keit in Pro­jek­ten hat zwei Bestand­tei­le, die betrach­tet wer­den müs­sen (Abbil­dung 1.2):

  • Das rich­ti­ge Pro­jekt bestim­men: Wel­che Kate­go­rien der Wirt­schaft­lich­keit gibt es und wel­che müs­sen in der Wirt­schaft­lich­keits­stu­die ent­hal­ten sein?
  • Das rich­ti­ge Pro­jekt­vor­ge­hen ermit­teln: Wie führt man eine Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung durch und wel­che Struk­tur soll eine Wirt­schaft­lich­keits­stu­die haben?
Wirtschaftlichkeit: Bestandteile, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 1.2: Wirt­schaft­lich­keit: Bestandteile

2. Wirtschaftlichkeitsverfahren

Die Wirt­schaft­lich­keits­ver­fah­ren zur Bestim­mung des wirt­schaft­li­chen Nut­zens von Pro­jek­ten sind fast durch­weg aus der Betriebs­wirt­schafts­leh­re (dort aus der Inves­ti­ti­ons­rech­nung und dem Con­trol­ling) abge­lei­tet – es gibt daher kaum spe­zi­fi­sche, nur für das Pro­jekt­ma­nage­ment gül­ti­ge Verfahren.

In der Pra­xis gelan­gen eini­ge Ver­fah­ren sehr häu­fig zum Ein­satz. Die­se wer­den hier vorgestellt.

Für die Ver­fah­ren wer­den im All­ge­mei­nen die …

des (zukünf­ti­gen) Pro­jekts benö­tigt. Ohne die­se Anga­ben kön­nen kei­ne Ver­gleichs­rech­nun­gen durch­ge­führt werden.

Gene­rell kön­nen die Wirt­schaft­lich­keits­ver­fah­ren in sta­ti­sche und dyna­mi­sche Ver­fah­ren unter­teilt wer­den, die wie­der­um Unter­ka­te­go­rien haben (Abbil­dung 2.1).

Wirtschaftlichkeitsverfahren: Übersicht, (C) Peterjohann Consulting, 2022-2024

Abbil­dung 2.1: Wirt­schaft­lich­keits­ver­fah­ren (Über­sicht)

Alle 6 Unter­ka­te­go­rien müs­sen vom → Pro­jekt­con­trol­ling betrach­tet wer­den, der → Pro­jekt­ma­na­ger muss sie ken­nen und verstehen.

2.1 Die Kostenvergleichsrechnung

Bei der rei­nen Kos­ten­ver­gleichs­rech­nung wer­den nur die Kos­ten der ein­zel­nen Pro­jek­te oder Pro­jektal­ter­na­ti­ven gegen­über­ge­stellt. Aus­ge­wählt wird dann das Pro­jekt mit den gerings­ten Kosten.

Bei­spiel:
Die Pro­jek­te A und B wei­sen fol­gen­de Kos­ten­struk­tur auf:

Die Kostenvergleichsrechnung, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 2.2: Die Kostenvergleichsrechnung

Pro­jekt B ist dem Pro­jekt A vor­zie­hen, da es gerin­ge­re Kos­ten aufweist.

Die rei­ne Kos­ten­ver­gleichs­rech­nung ist im Nor­mal­fall nicht aus­rei­chend, um eine Pro­jekt­aus­wahl vor­zu­neh­men, da der mög­li­che Gewinn nicht in die Betrach­tung ein­fließt. Wenn jedoch aus Pro­jektal­ter­na­ti­ven die bes­te aus­ge­wählt wer­den muss (bei­spiels­wei­se auf­grund von Manage­ment- oder Geset­zes­vor­ga­ben) und die ein­zel­nen Pro­jektal­ter­na­ti­ven das glei­che Ergeb­nis (Gewinn) lie­fern, so kann die Kos­ten­ver­gleichs­rech­nung zur Aus­wahl ver­wen­det werden.

