Das Projekthandbuch Festlegen der organisatorischen Vorgaben und Regeln für ein Projekt

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung zu die­sem Bei­trag:
Das Pro­jekt­hand­buch (engl. Pro­ject Manu­al) ent­hält alle wich­ti­gen orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben und Regeln für ein Pro­jekt und ist in ers­ter Linie für das → Pro­jekt­team gedacht.
In die­sem Bei­trag wird das Pro­jekt­hand­buch beschrieben.

Das Pro­jekt­hand­buch ist ein wich­ti­ges Doku­ment für die Pro­jekt­ab­wick­lung. Ohne Pro­jekt­hand­buch kommt es zu häu­fi­gen Nach­fra­gen sowie zu Stö­run­gen und Ver­zö­ge­run­gen beim Pro­jekt­ab­lauf. Es soll­te vor → Pro­jekt­start vor­lie­gen und allen Team­mit­glie­dern zugäng­lich gemacht werden.

Ande­re Begrif­fe für das Pro­jekt­hand­buch sind “Pro­jekt­ak­te” oder “Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­ons­hand­buch”, die aber bei­de sel­ten ver­wen­det werden.

1. Beschreibung

1.1 Definitionen

In der 69901–5:2009 steht zum Pro­jekt­hand­buch /DIN20/:
“Pro­jekt­hand­buch — pro­ject manu­al: Zusam­men­stel­lung von Infor­ma­tio­nen, Stan­dards und Rege­lun­gen, die für ein bestimm­tes Pro­jekt gel­ten.
Anmer­kung: Das Pro­jekt­hand­buch kann umfas­send oder nur als spe­zi­fi­sche Ergän­zung zu einem → Pro­jekt­ma­nage­ment­hand­buch erstellt werden.”

Bei der → GPM /GPM19/ wird defi­niert:
“Das Pro­jekt­hand­buch ist der Ort, an dem alle → Pro­jekt­ma­nage­ment-Ergeb­nis­se in struk­tu­rier­ter Form abge­legt werden.”

Ich ver­wen­de fol­gen­de Defi­ni­ti­on:
“Das Pro­jekt­hand­buch ist die Zusam­men­stel­lung aller not­wen­di­gen orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben und Rah­men­be­din­gun­gen des Projekts.”

Das → PMI /PBG21‑d/ ver­wen­det den Begriff “Pro­jekt­hand­buch” nicht und benutzt statt­des­sen den Begriff → Pro­jekt­ma­nage­ment­plan, der in etwas das Glei­che umfasst. Die Defi­ni­ti­on lau­tet /PBG21‑d/:
“Pro­jekt­ma­nage­ment­plan / Pro­ject Manage­ment Plan. Das Doku­ment, das beschreibt, wie das Pro­jekt aus­ge­führt, über­wacht, gesteu­ert und abge­schlos­sen wird.”

1.2 Das Projekthandbuch in Stichworten

Das Pro­jekt­hand­buch in Stichworten:

  • Das Pro­jekt­hand­buch ist nach DIN 69901–5:2009 /DIN20/ die “Zusam­men­stel­lung von Infor­ma­tio­nen, Stan­dards und Rege­lun­gen, die für ein bestimm­tes Pro­jekt gelten.”
  • Das Pro­jekt­hand­buch ent­hält somit die spe­zi­ell für die­ses Pro­jekt gel­ten­den Ver­ein­ba­run­gen und ergänzt gege­be­nen­falls das Pro­jekt­ma­nage­ment­hand­buch (wel­ches nach DIN über­grei­fend für alle Pro­jek­te gül­tig ist)
  • Eng­li­scher Begriff: Pro­ject Manual
  • Wird durch den → Pro­jekt­ma­na­ger zu Beginn des Pro­jekts (vor Pro­jekt­start) erstellt und an die Pro­jekt­team­mit­glie­der (PTMs) verteilt
  • Darf nur zen­tral (durch den Pro­jekt­ma­na­ger) ver­än­dert werden!
  • Ent­hält die → Lis­te der Pro­jekt­mit­ar­bei­ter, den (unge­fäh­ren) → Zeit­plan, die Ver­ant­wort­lich­kei­ten, den ers­ten (gro­ben) → Pro­jekt­struk­tur­plan, die Doku­men­ta­ti­ons­struk­tur, all­ge­mei­ne Richt­li­ni­en für das Projekt
  • Ist kein rein sta­ti­sches Doku­ment, son­dern wird in regel­mä­ßi­gen Inter­val­len über­prüft und aktualisiert
  • Nach PMI (in etwa, wenn auch zeit­lich spä­ter): Projektmanagementplan

Gene­rell soll­te beach­tet wer­den, dass das Pro­jekt­hand­buch einen Zweck zu erfül­len hat: Dies ist in der Regel die schnel­le Über­blicks­ge­win­nung für neue Mit­ar­bei­ter oder inter­es­sier­te Drit­te. Das Pro­jekt­hand­buch muss daher einen “pas­sen­den” Umfang haben. 

Elemente des Projekthandbuchs, (C) Peterjohann Consulting, 2021-2022

Abbil­dung 1: Ele­men­te des Projekthandbuchs

In Abbil­dung 2 ist das Pro­jekt­hand­buch aus Doku­men­ten­sicht dar­ge­stellt. Ein Pro­jekt­hand­buch wird in der Regel auf Basis einer orga­ni­sa­ti­ons­in­ter­nen Pro­jekt­hand­buch-Vor­la­ge erstellt. Das über­grei­fen­de Pro­jekt­ma­nage­ment­hand­buch macht Vor­ga­ben für die Projekthandbuch-Vorlage.

