Das Projekthandbuch Festlegen der organisatorischen Vorgaben und Regeln für ein Projekt

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung die­ses Bei­trags:
Das Pro­jekt­hand­buch (engl. Pro­ject Manu­al) ent­hält alle wich­ti­gen orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben und Regeln für ein Pro­jekt und ist in ers­ter Linie für das → Pro­jekt­team gedacht.
In die­sem Bei­trag wird das Pro­jekt­hand­buch beschrieben.

Das Pro­jekt­hand­buch ist ein wich­ti­ges Doku­ment für die Pro­jekt­ab­wick­lung. Ohne Pro­jekt­hand­buch kommt es zu häu­fi­gen Nach­fra­gen sowie zu Stö­run­gen und Ver­zö­ge­run­gen beim Pro­jekt­ab­lauf. Es soll­te vor → Pro­jekt­start vor­lie­gen und allen Team­mit­glie­dern zugäng­lich gemacht werden.

Ande­re Begrif­fe für das Pro­jekt­hand­buch sind “Pro­jekt­ak­te” oder “Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­ons­hand­buch”, die aber bei­de sel­ten ver­wen­det werden.

1. Beschreibung

1.1 Definitionen

In der 69901–5:2009 steht zum Pro­jekt­hand­buch /DIN20/:
“Pro­jekt­hand­buch — pro­ject manu­al: Zusam­men­stel­lung von Infor­ma­tio­nen, Stan­dards und Rege­lun­gen, die für ein bestimm­tes Pro­jekt gel­ten.
Anmer­kung: Das Pro­jekt­hand­buch kann umfas­send oder nur als spe­zi­fi­sche Ergän­zung zu einem → Pro­jekt­ma­nage­ment­hand­buch erstellt werden.”

Bei der → GPM /GPM19/ wird defi­niert:
“Das Pro­jekt­hand­buch ist der Ort, an dem alle → Pro­jekt­ma­nage­ment-Ergeb­nis­se in struk­tu­rier­ter Form abge­legt werden.”

Ich ver­wen­de fol­gen­de Defi­ni­ti­on:
“Das Pro­jekt­hand­buch ist die Zusam­men­stel­lung aller not­wen­di­gen orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben und Rah­men­be­din­gun­gen des Projekts.”

Das → PMI /PBG21‑d/ ver­wen­det den Begriff “Pro­jekt­hand­buch” nicht und benutzt statt­des­sen den Begriff → Pro­jekt­ma­nage­ment­plan, der in etwas das Glei­che umfasst. Die Defi­ni­ti­on lau­tet /PBG21‑d/:
“Pro­jekt­ma­nage­ment­plan / Pro­ject Manage­ment Plan. Das Doku­ment, das beschreibt, wie das Pro­jekt aus­ge­führt, über­wacht, gesteu­ert und abge­schlos­sen wird.”

Im Kon­text von PRINCE2 wird statt “Pro­jekt­hand­buch” auch der Begriff “Pro­jekt­leit­do­ku­men­ta­ti­on” oder “Pro­jekt­in­iti­ie­rungs­do­ku­men­ta­ti­on” (engl. Pro­ject Initia­ti­on Docu­men­ta­ti­on, PID) verwendet.

1.2 Das Projekthandbuch in Stichworten

Das Pro­jekt­hand­buch …

  • ist nach DIN 69901–5:2009 /DIN20/ die “Zusam­men­stel­lung von Infor­ma­tio­nen, Stan­dards und Rege­lun­gen, die für ein bestimm­tes Pro­jekt gelten.”
  • ent­hält somit die spe­zi­ell für ein spe­zi­fi­sches Pro­jekt gel­ten­den Ver­ein­ba­run­gen und ergänzt gege­be­nen­falls das Pro­jekt­ma­nage­ment­hand­buch (wel­ches nach DIN über­grei­fend für alle Pro­jek­te gül­tig ist)
  • heißt auf Eng­lisch: Pro­ject Manual
  • wird durch den → Pro­jekt­ma­na­ger zu Beginn des Pro­jekts (vor Pro­jekt­start) erstellt und an die Pro­jekt­team­mit­glie­der (PTMs) verteilt
  • darf nur zen­tral (durch den Pro­jekt­ma­na­ger) ver­än­dert werden!
  • ent­hält die → Lis­te der Pro­jekt­mit­ar­bei­ter, den (unge­fäh­ren) → Ter­min­plan, die Ver­ant­wort­lich­kei­ten, den ers­ten (gro­ben) → Pro­jekt­struk­tur­plan, die Doku­men­ta­ti­ons­struk­tur und all­ge­mei­ne Richt­li­ni­en für das Projekt
  • ist kein rein sta­ti­sches Doku­ment, son­dern wird in regel­mä­ßi­gen Inter­val­len über­prüft und aktualisiert
  • heißt beim PMI (in etwa, wenn auch zeit­lich spä­ter): Projektmanagementplan

