Projektkosten Die Projektkosten ermitteln und verwenden

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung die­ses Bei­trags:
Das → Pro­ject Manage­ment Office (→ PMO) ist eine zen­tra­le Stel­le, die sich um das Vor­ge­hen im Pro­jek­ten küm­mert.
In die­sem Bei­trag wird das Pro­ject Manage­ment Office (PMO) beschrieben.

Die Ermitt­lung der Pro­jekt­kos­ten ist eines der zen­tra­len The­men im → Pro­jekt­ma­nage­ment, schließ­lich reprä­sen­tie­ren die Pro­jekt­kos­ten eines der drei Ecken des → magi­schen Drei­ecks (des Projektmanagements). 

1. Einleitung und Grundlagen

1.1 Definitionen

In der Wiki­pe­dia steht zur Pro­jekt­kos­ten­rech­nung /#Wiki-Projektkostenrechnung/:
“Eine Pro­jekt­kos­ten­rech­nung ist eine beson­de­re Form der Kos­ten­rech­nung und ein Instru­ment des Projektmanagements.”

1.2 Einsatz

Pro­jekt­kos­ten und die damit ver­bun­de­ne Pro­jekt­kos­ten­rech­nung kom­men an fol­gen­den Punk­ten zum Ein­satz (Abbil­dung 1.1):

  • Ermitt­lung der Pro­jekt­ge­samt­kos­ten: Über die Sum­mie­rung der ein­zel­nen Pro­jekt­kos­ten erhält man die Gesamt­pro­jekt­kos­ten. Die­se die­nen ledig­lich dazu, die
  • Fest­le­gung der Kos­ten­ver­laufs­plä­ne: Ord­net man die Ent­ste­hung der Pro­jekt­kos­ten zeit­li­chen Abschnit­ten zu — typisch sind hier Mona­te oder Pha­sen -, dann kann dar­über der Kos­ten­ver­lauf ent­lang des gesam­ten Pro­jekts ermit­telt und visua­li­siert werden
  • Durch­füh­rung von Abwei­chungs­ana­ly­sen über ein­zel­ne Kos­ten­ar­ten: Wer­den die Kos­ten­ar­ten pas­send gewählt, so kön­nen dar­über Abwei­chun­gen ermit­telt werden
Verwendung der Projektkosten, (C) Peterjohann Consulting, 2022-2024

Abbil­dung 1.1: Ver­wen­dung der Projektkosten

1.3 Das Kostenmanagement in Projekten beim PMI

Das Kos­ten­ma­nage­ment in Pro­jek­ten (Pro­ject Cost Manage­ment, rot gestri­chel­te Linie in Abbil­dung 1.2) ist ein eigen­stän­di­ges → Wis­sens­ge­biet des PMBOK Gui­des von 2017 /PBG17, PGB17‑d/. Es umfasst jedoch mehr als die Betrach­tung der (unmit­tel­ba­ren) Projektkosten.

Kostenmanagement in Projekten als eigenständiges Wissensgebiet des PMI, (C) Peterjohann Consulting, 2022-2024

Abbil­dung 1.2: Kos­ten­ma­nage­ment in Pro­jek­ten als eigen­stän­di­ges Wis­sens­ge­biet des → PMI /PBG17, PBG17‑d/

2. Festlegung der Projektkostenarten

Die Pro­jekt­kos­ten­ar­ten soll­te idea­ler­wei­se in der → Vor­pro­jekt­pha­se fest­ge­legt wer­den. Hier­zu wird in der Regel der Pro­jekt­um­fang grob ermit­telt und ein Vor­ab-→ Pro­jekt­struk­tur­plan aufgestellt. 

Wenn man die Pro­jekt­kos­ten­ar­ten aus den Teil­pro­jek­ten und den Arbeits­pa­ke­ten direkt ablei­tet, so wird eine Kos­ten­ver­fol­gung ein­fach, da eine unmit­tel­ba­re Zuord­nung statt­fin­den kann. In Abbil­dung 2.1 ist ein ein­fa­cher Pro­jekt­struk­tur­plan mit Teil­pro­jek­ten, aber ohne → Arbeits­pa­ke­te, dar­ge­stellt.

Ein Projektstrukturplan mit Teilprojekten für die Projektkostenarten, (C) Peterjohann Consulting, 2022-2024

Abbil­dung 2.1: Ein Pro­jekt­struk­tur­plan mit Teil­pro­jek­ten für die Projektkostenarten

Wenn die Pro­jekt­kos­ten­ar­ten früh­zei­tig ermit­telt und fest­ge­legt wer­den sol­len, so ist es wich­tig, den Umfang der Kos­ten­ar­ten zu ermit­teln. Hier­zu wer­den die Pro­jekt­kos­ten­ar­ten in einer → Lis­te auf­ge­führt und die jewei­li­gen Umfän­ge (als pro­zen­tua­ler Anteil vom Gesamt­um­fang) gegen­über­ge­stellt (Abbil­dung 2.2).