Die Einordnung des Projekthandbuchs, (C) Peterjohann Consulting, 2018-2022

Abbil­dung 2: Die Ein­ord­nung des Pro­jekt­hand­buchs aus Dokumentationssicht

2. Die Inhalte und die Struktur des Projekthandbuchs

Der Umfang und auch die inhalt­li­che Struk­tur eines Pro­jekt­hand­buchs sind nicht durch Nor­men oder Stan­dards fest­ge­legt. Es bie­tet sich jedoch ein Auf­bau an, der fol­gen­de Punk­te berücksichtigt:

  1. Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur des Pro­jekts mit Orga­ni­gramm, Rol­len und Ansprechpartnern
  2. Anga­ben zu den Projektteammitgliedern
  3. Lis­te der (wich­tigs­ten) → Sta­ke­hol­der
  4. “Spiel­re­geln” des Projekts
  5. Zu ver­wen­den­de Tools zur → Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on und ‑steue­rung
  6. Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Doku­men­ta­ti­ons­struk­tu­ren (Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Dokumentationsplan)
  7. Pro­jekt­grob­zie­le
  8. Die → Pro­jekt­pha­sen und (gene­ri­schen) Meilensteinplan
  9. Unge­fäh­rer Zeitplan
  10. Über­sicht der zu erstel­len­den Liefergegenstände

Auch wenn ein Pro­jekt über ein Pro­jekt­ma­nage­ment­tool abge­bil­det und abge­wi­ckelt wird, so ist es rat­sam, ein Pro­jekt­hand­buch dar­aus gene­rie­ren zu können. 

Der Umfang des Pro­jekt­hand­buchs soll­te beschränkt sein, damit eine schnel­le Ori­en­tie­rung gewähr­leis­tet bleibt.

3. Die Verwendung des Projekthandbuchs

Das Pro­jekt­hand­buch bleibt wäh­rend der kom­plet­ten Pro­jekt­lauf­zeit gül­tig und daher für alle Pro­jekt­team­mit­glie­der als Nach­schla­ge­werk wich­tig. Den­noch gibt es eini­ge Pro­jekt­si­tua­tio­nen, bei denen das Pro­jekt­hand­buch alles zen­tra­les Doku­ment beson­ders wich­tig ist. Hier sind zu nennen:

  • Das Kick-off-→ Mee­ting: Beim → Kick-off-Mee­ting wer­den alle zen­tra­len orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben und Rege­lun­gen vor­ge­stellt — und dies kann gut durch das Pro­jekt­hand­buch unter­stützt werden
  • Das Onboar­ding / die Ein­ar­bei­tung neu­er Mit­ar­bei­ter: Kom­men neue Mit­ar­bei­ter zu einem Pro­jekt hin­zu, so hilft das Pro­jekt­hand­buch bei der Durch­spra­che und beschleu­nigt den Einarbeitungsprozess

Das Pro­jekt­hand­buch kommt auch in Work­shops und Mee­tings zum Ein­satz und wird dann ent­spre­chend als Hilfs­mit­tel in die Agen­da eingetragen.

4. Fragen und Antworten zum Projekthandbuch

Eini­ge Fra­gen zu dem Pro­jekt­hand­buch wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wie­der­ge­ge­ben und beantwortet.

  • F: Muss das Pro­jekt­hand­buch immer erstellt wer­den / vor­han­den sein?
    A: Das ist zumin­dest rat­sam, da ansons­ten ver­meid­ba­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­ble­me ent­ste­hen kön­nen. Bei gro­ßen oder kom­ple­xen Pro­jek­ten ist ein Pro­jekt­hand­buch verpflichtend.
  • F: Muss das Pro­jekt­hand­buch regel­mä­ßig aktua­li­siert wer­den?
    A: Ja, da ansons­ten die Infor­ma­tio­nen ver­al­ten und damit wert­los werden.
  • F: Müs­sen alle Infor­ma­tio­nen im Pro­jekt­hand­buch selbst “abge­druckt” sein oder sind auch Ver­wei­se, so z.B. auf eine Tele­fon­lis­te erlaubt?
    A: Der wesent­li­che Zweck des Pro­jekt­hand­buchs ist die Bereit­stel­lung der orga­ni­sa­to­ri­schen Infor­ma­tio­nen für das Pro­jekt­team. Wenn das Pro­jekt­team damit ein­ver­stan­den ist, ande­re Medi­en oder Ver­wei­se zu nut­zen, so ist dies möglich.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projekthandbuch

Die Beschrei­bung zum Pro­jekt­hand­buch ist in Tei­len in der Prä­sen­ta­ti­on zum Pro­jekt­ma­nage­ment enthalten.

Inhalt Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment – Eine Ein­füh­rung (PM-Basis­prä­sen­ta­ti­on)

pdf

A.2 Literatur

Hier sind eini­ge Bücher auf­ge­führt, die in die­sem Bei­trag zitiert wur­den oder die das Pro­jekt­hand­buch etwas inten­si­ver beleuchten.

  1. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
  2. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
  3. /PBG21‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de) und Der Stan­dard für das Pro­jekt­ma­nage­ment, Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sieb­te Aus­ga­be 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6

A.3 Weblinks

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (gene­rell)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Buch-Ergän­zung dient
/#/ Ver­weis auf ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website