Gene­rell soll­te beach­tet wer­den, dass das Pro­jekt­hand­buch einen Zweck zu erfül­len hat: Dies ist in der Regel die schnel­le Über­blicks­ge­win­nung für neue Mit­ar­bei­ter oder inter­es­sier­te Drit­te. Das Pro­jekt­hand­buch muss daher einen “pas­sen­den” Umfang haben. In Abbil­dung 1 sind die mög­li­chen Ele­men­te / Kapi­tel des Pro­jekt­hand­buchs dar­ge­stellt — es sind im Einzelnen:

Elemente des Projekthandbuchs, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2024

Abbil­dung 1: Ele­men­te des Projekthandbuchs

Eini­ge Ele­men­te des Pro­jekt­hand­buchs erge­ben sich auto­ma­tisch aus den Tätig­kei­ten in der Pro­jekt­start­pha­se. So soll­ten die über­ge­ord­ne­ten → Zie­le (“High-Level-Anfor­de­run­gen”) mit den Pro­jekteck­da­ten, der unge­fäh­re Ter­min­plan mit den Mei­len­stei­nen und die Lis­te der Stake­hol­der immer Bestand­teil des Pro­jekt­hand­buchs sein.

In man­chen Orga­ni­sa­tio­nen wer­den auch → Check­lis­ten für das Pro­jekt dem Pro­jekt­hand­buch hin­zu­ge­fügt. Hier­mit sind dann auto­ma­tisch Zie­le fest­ge­legt, näm­lich das Erfül­len der Kri­te­ri­en in den Checklisten.

1.3 Die Erstellung des Projekthandbuchs

In Abbil­dung 2 ist das Pro­jekt­hand­buch aus der Doku­men­ten­sicht dar­ge­stellt. Ein Pro­jekt­hand­buch wird in der Regel auf Basis einer orga­ni­sa­ti­ons­in­ter­nen Pro­jekt­hand­buch-Vor­la­ge erstellt. Das über­grei­fen­de Pro­jekt­ma­nage­ment­hand­buch macht Vor­ga­ben für die Projekthandbuch-Vorlage.

Die Einordnung des Projekthandbuchs, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2024

Abbil­dung 2: Die Ein­ord­nung des Pro­jekt­hand­buchs aus Dokumentationssicht

Die Erstel­lung des Pro­jekt­hand­buchs fällt in den Zustän­dig­keits­be­reich des Pro­jekt­ma­na­gers. Dies kann pro­ble­ma­tisch wer­den, wenn der Pro­jekt­ma­na­ger erst kurz vor dem eigent­li­chen Pro­jekt­start (mit der Unter­zeich­nung des Pro­jekt­auf­trags) benannt wird. Bis dahin muss der Vor­pro­jekt­ma­na­ger die Erstel­lung des Pro­jekt­hand­buchs vor­an­trei­ben: Hier­aus resul­tiert die Schwie­rig­keit, dass wesent­li­che Infor­ma­tio­nen für das Pro­jekt­hand­buch erst vor­lie­gen, wenn ein Ver­ant­wor­tungs­über­gang vom Vor­pro­jekt­ma­na­ger zum Pro­jekt­ma­na­ger erfolgt.

2. Die Inhalte und die Struktur des Projekthandbuchs

Der Umfang und auch die inhalt­li­che Struk­tur eines Pro­jekt­hand­buchs sind nicht durch Nor­men oder Stan­dards fest­ge­legt. Es bie­tet sich jedoch ein Auf­bau an, der fol­gen­de Punk­te berücksichtigt:

  1. Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur des Pro­jekts mit Orga­ni­gramm, Rol­len und Ansprechpartnern
  2. Anga­ben zu den Projektteammitgliedern
  3. Lis­te der (wich­tigs­ten) Stakeholder
  4. “Spiel­re­geln” des Projekts
  5. Zu ver­wen­den­de Tools zur → Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on und ‑steue­rung
  6. Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Doku­men­ta­ti­ons­struk­tu­ren (Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Doku­men­ta­ti­ons­plan) mit Ablagestrukturen
  7. Pro­jekt­grob­zie­le
  8. Die → Pro­jekt­pha­sen und der (gene­ri­sche) Meilensteinplan
  9. Unge­fäh­rer Terminplan
  10. Über­sicht der zu erstel­len­den → Lie­fer­ge­gen­stän­de

Auch wenn ein Pro­jekt über ein Pro­jekt­ma­nage­ment­tool abge­bil­det und abge­wi­ckelt wird, so ist es rat­sam, ein Pro­jekt­hand­buch dar­aus gene­rie­ren zu können. 