2.2 Die Gewinnvergleichsrechnung

Bei der Gewinn­ver­gleichs­rech­nung wer­den die Kos­ten der ein­zel­nen Pro­jek­te den Erlö­sen gegen­über­ge­stellt. Aus­ge­wählt wer­den dann die Pro­jek­te mit dem höchs­ten Gewinn.

In Abbil­dung 2.3 sind bei­spiel­haft Pro­jektal­ter­na­ti­ven gegen­über­ge­stellt, von denen die gewinn­träch­tigs­te aus­ge­wählt wer­den soll. Die Pro­jektal­ter­na­ti­ve C wür­de aus­ge­wählt wer­den, da sie den höchs­ten Gewinn verspricht.

Die Gewinnvergleichsrechnung, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 2.3: Die Gewinnvergleichsrechnung

2.3 Die Rentabilitätsrechnung

Um her­aus­zu­fin­den, ob ein Pro­jekt über­haupt sinn­voll ist, kann die Ren­ta­bi­li­tät (des ein­ge­setz­ten Kapi­tals, d.h. der → Pro­jekt­kos­ten; engl. ROI, Return on Invest­ment) ermit­telt wer­den.
Die Berech­nungs­for­mel lautet:

Ren­ta­bi­li­tät = Gewinn x 100 / Kapital

Wer­den bei­spiels­wei­se 100 € für ein Pro­jekt ein­ge­setzt (= Kapi­tal oder Kos­ten) und man erlöst 105 €, so ergibt sich ein Gewinn (= Erlö­se – Kos­ten) von 5 € und damit eine Ren­ta­bi­li­tät von 5 %. In der Pra­xis wer­den (je nach Bran­che stark schwan­kend) zwi­schen 5 und 15 % Ren­ta­bi­li­tät auf das ein­ge­setz­te Kapi­tal gefordert.

Die Rentabilitätsrechnung, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 2.4: Die Rentabilitätsrechnung

2.4 Die Amortisationsrechnung

Zur Ermitt­lung, wie lan­ge es dau­ert, um das ein­ge­setz­te Kapi­tal in einem Pro­jekt wie­der rück­zu­ge­win­nen, wird die Amor­ti­sa­ti­ons­dau­er (engl. PBP, Pay Back Peri­od) über in die Amor­ti­sa­ti­ons­rech­nung ermittelt.

Die Berech­nungs­for­mel lautet:

𝐴𝑚𝑜𝑟𝑡𝑖𝑠𝑎𝑡𝑖𝑜𝑛𝑠𝑑𝑎𝑢𝑒𝑟 = 𝐾𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙𝑒𝑖𝑛𝑠𝑎𝑡𝑧 / ((𝑑𝑢𝑟𝑐ℎ𝑠𝑐ℎ𝑛𝑖𝑡𝑡𝑙𝑖𝑐ℎ𝑒) 𝐸𝑖𝑛𝑛𝑎ℎ𝑚𝑒ü𝑏𝑒𝑟𝑠𝑐ℎü𝑠𝑠𝑒 𝑝𝑟𝑜 𝐽𝑎ℎ𝑟)

Beträgt bei­spiels­wei­se der Kapi­tal­ein­satz 100 €, und man erlöst 5 € pro Monat (zusätz­lich), so beträgt die Amor­ti­sa­ti­ons­dau­er 20 Mona­te. Eine Bei­spiel­rech­nung für zwei Pro­jektal­ter­na­ti­ven ist in Abbil­dung 2.5 dargestellt.

Die Amortisationsrechnung, (C) Peterjohann Consulting, 2023-2024

Abbil­dung 2.5: Die Amortisationsrechnung

3. Weitere Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Neben den in die­sem Bei­trag vor­ge­stell­ten Ver­fah­ren zur Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung in Pro­jek­ten gibt eini­ge wei­te­re. Hier ist ins­be­son­de­re die Pro­jekt Score­card zu nen­nen, die sich aus der Balan­ced Score­card ablei­ten lässt.