Die Umfangsabschätzung für die Projektkostenarten, (C) Peterjohann Consulting, 2022-2024

Abbil­dung 2.2: Die Umfangs­ab­schät­zung für die Projektkostenarten

3. Ermittlung der geplanten Projektkosten

Typi­scher­wei­se wer­den die Pro­jekt­kos­ten / Pro­jekt­ge­samt­kos­ten ermit­telt, indem die Kos­ten der ein­zel­nen Arbeits­pa­ke­te auf­sum­miert wer­den — dies geschieht unmit­tel­bar nach der Erstel­lung / Fer­tig­stel­lung des Pro­jekt­struk­tur­plans. Damit erhält man direkt die Gesamt­kos­ten des Projekts. 

In Abbil­dung 3.1 ist der gesam­te Pla­nungs­pro­zess dar­ge­stellt: Mit dem → Pro­jekt­start (mit Unter­zeich­nung des → Pro­jekt­auf­trags und wäh­rend der Durch­füh­rung des → Kick-off-Mee­tings) beginnt die Pla­nung des Pro­jekts. Hier­zu wird zunächst der Pro­jekt­struk­tur­plan erstellt, der die Arbeits­pa­ke­te als kleins­te Ein­hei­ten beinhal­tet. Die Arbeits­pa­ke­te wer­den dann über die → Vor­gangs­lis­te in eine logi­sche Rei­hen­fol­ge (mit zeit­li­chen Abhän­gig­kei­ten) gebracht. Aus der Vor­gangs­lis­te ergibt sich der (vor­läu­fi­ge) → Ter­min­plan, der wie­der­um als Basis für den → Res­sour­cen­plan dient. Die Kos­ten / Pro­jekt­kos­ten und der Kos­ten­ver­lauf wer­den abschlie­ßend im Kos­ten­plan ermit­telt. Soll­te sich im Ver­lauf des Pla­nungs­pro­zes­ses zei­gen, dass die ermit­tel­ten Wer­te nicht zu den Projekt­zielen pas­sen, so müs­sen (und kön­nen) ein­zel­ne Pla­nungs­stu­fen erneut durch­lau­fen werden.

Der Planungsprozess (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2012-2024

Abbil­dung 3.1: Der Pla­nungs­pro­zess (sche­ma­tisch)

Wer­den die Kos­ten der ein­zel­nen Arbeits­pa­ke­te auf­sum­miert, so erge­ben sich die Gesamt­kos­ten des Pro­jekts. Ord­net man die Kos­ten dem zeit­li­chen Ver­lauf zu, so ent­steht der Kos­ten­plan (auch Kos­ten­ver­laufs­plan, Bei­spiel in Abbil­dung 3.2).

Kostenplan (schematisch), (C) Peterjohann Consulting, 2021-2024

Abbil­dung 3.2: Der Kos­ten­plan (sche­ma­tisch)

4. Verwendung der Projektkosten

Wenn die Pro­jekt­kos­ten nur als Gan­zes ermit­telt wer­den, so kann im Ver­lauf ledig­lich dar­über fest­ge­stellt wer­den, wie weit das Pro­jekt im Kos­ten­rah­men liegt.

Bei­spiel:
In einem Soft­ware­ent­wick­lungs­pro­jekt, bei dem es rein um die Umset­zung eines aus­ge­ar­bei­te­ten Las­ten­hefts geht, kann es aus­rei­chend sein, nur auf die Gesamt­kos­ten zu achten.

4.1 Der Kostenverlauf

Der Kos­ten­ver­lauf / Kos­ten­ver­laufs­plan ist die Basis für die (ein­fa­che) Kos­ten­ver­fol­gung (Abbil­dung 4.1): Es wer­den die geplan­ten Kos­ten (blaue Linie in Abbil­dung 4.1) den tat­säch­lich ange­fal­le­nen Kos­ten (rote Linie) zum Stich­tag (in Abbil­dung 4.1 jeweils zum Wochen­en­de) gegen­über­ge­stellt.
Die Aus­sa­ge­kraft ist eher gering, da sich weder Pro­gno­sen für die Zukunft noch erar­bei­te­te Wer­te hier­über erfas­sen lassen.

Der Kostenverlauf, (C) Peterjohann Consulting, 2019-2024

Abbil­dung 4.1: Der Kostenverlauf

4.2 Arbeiten mit Zuschlägen

Gene­rell kann in Pro­jek­ten mit finan­zi­el­len Zuschlä­gen gear­bei­tet wer­den: Wei­chen die Pro­jekt­kos­ten ab, so wer­den Zuschlä­ge frei­ge­ge­ben. Hier­zu muss vor­ab geklärt wer­den, wie hoch die jewei­li­gen Zuschlä­ge sind und wer sie jeweils frei­ge­ben darf.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

Pro­jekt­kos­ten wer­den in fol­gen­den → Prä­sen­ta­tio­nen beschrieben:

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In fol­gen­den Büchern ist eine Beschrei­bung von Pro­jekt­kos­ten zu finden:

  • /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  • /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  • /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
  • /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
  • /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3

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