Der Umfang des Pro­jekt­hand­buchs soll­te beschränkt sein, damit eine schnel­le Ori­en­tie­rung gewähr­leis­tet bleibt. Typi­sche Sei­ten­zah­len bewe­gen sich zwi­schen 10 und 50 Seiten.

3. Die Verwendung des Projekthandbuchs

Das Pro­jekt­hand­buch bleibt wäh­rend der kom­plet­ten Pro­jekt­lauf­zeit gül­tig und ist daher für alle Pro­jekt­team­mit­glie­der als Nach­schla­ge­werk jeder­zeit ver­wend­bar. Den­noch gibt es eini­ge Pro­jekt­si­tua­tio­nen, bei denen das Pro­jekt­hand­buch als zen­tra­les Doku­ment beson­ders wich­tig ist. Hier sind zu nennen:

  • Das → Kick-off-→ Mee­ting: Beim → Kick-off-Mee­ting wer­den alle zen­tra­len orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben und Rege­lun­gen vor­ge­stellt — und dies kann gut durch das Pro­jekt­hand­buch unter­stützt werden
  • Das Onboar­ding / die Ein­ar­bei­tung neu­er Mit­ar­bei­ter: Kom­men neue Mit­ar­bei­ter zu einem Pro­jekt hin­zu, so hilft das Pro­jekt­hand­buch bei der Durch­spra­che und beschleu­nigt den Einarbeitungsprozess

Das Pro­jekt­hand­buch kommt auch in → Work­shops und Mee­tings — ins­be­son­de­re beim Kick-off-Mee­ting — zum Ein­satz und wird dann ent­spre­chend als Hilfs­mit­tel in die Agen­da eingetragen.

4. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum Projekthandbuch

Eini­ge Fra­gen zu dem Pro­jekt­hand­buch wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Muss das Pro­jekt­hand­buch immer erstellt wer­den / vor­han­den sein?
    A: Das ist zumin­dest rat­sam, da ansons­ten ver­meid­ba­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­ble­me ent­ste­hen kön­nen. Bei gro­ßen oder kom­ple­xen Pro­jek­ten ist ein Pro­jekt­hand­buch verpflichtend.
  • F: Muss das Pro­jekt­hand­buch vom → Pro­jekt­spon­sor geneh­migt wer­den?
    A: Nein. Das Pro­jekt­hand­buch ist ein inter­nes Doku­ment vom Pro­jekt­ma­na­ger für das Pro­jekt­team und braucht nicht geneh­migt zu wer­den. Aller­dings muss auf die Ver­trau­lich­keit geach­tet wer­den: Es dür­fen kei­ne Infor­ma­tio­nen im Pro­jekt­hand­buch ent­hal­ten sein, die ver­trau­lich behan­delt wer­den müssen.
  • F: Muss das Pro­jekt­hand­buch dem Pro­jekt­team vor­ge­stellt wer­den?
    A: Ja, das ist sinn­voll, ins­be­son­de­re um den Nut­zen deut­lich zu machen. Hier­für bie­tet sich das Kick-off-Mee­ting an. Dabei soll­te auf sta­ti­sche und dyna­mi­sche Inhal­te hin­ge­wie­sen werden.
  • F: Muss das Pro­jekt­hand­buch regel­mä­ßig aktua­li­siert wer­den?
    A: Ja, da ansons­ten die Infor­ma­tio­nen ver­al­ten und damit wert­los werden.
  • F: Müs­sen alle Infor­ma­tio­nen im Pro­jekt­hand­buch selbst “abge­druckt” sein oder sind auch Ver­wei­se, so z.B. auf eine Tele­fon­lis­te erlaubt?
    A: Der wesent­li­che Zweck des Pro­jekt­hand­buchs ist die Bereit­stel­lung der orga­ni­sa­to­ri­schen Infor­ma­tio­nen für das Pro­jekt­team. Wenn das Pro­jekt­team damit ein­ver­stan­den ist, ande­re Medi­en oder Ver­wei­se zu nut­zen, so ist dies möglich.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projekthandbuch

Die Beschrei­bung zum Pro­jekt­hand­buch ist in Tei­len in der Prä­sen­ta­ti­on zum Pro­jekt­ma­nage­ment enthalten.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)
pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die in die­sem Bei­trag zitiert wur­den oder die das Pro­jekt­hand­buch etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
  3. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  4. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
  5. /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der → Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (all­ge­mein)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Ergän­zung zu einem Buch dient
/#/ Ver­weis auf ein ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website