4. Folgen aus der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Gene­rell ent­steht aus der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung eine Wirt­schaft­lich­keits­stu­die, die häu­fig eine → Ampel­dar­stel­lung ent­hält. Ist die Ampel grün, so kann der nächs­te Teil­schritt voll­zo­gen wer­den, ist sie rot, so muss das Pro­jekt abge­bro­chen / been­det wer­den. Bei einer gel­ben Ampel muss an eini­gen Stel­len nach­ge­prüft oder nach­ge­bes­sert wer­den. Die Abfra­gen zur Ampel­dar­stel­lung soll­ten iden­tisch mit denen sein, die vor Pro­jekt­start im Qua­li­ty Gate / Qua­li­ty Assess­ment abge­fragt werden.

Auf Basis der Mach­bar­keits- und Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung kann eine ers­te → Schät­zung der Pro­jekt­grö­ße (“Rough Esti­ma­ti­on”) vor­ge­nom­men wer­den, wobei in der Regel Abwei­chun­gen von ‑25 bis +75 Pro­zent erlaubt sind. Eben­so kann nach der → Mach­bar­keits­stu­die das → Beschaf­fungs­ma­nage­ment begin­nen und eine Infor­ma­ti­ons­an­fra­ge (RFI — Request for Infor­ma­ti­on) star­ten, die das Ziel hat, die Mach­bar­keit bei poten­zi­el­len Lie­fe­ran­ten abzufragen.

Die Ergeb­nis­se der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung, die in der Wirt­schaft­lich­keits­stu­die zusam­men­ge­fasst sind, blei­ben für sich ste­hen: Es gibt nach dem Pro­jekt­start kei­ne Aktua­li­sie­rung oder erneu­te Über­prü­fung. Aller­dings flie­ßen alle rele­van­ten Ergeb­nis­se der Stu­die über die Kos­ten­rech­nung und das Kos­ten­con­trol­ling in den Pro­jekt­ab­lauf ein. Zum → Pro­jekt­ab­schluss wird die Wirt­schaft­lich­keits­stu­die her­an­ge­zo­gen, um eine abschlie­ßen­de Kos­ten­ver­gleichs­rech­nung durchzuführen.

5. Fragen und Antworten zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Eini­ge Fra­gen zur Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Wann muss die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung in Pro­jek­ten durch­ge­führt wer­den?
    A: Immer vor dem eigent­li­chen Pro­jekt, in der Vor­pro­jekt­pha­se, nach Mög­lich­keit als zwei­te Unter­su­chung nach der (tech­ni­schen) Mach­bar­keit. Aus der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung kann ein Abbruch des Pro­jekt­vor­ha­bens resultieren.
  • F: Muss die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung immer durch­ge­führt wer­den?
    A: Nein. Die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung ist aber immer dann hilf­reich, wenn es bei den wei­te­ren Pla­nungs­schrit­ten oder im Pro­jekt­ver­lauf dar­um geht, Alter­na­ti­ven zum ursprüng­lich gedach­ten Vor­ge­hen zu finden.
  • F: Muss ein schrift­li­ches Doku­ment — die Wirt­schaft­lich­keits­stu­die — zum Abschluss der Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung erstellt wer­den?
    A: Ja, denn ansons­ten ver­fehlt die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung ihre Wirkung.
  • F: Muss die Wirt­schaft­lich­keits­stu­die regel­mä­ßig aktua­li­siert wer­den?
    A: Nein, zumin­dest nicht direkt. Da die Ergeb­nis­se, die in der Wirt­schaft­lich­keits­stu­die fest­ge­hal­ten wer­den, auch in wei­te­re Betrach­tun­gen und Ana­ly­sen ein­flie­ßen, soll­ten dort dann Aktua­li­sie­run­gen erfolgen.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tun­gen für Pro­jek­te – Eine Übersicht
pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die in die­sem Bei­trag zitiert wer­den oder die die Wirt­schaft­lich­keits­be­trach­tung etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  3. /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der → Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (all­ge­mein)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Ergän­zung zu einem Buch dient
/#/ Ver­weis auf ein ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website